SISTEMA DE PROTOCOLO SISPRO.

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1 SISTEMA DE PROTOCOLO SISPRO

2 SISTEMA DE PROTOCOLO - SISPRO
Nome SISTEMA DE PROTOCOLO Sigla SISPRO SIS = Sistema GESTOR DO SISTEMA Seção de Expediente – SEXPE PRO = Protocolo

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DIVISÃO 2 (dois) Módulos MÓDULO I – Correspondências; MÓDULO II – Processo Administrativo;

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MÓDULO I – Correspondências EXTERNA TIPOS DE CORRESPONDÊNCIAS INTERNA Considera Correspondência Interna, aquela que é Enviada por um Setor da CeasaMinas e Recebida por outro Setor da CeasaMinas, o que significa que esta Correspondência irá circular dentro da CeasaMinas, compreendendo todas as suas Unidades. Aquela que o Emitente é um Setor da CeasaMinas, ou pertença ao quadro de Funcionários do CEASAMINAS, ou seja, funcionário terceirizado e o Destinatário esteja fora das dependências da Administração CeasaMinas e suas Unidades.

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MÓDULO I – Correspondências EXTERNA TIPOS DE CORRESPONDÊNCIAS EXTERNA Aquela que os Emitentes estejam fora das dependências da Administração CeasaMinas e suas Unidades e o Destinatários é um Setor da CeasaMinas, ou pertença ao quadro de Funcionários do CeasaMinas, ou seja, funcionário terceirizado.

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O sistema trabalha com o princípio de CAIXA POSTAL; As Funções do Sistema são dadas ao Setor, Inclusão (Cadastramento), Atualização (Alteração) das Caixas Postais (Setores previamente cadastrados) é de responsabilidade do Gestor do Sistema; Cada Setor do Ceasa Minas é uma Caixa Postal (Setores do Organograma, atualizado e previamente cadastrado). Cada pessoa (Funcionário Público e/ou Terceirizado) lotada em um Setor é cadastrada no próprio Setor; SISTEMA DE PROTOCOLO - SISPRO MÓDULO I – Correspondências COMO TRABALHA O SISTEMA (FILOSOFIA DO SISTEMA) Toda Correspondência Interna enviada e/ou distribuída a uma Caixa Postal, deve ser recebida por esta Caixa Postal; (Substituição do Livro de Protocolo); Inclusão (Cadastramento), Atualização (Alteração) dos Emitentes / Destinatários Externos é de responsabilidade do Gestor do Sistema e das Caixas Postais; Toda Correspondência Interna é enviada e/ou distribuída a uma Caixa Postal;

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Toda Correspondência Externa é Distribuída pelo Gestor do Sistema; Toda Correspondência Externa é enviada por uma Caixa Postal e/ou Emitente / Destinatário Externo; SISTEMA DE PROTOCOLO - SISPRO MÓDULO I – Correspondências COMO TRABALHA O SISTEMA (FILOSOFIA DO SISTEMA) Toda correspondência Externa é recebida pelas Caixas Postais e/ou Emitente Destinatário Externo Toda Correspondência Externa é Enviada ao Gestor do Sistema;

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Distribuir Correspondências – Internas – Responsável: A própria Caixa Postal e/ou o Gestor do Sistema; Receber Correspondências – Externas – Responsável: Gestor do Sistema; Distribuir Correspondências – Externas – Responsável: Gestor do Sistema, Cadastrar os Emitentes / Destinatários Internos (Caixa Postais) – Responsável: Gestor do Sistema; Cadastrar os Emitentes / Destinatários Externos – Responsável: Gestor do Sistema e Caixa Postais; Receber Correspondências – Internas – Responsável: Caixas Postais e Gestor do Sistema; Enviar Correspondências – Externas – Responsável: Caixas Postais e Emitentes Externos, Cadastrar e Alterar Emitentes – Externos – Responsável: Gestor do Sistema e Caixa Postais; Cadastrar e Alterar Emitentes – Internos – Responsável: Gestor do Sistema Enviar Correspondências – Internas – Responsável: Caixas Postais, SISTEMA DE PROTOCOLO - SISPRO MÓDULO I – Correspondências FUNÇÕES SISTEMA DESENVOLVIDO, PUBLICADO, SENDO TESTADO, NÃO IMPLANTADO.

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MÓDULO II – Processo Administrativo COMO TRABALHA O SISTEMA (FILOSOFIA DO SISTEMA) O sistema trabalha com os seguintes princípios: Guarda Permanente; Guarda Provisória; Movimentação; Cada pessoa (Funcionário Público e/ou Terceirizado) lotada em um Setor é cadastrada no próprio Setor; As Funções do Sistema são dadas ao Setor; Guarda Permanente é quando os Processos Administrativos estiverem encerrados e devidamente Arquivados (definitivamente); O Arquivamento definitivo de um Processo Administrativo é de responsabilidade do Gestor do Sistema e este Arquivo fica localizado fisicamente na Seção de Gestão de Documentos – SEDOC; Guarda Provisória é quando os Processos Administrativos estão em aberto e em poder do Gestor do Sistema;

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MÓDULO II – Processo Administrativo COMO TRABALHA O SISTEMA (FILOSOFIA DO SISTEMA) Movimentação de um Processo Administrativo é a circulação do Processo entre os Setores da CeasaMinas; As Movimentações podem ocorrer com os Processos Administrativos sob a Guarda Permanente e sob a Guarda Provisória; As Movimentações ocorridas com os Processos que estão sob a Guarda Permanente e ou provisória é centralizada no Gestor do Sistema;

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MÓDULO II – Processo Administrativo FUNÇÕES Solicitar a Abertura de um Processo Administrativo – Pode ser executada por todos os Setores da CeasaMinas (em estudo, pois hoje é função da Diretoria); Abrir o Processo Administrativo – Executado apenas pelo Gestor do Sistema (SEXPE); Solicitar Vistas ao Processo – Pode ser Executado por todos os Setores da CeasaMinas; Devolver Processos – Pode ser executado por todos os Setores da CeasaMinas; A devolução de um Processo Administrativo é sempre para o Gestor do Sistema (SEXPE); O que siguinifica que o Processo Administrativo voltará para a guarda provisória do Gestor do Sistema (SEXPE);

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MÓDULO II – Processo Administrativo FUNÇÕES Enviar Processo Administrativo – É executado pelo Gestor do Sistema (SEXPE); O que siguinifica que foi solicitado a Vista do Processo Administrativo por alguma Caixa Postal e que este esta sendo enviado ao Solicitante; Solicitar Alteração da Quantidade de Páginas de um Processo – Pode ser executado por todos os Setores da Ceasa Minas Alterar a quantidade de Páginas de um Processo – Executado apenas pelo Gestor do Sistema (SEXPE); Solicitar o Arquivamento de um Processo – Pode ser executado por todos os Setores da CeasaMinas; O que siguinifica que a Caixa Postal está solicitando a guarda definitiva do Processo; Arquivar o Processo Administrativo – Executado apenas pelo Gestor do Sistema (SEXPE);

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MÓDULO II – Processo Administrativo FUNÇÕES Solicitar o Empréstimo de um Processo – Pode ser Executado por todos os Setores da CeasaMinas; O que siguinifica que uma Caixa Postal está solicitando o empréstimo de um Processo Administrativo que está sobre a guarda definitiva do Gestor do Sistema (SEXPE;) Emprestar um Processo Administrativo – Executado apenas pelo Gestor do Sistema; SISTEMA DESENVOLVIDO, PUBLICADO, TESTADO, NÃO IMPLANTADO.

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