Arquivo Conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência de exercício.

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2 Arquivo Conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência de exercício de atividades específicas, bem como por uma pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

3 Tipologias das Entidades de Preservação Documental Arquivo Documentos acumulados organicamente no decorrer das funções desempenhadas por pessoas ou instituições. Órgão receptor, documentos seriados, mas únicos. Tem finalidades administrativas, jurídicas e sociais podendo ser também científicas e/ou cultural; Referencia conjuntos de documentos

4 Biblioteca Possui documentos originados das atividades culturais, reunido artificialmente em torno de seu conteúdo, sob forma de coleções; Órgão colecionador – define quais documentos deseja ter em seu acervo e os adquire por compra, doação ou permuta; Tem acervo formado por documentos multíplos, isto é, com muitos exemplares, produzidos por diversas fontes; Tem finalidade educativas, científicas e culturais; Tem sua organização baseada em sistemas predeterminados e universais; Referencia documentos isolados

5 Centro de documentação Entidade híbrida Mista Deve realizar o processamento técnico de seu acervo, segundo a natureza que custodia.

6 Museu Possui objetos tridimensionais originados das atividades humana ou da natureza, reunidos artificialmente, sob forma de coleções, em torno de seu conteúdo ou função; É órgão colecionador; Tem acervo constituído por documentos únicos, produzidos por diversas fontes geradoras; Tem finalidade recreativas, educativas, culturais e científicas; testemunha uma época ou atividade; Referencia peça a peça.

7 Tipos de Arquivos Arquivo morto: MORTO (Aurélio): Que morreu, defunto, falecido, (...) inerte, insensível, (...) extinto, apagado, (...) esquecido,(...) sem brilho, sem expressão, inexpressivo, (...)sem préstimo, inútil (...).

8 Arquivos Correntes Contêm documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam de consultas freqüentes.

9 Arquivos Intermediário Contêm documentos que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

10 Arquivos Permanente São os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

11 A Política Nacional de Arquivos Brasil A Lei de Arquivos: 8.159, de 8 de janeiro de 1991 Marco jurídico de importância para o país, viabilizando a implementação de políticas arquivísticas

12 O Documento de arquivo Afinal, o que é um documento?

13 No senso comum, o documento costuma ser entendido como tudo aquilo que possa, registrar (e atestar) o cumprimento de deveres do indivíduo, enquanto cidadão, ou mesmo servir como garantia de direitos; e, em geral, documento também costuma estar identificado a documento escrito. ( Gonçalves, 1998)

14 Para um historiador, praticamente tudo poderá vir a ser considerado documento,desde que forneça informação sobre algum problema sujeito a investigação histórica.

15 Exemplo: Uma camiseta poderá ser considerada um documento de cultura material, informando sobre a industria de malhas ou sobre moda. Um disco poderá informar sobre a industria fonográfica, a produção musical ou os padrões estéticos vigentes numa determinada época

16 Aquilo que para maior parte das pessoas, no seu dia-a-dia, não é documento, pode ser transformado em documento por um historiador, em função de seu interesse de pesquisa

17 O historiador enxerga mais do que um valor primário nestes materias.... A camiseta não é algo apenas para vestir; O disco não é apenas algo para ouvir.

18 DOCUMENTO InformaçãoSuporte

19 Para que a informação possa ser lida em outro momento e/ou em outro lugar, é necessário registrá-la. É o registro que confere à informação um caráter menos volátil, mais permanente, e mais portátil.

20 O registro garante a permanência da informação no tempo e sua portabilidade no espaço

21 Documento Arquivístico É todo registro de informação original, único e autêntico que resulta da acumulação em processo natural por uma entidade produtora no exercício de suas competências, funções e atividades, independentemente de seu suporte ser o papel,o filme,a fita magnética, o disco ótico ou qualquer outro.

22 Gestão Documental conjunto de medidas e rotinas que tem por objetivo a racionalização e eficiência na produção, tramitação, classificação, avaliação, arquivamento, acesso e uso das informações registradas em documentos de arquivo. (Dicionário de Terminologia Arquivística SP, 1996) A informática é uma ferramenta muito importante para a gestão! Os documentos digitais são uma evolução natural de seu uso!!

23 Organização de Documentos O senso comum e o empirismo pedem passagem....

24 Na Ufla observa-se a formação de dois grandes acervos: os arquivos montados nos setores de trabalho e as massas documentais acumuladas.

25 É comum a manutenção pelos setores do seu próprio arquivo. Eles atuam autonomamente no que se refere à organização dos documentos.. A autonomia, neste caso, é menos em relação à articulação entre os setores do que a métodos diferenciados. Percebe-se que a metodologia para o tratamento dos registros documentais se reproduz por várias seções, divisões, departamentos e diretorias. Trata-se de uma tradição sedimentada na administração pública brasileira que, provavelmente, venha sendo utilizada há várias décadas.

26 Encontra-se ainda, nesses mesmos conjuntos, uma quantidade significativa de documentos duplicados. Isso pode ser resultado da ausência de um gerenciamento da reprografia e da falta de confiança nos métodos de classificação utilizados

27 Os métodos utilizados oscilam entre: A fragmentação dos dossiês de assunto; O arquivamento por espécie documental; Por ato de recebimento ou expedição; Pela numeração etc. As correspondências, por exemplo, são dispostas por suas variantes...... (ofício externo, ofício interno, circular, memorando etc.) ou em recebidas e expedidas. Os processos são ordenados numericamente. Os outros tipos são classificados pelos nomes a eles atribuídos, tais como: projetos, relatórios, atas, pareceres etc.

28 O método empregado, quase sempre, não está consolidado em um plano preestabelecido. A denominação dos dossiês e dos conjuntos documentais é criada aleatoriamente e, muitas vezes, dissociada dos elementos que representam. O caráter mnemônico desses títulos nem sempre é respeitado.

29 Por outro lado, não significa que os métodos empíricos e improvisados pelos quais os setores de trabalho organizam seus documentos não funcionem. Eles são suficientes para atender às principais necessidades Paradoxalmente, esses métodos não garantem que o arquivamento e a busca à informação contida nos arquivos sejam acessíveis a todos Em cada setor, o funcionário responsável pela documentação imprime uma característica própria ao método, o que impossibilita a sua operação por outras pessoas A ausência daquele dificulta ou, às vezes, impede a recuperação da informação.

30 A melhoria das condições de organização dos arquivos só é lembrada quando se procura uma informação e esta não é encontrada; Os documentos não são eliminados, mas também não são tratados de forma técnico- científica; Os arquivos acumulados nos setores de trabalho são, em muitos casos, grandes conjuntos documentais.

31 A fetichização dos documentos dificulta a sua eliminação. Não há instrumentos de gerenciamento dos prazos de guarda, responsáveis pela destinação dos documentos. São, em geral, utilizadas metodologias equivocadas e distanciadas dos preceitos defendidos pela Arquivologia contemporânea. Na verdade, são construções de difícil aplicação. As eliminações, assim, são resultado do descaso e das condições de armazenamento e de acondicionamento.

32 Mesmo utilizando uma forma de tratamento dos documentos fundamentada no senso comum, que se tornou uma tradição burocrática da administração pública brasileira, os arquivos ativos funcionam; Geralmente, para os gestores imediatos é possível localizar os documentos mais importantes para as atividades cotidianas. Trata-se de um modo personalizado. A ausência desses funcionários normalmente inviabiliza essa tarefa.

33 Classificação e Ordenação Tanto a classificação quanto a ordenação estão a serviço da organização dos documentos. Do ponto de vista arquivístico, convém que ambas estajam articuladas, para que a organização possa resultar eficiente.

34 Objetivo da Classificação É,basicamente, dar visibilidade às funções e às atividades do organismo produtor do arquivo, deixando clara as ligações entre documentos. A classificação é geralmente traduzida em esquema no qual a hierarquia entre as classes e subclasses aparece representada espacialmente.

35 Esse esquema é chamado plano de classificação

36 A ordenação Seu objetivo básico é facilitar e agilizar a consulta aos documentos, pois, mesmo no que se refere a uma mesma atividade, e em relação a um mesmo tipo documental, os documentos atingem um volume significativo.

37 A adoção de um ou mais critérios de ordenação para uma série documental permite evitar,em princípio, que, para a localização de um único documento, seja necessário a consulta de dezenas ou centenas de outros.

38 Resumindo... Classificação – tipos documentais; considera a forma e as razões que determinaram sua existência ( como e por quê foram produzidos) Ordenação – tipos documentais; considera o ponto de vista das consultas que lhes foram feitas ( numericamente, cronologicamente, alfabeto,geográfico)

39 É possível classificar sem ordenar? Sim, mas o acesso aos documentos torna- se difícil É possível ordenar sem classificar ? Tal organização não é suficiente para informar sobre os vínculos da documentação com o organismo produtor

40 Nenhum documento de arquivo pode ser plenamente compreendido isoladamente e fora dos quadros gerais de sua produção, A classificação torna-se condição para a compreensão plena dos documentos de arquivo tanto da perspectiva de quem os organiza como de quem os consulta.

41 Por outro lado, o acesso bem sucedido à documentação está associado, entre outros fatores, à sua localização rápida e precisa, algo que depende da conveniente ordenação dos documentos.

42 Plano de Classificação da UFLA Atividades-meio Atividades-fim

43 010ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO 020GESTÃO DE PESSOAS 030GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS E OBRAS 040GESTÃO PATRIMONIAL 050GESTÃO FINANCEIRA060GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES070GESTÃO E ATIVIDADES AUXILIARES

44 Solicitação para participação em eventos no país ( série documental ) Atividade: Participação em eventos no país Aperfeiçoamento, Treinamento e Desenvolvimento ( Subfunção ) 020GESTÃO DE PESSOAS 020.5.07.01

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46 100GRADUAÇÃO 110Politicas e Planejamento de Cursos 111Fomentação e implementação de Política de Ensino 112Criação e Extinção de Cursos 113Autorização, Reconhecimento e Credenciamento 114Avaliação Institucional do Ensino de Graduação 115Controle de Cursos 116Adaptação.Reformulação Curricular 117Planejamento Acadêmico (Curriculo Pleno) 118Elaboração de Planos de Estudos 119Planejamento, Coordenação e Supervisão das Atividades Didático-Cietíficas

47 200PÓS - GRADUAÇÃO 210Politicas e Planejamento de Cursos 211Fomentação e implementação de Política de Ensino 212Criação e Extinção de Cursos 213Reconhecimento e Credenciamento 214Submissão à Avaliação Externa 215Controle de Cursos 216Planejamento Acadêmico 217Reformulação Curricular 218Elaboração de Planos de Estudos 219Implatação de Linhas de Pesquisas

48 300PESQUISA

49 400Extensão e Cultura 410Planejamento de Atividades em Extensão e Cultura 411Desenvolvimento de Políticas de Extensão (Atividade) 412Divulgação (Atividades) 413 414 415 416 417 418 419

50 500Assuntos Estudantis e Comunitários 511 512 513 514 515 516 517 518 519

51 Obrigado pela atenção e pela paciência. Inaldo Nascimento Conceição Arquivista Arquivo Central / Proplag arquivocentral@proplag.ufla.br