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DeplaSistema de Custos e Informações Gerenciais Banco Central do Brasil Congresso de Gestão de Custos na Administração Pública Brasília, 26 a 28 de setembro.

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1 DeplaSistema de Custos e Informações Gerenciais Banco Central do Brasil Congresso de Gestão de Custos na Administração Pública Brasília, 26 a 28 de setembro de 2007 Departamento de Planejamento e Orçamento

2 DeplaSistema de Custos e Informações Gerenciais Antecedentes Criação de GT Grupo de Trabalho 2000 (maio) - criação de Grupo de Trabalho, com prazo de finalização de 3 meses. Deveria opinar sobre: viabilidade metodologia viabilidade da implantação de Sistema de Custos e Informações Gerenciais e melhor metodologia para o BC; Termo de Referência elaboração do Termo de Referência definitivo para a contratação de empresa que iria modelar, desenvolver e implantar o sistema. Histórico

3 DeplaSistema de Custos e Informações Gerenciais Antecedentes Criação de GT 2000 (maio) - GT PROAT Projeto foi incluído no âmbito do PROAT (Programa de Aperfeiçoamento dos Instrumentos de Atuação do Banco Central do Brasil junto ao Sistema Financeiro Nacional). Histórico

4 DeplaSistema de Custos e Informações Gerenciais Antecedentes Contexto Legal eficiência Constituição Federal - Caput do artigo 37, introduzido pela Emenda Constitucional nº 19/98 eficiência como um dos princípios constitucionais da Administração Pública. economicidadeeficiênciaeficácia métodos de custeamento Lei de Responsabilidade Fiscal - Lei Complementar nº 101, de 4 de maio de 2000 as organizações públicas devem sempre pautar-se por critérios de economicidade, eficiência, eficácia e para isto devem definir métodos de custeamento. manterá sistema de custos Art. 50, parágrafo 3º A Administração Pública manterá sistema de custos que permita a avaliação e o acompanhamento da gestão orçamentária, financeira e patrimonial.

5 DeplaSistema de Custos e Informações Gerenciais Antecedentes Contexto Legal sobre a matéria PPA PPA - Plano Plurianual do Governo – instrumento de planejamento e orçamentário constitucionalmente instituído. determinação cumprimento de metas demonstradoindicadores financeiros e físicos A partir do período de , houve clara determinação quanto ao cumprimento de metas, cujo alcance deveria ser demonstrado por meio de indicadores financeiros e físicos. LDO/2000 sistema de apropriação de despesascustoação LDO/ Lei de Diretrizes Orçamentárias exigiu que o Poder Executivo desenvolvesse um sistema de apropriação de despesas, a fim de demonstrar o custo de cada ação. Contexto Legal

6 DeplaSistema de Custos e Informações Gerenciais Antecedentes Metodologias estudadas Custeio por absorção Custeio Direto GECON RKW (Método de Análise de Rentabilidade Econômica) Custeio Baseado em Atividades – ABC

7 DeplaSistema de Custos e Informações Gerenciais Modelo ABC Recursos Direcionadores de custos Atividades Direcionadores de custos O QUE FOI GASTO? Recursos: Recursos: gastos necessários para gestão e operação do negócio, tais como mão-de-obra, tecnologia, materiais etc. ONDE? Atividades Atividades: combinação de diversos recursos para gerar determinado serviço. Descrevem o que uma empresa faz, a maneira como o tempo é gasto e os resultados do processo. Direcionadores de custo de 1º estágio Direcionadores de custo de 1º estágio: medidores do consumo dos recursos pelas atividades. PARA QUE? PARA QUE? Objeto de custo Objeto de custo: aquilo que a empresa deseja conhecer o valor, como por exemplo: serviços, clientes, regiões de atuação, projetos etc. Direcionadores de custo de 2º estágio Direcionadores de custo de 2º estágio: medidores do consumo das atividades pelos objetos de custo. Objetos de Custo

8 DeplaSistema de Custos e Informações Gerenciais Por que custear Atividades? Facilitam a compreensão de estruturas complexas Favorecem a busca por vantagens competitivas sustentáveis Focam as estratégias corporativas Direcionam custos Mostram as inter- relações entre unidades Permitem um processo de melhoria contínua Facilitam a análise e gestão de processos Melhoram o suporte às decisões Modelo ABC

9 Planejamento e Controle – supervisão/coordenação, orçamento e suporte à contabilidade Sistema de Custos e Informações Gerenciais Depla MÓDULO 1 MÓDULO 2 MÓDULO 4 MÓDULO 2 MÓDULO 4 MÓDULO 2 MÓDULO 4 MÓDULO 2 Planejamento, Divulgação e Acompanhamento do Projeto MÓDULO 4 Mensurarcontrolar Mensurar e controlar custos; Quantificarbens e serviços Quantificar valor dos bens e serviços oferecidos à sociedade; custo-benefício Contribuir para entendimento do custo-benefício de serviços e produtos; Mensurareficiência Mensurar do grau de eficiência no desempenho das funções; Subsidiarplanejamentoorçamento Subsidiar processos de planejamento e de orçamento. Sistema de custos e informações gerenciais Demanda por informações Necessidades internas de gestão Visão Missão Valores Organizacionais Objetivos Estratégicos Importância do sistema de custos Antecedentes Necessidades legais PPA LDO LOA LRF

10 Implantação do Projeto DeplaSistema de Custos e Informações Gerenciais Mais de mapeadas (890 únicas) Cerca de 200 identificados 221 divididos em 4 níveis Recursos Atividades Objetos de Custo Modelo BACEN

11 Planejamento e Controle – supervisão/coordenação, orçamento e suporte à contabilidade Sistema de Custos e Informações Gerenciais Depla Planejamento, Divulgação e Acompanhamento do Projeto MÓDULO 2 Definição dos Critérios MÓDULO 4 MÓDULO 3 MÓDULO 2 MÓDULO 4 MÓDULO 3 MÓDULO 2 Planejamento, Divulgação e Acompanhamento do Projeto MÓDULO 4 MÓDULO 1 MÓDULO 2 MÓDULO 4 MÓDULO 3 MÓDULO 2 = mudança cultural A implantação de um sistema de custos implica profunda mudança cultural; ociosidade/sobre-utilização redução avaliação de desempenho individual A apuração da ociosidade/sobre-utilização poderia criar resistências à implantação do sistema suspeita de que haveria redução do quadro de pessoal e/ou ser utilizado como ferramenta para avaliação de desempenho individual; FERRAMENTA GERENCIAL RECURSOS Idealizado para ser FERRAMENTA GERENCIAL que permitisse melhor utilização dos RECURSOS disponíveis. Recursos Objetos de Custos de Nível 1 Modelo BACEN Implantação do Projeto

12 Depla Sistema de Custos e Informações Gerenciais Modelo BACEN Implantação do Projeto

13 Objetos de Custo Nível 1 7 Objetos de Custo Nível 2 13 Objetos de Custo Nível 3 40 Objetos de Custo Nível Atividades únicas Formulação e Gestão das Políticas Monetária e Cambial Regulamentação e Supervisão do SFN Administração do SPB e Meio Circulante Atendimento ao TN e Administração de Fundos e Programas Aposentados Afastados Institucional Macro- processos Macro- atividades Processo BC Processo Unidade Sistema de Custos e Informações Gerenciais Depla Modelo BACEN Hierarquia dos Objetos de Custo Implantação do Projeto

14 Sistema de Custos e Informações Gerenciais Depla Implantação do Projeto Nível 3Nível 2Nível 1 Operação com Títulos Administração da Política Monetária Formulação e Gestão das Políticas Monetária e Cambial Controle da Política Monetária Divulgação da Pol. Monetária Regulamentação Pol. Cambial Administração da Política Cambial Controle da Política Cambial Divulgação da Política Cambial Aplicação Res. Internacionais Administração das Reservas Internacionais Divulgação Res.Internacionais Administração do Passivo Externo do Governo Central Relações Internacionais

15 Sistema de Custos e Informações Gerenciais Depla MÓDULO 2 Definição dos Critérios MÓDULO 4 MÓDULO 2 MÓDULO 4 MÓDULO 2 MÓDULO 4 MÓDULO 2 MÓDULO 4 MÓDULO 1 MÓDULO 2 MÓDULO 4 MÓDULO 3 MÓDULO 4 Fechamento do ciclo Apontador Consolidador Início do ciclo Sim Realiza/Revisa Apontamentos Tarefas do Apontador: Realizar apontamentos Revisar apontamentos Confirmar apontamentos Apontamento Aprovado? Tarefas do Consolidador: Aprovar apontamentos Gerar Relatórios Apontamentos e Consolidação Controlador Implantação do Projeto Não Gestor do SCIG

16 DeplaSistema de Custos e Informações Gerenciais direcionados pelo apontamento Aproximadamente 45% dos custos são direcionados pelo apontamento do percentual do esforço despendido pelos servidores nas atividades desempenhadas: 40% são salários e encargos 5% são outros recursos indiretos Direcionamento dos recursos Implantação do Projeto

17 DeplaSistema de Custos e Informações Gerenciais diretamente Alguns custos são alocados diretamente, pois estão ligados a atividades ou a objetos de custos específicos. Ex: Aposentados, Afastados, Precatórios etc. Pessoal Pessoal (ativos e aposentados) é o recurso mais relevante mais de 80% das despesas orçamentárias. Direcionamento dos recursos Implantação do Projeto

18 DeplaSistema de Custos e Informações Gerenciais Direcionamento Indireto de Recursos Material de Consumo Depreciação de Imóveis, Energia, Água e Esgoto Estagiários Depreciação de Móveis e Equipamentos Departamentos Salário, Benefícios e Encargos Pessoal ATIVIDADE / PROJETO Apontamento do Esforço (%) Direcionamento dos recursos Implantação do Projeto

19 Pessoal – supervisão/coordenação, treinamentos, apoio logístico, suporte ao RH I N S T I T U C I O N A L Sistema de Custos e Informações Gerenciais Depla SistemadeCustoseInformações Gerenciais-SCIG SISBACEN MódulosdeCustose AnáliseD.Operacional MódulosdeCustose AnáliseD.Operacional SiarhContábil ReformatMovten OrcamViagens Outros Fontes deInformações Sistemasde Plataforma Baixa Planilhas Outras… Outras Fontes de Informações Sistemasde Plataforma Baixa Planilhas Outras MIG MódulodeCapturae ConsolidaçãodeInformações- MCCI Interfaces Integração comOutras Fontesde Informações Console Integrado de Interfaces Integração com o SISBACEN (Mainframe) Módulo de Apontamentos Gefic Relacionamentos das Interfaces Implantação do Projeto

20 Planejamento e Controle – supervisão/coordenação, orçamento e suporte à contabilidade Sistema de Custos e Informações Gerenciais Depla Estratégia de Comunicação diretoria Apresentações destinadas à diretoria e aos gerentes; gerentesequipe interna Seminários para gerentes e equipe interna do projeto, após a conclusão de cada módulo, expondo os resultados; servidores Informativos aos servidores sobre o andamento do projeto, por meio de veículos de comunicação interna, tais como: jornal, correio eletrônico, intranet;

21 Planejamento e Controle – supervisão/coordenação, orçamento e suporte à contabilidade Sistema de Custos e Informações Gerenciais Depla Estratégia de Comunicação TreinamentoApontamentos Treinamento, via Web, do Módulo de Apontamentos para apontadores, consolidadores e controladores; TreinamentoMIG Treinamento do MIG para gerentes e consultores; Disponibilizaçãoinformativos Disponibilização, na intranet do Banco, de informativos: O que é Sistema de Custos e Informações Gerenciais e Boletim de Custos Mensal.

22 Sistema de Custos e Informações Gerenciais Depla MIG - Especificações Características: DWTecnologia de banco de dados de DW - Data Warehouse WebAmbiente Web

23 Sistema de Custos e Informações Gerenciais Depla MIG - Especificações Potencialidades: ExcelExportação de dados para o Excel; gráficosElaboração de gráficos; condiçõesFormulação de condições (ex.: valor que uma condição); formataçãoAlteração da formatação dos relatórios (exclusão e inclusão de colunas, mudanças na visualização); relatórios personalizadosElaboração de relatórios personalizados.

24 Sistema de Custos e Informações Gerenciais Depla Lições aprendidas detalhamento Evitar o detalhamento excessivo das atividades; Padronizar ambientes Padronizar ambientes (hardware) de desenvolvimento, homologação e produção do sistema, para reduzir a ocorrência de erros; Familiarizar Familiarizar previamente a equipe do sistema nas ferramentas que serão utilizadas no projeto; Maximizarcomunicaçãoreduzirresistências Maximizar o esforço de comunicação para reduzir as resistências ao sistema (fases: pré, durante e pós implantação).

25 Sistema de Custos e Informações Gerenciais Depla Em resumo... Hoje conhecemos: recursos O valor dos recursos utilizados pelo Banco, segmentados por diretorias, unidades e subunidades; atividades Por quais atividades os recursos são consumidos, segmentadas por diretorias, unidades e subunidades; custos para execução Os custos para execução: das políticas monetária e cambial; da supervisão e regulamentação do SFN; da administração do meio circulante e do SPB, entre outros.

26 Sistema de Custos e Informações Gerenciais Depla Em resumo... Hoje conseguimos: atividades de apoio atividades finalísticas Comparar o custo das atividades de apoio com o custo das atividades finalísticas por diretorias, unidades e subunidades; gasto com processosnão são Banco Central Identificar o quanto é gasto com processos que não são atribuição específica do Banco Central: atendimento ao TN e administração de programas e fundos.

27 Sistema de Custos e Informações Gerenciais Depla Em resumo... Hoje conseguimos: fundos e programas estabelecer taxas de administração a serem cobradas dos fundos e programas administrados pelo Banco. Ex.: Proagro, Reserva Monetária, Administração da Selic; projetos conhecer todos os custos envolvidos nos projetos do Banco (mão-de-obra, consultoria, equipamentos etc); áreas jurídica informática distribuir, quase integralmente, os custos das áreas jurídica e de informática para as áreas demandantes dessas atividades.

28 Sistema de Custos e Informações Gerenciais Depla Em resumo... processo decisório custos atividadesmacroprocessos custo O sistema possibilita ao BC a melhoria do processo decisório pelo conhecimento dos custos de suas atividades e macroprocessos, assim como o custo da estrutura organizacional estrutura organizacional.

29 DeplaSistema de Custos e Informações Gerenciais Período de validade – Aprimoramento: ampliar apontamento O controlador e o consolidador poderão ampliar o prazo de validade do apontamento dos servidores. Próximos Passos... repetitivas mesmos percentuais Para os servidores cujas atividades apontadas são repetitivas e nos mesmos percentuais (normalmente, servidores que são responsáveis por uma só atividade), seu consolidador pode configurar o apontamento para validade por um período de até 3 meses consecutivos. Apontamentos

30 Próximos Passos... atividadesobjetos de custo Revisão das atividades e objetos de custo; Sistema de Custos e Informações Gerenciais Depla metasredução custos Subsidiar o possível estabelecimento de metas de redução de custos (processo de planejamento institucional); referenciais Criação de referenciais internos e externos (benchmarks); Reuniõescontroladores Reuniões periódicas com os controladores;

31 Próximos Passos... Sistema de Custos e Informações Gerenciais Depla MIG Ampliação dos acessos ao MIG; integraçãoplanejamento orçamento Efetiva integração com os sistemas internos de planejamento e de orçamento; melhoria plano de comunicação Incentivo à melhoria dos apontamentos e uso do sistema, através de plano de comunicação (em desenvolvimento); Oficinas/cursos Desenvolvimento de Oficinas/cursos sobre custos; Soluçãodemandasmelhorias apontamentos Solução de demandas à área de informática relativas a melhorias do módulo de apontamentos.

32 DeplaSistema de Custos e Informações Gerenciais Quem não mede, não gerencia! Quem não gerencia, não melhora! J. Juran Departamento de Planejamento e Orçamento

33 DeplaSistema de Custos e Informações Gerenciais Se Deus não fez tudo em um só dia, o que o faz pensar que você possa? Departamento de Planejamento e Orçamento

34 DeplaSistema de Custos e Informações Gerenciais Obrigado! Gilmar Luís Lang (61) Consultoria de Custos e Informações Gerenciais Departamento de Planejamento e Orçamento


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