Uso de aplicativos Project 2007

Apresentação em tema: "Uso de aplicativos Project 2007"— Transcrição da apresentação:

1 Uso de aplicativos Project 2007
GESTÃO DE PROJETOS Uso de aplicativos Project 2007

2 1- Introdução

3 1- Introdução PROJETO: Algo inovador; Objetivos definidos;
Duração (data de início e fim); Composto de fases (tarefas); Recursos e; Custos; A “ferramenta” MS project oferece “meios” de manter-nos informados sobre o projeto, desde o planejamento até o término das tarefas. Possibilita-nos também coordenar tarefas simultâneas de um mesmo projeto ou de projetos diferentes.

4 1- Introdução Objetivo: Tarefas:
É a especificação do propósito do projeto que deve ser feito de forma clara com critérios bem definidos. Tarefas: São os passos do projeto. Esses passos devem ser cuidadosamente organizados, de maneira lógica,pois estão diretamente ligados ao prazo de execução e, por conseqüência, com os custos do projeto. As tarefas de um projeto devem ser organizadas em: fases, sub fases e pacote de projeto (unidade indivisível de projeto; é a tarefa que não será desmembrada). As tarefas devem ser planejadas de maneira a não sobrar nem faltar trabalho. A estrutura lógica de tópicos nos é conhecida como “EAP” – Estrutura Analítica de Projeto.

5 1- Introdução Tarefas: EAP:
O “EAP” – Estrutura Analítica de Projeto deve ser construído de cima para baixo de maneira a decompor uma tarefa mais complexa em tarefas menos complexas. O grau de detalhamento, criticidade, da tarefa influencia diretamente no nível de controle do gerenciamento do projeto. O EAP deve ser feito no início do projeto. A estrutura do EAP bem como seus níveis de “detalhamento” ou “decomposição” é, na prática, muito parecido com fluxograma. Flash back

6 1- Introdução Recursos:
Os recursos são tudo aquilo que torna a execução da tarefa possível. Podem ser do tipo: pessoas, equipamentos ou materiais. No “MS project” há três tipos de recursos: TRABALHO (hora); MATERIAL (quantidade); CUSTO (orçamento).

7 1- Introdução Triângulo do projeto: Tempo Custo Escopo
Tempo / Prazo: É um item determinante no planejamento, execução e controle do projeto. A partir do momento que é definida a data de início e término de cada tarefa e do projeto como um todo é organizada uma agenda com prazo final. Qualidade equilíbrio Custos: Os custos de um projeto não estão relacionados somente com o valor em dinheiro; mas sim, todos os recursos necessários a execução do projeto: pessoas, materiais, equipamentos, etc... Escopo: É o tamanho do projeto com detalhamento e criticidade das tarefas de maneira que possa executado de forma satisfatória.

8 1- Introdução Premissas e restrições de um projeto:
Premissa: Todos os fatores externos ao projeto. O que eu acho que vai acontecer. Exemplo: vai acontecer um casamento ao ar livre. Pode ser que chova mas eu acho que não vai chover... Adoto como premissa que não vai chover. Não consigo provar que não vai chover, logo, há o risco de chover. Ao adotar a premissa de não chover, assumo o risco de chover. Risco: Não colocar a cobertura e, se chover, vou ter 1000 convidados na chuva. Não sou capaz de tolerar isso!! Se o risco for muito alto, a premissa é ruim. Restrição: É uma resposta ao grau do risco. Faz parte do mundo que você conhece. Por exemplo: tenho R$1000,00 para fazer uma viagem. Gera Resposta Premissa Risco Restrição

9 1- Introdução Premissas e restrições de um projeto: A proteção da
Exemplo: vai acontecer um casamento ao ar livre. Pode ser que chova mas eu acho que não vai chover... Adoto como premissa que não vai chover. Não consigo provar que não vai chover, logo, há o risco de chover. Ao adotar a premissa de não chover, assumo o risco de chover. Risco: Não colocar a cobertura e, se chover, vou ter 1000 convidados na chuva. Não sou capaz de tolerar isso!! Se o risco for muito alto, a premissa é ruim. Restrição: a área tem que ser coberta. Criar um pacote de trabalho para cobertura: A proteção da premissa é a restrição

10 1- Introdução As fases de um projeto:
Planejamento: Inicia-se a partir de uma idéia. É a fase de planejamento estratégico do projeto. Ainda que na forma de esboço, verifica-se e quantifica-se a quantidade de recursos e agendamento. Quando houver tarefas definidas, os recursos estiverem alocados para cada tarefa e os custos e o tempo parecerem viáveis o projeto pode seguir para próxima etapa. Execução: Essa fase do projeto destina – se a controlar todas as tarefas que foram inseridas na fase anterior: conferir agenda e gerenciar tarefas, recursos e custos. Essa fase só é finalizada quando o objetivo é alcançado. Finalização: Nessa fase, os parâmetros de tempo, custo e objetivo devem ser comparados com o resultados obtido a fim de verificar se o projeto teve sucesso. Para isso, são emitidos relatórios finais para que “essa experiência” seja utilizada em outros projetos.

11 2- Conhecendo o Project

12 2- Conhecendo o Project Barra de menus Barra de ferramentas
Barra de modos: Menu exibir / barra de modos Janela de projeto

13 2- Conhecendo o Project Uso de senha:
É possível criar uma senha para abrir ou alterar o arquivo a fim de proteger as informações nele contidas: Salvar o arquivo; Clicar na opção “ferramentas” na barra de menus e, em seguida, “opções gerais”; Digitar uma senha para gravação; Clicar em “OK” para confirmação de senha; De volta a caixa em salvar ou salvar como, clicar em salvar. Realizados os passos anteriores, a senha será solicitada sempre que o arquivo for aberto. Caso o usuário digite a senha, será possível salvar alterações diretamente no arquivo. Caso o usuário não conheça a senha, poderá abrir o arquivo como “somente leitura” e, as alterações feitas nele só poderão ser salvas em um outro arquivo.

14 2- Conhecendo o Project Definindo uma pasta compartilhada:
Salvando um arquivo em uma pasta compartilhada, ele fica disponível para que outros usuários também o acessem, o que é vantajoso quando o trabalho é realizado em conjunto. O uso de pastas compartilhadas, serve, principalmente, para facilitar o acesso a informações, mas também é indicado para facilitar a implementação de medidas de segurança e para a realização de atualizações por parte dos administradores de rede. Para definir qual será a pasta a ser compartilhada da seguinte maneira: Clicar no menu “Ferramentas / Opções”; Na caixa de diálogo que abrir, acessar a guia Salvar; Na lista presente na seção Locais dos arquivos, selecionar a opção Projetos e, em seguida, clicar no botão Modificar; Selecionar a pasta desejada e clicar em “OK”.

15 2- Conhecendo o Project O Project é um programa que faz parte do pacote Office da Microsoft e, portanto, deve ser iniciado a partir do botão iniciar da barra de ferramentas do Windows, por meio da opção: Programas / Microsoft Project; Os principais elementos presentes na tela inicial do project são: a barra de menus, a barra de ferramentas, a barra de modos e a janela de projetos; É possível designar uma senha para que seja possível abrir ou alterar o arquivo, garantindo, assim, a segurança das informações nele contidas; O uso de pastas compartilhadas serve, em primeiro lugar, para facilitar o acesso a informações, mas também é indicado para facilitar a implementação de medidas de segurança e para a realização de atualizações por parte dos administradores de rede.

16 3- Criação de um projeto

17 3- Criação de um projeto 3.1- Definir calendário: Importante saber:
A maioria dos projetos deve ser agendada a partir da data de início, mesmo que a data de término seja conhecida. Entretanto, há situações onde o agendamento a partir da data de término pode apresentar facilidades: Para identificar a data de início, em um projeto que precisa terminar de acordo com uma data específica exigida; A data de início é desconhecida, como, por exemplo, quando o trabalho depende de outra fonte e ainda não foi recebido; A metodologia de gerenciamento de projetos exige o agendamento a partir da data de término. Quando trabalhamos com um projeto agendado a partir de uma data de término, o Project se comporta de forma diferente nos seguintes processos: Ao entrar com novas tarefas, a restrição O Mais Tarde Possível (OMTP) é atribuído automaticamente. Devemos atribuir outras restrições somente quando necessário. Quando arrastamos uma barra no gráfico de gantt para alterar a data final da tarefa, a restrição Não Terminar Depois De (NTDD) é atribuída automaticamente.

18 3- Criação de um projeto 3.1- Definir calendário:
Para visualizar o tipo de restrição: Posicionar o cursos à direita de onde deseja “abrir” uma coluna; Guia Inserir / Coluna / Tipo de restrição / Melhor ajuste / Clicar na seta do auto filtro; Exemplo prático – Definir a data de início de um projeto: Vamos trabalhar com um projeto em branco, porém, mesmo que todas as tarefas de um cronograma tenham sido inseridas, podemos alterar a data do início de um projeto a qualquer momento, pois o project recalcula todas as datas automaticamente. Siga os passos: * Clicar na guia Projeto / Informações sobre o projeto * No campo Data de início, digitar a data de início ou clicar na seta ao lado do campo; * Na lista Agendar a partir de, selecionar Data de início do projeto; * Clicar em OK. Nota: Ao selecionar a opção Data de término do projeto, apenas o campo Data de término ficará disponível.

19 3- Criação de um projeto 3.1- Definir calendário:
Exemplo prático – Vamos imaginar um projeto que terá seu calendário alterado nos dias 24 e 25 de dezembro. O dia 25/12 é feriado e, portanto, considerado um dia não útil. No dia 24/12 e expediente de trabalho será apenas o período da manhã. A alteração do calendário, de acordo com esse exemplo, é feita por meio dos seguintes passos: * Na guia Ferramentas / Alterar período útil (a caixa de diálogo será aberta); * Selecionar o dia 25 de dezembro no calendário; * Selecionar o dia 25 de dezembro nas colunas Inicio e Concluir da guia Exceções; * Digitar na coluna Nome da guia Exceções, o nome da ocorrência: Natal. Isso permitirá um melhor controle das datas que são exceções no calendário padrão; * Clicar em Ok. Observamos que, na parte gráfica, do modo de exibição Gráfico de Gantt, será exibida uma coluna cinza, demonstrando que o dia 25 de dezembro não será considerado no projeto. Vamos alterar o horário do dia 24 de dezembro, já que o expediente de trabalho será apenas o período da manhã: * No menu Ferramentas, clicar em Alterar período útil, para que a caixa de diálogo Alterar período útil seja aberta; * Na coluna Nome, digitar, abaixo de Natal, o nome dessa exceção: Véspera de Natal; * No campo Inicio, selecionar o dia 24 de dezembro. O calendário, automaticamente, marcará esse dia como não útil, mas como desejamos apenas alterar o horário, devemos clicar no botão Detalhes, para que a caixa de diálogo seja aberta; * Selecionar a opção Períodos de trabalho, clicar na segunda linha que representa o horário da tarde, e pressionar a tecla Delete. Dessa forma, esse dia terá apenas o período da manhã como período de trabalho. Se necessário, poderíamos alterar os horários de inicio e termino do período. * Clicar em Ok.

20 3- Criação de um projeto 3.1- Definir calendário:
Para testar o calendário, basta inserirmos uma tarefa com 4 horas de duração e marcarmos o dia 24 de dezembro como data de início do projeto. No modo de exibição Gráfico de Gantt, podemos observar as datas de início e término da tarefa. Apenas três horas da tarefa serão executadas no dia 24. A hora restante será executada no dia 26, já que o calendário não considerará o dia 25. É importante lembrar que é possível repetir a exceção por toda uma parte da agenda. Para isso, devemos selecionar a freqüência em Padrão de recorrência, que pode variar entre diariamente, semanalmente, mensalmente, anualmente e, em seguida, selecionar detalhes adicionais a direita. Esses detalhes mudam de acordo com o padrão de recorrência. No nosso caso, caos o projeto fosse muito longo, poderíamos escolher anualmente, pois o Natal é um feriado que acontece no mesmo dia todos os anos.

21 3- Criação de um projeto 3.1- Alterar horário do calendário padrão:
As tarefas são agendadas de acordo com o calendário padrão do projeto, mas há algumas tarefas que devem ser executadas fora dos horários determinados nele, ou ainda, no caso de recursos atribuídos, fora do calendário de recursos. Para exemplificar, podemos imaginar uma tarefa que precisa ser executada no período noturno ou no final de semana (manutenção por exemplo). Para essas tarefas específicas podemos aplicar um calendário de tarefas. Vamos imaginar um projeto que tenha o horário de trabalho das 8:30 às 17:30, com intervalo das 12:30 às 13:30 a alteração do calendário pode ser feita seguindo o seguinte procedimento: Abrir um novo projeto e, no menu Ferramentas, clicar em alterar período útil; Clicar na guia Semanas de trabalho e, em seguida, no botão Detalhes. A caixa de diálogo Detalhes de será exibida; Selecionar os dias que faremos alteração. Para nosso exemplo, selecionaremos de segunda à sexta feira; Clicar na opção Definir dias(s) para os períodos de trabalho específicos; Alterar os horários e clicar em Ok; Na caixa de diálogo Alterar período útil, clicar no botão Opções para alterar também o horário de trabalho do projeto. A caixa de diálogo “Opções” será aberta; Na guia calendário, alterar os períodos dos campos Hora de início padrão e Hora de término padrão e, e, seguida, clicar em Ok; Clicar no botão Ok da caixa de diálogo Alterar período útil, para que as alterações sejam gravadas.

22 3- Criação de um projeto 3.2- Montar a estrutura:
Seguindo as premissas do EAP – estrutura analítica de projeto (WBS – work breakdown structure), o projeto deve ser RACIONALMENTE inserido na tabela do project. As tarefas devem ser inseridas já pensando na criticidade e detalhamento. A estrutura “lógica” do projeto pode ser desenvolvida seguindo regras de fluxogramação conhecidas. Conhecida a estrutura analítica do seu projeto ( e essa construção é bem particular...), vamos inserir “lógica de projeto” no project sob a forma de inserção de tarefas. A criação de tarefas deve ser orientada por algumas diretrizes para obter-se eficácia no projeto. Podemos considerar que as tarefas são o alicerce de qualquer projeto, por isso, devem ser cuidadosamente pensadas, pois indicam as atividades necessárias para sua conclusão. Uma opção que pode ser útil é repartir o projeto em duas partes menores, por meio da divisão de tarefas do projeto. Com a definição das tarefas, podemos visualizar o projeto em certos aspectos, como os recursos necessários, a ordem das atividades e o período de tempo de execução das tarefas. A eficácia na criação das tarefas dependo do acompanhamento de algumas diretrizes:

23 3- Criação de um projeto 3.2- Montar a estrutura:
A definição das tarefas mais curtas do projeto deve ser priorizada, pois o tempo em que estas são realizadas e os recursos necessários para cumpri-las são mais fáceis de serem determinados do que nas demais tarefas. É necessário determinar com clareza o critério de conclusão das tarefas; Não se recomenda determinar férias e treinamento como tarefas; O detalhamento das tarefas deve estar de acordo com o domínio que queremos ter sobre elas, fixe mais detalhe nas áreas mais arriscadas. (o conhecimento do processo por parte do gerente de projeto é essencial). Para inserção de tarefas é recomendado usar o modo de exibição Formulário de tarefas no momento que adicionamos várias tarefas que dependem umas das outras e têm recursos atribuídos. Para habilitar o modo de exibição Formulário de tarefas, é necessário ter na tela ,o modo Gráfico de Gantt. Clicar na guia Janela, opção Dividir. Preencher a caixa de diálogo com as informações sobre a tarefa.

24 3- Criação de um projeto 3.2- Montar a estrutura:
Quando você atribuir ou remover pessoas de uma tarefa, o Microsoft Project estenderá ou reduzirá a duração da tarefa com base no número de recursos atribuídos a ela, mas não alterará o trabalho total referente à tarefa. Esse processo é chamado de agendamento controlado pelo empenho e é o padrão que o Microsoft Project utiliza quando você atribui recursos a tarefas. À medida que recursos são adicionados a uma tarefa, o trabalho total na tarefa permanece o mesmo. No entanto, o volume de trabalho distribuído para os recursos atribuídos à tarefa é alterado. O agendamento controlado pelo empenho tem efeito apenas quando recursos são adicionados ou removidos de uma tarefa. As regras de cálculo controlado pelo empenho não são aplicadas quando você altera os valores de trabalho, duração e unidade referentes a recursos já atribuídos a uma tarefa. Ao trabalhar com o agendamento controlado pelo empenho, lembre-se do seguinte: Os cálculos controlados pelo empenho só serão aplicados depois que o primeiro recurso for atribuído à tarefa. Após a atribuição de um recurso, o valor do trabalho não será alterado à medida que novos recursos forem atribuídos à mesma tarefa ou removidos dela. Os cálculos controlados pelo empenho não são aplicados aos vários recursos atribuídos ao mesmo tempo que representem as primeiras atribuições de uma tarefa. No entanto, após essa atribuição inicial de vários recursos, o valor do trabalho não será alterado à medida que novos recursos forem atribuídos à mesma tarefa ou removidos dela. Se o tipo de tarefa atribuído for Unidades fixas, a atribuição de recursos adicionais reduzirá a duração da tarefa. Saiba mais sobre tipos de tarefa. Se o tipo de tarefa atribuído for Duração fixa, a atribuição de recursos adicionais diminuirá os valores de unidades individuais dos recursos. Se o tipo de tarefa atribuído for Trabalho fixo, a atribuição de recursos adicionais reduzirá a duração da tarefa. Não é possível definir tarefas de resumo e projetos inseridos como controlados pelo empenho.

25 3- Criação de um projeto 3.2- Montar a estrutura:
ESTIMANDO AS DURAÇÕES: A duração de uma tarefa é o período de tempo previsto para que ela seja concluída, e pode ser determinada em minutos (m), horas (h), dias (d), semanas (s) e meses (me) dependendo do escopo do projeto; As durações podem ser definidas num calendário de projeto que leva em conta o período útil e o período não útil nos quais a tarefa se desenvolve. Para inserir a duração de uma tarefa, utilizamos o seguinte procedimento: Digitar a duração na coluna Duração da tarefa: minutos (m), horas (h), dias (d), semanas (s) e meses (me) e colocamos um ponto de interrogação após o valor inserido se ele for uma estimativa. Pressionar enter.

26 3- Criação de um projeto 3.3- Inserir recursos:
No project 2007 há duas maneiras de inserirmos recursos: Criá-los diretamente na planilha de recursos; Criá-los por meio da caixa de diálogo informações sobre o recurso. Planilha de recursos: Abrir planilha de recursos clicando no menu exibir e, em seguida, em planilha de recursos; Clicar na célula localizada diretamente embaixo do cabeçalho da coluna nome do recurso, inserir o nome do recurso e pressionar enter; Inserir os nomes de quantos recursos forem necessários nos campos seguintes. Informações sobre o recurso: Abrir planilha de recursos clicando no menu exibir e, em seguida, em planilha de recursos; Clicar na célula localizada diretamente embaixo do cabeçalho da coluna nome do recurso; Clicar no botão informações sobre o recurso, representado pelo ícone , localizado na barra de ferramentas padrão. Preencher os campos conforme necessário da caixa de diálogo “informações sobre o projeto” e, por fim, clicar em OK.

27 3- Criação de um projeto 3.4- Vincular recursos às tarefas:
Depois de ter inserido calendário do projeto e ter entrado com os recursos necessários na planilha de recursos, deve-se atribuir os recursos às tarefas: No menu Janela selecione a opção dividir. A tela se dividirá em duas. Entre com as tarefas na metade de BAIXO da tela (não entre com informações no modo de exibição Gráfico de Gantt), selecione, nessa caixa de diálogo recursos, datas, atividades predecessoras e latência se for o caso. Caso haja atividades recorrentes em seu projeto (que se repitam em intervalos iguais), é possível agir da seguinte maneira: Posicionar o cursos embaixo da atividade que pretende definir como recorrente; Clique no menu Inserir e, em seguida, clique em tarefa recorrente. Preencha a caixa de diálogo com as informações que deseja.

28 3- Criação de um projeto 3.4.1- Vincular recursos às tarefas:
Alterando tipo de tarefa: na configuração padrão do project as tarefas são de unidades fixas mas também podem ser de trabalho ou duração fixa. O cálculo das durações são feitos segundo a fórmula: DURAÇÃO = TRABALHO/UNIDADES. Com ela, podemos ter determinadas as datas de término das tarefas (ou suas datas de inicio, caso o projeto esteja programado a partir das duas datas de término. Dessa forma, quando temos uma tarefa de duração fixa, a alteração do valor das unidades faz alterar o valor do trabalho, e vice versa, e permanece fixa a duração. Assim também ocorre coma s tarefas de trabalho fixo, para as quais o valor das unidades muda quando alteramos o valor da duração e vice versa e permanece fixo o valor do trabalho. Para que o tipo de tarefa selecionada possa ser visto, clicar no botão informações sobre a tarefa no menu projeto e, em seguida, clicar na guia avançado, selecionar a opção desejada em tipo de tarefa.

29 3- Criação de um projeto 3.5- Analisar custos e prazos:

30 3- Criação de um projeto 3.6- Verificar a super alocação:

31 3- Criação de um projeto 3.7- Salvar a linha de base:

32 3- Criação de um projeto 3.8- Controlar o projeto:

33 3- Criação de um projeto 3.9- Emitir relatórios:

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35 Fluxogramas Diagramas de fluxo simples:
São usados para identificar os principais elementos de um processo. Esses diagramas também podem ser usados para fluxos de materiais ou informações. Diagramas de fluxo mostram fluxos de informações que podem ser melhorados pelo acréscimo de símbolos de diagramas de computador que identificam as decisões- chave no processo e as conseqüências de cada deci- são. A figura da próxima página mostra um diagrama fluxo que indica o fluxo de informações na central de atendimento de clientes de uma empresa de forneci- mento de energia elétrica.

36 Fluxogramas Folhas de roteiro
As folhas de roteiro (também conhecidas como diagramas de processo e operações) fornecem mais informações sobre as atividades envolvidas no processo, incluindo uma descrição de atividades e as ferramentas ou dispositivos necessários. A figura (folha de roteiro) mostra parte de uma folha de roteiro para montagem do telefone.

37 Fluxogramas Diagrama de fluxo de processo
O diagrama mais comumente usado para documentar processos em gestão de produção é o diagrama de fluxo de processos. Esse tipo de diagrama, que documenta o fluxo e as diversas atividades, usa diversos símbolos diferentes para identificar os diferentes tipos de atividades. Todas as formas de documentação e esclarecimento dos processos que compõem o projeto são bem vindas, desde que, o excesso de detalhamento não deponha contra o planejamento e o controle do projeto. Os excessos podem ser bastante onerosos....

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