Plano de Trabalho.

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1 Plano de Trabalho

2 Capítulo 1. Cooperativismo e as sociedades cooperativas..............................14
Capítulo 2. Governança cooperativa Capítulo 3. Conselho Fiscal – Atribuições e responsabilidades Capítulo 4. Reuniões do Conselho Fiscal Capítulo 5. Relacionamentos do Conselho Fiscal Capítulo 6. Auditoria independente Capítulo 7. Contabilidade em cooperativas Capítulo 8. Normativos legais aplicáveis ANEXO I – Modelo de regimento interno do Conselho Fiscal ANEXO II – Modelo de plano de trabalho ANEXO III – Modelo de ata de reuniões do Conselho Fiscal ANEXO IV – Modelo de parecer do Conselho Fiscal

3 Art. 56. A administração da sociedade será fiscalizada, assídua e minuciosamente ...
Fiscalizar 1. Exercer fiscalização sobre. 2. Vigiar, examinar, verificar. 3. Exercer o cargo ou as funções de fiscal. Assíduo 1. Que não falta. 2. Aplicado, incessante, diligente (Ativo, Zeloso). 3. Que não cessa ou não tem interrupção. Minucioso 1. Feito ou descrito por miúdo. 2. Extenso em pormenores. 3. Feito com muito cuidado e atenção. 4. Que se ocupa em minúcias.

4 Regulamentar Estratégico Financeiro Operacional
Visão Consolidada dos Riscos Dimensão Externa Regulamentar Regulamentar Contábil e Financeira Trabalhista Tributário Fiscal Ambiental Estratégico Aderência as políticas Sucessão Rentabilidade Investimentos e Projetos Reputação e Imagem Financeiro Variação Cambial Fluxo de Caixa Crédito Taxas de Juros Concentração de Investimentos Operacional Processos Operacionais Processos de Suporte Pessoal Informação e Teconologia Meio Ambiente © 2010 Deloitte - Deloitte Touche Tohmatsu

5 Visão Consolidada dos Riscos Dimensão Interna
Gestão e Governança Baixa participação dos associados Assimetria de informação Portfólio de atividades Problema do Horizonte Problema do Carona Interesses Oportunistas © 2012 Rabobank

6 Plano de Trabalho Principais áreas de atuação do Conselho Fiscal

7 1. Societária Observância de aspectos formais relativos a constituição e à manutenção jurídica da natureza específica da sociedade cooperativa. Cumprimento da legislação cooperativista Cumprimento do Estatuto Social Cumprimento do Regimento Interno Determinações e deliberações tomadas em AG Relacionamento da cooperativa com seus associados.

8 Societária Propor ao órgão de administração da cooperativa o estabelecimento de rotinas e prazos de apresentação de balancetes, balanços, demonstrativos financeiros e prestação de contas. Verificar a existência nos arquivos do Conselho Fiscal, dentre outros documentos, de: Estatuto Social da Cooperativa e Regimento Eleitoral Regimento Interno do Conselho Fiscal e do Conselho de Administração Código de Ética ou Conduta Atas de Reunião do Conselho de Administração e Fiscal Atas Registradas e Editais de Convocação das Assembleias Gerais Cópia das correspondências recebidas/emitidas pelo Conselho Fiscal Cópias dos Relatórios de auditorias interna e externa Demonstrações contábeis e balancetes mensais e Demais demonstrativos econômicos e financeiros Plano anual de trabalho do Conselho de administração e do Conselho Fiscal Documentos de identificação pessoal dos conselheiros fiscais Plano Estratégico da Cooperativa Legislação cooperativista em vigor (leis, resoluções, circulares)

9 Societária

10 Estrutura de Governança
Societária Associados Conselho de Administração Estrutura de Governança Conselho Fiscal Auditoria Independente Auditoria Interna Presidente Diretoria Estrutura de Gestão Gerência Operação

11 Societária Verificar se a integralização do capital está de acordo com as regras estatutárias. Verificar se os recursos do FATES estão sendo aplicados corretamente, em atividades de assistência técnica, educacional e social, conforme previsão estatutária. Solicitar o levantamento das contingências existentes nas áreas fiscais, trabalhistas, societárias. Solicitar o levantamento dos convênios e contratos firmados pela cooperativa, e examinar a conveniência deles. Verificar se há contratação de auditores externos e programar reunião de alinhamento.

12 2. Financeira Verificação dos dados, informações e documentos que dizem respeito à situação econômico-financeira da cooperativa. Assim entendidos todos os atos e fatos praticados, registrados ou não, durante o exercício social. As principais ferramentas de comunicação são as Demonstrações Contábeis, Relatórios da Administração, nas quais devem ser apresentados: Balanço Patrimonial Demonstrativo de Resultados (Sobras ou Perdas) Outras Informações Econômicas-Financeiras Notas Explicativas

13 Balanço Patrimonial Ativo Circulante Passivo Circulante
Financeira Balanço Patrimonial ATIVO PASSIVO E PL B E N S e D I R T O Ativo Circulante Caixa/Bancos Associados a Receber Clientes a Receber Estoques Outros Passivo Circulante Associados a Pagar Fornecedores Bancos Salários Outros O B R I G A Ç Õ E S até 360 dias Ativo Não Circulante Realizável a longo prazo Investimentos Imobilizado Passivo Não Circulante Bancos Outros + 360 dias Patrimônio Líquido Capital Social Reservas Sobras/Perdas

14 Financeira Verificar contas do ATIVO: Conferir numerários em caixa (se está no limite fixado pelo órgão de administração) Verificar se os extratos bancários conferem com a escrituração da cooperativa (C/C e aplicações financeiras) Verificar com a área financeira os controles existentes em relação à conciliação de contas de disponibilidades de caixa e bancos. Verificar com a área financeira a relação dos responsáveis autorizados (procuradores) a movimentar recursos da cooperativa, inclusive quanto a senhas de acesso a contas bancárias. Análises e verificações com auxílio das auditorias interna e externa. (Pg )

15 Financeira Verificar contas do ATIVO: Verificar se a concessão e o recebimento dos créditos da cooperativa (com associados e com terceiros) são feitos com regularidade e nos prazos convencionados (avaliar as respectivas garantias dos créditos vencidos e a vencer). Analisar a evolução histórica do índice de inadimplência. Verificar se há políticas de crédito e cobrança, se existem normas internas definidas, se foram aprovadas pelo Conselho de Administração e se estão sendo aplicadas. Análises e verificações com auxílio das auditorias interna e externa: (Pg )

16 Financeira Verificar contas do PASSIVO: Verificar se a cooperativa está cumprindo regularmente com os compromissos financeiros assumidos com fornecedores. Verificar se a cooperativa está cumprindo regularmente com os compromissos financeiros assumidos com as instituições financeiras. Verificar se a cooperativa está cumprindo regularmente com os compromissos financeiros assumidos com os associados. Análises e verificações com auxílio das auditorias interna e externa. (Pg.98-99)

17 Financeira Verificar contas do PASSIVO: Verificar o cumprimento das obrigações com autoridades fiscais, órgãos cooperativistas e empregados. Solicitar esclarecimentos ao departamento contábil/fiscal quanto ao processo de apuração dos tributos, recolhimento e cumprimento das obrigações acessórias (entrega das declarações diversas). Verificar com a área financeira os controles existentes em relação à conciliação de contas a pagar. Verificar se é utilizada ferramenta de análise do fluxo de caixa semanal, mensal e anual. Análises e verificações com auxílio das auditorias interna e externa. (Pg.98-99)

18 Financeira Verificar as contas de RESULTADO: Exame da documentação comprobatória dos atos e fatos administrativos (notas fiscais, contratos e documentos hábeis). Documento hábil para comprovar despesa A comprovação de despesas, qualquer que seja sua natureza, deve ser feita com os documentos de praxe, isto é, recibos, notas fiscais, canhotos de passagens, etc., desde que a lei não impõe forma especial. O importante é que esses documentos sejam de idoneidade indiscutível. Portanto, desde que a despesa seja necessária às atividades da cooperativa, o documento fornecido, contendo o nome, endereço e número do CPF ou CNPJ da pessoa física ou jurídica, é documento hábil para comprovar a despesa.

19 (+) Ingressos/Receitas (-) Dispêndios/Custos e Despesas
Financeira Verificar com o contador se os resultados mensais são apurados por atividade e se existe análise dos resultados segregados por atividade. Demonstrativo de Sobras/Perdas (+) Ingressos/Receitas Entrada de recursos Ato Cooperativo Ato Não Cooperativo (-) Dispêndios/Custos e Despesas Saída de recursos (=) Resultado Líquido Sobras ou Perdas

20 3. Ativos Sob o enfoque operacional, os ativos fixos são utilizados de modo gradual, durante anos, no ciclo produtivo de transformação. Enfoque financeiro, os ativos fixos constituem investimentos de capital, geralmente de somas elevadas, de retorno incerto e a longo prazo, devendo esse risco ser considerado para efeito de remuneração do capital, bem como para a gestão da liquidez da cooperativa. Sob o ponto de vista econômico, o ativo fixo deve produzir um fluxo de benefícios futuros superiores ao fluxo de todos os custos, operacionais e financeiros, por ele ocasionados. As máquinas, os equipamentos produtivos e outros recursos, cuja utilização ocorre de maneira gradual ao longo do tempo.

21 Ativos Averiguar se os materiais e equipamentos e outros bens de produção e uso estão adequados e em bom estado de conservação. E se os inventários periódicos são feitos com observância das regras próprias. Solicitar levantamento a respeito dos controles existentes e das práticas adotadas no registro patrimonial dos bens da cooperativa e verificar quem é o responsável pela área. Verificar se na compra de novos bens, são efetuadas mais de uma cotação de preços. Existe um valor limite a partir do qual a compra precisa ser autorizada pela direção. É feita análise de viabilidade na instalação de novas estruturas, em especial novas unidades. Relacionar os principais bens, principalmente imóveis, e verificar se existem itens dados em garantia, penhora ou hipoteca em decorrência de empréstimos ou financiamentos que constam no passivo.

22 Ativos Verificar se há controle de todos os gastos com veículos, como peças, reparos, seguros, IPVA e licenciamento obrigatório. Questionar se todos os condutores de veículos da cooperativa estão devidamente habilitados. Verificar os procedimentos adotados em relação às multas de trânsito – se há responsabilização. Verificar a existência de seguros patrimoniais e de veículos, observar a data de vigência das apólices e as coberturas contratadas. Verificar fisicamente, através de amostragem, os itens que compõem o imobilizado, constatando também o emplaquetamento, bem como a documentação de aquisição e respectivos termos de responsabilidade por utilização. Verificar se existe manual de procedimentos internos para o setor.

23 4. Recursos Humanos O objetivo básico da Área Recursos Humanos (RH) é alinhar as políticas de RH com a estratégia da cooperativa. Dimensionar a força de trabalho (contratação) Desenvolvimento de Pessoal (treinamento) Remuneração Total (salários e benefícios) Relações Trabalhistas (políticas e negociações) Gestão de Risco (legislação trabalhista)

24 Recursos Humanos Solicitar o organograma da cooperativa com a estrutura funcional e o plano de cargos, carreiras e salários (se houver). Verificar se as rotinas do setor de Recursos Humanos estão adequadas: - Recrutamento, seleção e admissão de empregados - Processamento da folha de pagamento - Demissões de empregados Verificar se a cooperativa realiza eventos de capacitação/qualificação dos empregados. Solicitar relatório do quadro de pessoal com carteira assinada, por local de trabalho, com as respectivas funções e todas as demais situações de pessoas que prestam serviços para a cooperativa, com vistas a examinar a conformidade legal.

25 Recursos Humanos Verificar se a documentação de pessoal é mantida de forma organizada, pelos prazos exigidos em lei. Verificar se os dissídios e acordos sindicais estão sendo atendidos. Verificar procedimentos de controle das jornadas de trabalho. Questionar o departamento de pessoal sobre o cumprimento das obrigações acessórias (entrega de informações, declarações). Verificar o controle e contingenciamento de Reclamatórias Trabalhistas. Planilhas atualizadas com as posições dos processos; Levantamento das matérias objeto de condenação.

26 Conselho de Administração
Recursos Humanos Assembleia Geral Conselho Fiscal Planejamento Estratégico Conselho de Administração Auditoria Externa Diretoria Executiva Planejamento Tático Auditoria Interna Assessoria Jurídica Gerência Gerência Gerência Gerência Comercial Produção Administrativo Técnica Planejamento Operacional Departamento 1 Departamento 1 Departamento 1 Departamento 1

27 5. Tecnologia da Informação
Avaliar se a infraestrutura e o ambiente de tecnologia da informação são capazes de suportar a cooperativa com o dobro da operação. · Infraestrutura refere-se à tecnologia e aos recursos ( hardware, redes). · Aplicativos são os sistemas automatizados que processam as informações. · Informações são os dados em todas as suas formas, a entrada, o processamento e a saída. · Pessoas são os funcionários requeridos para planejar, organizar, adquirir, implementar, monitorar e avaliar os sistemas de informação e serviços.

28 Tecnologia da Informação
Solicitar informação sobre a infraestrutura existente, adequação dos sistemas operacionais e dos níveis de segurança das informações. Questionar se os sistemas instalados nos computadores da cooperativa têm licença em nome da cooperativa. Verificar se existem normas, procedimentos de uso e padrões de acesso aos sistemas de informações. Verificar se existe mapeamento de processos e documentação relativa ao banco de dados. Verificar se existe mecanismos de segurança da informação (backups diários, antivírus, sistemas de proteção, entre outros).

29 6. Saúde, Segurança e Meio Ambiente
As Normas Regulamentadoras – NR, relativas à segurança e medicina do trabalho, são de observância obrigatória. Principais Programas NR 04 - Serviços Especializados em Eng. De Segurança e em Medicina do Trabalho - SESMT NR 05 - Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – CIPA NR 07 - Programas de Controle Médico de Saúde Ocupacional - PCMSO NR 09 - Programa de Prevenção de Riscos Ambientais NR 10 - Segurança em instalações e serviços em eletricidade

30 Saúde, Segurança e Meio Ambiente
Questionar se estão sendo atendidos satisfatoriamente os programas de prevenção de riscos, saúde ocupacional, as normas de segurança do trabalho e se foi instalada regularmente a CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes). Verificar o uso de EPI (Equipamento de Proteção Individual). Avaliar o grau de segurança da unidade (dia, noite, finais de semana), bem como se existem controles adequados das entradas e saídas de produtos. Verificar se a cooperativa está cumprindo as normas relativas à proteção do meio ambiente. Verificar o cumprimento das normas sanitárias relativas ao transporte, industrialização e comercialização dos produtos. Verificar a regularidade do PPCI (Plano de Prevenção Contra Incêndio).

31 Informações de Negócios Operações (compras, vendas, Industrialização)
7. Produtos e Serviços Informações de Negócios Operações (compras, vendas, Industrialização) Oportunidades Riscos Gestão de suprimentos Qualificação de fornecedores Otimização de processos Padronização e redução de custos

32 Produtos e Serviços Averiguar se existem reclamações dos associados quanto aos serviços prestados. Solicitar esclarecimentos sobre a política de comercialização dos produtos/serviços, parâmetros utilizados para determinação de preços de compra e venda, e se as margens utilizadas estão adequadas e suficientes para cobrir as despesas e ainda gerar resultados. Solicitar esclarecimentos sobre o funcionamento dos controles dos atos de compra e venda, saldos de cada contrato, preços contratados e efetivados. Solicitar que sejam disponibilizadas informações periódicas da área comercial, contendo volumes de negócios realizados, preços médios de compra e venda.

33 Produtos e Serviços Acompanhar os procedimentos de inventários físicos de estoques junto com a auditoria interna ou com os auditores independentes. Verificar se há um responsável pelo controle dos estoques, se são realizadas conferências periódicas e como são tratadas as divergências encontradas. Pg.90-91

34 Avaliação dos ramos de atividade da Cooperativa
Produtos e Serviços Avaliação dos ramos de atividade da Cooperativa Originação de outras Culturas (cana-de-açúcar, uva, erva-mate, hortifrutigranjeiros, fumo, mel, flores) Originação (soja, milho, arroz, triticale, linhaça e canola) Esmagamento (óleo ou farelo) Processamento de outras culturas Processamento Adicional Insumos Agrícolas (sementes, defensivos e fertilizantes) Varejo Alimentar (Supermercados) Insumos Pecuários (saúde animal, nutrição animal, genética, etc) Revendas de Insumos Coleta de Leite Abate (aves, suínos, caprinos e bovinos – venda in natura e cortes) Processamento e Produção de leite fluído Processamento Adicional (produtos industrializados) Produção de derivados de leite

35 Produtos e Serviços Verificar os procedimentos adotados em relação às sobras e quebras técnicas de produtos nas diversas unidades armazenadoras, inclusive esclarecer a forma como é feita essa medição. Solicitar informações periódicas sobre a assistência técnica prestada aos associados, verificar se há uma política interna de uso da assistência técnica. Verificar se há controles ou análises da entrega da produção dos associados indicando o nível de fidelidade deles. Verificar se está sendo utilizado o planejamento nas compras anuais de insumos. Verificar se há procedimentos para monitorar e avaliar o desempenho dos fornecedores, bem como a qualidade dos produtos.

36 Produtos e Serviços Cooperativa Cliente Dono Fornecedor Que a cooperativa lhe proporcione o melhor serviço e lhe devolva sobras no final do ano. Pague o menor preço possível pelos insumos e em serviços que a cooperativa lhe presta. A melhor remuneração pelo trabalho ou produto entregue a cooperativa.

37 8. Prestação de Contas A prestação de contas é inerente a quem administra recursos de terceiros e as principais ferramentas que suportam esta prática são: Controles Internos Práticas Contábeis Padronizadas Auditoria Interna Auditoria Externa

38 NBC – Normas Brasileiras de Contabilidade
Prestação de Contas Práticas Contábeis Todos os Ramos NBC – Normas Brasileiras de Contabilidade Agropecuário Manual de Contabilidade para as Cooperativas Agropecuárias Crédito Normas do BACEN Infraestrutura Normas da ANEEL Saúde Normas da ANS

39 Prestação de Contas A Auditoria Interna é uma atividade independente, que realiza a revisão de aspectos operacionais, financeiros, regulamentares e estratégicos. Auxilia a cooperativa a melhorar seu ambiente de controles

40 Prestação de Contas

41 Auditoria Externa - Contratação, remuneração, retenção e destituição
Prestação de Contas Auditoria Externa - Contratação, remuneração, retenção e destituição O órgão de administração deve estabelecer com os auditores independentes o plano de trabalho e o acordo de honorários. Já o Conselho Fiscal deve recomendar ao órgão de administração a contratação, remuneração, retenção ou a substituição do auditor independente. Participação dos auditores nas reuniões dos Conselhos de Administração e Fiscal Participação dos auditores nas assembleias gerais Informações mínimas a serem apresentadas Proposta e contrato de prestação de serviços profissionais de auditoria Avaliação dos controles internos, do sistema contábil, do balanço de abertura e das áreas de risco de auditoria. Auditorias intermediárias - as cooperativas devem avaliar a necessidade e o interesse de abranger atividades operacionais

42 Prestação de Contas Auditoria Externa - Tipos de Parecer O parecer sem ressalva é emitido quando o auditor está convencido sobre todos os aspectos relevantes dos assuntos tratados no âmbito de auditoria, O parecer do auditor independente deve expressar essa convicção de forma clara e objetiva. O parecer com ressalva é emitido quando o auditor conclui que o efeito de qualquer discordância ou restrição na extensão de um trabalho não é de tal magnitude que requeira parecer adverso ou abstenção de opinião. O auditor dever emitir parecer adverso quando verificar que as demonstrações contábeis estão incorretas ou incompletas, em tal magnitude que impossibilite a emissão do parecer com ressalva. O parecer com abstenção de opinião é emitido quando houver limitação significativa na extensão de seus exames que impossibilitem o auditor expressar opinião sobre as demonstrações contábeis por não ter obtido comprovação suficiente para fundamentá-la.

43 Prestação de Contas

44 Prestação de Contas Prestação de Contas Auditoria Conselho Fiscal AGO Agendar a reunião com a de auditoria independente para tratar do Relatório Final de Recomendações e do Parecer dos Auditores Independentes. Emitir parecer para a Assembleia Geral Ordinária dos associados, recomendando a aprovação ou não da prestação de contas anual da gestão da cooperativa, observando a adequação dos prazos.

45 Prestação de Contas Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
Auditoria Interna Parecer Conselho Fiscal V 3 V 4 V 1 V 2 Auditoria Externa 2015

46 Plano de Trabalho

47 Plano de Trabalho  Benefícios • Postura preventiva e tempestiva na identificação de riscos relevantes e na antecipação de eventos, assim como o aprimoramento da estrutura de controles e gestão de riscos Evita perdas de diversas naturezas (financeiras, operacionais, de imagem) por falhas de controle e possibilita tomada de decisão com base em informações confiáveis e fidedignas.

48 Plano de Trabalho  Benefícios • Preparar a cooperativa para períodos de expansão; Fortalece a estrutura de controles e facilita a implementação dos planos estratégicos (expansão da abrangência geográfica, novas linhas de serviços, etc.).

49 Plano de Trabalho  Benefícios Facilitar seu acesso ao capital; Fornece maior credibilidade ao mercado, reduzindo o custo de captação junto aos bancos.

50 Plano de Trabalho • Contribuir para a sua perenidade Continuidade dos negócios independente da permanência de pessoas chaves no comando.

51 Gerenciar Risco “O risco em si não é nocivo,
Plano de Trabalho Gerenciar Risco Não existe eliminação de riscos... ...sem riscos, não existem negócios... “O risco em si não é nocivo, nocivo é o risco mal administrado, mal interpretado, mal avaliado e indesejado” As organizações de sucesso gerenciam adequadamente seus riscos.

52 Obrigado por sua atenção !
José Máximo Daronco Gerente de Monitoramento Fone: