Kick-Off Projeto Inovar – Bom Jesus

Apresentação em tema: "Kick-Off Projeto Inovar – Bom Jesus"— Transcrição da apresentação:

1 Kick-Off Projeto Inovar – Bom Jesus

2 AGENDA 1. SOBRE A AGILE SOLUTIONS 2. OBJETIVOS DA IMPLEMENTAÇÂO SAP
3. ESCOPO DO PROJETO 4. MAPA DA IMPLEMENTAÇÂO 5. ORGANOGRAMA DO PROJETO 6. METODOLOGIA DE IMPLEMENTAÇÂO 7. CRONOGRAMA DE IMPLEMENTAÇÂO 8. PLANO DE COMUNICAÇÂO 9. PLANO DE GESTÂO 9. SITUAÇÂO ATUAL E SEGUINTES PASSOS 10. FATORES CRITICOS DE SUCESSO DO PROJETO

3 Soluções por Indústria
AGILE SOLUTIONS A AGILE SOLUTIONS é uma empresa de serviços profissionais especializada na implementação de Soluções SAP por Industria. Consultoria Tecnologia Outsourcing A Agile Solutions é parceira de serviços SAP há quase 11 anos e desde então é focada 100% na implementação de aplicações e plataformas SAP. Durante esse período fizemos vários projetos que se tornaram referências de sucesso e nenhum deles foi falhado ou devolvido. Agrícola Mineração Energia Recursos Naturais Soluções por Indústria Manufatura Partner de Serviços da SAP desde 2001, com base em São Paulo, AGILE também tem escritórios no Brasil, Chile, Honduras e Estados Unidos.

4 O PROJETO O Projeto INOVAR – é um projeto que consiste na padronização e consolidação dos processos administrativos e produtivos das empresas do Grupo Bom Jesus. MISSÃO DO INOVAR Padronizar e consolidar os processos administrativos e produtivos em todas as unidades do Grupo Bom Jesus, obedecendo as normas legais, os requisitos de auditoria externa e o crescimento sustentável do negócio, buscando sempre a excelência na Gestão Corporativa e Operacional. VISÃO DO INOVAR Ser o instrumento de mudança através do qual o Grupo Bom Jesus possa estabelecer uma governança corporativa focada nas melhores práticas do mercado mundial, afim de atender as demandas de crescimento sustentável do Grupo, traduzindo em melhoria da produtividade, em redução de custos e em resultados operacionais muito melhores. COMPROMISSO O INOVAR demandará esforços adicionais de todos os colaboradores envolvidos. Dedicação e compromisso constantes serão necessários para que o projeto tenha êxito. As novas habilidades adquiridas colocarão os colaboradores da Bom Jesus em um novo patamar de conhecimento profissional.

5 OBJETIVOS DA IMPLEMENTAÇÂO
Melhora na Gestão de Negócios: Melhores níveis de controles internos, proporcionando uma eficaz rastreabilidade nas operações realizadas pela companhia, contribuindo ainda para a tomada de decisões mais rápidas. Exemplos: Gestão de Estoques, Gestão dos Contratos de Vendas, Gestão dos Contratos de Compras, entre outros. Redução de Custos Operacionais: Eliminação de informações relacionadas à entrada e saída de documentos em duplicidade, mitigando e controlando os custos de grande impacto no negócio, tais como: Estoques obsoletos, Estoques de passagem Safra, Custos aplicados na produção, etc. Padronização dos Processos de Negocio: Adequação aos processos de melhores práticas de mercado. A Bom Jesus utilizará esses processos padronizados para aprimorar a sinergia entre as diversas áreas de negócio e gestão. Esse aprimoramento virá através da diminuição de falhas humanas nos processos padronizados e sem a detenção do conhecimento humano centralizado. Melhoria na Concordância Com a Normas (Compliance): Proporcionar à Companhia a imediata concordância com as diferentes normas regulatórias, como: Normas Contábeis (IFRS/CPCs); Sarbox (SOX), ISO, Normas Relacionadas ao Setor Produtivo, Atendimento à Auditorias Externa e Interna, e até uma possível Abertura de Capital (IPO).

6 ESTRATEGIA DE IMPLEMENTAÇÂO

7 MAPA DA IMPLEMENTAÇÂO Processos Financeiros Contabilidade
Contas a Pagar e Receber Tesouraria Aplicações e Contratos Financeiros TRM Ativo Fixo Fluxo de Caixa Projetado LP Segregação de Funções Controle Acessos Perfil de usuários Segregação de Funções Gestão Comercial Cotação Adm. de Vendas – Contratos e Pedidos Faturamento e Impostos Transportes LES Nota Fiscal Eletrônica NF-e OutBound Compras e Logística Compras Gestão de Almoxarifado e Recebimento Administração de Depósito WM Entrada de Faturas e Fiscal Nota Fiscal Eletrônica NFEe-Inbound Solução Agile Gestão de Contratos Gestão de Estoque de Grãos Gestão de Estoque de Algodão Gestão de Commodities Outros Manutenção Automotiva Controle de Qualidade Gestão de documentos(DMS) Sistema Fiscal SAP (SPED e Obrigações Fiscais ) Solution Manager

8 MATRIZ DE PAPEIS E RESPONSABILIDADES

9 ORGANOGRAMA DO PROJETO
Diretorias BJ Sponsor BJ Valdoir Slapak Sponsor Agile Roberto Lazari PMO Agile Hector Castillo Gerente Agile Ronaldo Camargo Gerente BJ Cleverson Pasqualli PMO BJ Leonardo Vigolo Infra/Sistema Clécio Miquelotti Frente Finanças e Contabilidade Frente Logística Frente Vendas Frente Transportes Basis BJ Abap BJ Paulo Adriano Marcus Barbara Sérgio Reis Kelly Terra Claudiano Avelar Emerson Botelho Juvenal Trajano Marcilene Coutinho Carlos Alberto Basis Claudinei Macedo Noel Abap Financeiro /GL/AA/CS Materiais / Contratos Commodities Manut. Frotas Norberto Fábio Copque Kelly Terra Claudiano Avelar Emerson Botelho Ronison/ Silvana Marcilene Coutinho Juvenal Trajano Juliano Figueiredo Jair Pereira Flaviana Kobata Tony/Welington Financeiro /AP/AR/TR Compras / Nfe In Insumos Fretes / Agenc. Sérgio Reis Sandro Martins Carlos Andrade Emerson Botelho Juvenal Trajano Maicon Cavalcante Carlos Alberto Claudinei Macedo Afonso Kobata Taynara Ernilio Localização Vendas / Nfe Out TRM/Tesouraria Rafael Sandro Martins Carlos Andrade Jenifer Alves Elen Pereira Maicon/Marcilene Sabrina Marcel Custos PM/QM/DMS Funcionários em Vermelho terão participação no projeto sob demanda, os demais terão participação integral. João Batista Jair Pereira Ivan Monteiro Rodrigo Simoes Tiago

10 RESPONSABILIDADES PRINCIPAIS USUÁRIO CHAVE
Fornecimento / Facilitação do acesso a Dados e Documentos relevantes; Ser o ponto focal para o módulo ao qual estará assinalado. Identificar e envolver pessoas chave para obtenção de informações sobre os processos. Transmitir o conceito de negocio de sua área à equipe do projeto. Garantir que as definições do projeto estejam alinhadas aos processos da Bom Jesus Participação em reuniões de projeto e validação de produtos finais; Envolvimento e aprendizado das ferramentas e metodologias; Controlar a qualidade dos produtos e entregáveis próprios de sua equipe de trabalho. Preparar e desenvolver as provas integrais do sistema. Realização dos manuais de treinamento alem do treinamento para o usuários finais. Disponibilizar os dados dos sistemas legados no layout necessário para a migração dos dados para o SAP. Realizar Extração, Limpeza de dados do sistema legado e executar carga de dados no sistema SAP. Apoiar as atividades de preparação para saída em vivo. Apoiar os usuários uma vez o sistema em produção.

11 IMPORTANCIA DO KEY-USER
Importância de dedicação e participação: Trazer a experiência real da operação para o sistema que será implementado. Assegurar que nenhuma característica da empresa seja “esquecida”. Comprometimento da equipe interna para o sucesso da implementação. Assegurar a disponibilidade, com qualidade e oportunidade, dos recursos humanos e técnicos necessários para a execução das atividades. Controlar a qualidade dos produtos da implementação (Bom Jesus ou Consultoria). Transferência de conhecimento sobre o projeto para a organização. Tempos de maior dedicação: BluePrint – Definição e aprovação dos processos. Testes Integrados – Assegurar que o sistema está funcionando da forma desenhada. Carga de Dados – Preparar e validar os dados que serão carregados no novo sistema. Capacitação Usuários Finais. (Manuais de treinamento e capacitações). Suporte Usuários Finais – Pós Produção .

12 RESPONSABILIDADES PRINCIPAIS CONSULTOR
Detalhamento do Plano de trabalho e seu monitoramento / acompanhamento como por exemplo: Compilar informação sobre os processos de negócio e da organização; Adequar os modelos de processos e especificações funcionais; Participar e/o facilitar sessões de trabalho (validação da solução, realização de provas integrais etc.). Definir especificações para desenvolvimento ABAP relacionado com os módulos aos quais está atribuído. Realizar as provas unitárias. Preparar e adiantar provas integrais. Apoiar a adequação dos manuais do usuário e capacitação ao usuário final. Apoiar as atividades de preparação para entrada em produção do sistema. Apoiar os usuários na entrada em produção. Metodologias de trabalho para o desenvolvimento do projeto; Transferência do conhecimento e experiências de outros projetos; Parametrizações, customizações específicas e desenvolvimento de programas, se necessários, para implantação dos processos de negócio validados; Suporte técnico e funcional em operação assistida e suporte funcional ao 1º. Fechamento contábil após implantação.

13 RESPONSABILIDADES PRINCIPAIS DO GERENTE DE PROJETO (BJ E AGILE)
Possuir o domínio das deliberações do dia-a-dia do projeto . Principal ligação com o Sponsor e o Gerente da Consultoria. Gerenciar as equipes do projeto, garantindo: Motivação, Comunicação aberta, franca e objetiva Contínuo entendimento dos objetivos do projeto alinhados com a estratégia organizacional da Bom Jesus; Transmitir o planejamento aos líderes, revisando-o em conjunto com estes e atualizando-o, caso necessário; Participar de reuniões técnicas com a equipe para avaliação do projeto ; Resolver eventuais conflitos com as equipes técnicas; Acompanhar performance do projeto através das métricas; Monitorar planos de riscos, performance, qualidade, comunicação e escopo; Comunicar periodicamente o status do projeto ao Gestor do Projeto; Aprovar em última instância, a qualidade dos produtos e entregáveis.

14 RESPONSABILIDADES PRINCIPAIS DO PMO DO PROJETO
Garantir que a estratégia e metodologia definida em sejam utilizadas durante todo o projeto. Garantir a estandardização e qualidade dos documentos do projeto. Ser o centro de informação e controle do projeto.  Definição de métricas e avaliação do desempenho. Gestão de riscos. Auditoria e desenvolvimento de planos de recuperação. Apoio administrativo. Gestão da base de conhecimento (knowledge base) - para que os modelos e as estimativas possam ser usadas pelos gestores de projeto no futuro.

15 RESPONSABILIDADES PRINCIPAIS DO SPONSOR DO PROJETO
Aprovar as direções e estratégias do Projeto. Aprovar a inclusão, mudanças ou não aplicações de políticas de negócios relacionados com os processos ou organização impulsionadas pelo projeto. Resolver em última instância as incidências e proposições de mudança de alcance do projeto. Resolver em última instância assuntos relacionados com o contrato. Avaliar e aprovar as mudanças de recursos do projeto . Avaliar e aprovar a alocação de recursos logísticos, técnicos e de apoio. Monitorar, em seu nível, o progresso do projeto e apoiar as medidas que são tomadas para mantê-lo dentro dos orçamentos concordados. Resolver, em ultima hora, conflitos internos do projeto que chegam a seu nível. Aprovar o Termo de Aceite de cada Fase.

16 METODOLOGIA DE IMPLEMENTAÇÂO
ENTREGÁVEIS Preparação Projeto Blue Print Realização Preparação Final Go Live & Suporte Entregáveis: Plano de Gestão do Projeto Declaração do Escopo Project Charter Organograma do Projeto. Cronograma Geral Identificação de Risco Landscape da Solução Kickoff Inicial Sign-Off  Entregáveis: Workshops de Processos de Negocio Definir processos negócios (TO-BE). Definição da Estrutura Organizacional. Desenho Funcional da Solução (Blueprint). Desenho da solução de gaps. Revisão do Cronograma Geral Sign-Off Entregáveis: Configuração dos processos de Negócios. Testes Unitários. Business Process and Procedures (BPPs) Carga de Dados. Testes Integrados Planejamento do treinamento usuários finais. Definição da estratégia de suporte. Planejamento de Cutover Sign-Off Entregáveis: Execução do Plano de Cutover Execução das Cargas de Dados Treinamento de Usuários finais Definição da Estratégia de Suporte Sign-Off Entregáveis: Suporte da Solução Suporte do primeiro fechamento contábil Fechamento formal do projeto

17 CRONOGRAMA DE IMPLEMENTAÇÂO
Treinamento

18 DEZ OUT NOV MAI ABR MAR JUN JUL AGO SET GO-LIVE Prep. Inicial
SITUAÇÂO ATUAL E SEGUINTES PASSOS DEZ OUT NOV MAI ABR MAR JUN JUL AGO SET Prep. Inicial GO-LIVE BluePrint Realização Prep. Final Suporte T. Integrados Treinamento

19 Para toda reunião deverá ser realizada uma ata de reunião
PLANO DE COMUNICAÇÂO Comitê do Projeto Reunião Quinzenal (Terça Feira Manha) Sponsors e Gerencia do Projeto Gerencia do Projeto Reunião de acompanhamento Semanal (Segunda Feira no final do dia). Participação de lideres/usuários se necessário. Líder de Frente/Usuários Reuniões sob demanda Para toda reunião deverá ser realizada uma ata de reunião

20 Gerenciamento de Tempos de Projeto:
PLANO DE GESTÃO Gerenciamento de Tempos de Projeto: O controle de apontamento de horas será será entregue de forma quinzenal no time timesheet do projeto. (Projeto GBJ-001 Grupo Bome Jesus). \\ \MatrizBJS\Projeto Inovar\Projeto-Inovar\0. Gestão do projeto\1. Modelos de documentos\timesheet O Controle do cronograma será feito por grades de atividades semanal que são as atividades semanais no cronograma. Todo inicio de semana será enviado para os consultores e no final da semana será solicitado os avances relacionados a essa semana. \\ \MatrizBJS\Projeto Inovar\Projeto-Inovar\0. Gestão do projeto\3. Tempo\Grades Como regra geral, as atividades de projeto serão acompanhadas de acordo com a seguinte regra: 0% Não Iniciado 25% Tarefa recem iniciada 50% Tarefa em andamento 75% Tarefa aguardando aprovação / Validação (quando aplica) 100% Finalizado. Informações sobre o progresso do projeto será apresentado nas reuniões de líderes e gerentes, semanalmente, utilizando arquivo em powerpoint com os seguintes itens: Atividades realizadas, atividades atrasadas e atividades planejadas para as próximas 2 semanas. Os itens de ação serão planejados com datas e responsáveis para resolver as pendências.

21 Gerenciamento de Riscos:
PLANO DE GESTÂO Gerenciamento de Riscos: Os riscos do projeto serão reportados e documentados nas reuniões semanais entre os líderes e gerentes do projeto; Estes riscos serão avaliados e serão criadas ações de mitigação do risco com responsável e data limite. Estas ações também serão acompanhadas nas reuniões semanais. \\ \MatrizBJS\Projeto Inovar\Projeto-Inovar\0. Gestão do projeto\2. Riscos Gerenciamento da Mudança O gerenciamento da mudança de escopo será realizado pelos Gerentes de Projeto com o principal objetivo de evitar impactos no Projeto, sob uma ótica de visão estratégica, de prazo, de recursos, de qualidade, de custos e de processo. Em uma mudança de escopo, todas as necessidades novas deverão ser consideradas, mas somente aquelas que realmente trazerem um diferencial competitivo à empresa e que não causarão impactos significativos ao Projeto, serão implementadas, desde que devidamente aprovadas pelos respectivos responsáveis. Gerenciamento de Logistica de Projeto Ficha do Projeto – Informações sobre a logística do projeto; Gestão da Documentação Repositório de informação \\ \MatrizBJS\Projeto Inovar (Templates do projeto, BBP, BPP, Teste Integrado, etc.) Solution Manager para IMG, BBP, BPP, Teste Integrados. Será informado via os documentos importantes que foram colocados no repositorio para conhecimento da equipe do projeto. Padrão de nome de documentos [aaammdd]-[numero]-[TIPO de doc: ex. BBP, BPP, GP]- Nome (Ex BBP-Compras)

22 Gerenciamento da Qualidade
PLANO DE GESTÂO Gerenciamento da Qualidade O gerenciamento de qualidade no projeto será utilizado nos seguintes temas: Business BluePrint: Os Documentos Finais de BluePrint serão validados e assinados pelas equipes (usuário chave, funcional, líder e consultor, etc.); Especificações funcionais validados e assinados pelas equipes (usuário chave, funcional, líder e consultor, etc.); Realização: Casos de Testes serão validados e assinados pela equipe usuário chave, funcional, líder e consultor; Teste Integrado realizado e controlado através do Solution Manager, com validação dos processos pela equipe e donos do processo; Os arquivos de carga de dados deverão ser validados pelo usuário chave e usuário final. PMO: Agile utilizará o serviço de um PMO para revisar as documentações e revisões de cada documento e fases, sendo um recurso aliado ao gerente de projetos na identificação de metodologias adequadas e melhores práticas. Além disso, servirá como referência no processo de desenvolvimento do projeto e padrões de documentação;

23 Relacionamento de confiança e compreensão entre os membros da equipe.
FATORES CRITICOS DE SUCESSO DO PROJETO Patrocínio da Diretoria e Sponsors do Projeto e Apoio das áreas da Empresa. Relacionamento de confiança e compreensão entre os membros da equipe. Autonomia dos líderes para aprovação do desenho da solução. Disponibilidade da equipe de projeto e infraestrutura. Disponibilidade da Equipe do CORE e Tempo de resposta. Evitar alterações de escopo original. Qualidade na extração dos dados do legado. Treinamento nas ferramentas.

24 Qual a importância do INOVAR para a Bom Jesus?
IMPORTANCIA DO PROJETO INOVAR Qual a importância do INOVAR para a Bom Jesus? O INOVAR unificará os processos entre as áreas trazendo clareza, transparência e mais segurança na informação. Aliado a isso, um software de gestão empresarial utilizado nas maiores empresas do mundo, o SAP, colocará a Bom Jesus em um novo patamar tecnológico e profissional, agregando ainda mais valor à sua marca e ao mesmo tempo preparando para a evolução em Governança Corporativa e o crescimento sustentável de seus negócios. Qual a importância do INOVAR para os colaboradores? O INOVAR envolverá e treinará todos os funcionários da empresa, especialmente aqueles que, de alguma forma, utilizam os recursos sistêmicos. A utilização das novas ferramentas e a uniformização dos processos os tornarão altamente capacitados e com elevado grau de conhecimento não só no software SAP, mas também no que existe de mais moderno em regras e melhores práticas de negócio no mercado mundial.

25 CONCLUSÃO O Projeto INOVAR, será o marco inicial para que a Bom Jesus crie uma plataforma para crescimento sustentável, traduzido em melhoria da produtividade, em redução de custos e em resultados operacionais muito melhores.