PMO como serviço.

Apresentação em tema: "PMO como serviço."— Transcrição da apresentação:

1 PMO como serviço

2 Os projetos gastam muito mais do que o previsto.
Os projetos não entregam o que foi pedido. Os prazos de entrega dos projetos não são cumpridos. Os projetos gastam muito mais do que o previsto. Não conseguimos informações confiáveis sobre os projetos.

3 Alta administração reconhecer a importância do gerenciamento de projetos
Disseminar cultura de projetos na empresa Como melhorar ??? Ter ferramentas e sistemas apropriados para o gerenciamento de projetos Ter uma equipe de projetos competente

4 ter um PMO efetivo ! Como melhorar ???
Alta administração reconhecer a importância do gerenciamento de projetos Disseminar cultura de projetos na empresa Como melhorar ??? Ter ferramentas e sistemas apropriados para o gerenciamento de projetos ter um PMO efetivo ! Ter uma equipe de projetos competente

5 Mas o que é um PMO ????

6 PMO EGP Project Management Office
Escritório de Gerenciamento de Projetos

7 É um área prestadora de SERVIÇOS.
Uma área (diretoria, departamento, gerência, ...) que tenha como objetivo contribuir para o aumento da eficiência e eficácia do Gerenciamento de Projetos de uma organização, de acordo com as suas metas, estratégias, prioridades e recursos. É um área prestadora de SERVIÇOS.

8 Prestadora de Serviços
Área meio (RH, Finanças, etc) Área Prestadora de Serviços X

9 Empresa Terceiro Prestador de Serviços Sem CUSTO FIXO

10 Mas qual o ganho ?

11 Prazos de entrega cumpridos !
Equipes de projetos liberadas para trabalhar em outros projetos Mais projetos realizados no período Prazos de entrega cumpridos ! Produtos lançados mais cedo no mercado Novas unidades de negócio funcionando mais cedo Maior RENTABILIDADE !!! Tempo é dinheiro! Menores custos!

12 Mais expectativas atendidas
Projetos entregam o que foi pedido e terminam dentro do orçamento previsto Maior taxa de realização da estratégia Mais expectativas atendidas Menos RETRABALHO Menos desperdício ! Maior RENTABILIDADE !!!

13 quais serviços de um PMO eu posso contratar ?
Afinal, quais serviços de um PMO eu posso contratar ?

14 POSSÍVEIS SERVIÇOS DE UM PMO

15 PMO DESENVOLVIMENTO CONSULTORIA OPERAÇÃO

16 PMO Gerenciar o portfólio de projetos
Informar status de projetos para a alta gerência Gerenciar projetos Gerenciar programas Gerenciar múltiplos projetos Gerenciar pool de recursos de projetos Documentar projetos Assistir a elaboração de planos de projetos Assistir o monitoramento e controle de projetos Assistir o gerenciamento de riscos de projetos Assistir a realização de sessões de lições aprendidas Gerenciar arquivos/acervos de documentos de projetos Recrutar, avaliar e selecionar profissionais de projetos Medir e promover o aumento da maturidade em GP Desenvolver e implementar metodologia de gerenciamento de projetos Criar repositório de informações de projetos Criar painel de controle executivo Avaliar e testar ferramentas de GP do mercado Avaliar e Desenvolver competências em Gerenciamento de Projetos PMO Promover o gerenciamento de projetos na organização Garantir a utilização da metodologia de GP Prover mentoring ou coaching para gerentes de projetos Consultoria interna em Gerenciamento de projetos

17 PMO DESENVOLVIMENTO CONSULTORIA OPERAÇÃO

18 Medir e promover o aumento da maturidade em GP
VOLTAR

19 Maturidade em Gerenciamento de Projetos é o GRAU no qual uma organização efetivamente aplica as melhores práticas de mercado em seus projetos.

20 A Maturidade em Gerenciamento de Projetos “Best Practices” Experiência
100% A Experiência em GP

21 B A Maturidade em Gerenciamento de Projetos “Best Practices”
100% B 100% da organização A Experiência em GP

22 Best Practice (Melhor Prática)
Melhor maneira (modus operandi) de realizar o trabalho Prática reconhecida como EFICAZ Referência utilizada: padrões do PMI Guia PMBOK®, Practice Standard for Scheduling Practice Standard for Project Risk Management (...)

23 Etapas do trabalho Workshop 1- Definições Definição das melhores práticas a serem adotadas (pretendidas) Workshop 2 – Avaliação Levantamento das melhores práticas já aplicadas pela organização e identificação das lacunas (pretendidas x aplicadas) Workshop 3 - Plano de Ação Priorização das melhores práticas e elaboração do plano de ação para implementação das melhores práticas priorizadas VOLTAR

24 Desenvolver e implementar metodologia de gerenciamento de projetos
VOLTAR

25 Metodologia de Gerenciamento de Projetos
Padronização do que é possível padronizar no trabalho do Gerenciamento de Projetos

26 Metodologia de Gerenciamento de Projetos
Documento de Referência da Metodologia Descrições dos processos Modelo de governança Tipologia de projetos Documentos de Referência por tipo de projeto Documentos e Artefatos (EAP, Cronograma) padrões Procedimentos padronizados Diagramas dos processos de GP Instruções de preenchimento dos documentos padrões Treinamento na Metodologia e Melhores Práticas de GP

27 Gerenciamento de Projetos
Metodologia de Gerenciamento de Projetos Microsoft EPM® Utilização como serviço (Software as a Service – SAAS) Padrões da metodologia no EPM (Acelerador DC) Treinamento da Metodologia no EPM VOLTAR

28 Metodologia no EPM com Padrões

29 Metodologia no EPM com Padrões

30 Padrões da Metodologia (Acelerador DC)
Metodologia no EPM com Padrões Padrões da Metodologia (Acelerador DC)

31 Metodologia no EPM com Padrões

32 Metodologia no EPM com Padrões

33 Metodologia no EPM com Padrões

34 Metodologia no EPM com Padrões
Site do Projeto

35 Metodologia no EPM com Padrões

36 Criar repositório de informações de projetos
VOLTAR

37 Definição de técnicas e critérios de armazenagem e captura
Repositório de informações Levantamento dos documentos e artefatos e informações utilizados na empresa Definição de técnicas e critérios de armazenagem e captura VOLTAR

38 Criar painel de controle executivo
VOLTAR

39 Painéis de Controle PROJETOS Escopo Tempo Custo STATUS 1 Projeto D 2
Projeto C 3 Projeto A 4 Projeto E 5 Projeto B

40 Painéis de Controle

41 Painéis de Controle Now that the projects have been successfully exported from Project Portfolio Server 2007 to Project Server 2007 the portfolio Analysts can use Project Server’s Resource Center and flexible Reporting Infrastructure to run Capacity Planning analysis. The analysis will help the analyst to: Identify skill surpluses and deficits across a planning horizon Finalize the project portfolio release schedule Analyze and communicate training and headcount requirements to HR (Note: This analysis is carried out at the generic skill / resource level. Not at the named resource level)

42 Painéis de Controle With Project Server’s Project Center and Report Center you can measure and track projects, programs, and portfolios throughout their life cycle, giving you the visibility to proactively identify potential issues, make decisions, and help ensure that your portfolios deliver maximum business value. It is important to run regular synchronization events between Project and Portfolio Server to ensure data integrity and to allow the portfolio analysts to run recurring prioritization and optimization events.

43 Definição das informações do painel
Criar painel de controle executivo Definição das informações do painel Definição dos parâmetros (faixas de tolerâncias para sinalizadores) Elaboração do painel de controle VOLTAR

44 Avaliar e testar ferramentas de GP do mercado
VOLTAR

45 Avaliar Ferramentas de GP
Comparação Funcional Funcionalidade para gerenciamento de projetos Funcionalidade para gerenciamento de recursos Colaboração (WEB) Vínculo da ferramenta com a estratégia Gerenciamento de portfólio Metodologia e gerenciamento de processos Gerenciamento de riscos e problemas Gerenciamento de documentação Interface com Sistemas Legados Relatórios Comparação Técnica Banco de Dados Estação de Trabalho Cliente Interface WEB com Cliente Arquitetura Customização Escalabilidade Segurança Comparação Institucional Credenciais Solidez financeira Política de preços e licenciamento Manutenção Implementação Preço VOLTAR

46 Avaliar e Desenvolver competências em Gerenciamento de Projetos
VOLTAR

47 Avaliar e Desenvolver competências em GP
Definição dos perfis e competências profissionais Avaliação das competências Desenvolvimento das competências Reavaliação e início de Novo ciclo de Desenvolvimento

48 Trilha de Aprendizagem (exemplo)
Perfil profissional: GERENTE DE PROJETOS – Sr. Noé Arcádio Autoestudo Sist. Integrados de GP (EPM) EAD - Análise Financeira de Projetos Prática Orientada de Projeto Oficina de Custos Oficina de Riscos de Projetos Oficina de Cronograma Treinamento Experiencial de Liderança Oficina de Escopo Estudo Dirigido Qualidade em Projetos Oficina de Comunicação em Projetos Curso de Téc. de Apresentação de Projetos Curso de Liderança em Projetos Curso presencial de Gerenciamento de Projetos

49 Avaliar e Desenvolver competências em GP
Definição de perfis profissionais e competências necessárias Avaliação das competências existentes e lacunas (necessárias x existentes) Elaboração dos planos de desenvolvimento e trilhas de aprendizagem Aplicação das ações de desenvolvimento Criar ou adaptar as ações de desenvolvimento Cronograma das ações de desenvolvimento previstas nos planos Aplicação as Ações de Desenvolvimento Aferição dos resultados (indicações de melhoria para próximo ciclo) VOLTAR

50 PMO DESENVOLVIMENTO CONSULTORIA OPERAÇÃO

51 Gerenciar o portfólio de projetos
VOLTAR

52 Gerenciar o Portfólio de Projetos
Planejamento Estratégico PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DO PORTFÓLIO DE PROJETOS Componentes Alinhamento Monitoramento e Controle Plano Estratégico Objetivos e Metas Categorias Indicadores chaves de desempenho Capacidade e Recursos Identificar Priorizar Execução e Reporte dos Componentes Categorizar Des. Resposta Riscos Mon. Controlar Riscos Avaliar Balancear Revisar e Reportar Performance Selecionar Comunicar Ajustes Monitorar Mudanças na Estratégia Identificar Riscos Autorizar Componentes Mudança Sig. Analisar Riscos Fonte: “The Standard for Portfolio Management”, PMI.

53 Definição do Portfólio
Identificação dos projetos candidatos Avaliação dos projetos candidatos Seleção dos projetos candidatos (validação preliminar) Priorização do Portfólio (ordenação cronológica) Balanceamento do Portfólio (ajustes – restrições) Análise de Riscos do Portfólio Aprovação do portfólio

54 Monitoramento e Controle do Portfólio
Medições de desempenho Ações corretivas e preventivas Gerenciamento de mudanças (análise de impacto e aprovações) VOLTAR

55 Informar status de projetos para a alta gerência
VOLTAR

56 Informar status de projetos
Levantamento das informações de desempenho dos projetos Consolidação das informações Apresentação das informações à alta gerência VOLTAR

57 Gerenciar projetos VOLTAR

58 Problema/Oportunidade Necessidade do Projeto
Termo de Abertura Partes Interessadas Requisitos Especificação do Escopo EAP Atividades Sequenciamento Recursos Durações/Esforço Cronograma Custos Orçamento

59 Critérios e Procedimentos da Qualidade
Estrutura de Recursos Humanos Definição dos Instrumentos de Comunicação Plano do Projeto Aquisições Identificação, Análise e Resposta aos Riscos

60 Solicitações de Mudança
Plano do Projeto Execução Lições Aprendidas Ciclos de Monitoramento e Controle VOLTAR

61 Gerenciar programas VOLTAR

62 Quanto ao produto Projeto x Programa Projeto P Programa Produto do
ENTREGA (Deliverable) P F1 F2 F3 F4 Programa P1 P5 P2 P6 Produto do Programa: BENEFÍCIOS P3 P4 P7

63 Quanto à composição Projeto x Programa Projeto P Subprojeto Programa
Produto do Projeto: ENTREGA (Deliverable) P F1 F2 F3 F4 Subprojeto Programa P1 P5 P2 P6 Produto do Programa: BENEFÍCIOS Projeto Componente P3 P4 P7

64 Gerenciar múltiplos projetos
VOLTAR

65 Múltiplos Projetos Projetos realizados simultaneamente e que competem pelos mesmos recursos

66 Gerenciamento de Múltiplos Projetos

67 Gerenciamento de Múltiplos Projetos

68 Reprogramação – Prioridade: P1 > P2 > P3

69 Impactos no Projeto 2

70 Impactos no Projeto 3

71 Gerenciar pool de recursos de projetos
VOLTAR

72 Pool de recursos de projetos
Recrutamento, seleção e contratação de profissionais para o Pool Programação e alocação de profissionais nos projetos da organização Controle dos profissionais alocados Desenvolvimento de competências dos profissionais do pool VOLTAR

73 Documentar projetos VOLTAR

74 Documentação de Projetos

75 Assistir a elaboração de planos de projetos
VOLTAR

76 Assistir a elaboração de planos de projetos
Serviço realizado no modelo de “Operação Assistida” no qual um consultor experiente executa o trabalho e ao mesmo tempo orienta a equipe de projeto do cliente.

77 Planos de Projetos Documento de referência do plano do projeto
Escopo (Especificação do escopo, EAP) Cronograma integrado com orçamento Plano de gerenciamento e registro da qualidade Plano de gerenciamento das partes interessadas Organograma do projeto e matriz de responsabilidades Plano de gerenciamento e matriz de comunicações Plano de gerenciamento e registro de riscos Plano de gerenciamento das configurações (documentação e mudanças) VOLTAR

78 Assistir o monitoramento e controle de projetos
VOLTAR

79 Assistir o monitoramento e controle de projetos
Consolidação das informações de desempenho do projeto Propostas de Ações corretivas e/ou preventivas Solicitações de Mudanças Elaboração de Relatório de status Atualização de documentos e artefatos (Cronograma, EAP) VOLTAR

80 Assistir o gerenciamento de riscos de projetos
VOLTAR

81 Assistir o gerenciamento de riscos de projetos
Opção de contratação 1 Elaboração do Plano de gerenciamento de riscos Realização de Workshop de identificação e análise qualitativa dos riscos Documentação do Registro de Riscos

82 Assistir o gerenciamento de riscos de projetos
Opção de contratação 2 Elaboração do Plano de gerenciamento de riscos Realização de Workshop de identificação e análise qualitativa dos riscos Planejamento de Respostas aos riscos Documentação do Registro de Riscos

83 Assistir o gerenciamento de riscos de projetos
Opção de contratação 3 Análise quantitativa dos riscos com Simulação de Monte Carlo

84 Assistir o gerenciamento de riscos de projetos
Opção de contratação 4 Realização de Ciclo de Controle dos Riscos Identificação, análise qualitativa dos novos riscos e planejamento de resposta de novos riscos Atualização do registro de riscos VOLTAR

85 Assistir a realização de sessões de lições aprendidas
VOLTAR

86 Assistir a realização de sessões de lições aprendidas
Realização de workshop de lições aprendidas Documentação das lições aprendidas e recomendações VOLTAR

87 Gerenciar arquivos/acervos de documentos de projetos
VOLTAR

88 Gerenciar arquivos/acervos de documentos de projetos
Armazenar documentos dos projetos da organização Atualizar documentos dos projetos. VOLTAR

89 Nível 1 – Plano Informações Históricas (Documentação de Projetos)
Atividades Início Término Atividade A 10/01/11 15/01/11 Atividade B 16/01/11 19/01/11 Atividade C 20/01/11 25/11/11

90 Nível 2 – Plano + Registro Realizado
Informações Históricas (Documentação de Projetos) Nível 2 – Plano + Registro Realizado Atividades Início Término Atividade A 10/01/11 15/01/11 Real 11/01/11 14/01/11 Atividade B 16/01/11 19/01/11 22/01/11 Atividade C 20/01/11 25/11/11 23/01/11 30/01/11

91 Nível 3 – Plano + Registro Realizado + Lições Aprendidas
Informações Históricas (Documentação de Projetos) Nível 3 – Plano + Registro Realizado + Lições Aprendidas Atividades Início Término Atividade A 10/01/11 15/01/11 Real 11/01/11 14/01/11 Atividade B 16/01/11 19/01/11 22/01/11 Atividade C 20/01/11 25/11/11 23/01/11 30/01/11 Os PORQUÊS das variações CAUSAS das variações - Planejado x Realizado  LIÇÕES APRENDIDAS

92 Recrutar, avaliar e selecionar profissionais de projetos
VOLTAR

93 Base de referência da DinsmoreCompass Avaliação e Seleção Entrevistas
Recrutamento Base de referência da DinsmoreCompass Avaliação e Seleção Entrevistas Com diretores da DinsmoreCompass Com o cliente Aplicação de exames teóricos Aplicação de exames práticos (situação-problema) Testes grafotécnicos, psicológicos etc. VOLTAR

94 PMO DESENVOLVIMENTO CONSULTORIA OPERAÇÃO

95 Promover o gerenciamento de projetos na organização
VOLTAR

96 Promover o gerenciamento de projetos na organização
Realizar palestras / seminários / eventos para disseminação de melhores práticas de GP Realizar benchmarking interno ou externo VOLTAR

97 Garantir a utilização da metodologia de GP
VOLTAR

98 Garantir a utilização da metodologia de GP
Orientar as equipes de projetos na utilização dos padrões da metodologia de gerenciamento de projetos da empresa (documentos e artefatos) Realizar auditorias do uso da metodologia de gerenciamento de projetos da empresa VOLTAR

99 Prover mentoring ou coaching para gerentes de projetos
VOLTAR

100 Coaching Um treinador ou coach apoia o treinando ou coachee a alcançar objetivos pessoais ou profissionais. Nas sessões, o coach estimula o coachee a definir seus objetivos e metas e o caminho para alcançá-los. O coach não dá respostas, mas ouve, considera, facilita e faz perguntas.

101 Mentoring Um mentor, mestre, guia ou conselheiro, compartilha sua experiência técnica no campo de trabalho do mentorado, dando orientações e recomendações para melhoria do desempenho profissional. VOLTAR

102 Consultoria interna em gerenciamento de projetos
VOLTAR

103 Consultoria interna em GP
Orientar tecnicamente as equipes de projetos na: Documentação de projetos Configuração de artefatos de projeto – EAP, Cronograma, etc. Propostas de ações corretivas e preventivas Análise de impacto de mudanças Utilização de ferramentas de GP (MS-Project) VOLTAR

104 Quais serviços minha empresa precisa ???

105 Gerenciamento de Projetos Organizacional
Diagnóstico do Gerenciamento de Projetos Organizacional

106 Diagnóstico do Gerenciamento de Projetos Organizacional
Levantamento da situação 1.1. Ambiente de projetos (21 perguntas) 1.2. Documentação dos projetos 1.3. Nível de formalização 1.4. Problemas Análise da situação Relatório Diagnóstico (Recomendações e Plano de Ações) Para suporte à priorização da contratação dos serviços de PMO, depois do diagnóstico é realizada uma técnica de ponderação.

107 Levantamento da Situação

108 Levantamento da Situação

109 Levantamento da Situação

110 Levantamento da Situação

111 Diagnóstico do Gerenciamento de Projetos Organizacional
Levantamento da situação 1.1. Ambiente de projetos (21 perguntas) 1.2. Documentação dos projetos 1.3. Nível de formalização 1.4. Problemas Análise da situação Relatório Diagnóstico (Recomendações e Plano de Ações) Para suporte à priorização da contratação dos serviços de PMO, depois do diagnóstico é realizada uma técnica de ponderação.

112 Desenvolver e implementar metodologia de gerenciamento de projetos
Documento de Referência da Metodologia (descrições dos processos, modelo de governança, tipologia de projetos) Documentos de Referência por tipo de projeto Documentos e Artefatos (EAP, Cronograma) padrões Procedimentos padronizados Diagramas dos processos de GP Instruções de preenchimento dos documentos padrões Treinamento na Metodologia e Melhores Práticas de GP Entregas Parâmetros de Custos Até 1 Tipo de Projeto Até 5 Tipos de Projeto Referência de Preço do Serviço

113 Proposta Padrão para cada Serviço

114 Proposta Padrão do Serviço

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120 Rio de Janeiro Av Rio Branco, 43 – 11º andar Rio de Janeiro/RJ – 20
São Paulo Av. Paulista, 807 cj 1113 e Cerqueira César São Paulo/SP – (11) Dallas (USA) 4406 Ridgecove Dr Rowlett Dallas,TX – USA VOLTAR

121 Qualificação da Empresa

122 Qualificação da Empresa
Empresa brasileira de Consultoria, Treinamento e Outsourcing, com atuação em Projetos, Processos e Pessoas 30 anos de experiência Mais de 240 clientes, nos últimos 5 anos Mais de alunos em turmas abertas de gestão de projetos e processos Pioneira em certificações de gestão de projetos no Brasil REP (Registered Education Provider) pelo PMI Detentora da marca teal – Treinamento Experiencial ao Ar Livre Detentora da marca PBC – Project Based Coaching

123 Qualificação da Empresa
CR – Consultant Registry, pelo PMI PTC (Provedor de Treinamento Certificado) pela ABPMP/Br Organizador do BPMDay junto a ABPMP/BR desde 2011, realizando mais de 10 eventos no Rio de Janeiro e São Paulo REP (Registered Education Provider) pelo PMI Organizador do PmCaseDay junto ao PMI desde 2010, realizando mais de 20 eventos no Rio de Janeiro, São Paulo e Belo Horizonte 22 livros escritos entre projetos, gestão e processos CERTIFICAÇÃO E CAPACITAÇÃO Nosso Centro de Competências é certificado PMP®, PgMP®, RMP®, PMI-SP®, CISA® e CISM®. Esta especialização é aplicada diretamente nos clientes, por intermédio de consultores alocados nos projetos ou através da capacitação e supervisão efetuada pelo Centro de Competências e Qualidade da DinsmoreCompass. PROCESSO DE SELEÇÃO Nossos profissionais são avaliados nas Melhores Práticas de Gestão de Projetos e de Tecnologia. São também analisados em diferentes testes psicológicos. Nossa experiência demonstra que os problemas mais relevantes neste segmento de serviços são atitudinais e passíveis de identificação na etapa de seleção do profissional.

124 Alguns Clientes

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126 Rio de Janeiro Av Rio Branco, 43 – 11º andar Rio de Janeiro/RJ – 20
São Paulo Av. Paulista, 807 cj 1113 e Cerqueira César São Paulo/SP – (11) Dallas (USA) 4406 Ridgecove Dr Rowlett Dallas,TX – USA VOLTAR