Conhecendo o Excel 2007 e Formatação

Apresentação em tema: "Conhecendo o Excel 2007 e Formatação"— Transcrição da apresentação:

1 Conhecendo o Excel 2007 e Formatação

2 Conhecendo o Excel 2007 Na versão 2007 o Excel melhorou muito em questão de estética,agora suas tabelas e gráficos poderão ficar cada vez melhores com uma gama muito grande de tipos e subtipos de gráficos.Além da estética mudou-se também seus formatos de arquivos quanto no Excel 2003 sua extensão de arquivo era XLS no Excel 2007 e XLSX

3 ÁREA DE TRABALHO Botões de Controle da Janela Botão Office
Barra de Menus Barra de Títulos Guias Barra de Fórmulas Caixa de Nome Indicador de Coluna ÁREA DE TRABALHO Indicador de Linha Barras de Rolagem Guia de Planilhas Zoom

4 Barra de Fórmulas Como o próprio nome já diz e uma Barra conde devemos digitar nossas Fórmulas ou Funções a serem efetuadas no Excel 2007. Caixa de Nomes:Mostra a célula selecionada pelo cursor.

5 Formatação Condicional
A formatação de Excel segue a mesma linha da formatação dos outro Softwares do pacote Office,tendo como destaque a formatação condicional,trata-se de uma formatação dependente de uma condição(regra)estipulada pelo usuário.Ex:Nesta planilha abaixo gostaríamos de destacar os produtos que tivessem quantidade total maior que 20 e valor unitário entre R$ 66,00 e R$ 185,00.Para tanto siga os passos do próximo Slide.

6 Formatação Condicional
1-Selecione a Guia INICIO, Grupo ESTILO,Botão FORMATAÇÃO CONDICIONAL,Realçar Células como mostra a figura abaixo: 2-Clique em É MAIOR DO QUE... 3-Abrirá uma janela aonde você Deverá digitar o número que será e a cor do preenchimento da célula. 4-Para a outra condição imposta o Slide anterior escola a opção ESTÁ ENTRE e procede da mesma Forma.

7 EXCEL 2007 Fórmulas e Funções.

8 Fórmulas: O grande poder do Excel está diretamente ligado aos recursos de cálculos. Dentre esses recursos, temos as Funções, que nos auxiliam na realização de tarefas que trabalham com números.

9 Funções: São várias as categorias das funções: Matemáticas,Estatísticas, Lógicas, Financeiras e outras... Para facilitar o nosso trabalho, o Excel permite que a inserção das Funções (Menu Inserir\Funções), sejam feitas através de uma espécie de assistente, que auxiliam na elaboração das fórmulas que irão utilizá-las. Porém, conhecendo sua sintaxe, podemos editá-las diretamente na célula desejada.

10 Regras básicas para criação de fórmulas:
Selecionar a célula que conterá a fórmula. Iniciar a fórmula com sinal de igual (=). Operadores matemáticos: +, -, *, /,^. Usar o parênteses para priorizar cálculos. Para indicar intervalos de células, usar o sinal de dois pontos (:). Ex: A1:A5  (A1;A2;A3;A4;A5)

11 Exemplo de Aplicação: Trabalhando com Funções...
Você é professor em uma escola e precisa controlar o fechamento de notas dos alunos de sua turma. O Excel é uma excelente ferramenta para esse trabalho! Você irá estruturar a planilha e montar as fórmulas: Cálculo da média, Situação do aluno (Aprovado ou Reprovado), Indicar qual foi a nota máxima e a mínima obtida por sua turma, Definir uma nota de bônus aos alunos, em função das médias obtidas, Gerar o gráfico Nomes x Médias para uma análise do desempenho dos alunos.

12 Funções: Funções Estatísticas: =Média(Intervalo_de_células)
Retorna a média aritmética das células do intervalo =Máximo(Intervalo_de_células) Retorna o valor máximo das células do intervalo =Mínimo(Intervalo_de_células) Retorna o valor mínimo das células do intervalo Funções Básicas: =SOMA(Intervalo_de_células) Retorna a somatória das células do intervalo. =MAIOR(Intervalo_de_células;nº) Retorna o segundo ou terceiro ou quarto....nº maior do intervalo das células. =MENOR(Intervalo_de_células;nº) Retorna o segundo ou terceiro ou quarto....nº menor do intervalo das células) MULT(),Realiza a Multiplicação de um inervá-los de células.Ex: multiplicar os valores existentes entre as células A1 e A8. = MULT(A1:A8).

13 Funções: Função Lógica:
=Se(teste_lógico;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso) Retorna um valor se a condição for avaliada como Verdadeiro retorna outro, caso seja avaliada como Falso. Obs: Operadores lógicos: >, <, >=, <=, <> =SE(F4>=6;”Aprovado”;”Reprovado”)

14 Funções: Função Procura e Referência:
=Procv(valor_procurado;tabela_matriz;número_coluna) Procura um valor na primeira coluna à esquerda de uma tabela e retorna o valor correspondente de uma coluna especificada. Dica: Podemos definir um nome para o intervalo das células que compõem a tabela_matriz, facilitando na elaboração da fórmula. =Procv(F4;Bônus;2)

15 Funções: FUNÇÕES FINANCEIRAS: =VP(TAXA,NPER,PGTO,VF,TIPO) =PGTO(TAXA;NPER;VP;VF;TIPO) =VF(TAXA;NPER;PGTO;VP;TIPO) =TAXA(NPER;PGTO;VP;VF;TIPO;ESTIMATIVA) Sendo: VP:Valor Presente,VF:Valor Futuro,NPER:Número total de períodos de pagamento em uma anuidade. PGTO:Pagamento, TIPO:É o Nº 0 ou 1 e indica datas de vencimento. ESTIMATIVA:É a sua estimativa para a TAXA.

16 Funções: Data e Hora: HOJE(),Retorna Data atual.
AGORA(),Retorna Data e Hora atuais. MULT(),Realiza a Multiplicação de um inervá-los de células.Ex: multiplicar os valores existentes entre as células A1 e A8. = MULT(A1:A8). = MULT(A1:A8)

17 EXCEL 2007 PROTEÇÃO DE DADOS

18 Proteção de Células Clique com o Botão Direito do mouse na Opção Formatar Célula.Clique na Guia Proteção,nesta guia podemos ocultar células de uma planilha,mas há necessidade de proteger das planilhas primeiro, veja no próximo slide

19 Protegendo a Planilha Inteira:
O Excel nos permite bloquear nossa planilhas para podermos ter um controle de quem pode ou não acessar e alterar os dados existentes nela,para isto siga os passos a seguir: Na Guia Revisão,Grupo Alteração,Proteger Planilha. Digite a senha. A caixa de dialogo “Confirmar Senha” será exibida para você redigitar a senha,clique em OK,como mostra a Figura Abaixo:

20 Protegendo a Planilha Inteira:
4.Observe que na Janela Proteger Planilha possui uma lista de coisas que o usuário poderá ou não fazer na planilha.As opções “Selecionar Células Bloqueadas” e “ Selecionar Células” estão Ticadas ou seja o usuário poderá apenas acessar as células Bloqueadas e Desbloqueadas de sua planilha.Se desejar que o usuário insira linhas,colunas Formate Células e etc..Você precisa definir isto nesta tela,como mostra a figura abaixo:

21 Desprotegendo a Planilha
Abra a planilha. Acesse a Guia Revisão,Grupo Alterações,Desproteger Planilha. Digite a Senha e Clique em “OK”. Pronto sua Planilha estará Desprotegida.

22 Desbloqueando um Conjunto de Células
Quando protegemos uma planilha para restringir seu conteúdo devemos nos preocupar com as células que devem ser utilizadas para inserir ou alterar dados.Pois os dados são necessários para realização de cálculos em uma planilha. Conclusão podemos proteger uma planilha , mas destravar um conjunto de células que desejamos que os usuários digitem os dados necessários para uso da planilha.Siga os passos abaixo: Ative a planilha que deseja destravar as células. Selecione o grupo de células a destravar e clique com o Botão Direito do Mouse sobre elas. Clique em Formatar Células. Vá na Guia Proteção e Desative a caixa de verificação”BLOQUEADAS” e clique em “OK”. Agora Bloqueie sua Planilha inteira com ensinado anteriormente no Slide nº 7.

23 Desbloqueando um Conjunto de Células
Outro modo de se permitir alterações somente em uma ou um conjunto de células de uma planilha protegida e Selecionando a Guia REVISÃO,Grupo ALTERAÇÕES ,Botão PERMITIR QUE USUARIOS EDITEM INTERVALOS.

24 Ocultando Fórmulas Para que o usuário não possa ver uma fórmula usada em um calculo específico,podemos esconde-la de modo que esta não apareça na barra de fórmulas quando a célula for selecionada.Para tanto siga os passos abaixo: 1-Desproteja sua planilha se ela estiver protegida. 2-Selecione a célula ou o bloco de células que deseja esconder suas fórmulas. 3-Selecione a Guia “INICIO”,Grupo “NUMERO”,como mostra a figura abaixo.

25 Ocultando Fórmulas 4-Na janela Formatar Célula ative a caixa de verificação “ocultas” na aba “proteção”,como mostra a figura.

26 Ocultando Fórmulas Obs:Mas lembre-se de que este procedimento só funcionará se você proteger sua planilha novamente como mostrado no Slide nº3. Outro modo de se ocultar formulas e selecionando as e clicando com o Botão Direito nelas e selecionando “FORMATAR CELULAS”,aba Proteção e siga os mesmos passos mostrado no Slide anterior.

27 Protegendo a Pasta contra ABERTURA
O Excel permite que você proteja o arquivo, impedindo que este seja aberto. A senha de PROTEÇÃO impedi que um arquivo seja aberto sem uma senha específica. Para tanto siga os passos abaixo: 1-Abra o arquivo que deseja proteger. 2-Acesse o MENUDO OFFICE/SALVAR COMO/PASTA DE TRABALHO DO EXECEL e clique no Botão Ferramentas/Opções Gerais. 3-Na caixa de texto SENHA DE PROTEÇÃO,digite a senha que desejar e clique em OK. 4-Na caixa de dialogo SALVAR COMO clique em SALVAR.

28 Protegendo Contra Gravação
Você pode permitir que se façam alterações em sua pasta de trabalho e impedir que estas alterações sejam gravadas,substituindo a pasta de trabalho original. Amenos que se conheça a senha de gravação. Siga os Passos abaixo: 1-Abra o arquivo que deseja proteger. 2-Acesse o MENUDO OFFICE/SALVAR COMO/PASTA DE TRABALHO DO EXECEL e clique no Botão Ferramentas/Opções Gerais. 3-Na caixa de texto SENHA DE GRAVAÇÃO,digite a senha que desejar e clique em OK. 4-Na caixa de dialogo SALVAR COMO clique em SALVAR.

29 Proteger e Compartilhar
Com este recurso do Excel você pode compartilhar suas planilhas com outros usuários e protegê-las contra alterações ao mesmo tempo. Para tanto siga os passos abaixo: 1-Selecione a Guia REVISÃO, Grupo ALTERAÇÕES,Botão Proteger e Compartilhar Pasta de Trabalho. 2-Na janela Proteger e Compartilhar Pasta de Trabalho que aparecerá ative a caixa COMPARTILHAR COM ALTERAÇÕES DE CONTROLE. 3-Digite uma senha e clique em OK. OBS:Para desproteger a pasta basta clicar na Guia INICIO,Grupo REVISÃO,Botão DESPROTEGER PARA COMPARTILHAMENTO.

30 Excel 2007 Gráficos

31 Criando Gráficos Uma planilha calcula e apresenta as diferenças e semelhanças entre os números e suas modificações ao longo do tempo.Mas os dados por si só não podem ilustrar esses conceitos.Com os gráficos você pode tornar seus dados visuais.Você pode fazer um gráfico de duas maneiras:Na mesma planilha de seus dados ou em uma planilha separado. Para fazer o gráfico siga os passos no próximo Slide.

32 Criando Gráficos Neste exemplo iremos fazer um gráfico com os nome e as médias dos alunos da tabela abaixo.Como mostra a tabela primeiro selecione o intervalo de células correspondente aos nome se as notas dos alunos.

33 Criando Gráficos 1-Selecione a Guia Inserir,Grupo Gráficos,como mostra a figura abaixo: Depois de escolhido o Tipo de Gráfico e só clicar e seu gráfico estará pronto.

34 Criando Gráficos Quando você criou o gráfico note que na Barra de Menus foi inserida automaticamente a Guia DESIGN,nesta Guia você poderá fazer alterações em seu Gráfico como por exemplo escolher se ele irá ficar na planilha junto aos dados ou em outra planilha separado,para tanto no Grupo LOCAL clique no Botão MOVER GRÁFICO,Aparecerá uma janela como esta: Nesta janela pode-se escolher se o gráfico irá ficar na planilha 1 ou em nova planilha com o nome de Gráf 1.Você poderá alterar o nome da planilha Gráf 1 ou escolher em que planilha o gráfico irá ficar .

35 Criando Gráficos Seu Gráfico ficará mais ou menos deste jeito. Note que apareceu três novas Guias quando o gráfico ficou pronto, Foram elas Guia FORMATAR,Guia DESIGN,Guia LAYOUT, estas Guias servirão para Formatar seu Gráfico

36 Gráfico Dinâmico Quando você cria um Gráfico Dinâmico no Excel 2007 ele cria automaticamente um relatório de tabela dinâmica associado.Se você já tiver um Relatório de Tabela Dinâmica poderá usar para fazer o gráfico Dinâmico. Gráfico Dinâmicos como o próprio nome já diz são gráficos onde podemos personalizar colocando os dados da tabela no gráfico aonde queremos, além de poder mos filtrar dados e analisar no gráfico somente os dados escolhidos,assim tendo inúmeras possibilidades de analisar os dados de vários ângulos e direções.

37 Criando um Gráfico Dinâmico
Abra a Tabela que fará parte do Gráfico Dinâmico. Vá até a Guia INSERIR, Grupo TABELAS Botão TABELA DINÂMICA e escolha GRÁFICO DINÂMICO. Escolha a parte da Tabela que Fará parte do Gráfico ou a Tabela Inteira e aonde o Gráfico irá ficar se em uma nova Planilha ou na mesma Planilha da Tabela como mostra a Figura abaixo:

38 Criando um Gráfico Dinâmico
Seu Gráfico dinâmico está pronto agora e só escolher o que fará parte dele e aonde ficará,para isto escolha um campo na lista a direita:LISTA DE CAMPOS DA TABELA DINÂMICA e arraste para a TABELA A SUA ESQUERDA e coloque no local desejado.

39 Criando um Gráfico Dinâmico
O jeito que seu gráfico ficará depende da disposição dos dados que você colocou em sua tabela.

40 Excel 2007 Tabela Dinâmica

41 Tabela Dinâmica Um relatório de tabela dinâmica e uma tabela onde você pode usar para resumir rapidamente grandes quantidades de dados .Você pode girar as colunas e linhas para ver resumos diferentes dos dados de origem, filtrar os dados por meio da exibição de páginas diferentes ou exibir os detalhes de áreas de interesse.

42 Quando usar um relatório de Tabela Dinâmica
Use uma relatório de tabela dinâmica quando desejar comparar totais relacionados,especialmente quando você tiver uma longa lista de valores a serem resumidos e desejar comparar vários fatos sobre cada valor.Use quando desejar que o Excel faça a classificação,a subtotalização e a totalização por você. Como um relatório de tabela dinâmica e interativo,você ou outros usuários podem alterar a exibição dos dados para ver detalhes ou calcular resumos diferentes.

43 Como Criar um Relatório de Tabela Dinâmica.
1-Abra a pasta de trabalho onde consta a planilha você deseja criar o relatório de tabela dinâmica. 2-Selecione a Guia INSERIR,Grupo TABELAS,Botão Tabela Dinâmica.Aparecerá uma janela como esta:Clique no botão azul ao lado da caixa tabela/intervalo.Selecione a tabela inteira ou um inervá-lo dela a fazer parte da tabela dinâmica.

44 Como Criar um Relatório de Tabela Dinâmica.
3-Escolha o intervalo da tabela que fará parte da tabela dinâmica ou a tabela inteira,escolha também aonde a tabela dinâmica ficará,em uma nova planinha ou na mesma planilha da tabela como mostra a figura:

45 Como Criar um Relatório de Tabela Dinâmica.
Sua Tabela Dinâmica ficará assim:

46 Como Criar um Relatório de Tabela Dinâmica.
Agora e só arrastar os campos de sua Tabela que estão na caixa Lista de Campo da Tabela Dinâmica para sua Tabela Dinâmica