( Ex: www.condominioxyz.com.br) OUTROS PACOTES: O condominio terá um Dominio próprio, personalizado, com noticias, comunicados, ( Ex: www.condominioxyz.com.br)

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1 ( Ex: www.condominioxyz.com.br)
OUTROS PACOTES: O condominio terá um Dominio próprio, personalizado, com noticias, comunicados, ( Ex:

2 << AREA RESTRITA >>
Após acessar a área restrita, o menu será apresentado de acordo com as permissões do grupo a que o usuário pertencer.

3 << DETALHES DE CADA ITEM >>
As informações de cada item foram segmentadas, para facilitar o acesso. Para prosseguir nas telas, aperte qualquer tecla. Clique aqui para assistir sobre os CADASTROS Clique aqui para assistir sobre as TAREFAS

4 << MENU CONDOMINIO >> opção CADASTROS
Nesta aba do menu, encontram-se as opções que aparecem os CADASTROS do sistema, sendo que o PROPRIETARIO tem acesso a alterar apenas os seus próprios dados ou de sua unidade. O SINDICO e a ADMINISTRADORA teem acesso a todos os cadastros. Vamos falar em seguida como funciona CADA UMA DESTAS OPÇÕES

5 << MENU CONDOMINIO >>
Sempre que entrar em opções de CONSULTAS, e aparecer uma barra de FERRAMENTAS, o significado de cada icone esta detalhado abaixo: Clicando neste ícone, abre-se a tela para edição (incluir ou alterar alguma informação. Este ícone apenas mostrará as informações do cadastro. CUIDADO- Se clicar neste ícone, estará APAGANDO o item. Esta função está apenas no CADASTRO DE CONDOMINIOS, na versão FINANCEIRO e serve para configurar a forma como serão emitidas as CARTAS DE COBRANÇA. Esta função configura o Servidor de , qual s será usado para ENVIO e para quais s serão enviadas COPIAS. Clicando neste icone, abre-se a tela para configurar os modelos de documentos que serão emitidos na ASSEMBLEIA VIRTUAL.

6 << MENU CONDOMINIO >>
Nesta opção, são feitas as configurações dos condomínios, porém a função de cadastrar, está disponivel apenas para a MICROPOST, quando for necessário incluir um novo condominio. No caso do usuário ser OPERADOR de uma administradora, abrirá a lista de todos os condominios vinculados a ele, para que escolha qual vai acessar. Na caixa DETALHES, mostrara os dados cadastrados Clicando no pincel, abrirá a tela do Cadastro para edição, Aqui, configura-se os documentos da ASSEMBLEIA VIRTUAL Esta opção configura a parte do COBRANÇA do FINANCEIRO O X apaga o Condominio Aqui, configura-se as opçoes dos s

7 << MENU CONDOMINIO >>
Clicando em PROCURAR, pode selecionar uma imagem de sua foto Aqui, cada proprietário visualiza e altera as suas informações, pode incluir sua FOTO, e caso altere o seu , automaticamente passa altera o usuário de acesso ao site. - O SINDICO, Conselheiros e a administradora podem consultar TODOS. - O SINDICO e(ou) a administradora também conseguem ALTERAR os dados, ou CADASTRAR um novo proprietário. Alterando o , passa a ser o novo USUARIO para acessar o site

8 << MENU CONDOMINIO >>
No cadastro de blocos ficam a informação do nome de cada bloco, e é usado pelo sistema para mostrar a unidade seguida do bloco.

9 << MENU CONDOMINIO >>
No Cadastro de unidades estão as configurações do imóvel, tais como proprietário atual, fração ideal, etc.. , utilizados pelo sistema financeiro para cálculo dos valores, e para as diversas consultas, Apenas o sindico ou os operadores da administradora cadastram, alteram ou consultam todas as unidades. Os conselheiros consultam todas.

10 << MENU CONDOMINIO >>
No CADASTRO DE MORADORES são cadastrados todos os moradores das unidades, com os dados, fotos, etc... O Sindico pode criar também um USUARIO para os moradores das unidades, vinculando a um grupo com as restriçãoes que o condominio definir.

11 << MENU CONDOMINIO >>
Os veiculos tambem são cadastrados e alterados pelo proprietário, e o sindico pode consultar ou imprimir relação dos veiculos para controlar a utilização das garagens.

12 << MENU CONDOMINIO >>
Os funcionarios também podem ser cadastrados aqui, e acessados para consulta pelos moradores. Caso queiram, também permitir que o zelador acesse o site, podem criar um grupo de acesso, definindo onde vai poder entrar, e criar um usuario para ele.

13 << MENU CONDOMINIO >>
Este cadastro é um dos mais importantes, pois aqui são configuradas todas as permissões de acesso ao sistema. Na implantaçaõ, já criamos 4 grupos padrões, que são SINDICO, CONSELHEIRO, PROPRIETARIO e MORADOR. No caso de ADMINISTRADORA tem um quinto grupo que é o de OPERADOR. A regra é que só se consegue criar grupos com nivel abaixo do usuario que esta está criando, e com direitos iguais ou menores. As permissões dos grupos padrões podem ser alteradas de acordo com a necessidade do condomínio, por isto o sistema consegue atender as diversas formas de trabalho.

14 << MENU CONDOMINIO >>
No Campo SENHA inclui(ou altera) a senha Aqui, está o controle dos usuários do sistema. Podem ser usuários os PROPRIETARIOS, MORADORES ou FUNCIONARIOS. No caso de SINDICO PROFISSIONAL, deverá ser cadastrado como funcionário, para que se possa cadastrar o usuário. O usuário será vinculado a um grupo de permissões já existente. Obrigatoriamente tem que ter um valido, pois o sistema envia em varias funções. Na implantação do sistema, os usuários que não teem , receberão um TEMPORÁRIO, que é composto do NUMERO DO APTO+LETRA(ou numero) DO BLOCO, seguido o nome do condominio e .temp. Como exemplo Neste caso, quando efetuar o LOGIN o site abrirá diretamente no CADASTRO DE PROPRIETARIOS, para que complete os dados e coloque o valido.

15 << MENU CONDOMINIO >>
Esta opção serve apenas ao FINANCEIRO, para que possa fornecer relatórios de receitas e despesas por tipo de agrupamento. Como exemplo , podemos tirar um relatório das RECEITAS e DESPESAS ORDINARIAS, separada do FUNDO DE RESERVA ou então podemos criar agrupamentos para controlar diversos rateios específicos.

16 << MENU CONDOMINIO >>
Pode configurar o espaço para ser reservado para TODO O DIA ou PARCIAL(Indica de quantas em quantas horas) Pode indicar o Limite de participantes Cadastra o valor da locação(se for o caso) Configura com quantos dias poderá ser cancelada, sem pagar a locação Indica o maximo de antecedencia que podera fazer a reserva Escolhe o MODELO do Termo de responsabilidade É a configuração das AREAS COMUNS , cuja utilização será controlada , tendo cobrança ou não pela reserva. As RESERVAS podem ser configuradas para DIA INTEIRO ou por HORAS, normalmente no caso de SALAS COMERCIAIS , QUADRAS DE ESPORTES, Etc.. Indica se o Limite é compartilhado ou nao com outros espacos Pode limitar o numero de reservas Pendentes de cada unidade Neste local coloca a Qtde de reservas Pendentes Indica se as reservas permitidas teem que ser feitas no MESMO MOMENTO ou não

17 << MENU CONDOMINIO >>
Este cadastro também é utilizado pelo FINANCEIRO para a montagem dos boletos bancários do CONTAS A RECEBER , dos diversos bancos disponíveis , e para a validação no lançamento e baixa das contas, tanto a receber quanto a pagar. Controla tanto os bancos fisicos, quanto o CAIXA INTERNO, ou FUNDO DE CAIXA DO SINDICO(Caixinha). Na opção TALÃO DE CHEQUES, podem cadastrar os talões que chegaram do banco, para que o sistema valide na hora da emissão.

18 << MENU CONDOMINIO >>
Os CENTROS DE CUSTO destinam-se a separação dos relatórios financeiros por local, que tanto podem ser BLOCOS ou qualquer outro setor, que queiram controlar separadamente.

19 << MENU CONDOMINIO >>
O CADASTRO DE FORNECEDORES servirá, tanto para o controle financeiro quanto para que os moradores possam acessar, caso necessitem dos serviços de algum profissional, que já preste bons serviços ao condominio.

20 << MENU CONDOMINIO >>
Por ultimo, na opção de CADASTROS, temos os MODELOS, que são muito importantes no funcionamento do sistema, pois são utilizados para emissão de DOCUMENTOS QUE OS MORADORES vão imprimir e assinar, tais como REQUERIMENTO DE SALOD E FESTAS E OUTRO ESPAÇOS, PROCURAÇÃO(NO CASO DE Assembléia Virtual), CARTAS DE COBRANÇA utilizada para que o controle financeiro consiga emitir automaticamente as cobranças e outras finalidades. Estes MODELOS permitem que cada condomínio tenha um modelo personalizado de documento, que poderá ser alterado pelo próprio sindico, pela administradora ou pelo advogado, e bastará enviar para o site, através desta opção, que já estará disponivel para vincular na função desejada. Os dados que serão preenchidos pelo web-site, estão com um caracter coringa no documento, que poderá ser trocado de local, sem nenhum problema. Estes documentos devem ser editados com WORD 2007 ou maior, salvos como .DOCX

21 OPÇÃO TAREFAS Vamos explicar detalhadamente cada uma delas
Este é o quadro para ser utilizado constantemente, pois estão aqui as funções diarias Vamos explicar detalhadamente cada uma delas

22 Assim que o Sindico Aprovar, o site envia email para o Morador avisando que foi liberado.
Aqui os moradores poderão anunciar PRODUTOS ou SERVIÇOS para os outros moradores, gratuitamente, podendo incluir ate 5 imagens, que ficarão visiveis depois que for liberado pelo sindico. Assim que clicar em SALVAR o site enviará um automaticamente para o sindico, avisando que o morador incluiu o anuncio, para que seja liberado depois que for avaliado, Esta liberaçao é necessária, para evitar que sejam incluidos teramos ofencivos, palavras de baixo calão, pedofilia, etc… O SITE Enviara para o sindico analisar e liberar o anuncio Clicando em PROCURAR, abre os arquivos no seu HD para selecionar Depois que selecionar, clique no sinal de + para incluir Quando terminar de colocar as imagens, cliqu em SALVAR

23 Ao incluir, podem escolher se são mensais ou anuais
Aqui, o sindico ou a administradora incluem os RELATORIOS FINANCEIROS, tais como PASTAS ESCANEADAS, BAlANCETES, RELAÇAO DE PAGAMENTOS e RELATORIOS DIVERSOS. Os arquivos que marcarem como PUBLICOS= SIM estarão visíveis para todos, e os arquivos marcados como NÃO apenas SINDICO, CONSELHEIROS, OPERADORES ou usuários que fazem parte de grupos com esta permissão. Os arquivos ANUAIS aparecerão na parte de cima do qyadrod e consulta, e os mensais, estarão dentro um quadro para cada mês, contendo os documentos daquele mês. Depois que escolher o arquivo, clicar no sinal d e + para incluir Quando terminarem os documentos, clique em SALVAR

24 Neste local, são disponibilizados os documentos das Assembleias já realizadas, tais como ATAS, LISTAS DE PRESENÇA e outros documentos. Digite uma Descrição para facilira a identificação Os documentos são agrupados pela data da assembleia Clique em procurar para selecionar o documento Depois de selecionar o documento, clique ni sinal de + para incluir Quando terminarem os documentos, clique em SALVAR,

25 Na verdade, a assembléia será MISTA, pois finalizará com a assembléia presencial.
Como é uma novidade, vamos detalhar um, pouco mais o funcionamento e os cuidados Por isto, deve-se cercar do máximo de garantias para evitar problemas futuros de impugnação. 1-) Aconselhamos a convocar uma Assembléia Extraordinária para apresentar o funcionamento e que seja votada e aprovada a implantação do sistema Virtual. 2-) O sistema terá , além do fato do propritário ter utilizado seu LOGIN e SENHA, e o sistema identificar e guardar o IP da conexão, mais duas outras garantias, que poderão ser utilizadas, desde que a maioria aprove A) TERMO DE ANUENCIA PREVIA – Este documento substitui as procurações emitidas para cada assembléia virtual, e não impede que o proprietario utilize a procuração, mesmo tendo assinado a Anuência Prévia. Como é uma novidade, pode ser que haja questionamentos quanto a sua utilização, por isto cada condominio decide se habilita ou não este documento. A habilitação é feita no cadastro de condominios, onde se define também o MODELO do documento.

26 B) PROCURAÇÂO: Quando o sindico cria uma nova assembléia, irá indicar os dados dos possíveis procuradores , que estarão no dia da assembléia PRESENCIAL. Quando o proprietário votar pelo web-site, o sistema enviara um para que ele replique e valide o seu voto. Anexo no será enviada a PROCURAÇÃO, constando sua intenção de voto, para que assine envie para o procurador ou para o sindico. A sequência de funcionamento é a seguinte: A- O sindico CRIA a assembléia virtual, marcando o tipo(Ordinaria ou Extraordinaria), indicará a data final de discussão, a data final para votação virtual e a data da assembléia presencial. Ira selecionar o MODELO de CONVOCAÇÃO, pois o sistema emitirá e enviará automaticamente para todos os proprietários. Incluirá também os TOPICOS , podendo incluir imagens ou documentos que farão parte das discussões. Assim que o sindico(ou conselho) salvar e marcar como habilitada, o sistema enviara para todos comunicando que foi aberta a assembléia virtual. B- Inicado o Forum, os moradores com permissão de acesso, visualizarão co comentarios, e responderão. Para que os moradores não precisem entrar a todo momento no site, sempre que alguem comentar algum topico, o sistema envi para todos comunicando.

27 C- Quando o periodo de discussões finalizar, o sindico clicara no Status, mudando para EM CONVOCAÇÃO, e neste momento indicará as OPÇÕES DE VOTO de cada topico, e a convocação será criada e enviada por . D- Inicia-se a votação, e um relatório com a posição parcial dos votos fica disponível para que o sindico visualize diariamente. E- Finalizado o periodo de votação, o sistema desabilita os botões para voto, e ai só será possivel votar comparecendo na Assembléia Presencial. *Durante o periodo de votação, o morador poderá trocar o voto, pois o sistema guardará esta informação e envirá novamente o para que valide a troca e gerará nova procuração(se for o caso). Para que fique mais claro, vamos fazer um passo a passo, com as imagens, nos quadros abaixo.

28 Clique para GRAVAR a nova assembléia
Escolheo TIPO de Assembleia Neste local digita um nome para a Assembléia O SITE enviará para todos os moradores, comunicando que o sindico abriu uma NOVA ASSEMBLEIA Escolhe o modelo de Convocação Quando Marcar como HABILITADA, o site Comunica a todos Digita o nome do TOPICO Digita as datas(discussão, votação e assembléia Presencial) Faz uma descrição daquele tópico, explicando os detalhes do que será discutido Digita as datas(discussão, votação e assembléia Presencial) Digita as datas(discussão, votação e assembléia Presencial) O sindico entra em CADASTRAR, para criar uma nova assembléia Clica no sinal de + para incluir o item, e repete a operação para os outros topicos Caso o proprietário queira emitir o Termo de anuência, basta clicar aqui, que o sistema emitira já com os dados do cadastro. Caso falte alguma informação, vai solicitar e já atualiza o cadastro Por ultimo cadastra os possiveis procuradores. Caso o nome já tenha sido cadastrado, o sistema trara os dados automaticamente Clique para GRAVAR a nova assembléia

29 Escreva o texto de seu comentario
Na opção CONSULTAR, visualiza as Assembleias abertas Quando o Status mudar para EM CONVOCAÇÃO, o site emitirá a convocação, enviara por , e comunica todos que a votaçao virtual está aberta O site enviara automaticamente para todos, avisando que o morador postot comentario, para que não precise entrar todo dia para verificar No campo DESCRIÇÀO, coloca a opcáo de voto, e clica no sinal de + para incluir Podera comentar, licando em RESPONDER TOPICO Clicando no Topico, abre os comentarios já feitos pelos participantes O sindico pode incluir as OPÇOES DE VOTO, clicando na ferramenta Quando clicar no sinal de + , o site Grava o comentario , e envia para TODOS, comunicando que o morador tal, postou comentario no topico, para que não seja necessário entar no site a toda hora, para saber se hopuve comentarios Clicar no NOME para abrir as opçoes Podera comentar, licando em RESPONDER TOPICO

30 Com a votação aberta, basta clicar no botão de VOTO
Vai mostrar no quadro qual a unidade esta votando Clica na opçao da FORMA como vai ser representado Caso escolha PROCURAÇÃO vai abrir a caixa para escolher o Procurador Em cada topico, deve clicar na opção escolhida Terminando de marcar, clicando em SALVAR, os votos serão salvos e o site envia o de confirmação

31 O site envia email com a opção dos votos que deu
Anexo no , já envia a Procuração preenchida, bastando apenas imprimir, assinar e enviar ao sindico ou ao procurador O site envia com a opção dos votos que deu Neste local, basta clicar para VALIDAR o voto

32 Clicando neste icone, pode ver a RELAÇÃO DETALHADA dos votos
Clicando neste botão, o sindico pode visualizar a RELAÇÃO DE VOTOS, para ir acompanhando Clicando neste icone, pode ver a RELAÇÃO DETALHADA dos votos Clicando no icone, pode imprimir a relacão

33 Por ultimo, depois que ocorrer a assembléia PRESENCIAL, o sindico muda o status para FINALIZADA

34 Digita uma Descrição do documento
Escolhendo CADASTRAR, o sindico(ou administradora) podem incluir os contratos Indica de o documento é PUBLICO(visto por todos) ou não(apenas sindido, conselho e administradora) Na opçào CONSULTAS, podem clicar no icone GLOBO para baixar o documento e visualizar Digita uma Descrição do documento Clicando em PROCURAR, abre as pastas do micro, para selecionar o documento Em seguida, deve clicar em SALVAR para que o documento seja incluido no site

35 Em CONSULTA , os moradores visualizam os documentos
Digite o NOME do documentos Selecionando CADASTRAR , pode incluir documentos diversos Digite uma DESCRIÇÃO Clique aqui para buscar o arquivo no micro Clicnando no icone GLOBO pode baixar e visualizar o documento Por fim, clique em SALVAR para que o documento seja incluido no site

36 Na opção CADASTRAR o sindico pode criar um novo evento
Digita o NOME do Evento Clicando em CONSULTAR Na opção CADASTRAR o sindico pode criar um novo evento Digita o nome da Foto Clicando na Seta, altera as imagens Clicando em PROCURAR selecione a imagem Inclua uma descrição Clicando no sinal de + , inclui a imagem Escolhendo o Evento Se marcar a foto e clicar no X , apaga a imagem As imagens vão sendo incluidas abaixo As miniaturas, ficam no rodape

37 O sindico clicando no link do email, abre a tela para que responda
Vai digitar o ASSUNTO e a Mensagem Em CADASTRAR, vai criar uma nova ocorrencia O sindico clicando no link do , abre a tela para que responda Para o SINDICO e para o morador que incluiu a ocorrencia, aparece o icone EDITAR para responder(ou replicar) Em seguida, o siste envia para o sindico, para que ele responda Em CONSULTA , aparecem as ocorrências, e clicando no quadro DETALHES aparecem as mensagens Vai indicar de é PUBLICO(todos verem) ou NÃO(Apenas o morador r o sindico vëem) Clicando em RESPONDER, o site grava a resposta e envia para o morador Quando gravar a ocorrencia aparecera a mensagem Para gravar, clique em SALVAR

38 O sindico escreve a mensagem
Os RECADOS serve para o sindico incluir mensagens para os moradores Quando o morador entrar para consultar, os avisos vão aparecer como post-it Pode marcar para que o site envie automaticamente para todos os moradores, ou apenas fique no site Clicando no bilhte, vai abrir a mensagem completa

39 Assim que a Reserva é gravada, o site envia email para o sindico
Quando houver CANCELAMENTO, o site envia para o morador confirmando o cancelamento Assim que a Reserva é gravada, o site envia para o sindico Quando houver FILA DE ESPERA, o site tambem enviara para o Proximo da fila e para o sindico, avisndo que o primeiro da fila cancelou No CALENDARIO o morador seleciona DATA desejada No quadro dos Espaços, terá o aviso de LIVRE ou ENTRAR PARA A FILA(quando já estiver reservado). Caso o primeiro canela, automaticamente o site envia comunicando. Para o morador, aparece o icone para Imprimir o TERMO DE RSPONSABILIDADE da requisição Na opção CONSULTA , aparece o quadro com as reservas existentes, e a SITUAÇAO de cada uma Quando um morador entra para a fila, aparece na lista todos que estao aguardando, em ordem de solicitaçao Quando clicar em RESERVAR, vai abrir o quadro com os espaços disponiveis Para o MORADOR que solicitou e para o SINDICO, aparece o icone para CANCELAR Quando o espaço e locado por intervalos, aparece a agenda e quano e por dia , apenas uma linha Para o SINDICO aparece o botao para APROVAR a reserva

40 Na opcão CONSULTA pode visualizar os dados clicando no icone DETALHES
Aqui indica se o sindico é morador, proprietario ou funcionário para que o sistema traga os dados Na opcão CONSULTA pode visualizar os dados clicando no icone DETALHES Digitando a primeira letra do nome, o sistema mostra os dados para escolher Em seguida informa se é isento da taxa ordimnaria e as datas do mandato A opção CADASTRAR serve para incluir os dados do sindico, e datas do mandato Também pode indicar se quer que apareça o telefone na opçao Consultar Sindico

41 Pode clicar nos icones de PDF ou impressora, para imprimir o Boleto
Apenas para o SINDICO ou Administradora, aparece a opção de escolher qual imovel. Para o morador este campo já vem preenchido IMPORTANTE Clicando na LUPA vai mostrar o boleto Esta opção só estará disponível, caso a administradora envie arquivo texto com os dados dos boletos emitidos, para importação no site Vai mostrar o quadro com todos os boletos em Aberto