Gerenciamento de Comunicações

Apresentação em tema: "Gerenciamento de Comunicações"— Transcrição da apresentação:

1 Gerenciamento de Comunicações
IFPA - Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Pará CURSO: TADS – Tecnologia em Análise e Desenvolvimento de Sistemas Gerenciamento de Comunicações Gerência de Projetos de Informática Cláudio Roberto Martins

2 Objetivos da aula Interpretar as necessidades de informação de cada stakeholder a fim de provê-las de maneira eficiente; Compreender a importância do uso das tecnologias de comunicação, tais como: internet, intranet, teleconferências, bancos de dados e fóruns on-line, no processo de administração de projetos; Saber como preparar documentos adequadamente ao desenvolver a capacidade de redação e apresentação de idéias.

3 Habilidades e atitudes
1. Analisar as necessidades de informação para manter tanto os stakeholders internos e externos quanto a equipe de projetos bem informados em relação ao andamento do projeto. 2. Desenvolver um plano prático e funcional de comunicações para o desenvolvimento do projeto. 3. Identificar e compreender quais meios de comunicação estão à disposição e quais são mais efetivos para cada situação.

4 Por que comunicar? A falha na comunicação é umas das maiores ameaças para o insucesso de muitos projetos Em razão disso, uma das principais atribuições do administrador de projetos é manter informados os stakeholders (equipe, patrocinador, cliente, fornecedores e outros) sobre o progresso do projeto.

5 Vamos ver... Em

6 Habilidades e conhecimentos na comunicação
A arte da comunicação é um assunto amplo. Envolve conhecimentos sobre: Modelos emissor-receptor. Loops de feedback e barreiras à comunicação. Escolha dos meios de comunicação. O meio de comunicação escolhido para as atividades de comunicação dependerá da situação. Escrito, verbal, eletrônico... Estilo de redação. Voz ativa ou passiva, estrutura da frase e escolha das palavras. Técnicas de apresentação. Linguagem corporal e design de recursos visuais. Técnicas de gerenciamento de reuniões. Preparação de uma pauta e tratamento de conflitos.

7 Modelo básico de Comunicação
O modelo demonstra como as idéias ou informações são enviadas e recebidas entre duas partes, definidas como o emissor e o receptor.

8 Componentes na comunicação
Codificar. Traduzir pensamentos ou idéias para uma linguagem que seja entendida pelas outras pessoas. Mensagem. A saída da codificação. Meio físico. O método usado para transmitir a mensagem. Ruído. Tudo o que interfere na transmissão e no entendimento da mensagem (por exemplo, a distância). Decodificar. Traduzir a mensagem de volta para pensamentos ou idéias significativos.

9 Gerenciamento de Comunicações
Inclui os processos requeridos para: garantir a geração apropriada e oportuna, a coleta, a distribuição, o armazenamento e o controle básico das informações do projeto.

10 Processo de Gerenciamento da Comunicação
Planejamento das Comunicações: determinar as informações e comunicações necessárias para os interessados: quem necessita de qual informação, quando necessitarão dela e como isso será fornecido.     Distribuição das Informações: disponibilizar a informações necessárias para os interessados do projeto da maneira conveniente.     Relato de Desempenho: coletar e disseminar as informações de desempenho. Inclui relatórios de situação, medição de progresso e previsões.     Encerramento Administrativo: gerar, reunir e disseminar informações para formalizar a conclusão de uma fase ou de todo o projeto.

11 Planejamento das Comunicações

12 Conceito - Planejamento das Comunicações
O planejamento das comunicações envolve determinar as informações e comunicações necessárias para os interessados: quem necessita de qual informação, quando necessitarão dela e como isso será fornecido para eles, e por quem.

13 Como criar um plano de comunicações
a-) Identifique quem necessita de informação há vários tipos de stakeholders: cliente, usuários, fornecedores, outros gerentes de projeto, etc. Primeiro identifique quais pessoas ou grupos de pessoas você irá colocar no seu plano de comunicações.

14 Canais ou Linhas de Comunicação
Um plano de comunicação irá sempre envolver mais de uma pessoa, mesmo o mais simples dos projetos. Para ajudar a construir a rede de comunicação, foram concebidos modelos para tentar explicar as relações entre as pessoas e o número ou o tipo de interações necessárias para a comunicação entre os participantes do projeto. A rede de comunicação consiste em nós (participantes) com linhas conectando os nós, que indicam o número de linhas/canais de comunicação da rede. 05/21/09

15 Modelo de Rede de Comunicação
Os nós representam os participante da rede As linhas – a comunicação entre os participantes (nós) 05/21/09

16 Calculando o número de canais/linhas de comunicação
Fórmula: N (N – 1)/2 Onde N – número de stakeholders identificados Exemplo: Se um projeto possui 10 stakeholders, então 10 (10 – 1) / 2 = 45 canais de comunicação

17 Canais de Comunicação – Um exemplo prático.
Quantos canais de comunicações são necessários para envolver 4 pessoas? Aplicando C = n (n-1)/2 = 4 (3)/2 = 6 p1 p2 C1 C4 C6 C5 C2 p3 p4 C3

18 Como criar um plano de comunicações
b-) Identifique as necessidades de informação A comunicação no projeto pode assumir várias formas e tipos. Verifique quais informações precisam ser formalmente comunicadas, bem como a linguagem e a estrutura dos documentos. Procure categorizá-las por tipo e formato.

19 Como criar um plano de comunicações
c-) Identifique os meios para transmitir (Tecnologia de comunicações) Defina os métodos usados para transmitir a informação entre os envolvidos. Estes métodos podem variar, dependendo do ambiente e das necessidades dos stakeholders, desde uma conversa de corredor até reuniões formais, de memorandos manuscritos a relatórios produzidos por meio de bancos de dados.

20 Como criar um plano de comunicações
d-) Elabore o Plano de Gerenciamento das Comunicações O plano deve ser um documento de fácil leitura, incorporado ao plano mestre do projeto, e que inclui - os procedimentos para a coleta de informações; - uma estrutura de distribuição; - a descrição da estrutura para coleta e compartilhamento da informação; - as listas de distribuição indicando quais informações devem ser repassadas - a quem, por quem, quando e de que forma -; - um cronograma das reuniões ordinárias agendadas e uma descrição de como as informações serão atualizadas, e - como podem ser recuperadas.

21 O que deve conter um plano de comunicações?
a-) A descrição dos métodos de coleta e armazenamento da informação; b-) A sua estrutura de distribuição descrevendo quais informações devem ser transmitidas a quem, por quem, quando e como; c-) A descrição dos formatos, conteúdos, níveis de detalhes e convenções a serem usadas; d-) O cronograma mostrando quando cada tipo de informação será gerada; e-) Métodos para recuperar as informações; f-) O método para atualização das informações.

22 Distribuição das Informações

23 Distribuição da informação
a-) Disponibilizar as informação corretas para os stakeholders certos no momento certo e de maneira com que a informação possa ser aproveitada é tão importante quanto gerar a informação; b-) A habilidade de comunicação é uma importante ferramenta para a disseminação clara e completa das informações com relação ao projeto de modo com o seu receptor possa interpretar consistentemente os dados apresentados; c-) O uso de tecnologia apropriada favorece a comunicação.

24 Distribuição da informação
Os dados a serem divulgados no processo de distribuição das informações são: os resultados de todas as atividades realizadas, os produtos entregues, o nível de qualidade alcançado, os custos incorridos, o plano do projeto, e o plano das comunicações além dos relatórios de performance.

25 Relato de Desempenho

26 Relato de Desempenho Relatórios de Desempenho: Mantém os stakeholders informados a respeito do modo como os recursos estão sendo aplicados para se alcançar os objetivos do projeto. São seis os itens presente em um relato de desempenho:

27 Itens de um relato de desempenho
Relatórios de Status: Descrevem a situação do projeto num determinado momento. Relatórios de Progresso: Descrevem o que a equipe do projeto completou durante um certo espaço de tempo. Previsões: Prevêm a situação futura e o status do projeto com base no desempenho passado.

28 Itens de um relato de desempenho
Escopo: Descreve como o projeto está atendendo o escopo do projeto. Qualidade: Descreve os resultados da auditoria de qualidade, teste e análise de qualidade do projeto Riscos: Apresenta que riscos entraram no projeto e qual o seu efeito sobre o projeto .

29 Encerramento administrativo

30 Encerramento administrativo
O projeto ou fase do projeto requer um encerramento formal. O Fechamento administrativo produz: a-) arquivos atualizados da documentação do projeto; b-) aceitação formal do cliente ou do patrocinador dos produtos gerados pelo projeto; c-) um conjunto de lições aprendidas.

31 Sugestões para melhorar a comunicação nos projetos
- Primeiro procure administrar conflitos efetivamente; - Desenvolva adequadamente suas habilidades de comunicação; - Seja um bom condutor de reuniões; - Use modelos de documentos para facilitar a confecção de relatórios, atas e outros tipos de documentos.

32 Síntese da aula A comunicação é considerada a habilidade mais importante para um gerente de projeto. O gerenciamento da comunicação é uma das funções que podem afetam o resultado do projeto. O gerente do projeto deve identificar os stakeholders, de forma a criar um sistema eficiente de comunicação para: - Coletar dados corretos; e - Distribuir a informação adequada no tempo certo. Os processos principais de comunicação são: - Planejamento da comunicação; - Distribuição das informações; - Relatórios de desempenho; - Fechamento administrativo

33 Síntese da aula Para serem eficientes, os relatórios do projeto devem ser: Concisos, fornecendo informação correta e precisa das atividades em andamento, Apresentar informações de desempenho do projeto e As ações corretivas tomadas, numa forma fácil de se entender. O uso de tecnologias como sistemas de e softwares de bancos de dados permitem flexibilidade no acesso, comunicação e formato adequado dos relatórios de desempenho