Gerência de Projetos de TI 9. Comunicação

Apresentação em tema: "Gerência de Projetos de TI 9. Comunicação"— Transcrição da apresentação:

1 Gerência de Projetos de TI 9. Comunicação
Adriano Graziosi & Márcio Moreira

2 O que a comunicação pode fazer por sua equipe!

3 Comunicações Grupo de Processo Processo Planejamento
Planejar a Gestão de Comunicações Execução Gerenciar as Comunicações Monitoramento Controlar as Comunicações

4 Comunicações Responsabilidades: Fatos: Modelo de Comunicação:
Gerar, coletar, distribuir, armazenar, recuperar e entregar informações do projeto de forma adequada e no momento certo Fatos: Consome mais de 90% do tempo do Gerente de Projetos 55% da mensagem é passada de forma não verbal Modelo de Comunicação: Emissor – Receptor: Ruído Emissor Mensagem Receptor Codificar Decodificar Ruído Feedback - Mensagem Decodificar Codificar Meio físico

5 Planejar a gestão de comunicações

6 Planejar a gestão de comunicações
Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas Plano de gestão do projeto Registro das partes interessadas Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais Análise dos requisitos da comunicação Tecnologia das comunicações Modelos de comunicações Métodos de comunicação Reuniões Plano de gestão das comunicações Documentos do projeto atualizados (cronograma do projeto e registro de partes interessadas) Missão: Identificar as necessidades de informações e definir uma abordagem de comunicação: Quem precisa de qual informação, quando, como e quem deverá fornecê-la Análise dos requisitos da comunicação: Definir e limitar quem comunicará com quem, e quem receberá cada informação Nº de Canais de Comunicação = 𝑛 (𝑛 −1) 2 , onde n = Nº de partes interessadas Tecnologia das comunicações: Métodos utilizados para transferir informações: sms, , celular, reunião, etc. Dependem de: urgência, disponibilidade, equipe, duração e ambiente

7 Planejar a gestão de comunicações
Modelos de comunicações: Para receber um aceite, basta enviar a mensagem, ter ausência de negativa, ter uma confirmação positiva ou precisamos do aceite formal? Métodos de comunicação: Comunicação interativa: troca bidirecional de informações Comunicação ativa (push): o emissor envia diretamente ao destinatário Comunicação passiva (pull): o destinatário é quem busca as informações O resultado do processo é o Plano de Comunicação contendo: As necessidades de comunicação e o que será comunicado para quem. Exemplo: Informação x Evento Relatório de Status Mudanças Ordens de Trabalho Frequência Semanal Eventual Diária Responsável GP Audiência Partes Interessadas Equipe Idioma Português/Inglês Formato Modelo PowerPoint Documento Word Project Distribuição jTrac EPM Prazo de Contestação 2 dias úteis 1 hora útil Nível de Segurança Pública Interna Privada

8 Exemplos de questões 1) Uma equipe de projeto tem seis pessoas quando o gerente de projetos acrescenta mais três. Quantos canais de comunicação adicionais há? A. 9. B. 15. C. 36. D. 21. 2) Uma gerente de projetos acaba de receber a designação de uma equipe que vem de vários países, incluindo Brasil, Japão, Estados Unidos e Grã-Bretanha. Qual é sua MELHOR ferramentas para obter sucesso? A. A MDR (matriz de responsabilidade). B. A teleconferência. C. Comunicação da equipe com a EAP. D. Comunicação e habilidades pessoais bem desenvolvidas.

9 Exemplos de questões 3) Um gerente de projetos de um projeto de implementação de um site numa multinacional está numa festa e conversa com seus amigos, que serão usuários avançados do novo site quando o projeto estiver completo e o site for lançado. Eles descrevem alguns aspectos irritantes do site atual. O gerente de projetos leva esse feedback ao patrocinador e incentiva mudanças no design e no escopo. Qual opção a seguir descreve MELHOR o que gerente de projetos fez? A. Verificar o escopo. B. Controle integrado de mudanças. C. Planejamento do escopo. D. Análise das partes interessadas. 4) As comunicações referentes a um contrato devem tender para: A. Comunicação escrita formal. B. Comunicação verbal formal. C. Comunicação escrita informal. D. Comunicação verbal informal.

10 Gerenciar as comunicações

11 Gerenciar as comunicações
Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas Plano de gestão das comunicações Relatórios de desempenho do trabalho Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais Tecnologias de comunicação Modelos de comunicação Métodos de comunicação Sistemas de gestão de informação Reportando o desempenho Comunicações do projeto Plano de gestão do projeto atualizado Documentos do projeto atualizado (registro de questões, cronograma do projeto e requisitos financeiros do projeto) Ativos de processos atualizado Missão: Criar, coletar, armazenar e distribuir as informações do projeto de acordo com o plano de gestão das comunicações Deve considerar: modelo emissor – receptor, escolha da mídia, estilo de escrita, técnicas de gestão de reuniões, técnicas de apresentação, técnicas de facilitação e técnicas de escuta Sistemas de gestão de informação: Digitalização de documentos, comunicações eletrônicas e ferramentas eletrônicas do projeto Reportando o desempenho: Avaliação do passado, análise do futuro, situação de riscos e problemas, trabalho concluído no período, trabalho a concluir no próximo período, sumário das mudanças aprovadas, etc.

12 Gerenciar as comunicações - saídas
Comunicações do projeto: Além de feitas, devem ser arquivadas Documentos do projeto atualizado: Registro de questões, cronograma do projeto e requisitos financeiros do projeto Ativos de processos atualizado: Notificações feitas às partes interessadas Relatórios do projeto Apresentações do projeto Registros do projeto Feedbacks recebidos das partes interessadas Documentação de lições aprendidas

13 Exemplos de questões 5) Duas pessoas estão discutindo sobre o que precisa ser feito para completar um pacote de trabalho. Se a gerente de projetos deseja saber o que está ocorrendo, ela deve prestar MAIS atenção a: A. O que está sendo dito e quando B. O que está sendo dito, quem está dizendo e a hora C. Maneirismos físicos e o que está sendo dito D. A altura e o tom das vozes, e os maneirismos físicos 6) A finalidade da reunião de acompanhamento de projeto é: A. Trocar informações sobre o projeto. B. Fazer com que os membros da equipe relatem o que estão fazendo. C. Emitir autorizações de trabalho. D. Confirmar a precisão dos custos informados pela equipe.

14 Exemplos de questões 7) No gerenciamento das comunicações do projeto, o que o gerente de projetos deve ter em mente? A. As habilidades de comunicação são mais importantes durante a execução do projeto. B. O receptor é responsável por assegurar comunicações claras. C. Somente os membros da equipe precisam se preocupar em se comunicarem uns com os outros. D. A opção deve ser feita sobre como se comunicar adequadamente. 8) Um gerente de projetos tem um problema com o desempenho de um membro da equipe. Qual é a MELHOR forma de comunicação para abordar esse problema? A. Comunicação escrita formal. B. Comunicação verbal formal. C. Comunicação escrita informal. D. Comunicação verbal informal.

15 Controlar as comunicações

16 Controlar as comunicações
Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas Plano de gestão do projeto Comunicações do projeto Registro de questões Dados de desempenho do trabalho Ativos de processos organizacionais Sistemas de gestão de informações Opinião especializada Reuniões Informações de desempenho do trabalho Solicitações de mudança Plano de gestão do projeto atualizado Documentos do projeto atualizados (previsões, relatórios de desempenho e registro de questões) Ativos de processos organizacionais atualizado Missão: Monitorar e controlar as comunicações durante o ciclo de vida do projeto para garantir que as informações necessárias estejam disponíveis para as partes interessadas na hora certa Alguns elementos de comunicação (problemas ou indicadores de desempenho) podem requerer ações imediatas, os impactos e a repercussão no projeto devem ser considerados Plano de gestão do projeto: Entrada: Requisitos de comunicações, frequência e horário das comunicações, etc. Saídas: Plano de gestão de: comunicações, recursos humanos, partes interessadas, etc. Comunicações do projeto: Situação das entregas, progresso do cronograma, custos incorridos, etc.

17 Controlar as comunicações - saídas
Informações de desempenho do trabalho: Serão utilizadas pelo Monitorar e controlar o trabalho do projeto para entregar o Relatório de Desempenho (Relatório de Status) Solicitações de mudança: Revisão da estimativa de custo do projeto, sequencia de atividades, etc. Solicitação de ajustes em documentos do projeto Ações preventivas ou ações corretivas Plano de gestão do projeto atualizado: Plano de gestão de comunicações Plano de gestão de recursos humanos Plano de gestão de partes interessadas Ativos de processos organizacionais atualizado: Formatos de relatórios, lições aprendidas sobre documentos, etc.

18 Exemplos de questões 9) Qual das opções a seguir sobre relatórios de desempenho está CORRETA? A. É feito durante o planejamento e a execução do projeto. B. É feito durante o planejamento e o monitoramento e controle. C. É feito durante o monitoramento e controle e o encerramento. D. É feito durante a execução e o monitoramento e controle do projeto. 10) Correspondências formais por escrito com o cliente são necessárias quando: A. São detectados defeitos B. O cliente solicita trabalho adicional que não está incluído no contrato C. O projeto tem um atraso no cronograma que inclui mudanças no caminho crítico D. O projeto possui estouros de custos

19 Exemplos de questões 11) Um grande projeto de construção tem passado por inúmeras mudanças de cronograma devido a problemas meteorológicos não previstos. Quem é MELHOR notificar sobre essas mudanças? A. Partes interessadas. B. Patrocinador. C. Equipe do projeto. D. Gerentes funcionais. 12) Se um gerente de projetos desejar relatar os resultados reais do projeto em comparação com os resultados planejados, ele deve usar um: A. Relatório de análise de tendências. B. Relatório de análise de previsões. C. Relatório de análise de situação. D. Relatório de análise de variações.

20 Obrigado!