República Federativa do Brasil Ministério da Educação Fundação Universidade Federal de Mato Grosso do Sul CGM – COORDENADORIA DE GESTÃO DE MATERIAIS Fones:

Apresentação em tema: "República Federativa do Brasil Ministério da Educação Fundação Universidade Federal de Mato Grosso do Sul CGM – COORDENADORIA DE GESTÃO DE MATERIAIS Fones:"— Transcrição da apresentação:

1 República Federativa do Brasil Ministério da Educação Fundação Universidade Federal de Mato Grosso do Sul CGM – COORDENADORIA DE GESTÃO DE MATERIAIS Fones: 3345-3942 / 3345-3941 – inventariocgm.prad@ufms.br – INVENTÁRIO ANUAL – Exercício 2015 Orientações e Procedimentos para Comissões Inventariantes Elaboração: Adm. Carlos Augusto de Almeida Silva  : (67) 3345-3942 / 3345-3941 / 3345-3500  : inventariocgm.prad@ufms.br

2 República Federativa do Brasil Ministério da Educação Fundação Universidade Federal de Mato Grosso do Sul CGM – COORDENADORIA DE GESTÃO DE MATERIAIS Fones: 3345-3942 / 3941 / 3500 – inventariocgm.prad@ufms.br Apresentação Dentre as várias atribuições administrativas das unidades que compõem a UFMS esta a de efetuar a incorporação, controle de seu ativo permanente. A Divisão de Patrimônio – DIPM, setor administrativo, vinculado a Coordenadoria de Gestão de Materiais – CGM, subordinado à Pró-reitoria de Administração, é responsável pela execução e controle do registro e tombamento dos bens móveis e imóveis da Universidade. O Inventário Físico é a ferramenta de controle que permite identificar e ajustar as cargas patrimoniais das Unidades através da verificação física do acervo patrimonial existente. A utilização desta ferramenta é legalmente exigida a todos os órgãos da administração pública. Nosso objetivo é oferecer às comissões de inventário informações acerca dos procedimentos que deverão ser adotados para sua realização, de modo a melhorar e sistematizar a execução das tarefas no Inventário Geral de Bens Móveis da UFMS, do ano de 2015.

3 República Federativa do Brasil Ministério da Educação Fundação Universidade Federal de Mato Grosso do Sul CGM – COORDENADORIA DE GESTÃO DE MATERIAIS Fones: 3345-3942 / 3941 / 3500 – inventariocgm.prad@ufms.br A importância do controle patrimonial A importância do controle patrimonial nas instituições, tanto públicas quanto privadas, diz respeito principalmente à grande imobilização financeira decorrente das aquisições de bens que são realizadas. O controle patrimonial é composto das atividades de Tombamento e “Emplaquetamento”, Baixa, Transferência e Movimentação do acervo. Assim como revisão dos registros contábeis relativos ao acervo patrimonial através da execução do inventário – que representa uma comparação dos registros com o levantamento físico em cada unidade.

4 República Federativa do Brasil Ministério da Educação Fundação Universidade Federal de Mato Grosso do Sul CGM – COORDENADORIA DE GESTÃO DE MATERIAIS Fones: 3345-3942 / 3941 / 3500 – inventariocgm.prad@ufms.br O que é o Inventário? Conforme a Instrução Normativa nº 205, de 08 de abril 1988, inventário físico é o instrumento de controle para a verificação dos equipamentos e materiais permanentes, em uso no órgão ou entidade, que irá permitir, dentre outros: a)O ajuste dos dados escriturais de saldos e movimentações com saldo físico real; b)O levantamento da situação dos equipamentos e materiais permanentes em uso; c)Confirmar a atribuição da carga e a localização dos bens; d)Apurar a ocorrência de dano, extravio ou qualquer outra irregularidade; e)Manter atualizado o controle dos bens e seus registros.

5 República Federativa do Brasil Ministério da Educação Fundação Universidade Federal de Mato Grosso do Sul CGM – COORDENADORIA DE GESTÃO DE MATERIAIS Fones: 3345-3942 / 3941 / 3500 – inventariocgm.prad@ufms.br Dentre os principais tipos de inventário físico destacamos: – Anual - destinado a comprovar a quantidade e o valor do acervo patrimonial de cada unidade gestora existente em 31 de dezembro de cada exercício - constituído do inventário anterior e das variações patrimoniais ocorridas durante o exercício; – De Transferência de Responsabilidade - realizado quando da mudança do dirigente de uma unidade gestora, na UFMS é o chamado Termo de Responsabilidade ou “Passagem de Carga”; – Eventual - realizado em qualquer época, por iniciativa do dirigente da unidade gestora ou por iniciativa do órgão fiscalizador. O inventário que será realizado nesse momento é o denominado ANUAL, e seu objetivo é comprovar a quantidade dos bens patrimoniais do acervo de cada unidade gestora componente da UFMS. Ele é obrigatório e deve representar as informações relativas ao exercício.

6 República Federativa do Brasil Ministério da Educação Fundação Universidade Federal de Mato Grosso do Sul CGM – COORDENADORIA DE GESTÃO DE MATERIAIS Fones: 3345-3942 / 3941 / 3500 – inventariocgm.prad@ufms.br Espera-se que, ao final desse trabalho, a Divisão de Patrimônio possa: a)Ter uma visão da real situação dos Bens existentes na Universidade; b)Identificar e ajustar os Bens Localizados nas unidades; c)Identificar os principais locais que possuem Bens Sem Fichas patrimoniais; d)Mensurar a quantidade de Bens Inservíveis tomando as devidas providências para seu desfazimento.

7 República Federativa do Brasil Ministério da Educação Fundação Universidade Federal de Mato Grosso do Sul CGM – COORDENADORIA DE GESTÃO DE MATERIAIS Fones: 3345-3942 / 3941 / 3500 – inventariocgm.prad@ufms.br Agentes do Inventário Para a realização do inventário é necessária a cooperação entre os diversos agentes envolvidos com o patrimônio. Entre eles destacamos a Comissão Inventariante, a Divisão de Patrimônio, e os Detentores de Carga responsáveis pela guarda de bens. Comissão Inventariante ou Comissão de Inventário “Os inventários físicos de cunho gerencial, no âmbito do Sistema de Serviços Gerais SISG que são os órgãos civis da Administração Federal direta, das autarquias federais e fundações públicas deverão ser efetuados por comissão designada pelo Diretor do Departamento de Administração ou unidade equivalente, ressalvados aqueles de prestação de contas, que deverão se subordinar às normas do Sistema de Controle Interno.” (Inciso 8, alínea 8.4, IN 205/1988). “As comissões especiais de que trata esta I.N. deverão ser constituídas de, no mínimo, três servidores do órgão ou entidade, e serão instituídas pelo Diretor do Departamento de Administração ou unidade equivalente e, no caso de impedimento desse, pela Autoridade Administrativa a que ele estiver subordinado.” (Inciso 11, IN 205/1988).

8 República Federativa do Brasil Ministério da Educação Fundação Universidade Federal de Mato Grosso do Sul CGM – COORDENADORIA DE GESTÃO DE MATERIAIS Fones: 3345-3942 / 3941 / 3500 – inventariocgm.prad@ufms.br As atribuições da Comissão Inventariante são: a)Realizar o cadastramento de sua comissão; b)Retirar pelo sistema ou solicitar a Relação de Bens para Inventário do Exercício 2015 na Divisão de Patrimônio; c)Realizar as conferencia física dos Bens e alimentar as informações no sistema patrimonial; d)Gerar e imprimir os relatórios de inventário; e)Assinar entregar os Relatórios Finais de Inventário do Exercício na Divisão de Patrimônio.

9 República Federativa do Brasil Ministério da Educação Fundação Universidade Federal de Mato Grosso do Sul CGM – COORDENADORIA DE GESTÃO DE MATERIAIS Fones: 3345-3942 / 3941 / 3500 – inventariocgm.prad@ufms.br Divisão de Patrimônio Na atividade de Inventário, a Divisão de Patrimônio tem a função de apoio e de atualização das informações verificadas pela Comissão Inventariante. Detentor de Carga Na atividade de Inventário, o responsável pela guarda e conservação de Bens patrimoniais tem a função de: a)Zelar pelo bom uso e manutenção da conservação dos Bens sob sua responsabilidade; b)Prestar ao Setor de Patrimônio ou a Comissão de Inventario informações acerca dos Bens sob sua responsabilidade; c)Manter constantemente atualizadas as informações relacionadas aos Bens sob sua responsabilidade; d)Verificar se as informações dos Bens constantes no Relatório de Inventario correspondem à realidade de seu local de guarda; e)Assinar o Relatório de Inventario realizado pela comissão designada.

10 República Federativa do Brasil Ministério da Educação Fundação Universidade Federal de Mato Grosso do Sul CGM – COORDENADORIA DE GESTÃO DE MATERIAIS Fones: 3345-3942 / 3941 / 3500 – inventariocgm.prad@ufms.br PROCEDIMENTOS DE EXECUÇÃO Abaixo descreveremos a rotina para realização do Inventário. Cadastramento da Comissão https://sistemas.ufms.br/grm/patrimonio/, 1º Passo – Acesse a home Page https://sistemas.ufms.br/grm/patrimonio/, digitar passaporte e senha;

11 República Federativa do Brasil Ministério da Educação Fundação Universidade Federal de Mato Grosso do Sul CGM – COORDENADORIA DE GESTÃO DE MATERIAIS Fones: 3345-3942 / 3941 / 3500 – inventariocgm.prad@ufms.br 2º Passo -→ Sistema → Comissões de Inventário;

12 República Federativa do Brasil Ministério da Educação Fundação Universidade Federal de Mato Grosso do Sul CGM – COORDENADORIA DE GESTÃO DE MATERIAIS Fones: 3345-3942 / 3941 / 3500 – inventariocgm.prad@ufms.br 3º Passo -→ Comissões de Inventario → Cadastrar Comissão;

13 República Federativa do Brasil Ministério da Educação Fundação Universidade Federal de Mato Grosso do Sul CGM – COORDENADORIA DE GESTÃO DE MATERIAIS Fones: 3345-3942 / 3941 / 3500 – inventariocgm.prad@ufms.br 4º Passo -→ Comissão de Inventário → cadastro de comissão; Informar os seguintes dados: (1) - Nome da comissão “local do inventario”, (2) - instrução de serviço, (3) - data da instrução, (4) - selecionar se é membro ou presidente. 1 23 4

14 República Federativa do Brasil Ministério da Educação Fundação Universidade Federal de Mato Grosso do Sul CGM – COORDENADORIA DE GESTÃO DE MATERIAIS Fones: 3345-3942 / 3941 / 3500 – inventariocgm.prad@ufms.br 5º Passo -Comissão de Inventário → Inventário & Comissão → Adicionar Membro (incluir todos os membros);

15 República Federativa do Brasil Ministério da Educação Fundação Universidade Federal de Mato Grosso do Sul CGM – COORDENADORIA DE GESTÃO DE MATERIAIS Fones: 3345-3942 / 3941 / 3500 – inventariocgm.prad@ufms.br Cadastramento de Lotação 6º Passo -→ Comissão de Inventário → Inventário & comissão → Adicionar lotação ou as lotações que as comissões estiver vinculado;.

16 República Federativa do Brasil Ministério da Educação Fundação Universidade Federal de Mato Grosso do Sul CGM – COORDENADORIA DE GESTÃO DE MATERIAIS Fones: 3345-3942 / 3941 / 3500 – inventariocgm.prad@ufms.br 7º Passo - → Lotação (s) da comissão → Lotação, preencher também a → Data inicial; A escolha pode ser realizada pelo (1)código, (2) sigla, (3) descrição do setor.. 123

17 República Federativa do Brasil Ministério da Educação Fundação Universidade Federal de Mato Grosso do Sul CGM – COORDENADORIA DE GESTÃO DE MATERIAIS Fones: 3345-3942 / 3941 / 3500 – inventariocgm.prad@ufms.br Relatório de Inventario 8º Passo -Sistema → Comissão de Inventário;

18 República Federativa do Brasil Ministério da Educação Fundação Universidade Federal de Mato Grosso do Sul CGM – COORDENADORIA DE GESTÃO DE MATERIAIS Fones: 3345-3942 / 3941 / 3500 – inventariocgm.prad@ufms.br 09º Passo -→ Comissões de Inventário → Localize sua comissão → Visualizar

19 República Federativa do Brasil Ministério da Educação Fundação Universidade Federal de Mato Grosso do Sul CGM – COORDENADORIA DE GESTÃO DE MATERIAIS Fones: 3345-3942 / 3941 / 3500 – inventariocgm.prad@ufms.br 10º Passo -Comissão de Inventário → Ações →

20 República Federativa do Brasil Ministério da Educação Fundação Universidade Federal de Mato Grosso do Sul CGM – COORDENADORIA DE GESTÃO DE MATERIAIS Fones: 3345-3942 / 3941 / 3500 – inventariocgm.prad@ufms.br

21 11º Passo - Procede à verificação dos bens constantes do “Relatório de Inventário” do local de guarda, da seguinte forma: a)Verifica o número patrimonial do bem e sua descrição; b)Verifica se o bem se encontra em perfeitas condições; c)Se o bem estiver em perfeitas condições e em uso, marca S para bens Encontrado e N para bens Extraviados; d)No campo Observação anotar o local encontrado; e)Após encerrar o preenchimento datar e colher as assinaturas, do Detentor e da Comissão de Inventário.; f)Anotar também os Bens Sem Ficha.

22 República Federativa do Brasil Ministério da Educação Fundação Universidade Federal de Mato Grosso do Sul CGM – COORDENADORIA DE GESTÃO DE MATERIAIS Fones: 3345-3942 / 3941 / 3500 – inventariocgm.prad@ufms.br Lançamento no Sistema de Patrimônio 12º Passo -Após o levantamento realizado acessar o Sistema de Patrimônio → Localize sua comissão Passo 08º e 09º → Ações → Fazer Inventário;

23 República Federativa do Brasil Ministério da Educação Fundação Universidade Federal de Mato Grosso do Sul CGM – COORDENADORIA DE GESTÃO DE MATERIAIS Fones: 3345-3942 / 3941 / 3500 – inventariocgm.prad@ufms.br

24 13º Passo -A Comissão de Inventário somente realizará estes lançamentos se realmente estiverem bens nestas classificações: - Bens Listados e Não Encontrados, ou seja, Extraviados; - Bens Não Listados e Encontrados, ou seja, Localizados; - Bens Sem Ficha Patrimonial. 14º Passo - → Inventário → Cadastramento de Patrimônios; a)Registrar os bens de acordo com a classificação acima, assim como sua conservação e situação; b)Conservação: Excelente, Bom, Regular, Péssimo, Inservível, Obsoleto; c)Situação: Extraviado, Localizado, Sem Ficha. d)Caso tenha digitado algum bem errado poderá excluir facilmente através do acesso → Ações →

25 República Federativa do Brasil Ministério da Educação Fundação Universidade Federal de Mato Grosso do Sul CGM – COORDENADORIA DE GESTÃO DE MATERIAIS Fones: 3345-3942 / 3941 / 3500 – inventariocgm.prad@ufms.br

26 15º Passo -Após terminar de realizar os lançamentos acesse no final da pagina do lado esquerdo. → Inventário – Cadastro de Patrimônios → Voltar para Comissão;

27 República Federativa do Brasil Ministério da Educação Fundação Universidade Federal de Mato Grosso do Sul CGM – COORDENADORIA DE GESTÃO DE MATERIAIS Fones: 3345-3942 / 3941 / 3500 – inventariocgm.prad@ufms.br 16º Passo -A Comissão de Inventario deverá acessar → Finalizar Comissão para encerrar o inventário e conseguir gerar os relatórios;

28 República Federativa do Brasil Ministério da Educação Fundação Universidade Federal de Mato Grosso do Sul CGM – COORDENADORIA DE GESTÃO DE MATERIAIS Fones: 3345-3942 / 3941 / 3500 – inventariocgm.prad@ufms.br 17º Passo -Repare que após a finalização no campo → Ações → Aparecera com Lotação Inventariada

29 República Federativa do Brasil Ministério da Educação Fundação Universidade Federal de Mato Grosso do Sul CGM – COORDENADORIA DE GESTÃO DE MATERIAIS Fones: 3345-3942 / 3941 / 3500 – inventariocgm.prad@ufms.br 18º Passo -COMISSÃO DE INVENTÁRIO deverá gerar e assinar os seguintes relatórios: Relatório de Inventário, Bens Extraviados, Bens Localizados, Bens Sem Fichas, mesmo que não tenha bens nestas condições. 19º Passo -COMISSÃO DE INVENTÁRIO deverá verifica se as páginas estão devidamente assinadas pelos Detentores. 20º Passo -COMISSÃO DE INVENTÁRIO deverá encaminha ou entregar na Divisão de Patrimônio os seguintes relatórios: Relatório de Inventario, Relatório de Bens Extraviado, Relatório de Bens Localizados e Relatório de bens Sem Ficha. Atenção: todas as páginas devem estar assinadas e datadas por quem realizou a verificação, bem como pelo Detentor da carga. 21º Passo -SETOR DE PATRIMÔNIO após realizar todos os lançamentos de todas as comissões irá processar as informações e emitir os relatórios, para a Contabilidade com cópia para Auditoria.

30 República Federativa do Brasil Ministério da Educação Fundação Universidade Federal de Mato Grosso do Sul CGM – COORDENADORIA DE GESTÃO DE MATERIAIS Fones: 3345-3942 / 3941 / 3500 – inventariocgm.prad@ufms.br http://prad.sites.ufms.br/coordenadorias/gesta- de-materiais/divisao-de-patrimonio/inventario/  : (67) 3345-3942 / 3345-3941 / 3345-3518  : inventariocgm.prad@ufms.br