Gerenciamento de Projetos Web Training Program – 26 e 27 de julho de 2013 Melhores Práticas, Processos, Ferramentas e Técnicas.

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1 Gerenciamento de Projetos Web Training Program – 26 e 27 de julho de 2013 Melhores Práticas, Processos, Ferramentas e Técnicas

2 Guilherme Gornati – guilherme.gornati@agenciaclickisobar.com.br Gerenciamento de Projetos Digitais: Iniciação e Planejamento Gerenciamento de Projetos Web

3 Sobre o professor Graduado em graduado em Sistemas de Informação pela FIAP, cursa Pós Graduação em Administração de Empresas pelo Ibmec, desde 2006 Guilherme Gornati constrói sua carreira na AgênciaClick Isobar, maior agência de marketing digital do Brasil, parte do grupo multinacional de comunicação AEGIS Media. Atualmente ocupa a posição de Head de PMO, como responsável pela operação escritório de projetos da agência nas cidades de São Paulo, Brasília e Belo Horizonte. Em 2012 passou a integrar o Route 500 da AEGIS Media, programa de desenvolvimento e aceleração de carreira para profissionais high potentials. © 2013 JumpEducation

4 Sobre vocês © 2013 JumpEducation

5 Agenda  Recordar é viver  Execução

6 Recordando... Relacionamento entre as Fases de Gestão do Projeto As fases do projeto se inter-relacionam e cabe ao gerente do projeto definir claramente o início e fim de cada fase

7 Grupo de processos I I P P E E M&C C C I = Iniciação P = Planejamento E = Execução M&C = Monitoramento & Controle C = Encerramento

8 IPEM&CC Integra ç ão Desenvolver o termo de abertura do projeto Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto Orientar e gerenciar a execu ç ão do projeto Monitorar e controlar o trabalho do projeto Realizar o controle integrado de mudan ç as Encerrar o projeto ou fase Escopo Coletar requisitos Definir escopo Criar EAP Verificar escopo Controlar escopo Tempo Definir as atividades Sequenciar as atividades Estimar os recursos das atividades Estimar a dura ç ão das atividades Desenvolver o cronograma Controlar o cronograma Custos Estimar os custos Determinar o or ç amento Controlar os custos Qualidade Planejar a qualidadeRealizar a garantia da qualidade Realizar o controle da qualidade Pessoas Desenvolver o plano de recursos humanos Mobilizar a equipe do projeto Desenvolver a equipe do projeto Gerenciar equipe do projeto Comunica ç ão Identificar as partes interessadas Planejar as comunica ç õesDistribuir informa ç ões Gerenciar expectativas das partes interessadas Reportar o desempenho Riscos Planejar o gerenciamento de riscos Identificar os riscos Realizar a an á lise quantitativa de riscos Realizar a an á lise qualitativa de riscos Planejar respostas aos riscos Monitorar e controlar os riscos Aquisi ç ões Planejar aquisi ç õesConduzir aquisi ç õesAdministrar aquisi ç õesEncerrar aquisi ç ões

9 O que é executar? “Executar o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto para satisfazer as especificações do mesmo”

10 Iniciação I I P P E E M& C C C Processos realizados neste Grupo* Orientar e gerenciar a execu ç ão do projeto Realizar a garantia da qualidade Mobilizar a equipe do projeto Desenvolver a equipe do projeto Gerenciar equipe do projeto Distribuir informações Gerenciar expectativas das partes interessadas Conduzir aquisi ç ões * Segundo o Diagrama da Rita Mulcahy

11 IPEM&CC Integra ç ão Desenvolver o termo de abertura do projeto Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto Orientar e gerenciar a execu ç ão do projeto Monitorar e controlar o trabalho do projeto Realizar o controle integrado de mudan ç as Encerrar o projeto ou fase Escopo Coletar requisitos Definir escopo Criar EAP Verificar escopo Controlar escopo Tempo Definir as atividades Sequenciar as atividades Estimar os recursos das atividades Estimar a dura ç ão das atividades Desenvolver o cronograma Controlar o cronograma Custos Estimar os custos Determinar o or ç amento Controlar os custos Qualidade Planejar a qualidadeRealizar a garantia da qualidade Realizar o controle da qualidade Pessoas Desenvolver o plano de recursos humanos Mobilizar a equipe do projeto Desenvolver a equipe do projeto Gerenciar equipe do projeto Comunica ç ão Identificar as partes interessadas Planejar as comunica ç õesDistribuir informa ç ões Gerenciar expectativas das partes interessadas Reportar o desempenho Riscos Planejar o gerenciamento de riscos Identificar os riscos Realizar a an á lise quantitativa de riscos Realizar a an á lise qualitativa de riscos Planejar respostas aos riscos Monitorar e controlar os riscos Aquisi ç ões Planejar aquisi ç õesConduzir aquisi ç õesAdministrar aquisi ç õesEncerrar aquisi ç ões

12 Orientar e gerenciar a execu ç ão do projeto

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14  Realizar o trabalho definido no Plano de Gerenciamento do Projeto  Executar as atividades do projeto;  Criar entregas do projeto;  Implementar os padrões e os métodos planejados no plano de gerenciamento do projeto;  Disponibilizar informações sobre o projeto: cronograma, custo, qualidade, etc.;  Emitir solicitações de mudanças;  Implementar as mudanças aprovadas;  Gerenciar as diversas interfases do projeto, técnicas e organizacionais;  Coletar e documentar as lições aprendidas; Ferramentas  Opinião Especializada;  Sistema de Informações do Gerenciamento de Projetos.

15 Exemplos de entrega  Construção: wireframe, layout, HTML, ambiente de homologação e produção, entre outros.  Social Media: estratégia de presença, textos de Social Ad, fan page, posts, entre outros;  Campanha: storyboard, plano de mídia, planilha de especificação, cronograma de mídia, Checking, relatório de mídia, entre outros;  Data Inteligence: KPI’s, Planilha de Tag’s, Relatórios, entre outros.

16 Exemplos de Ferramentas de Gestão de Projetos  Colaboração: Basecamp, Google Docs, Sugar Sync, Evernote, Dropbox, entre outras;  Resource Management : Blueprintlog, 10000ft, entre outras;  Timesheet : Tsheets, Harvester, entre outras;  Portifolio Project Management : AtTask, EPM Microsoft, Clarity, ActiveCollab, entre outras;

17 IPEM&CC Integra ç ão Desenvolver o termo de abertura do projeto Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto Orientar e gerenciar a execu ç ão do projeto Monitorar e controlar o trabalho do projeto Realizar o controle integrado de mudan ç as Encerrar o projeto ou fase Escopo Coletar requisitos Definir escopo Criar EAP Verificar escopo Controlar escopo Tempo Definir as atividades Sequenciar as atividades Estimar os recursos das atividades Estimar a dura ç ão das atividades Desenvolver o cronograma Controlar o cronograma Custos Estimar os custos Determinar o or ç amento Controlar os custos Qualidade Planejar a qualidadeRealizar a garantia da qualidade Realizar o controle da qualidade Pessoas Desenvolver o plano de recursos humanos Mobilizar a equipe do projeto Desenvolver a equipe do projeto Gerenciar equipe do projeto Comunica ç ão Identificar as partes interessadas Planejar as comunica ç õesDistribuir informa ç ões Gerenciar expectativas das partes interessadas Reportar o desempenho Riscos Planejar o gerenciamento de riscos Identificar os riscos Realizar a an á lise quantitativa de riscos Realizar a an á lise qualitativa de riscos Planejar respostas aos riscos Monitorar e controlar os riscos Aquisi ç ões Planejar aquisi ç õesConduzir aquisi ç õesAdministrar aquisi ç õesEncerrar aquisi ç ões

18 Realizar a garantia da qualidade Processo de auditoria dos requisitos de qualidade e dos resultados das medições de controle da qualidade para garantir que sejam usados os padrões e definições estabelecidos.  Melhoria contínua (PDCA, Sesis Sigma, entre outros);  Métricas da Qualidade (desempenho dentro do prazo, controle do orçamento, freqüência de defeitos, taxa de falha, disponibilidade, confiabilidade e cobertura de testes); Ferramentas  Auditorias da Qualidade;  Análise de Processos;

19 Realizar a garantia da qualidade © 2009 JumpEducation

20 Realizar a garantia da qualidade PDCA  Desenvolvido por Walter Shewhart em 1930, pioneiro no Controle Estatístico de Processos  Posteriormente foi aperfeiçoado e difundido (1950) por W. Edwards Deming  Provê um modelo para melhoria de processos  Abordagem que trata de o como se deve melhorar nos processos

21 Ciclo PDCA

22  Planeje melhorar suas operações encontrando as coisas que estão erradas e busque idéias de solução  Execute as mudanças propostas para resolver os problemas em uma pequena escala para não despender esforços desnecessários

23 Ciclo PDCA  Valide se suas ações tem dado os resultados esperados e se suas atividades conduzem a estes resultados  Aja para implementar as mudanças caso os resultados se mostremsatisfatórios

24 IPEM&CC Integra ç ão Desenvolver o termo de abertura do projeto Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto Orientar e gerenciar a execu ç ão do projeto Monitorar e controlar o trabalho do projeto Realizar o controle integrado de mudan ç as Encerrar o projeto ou fase Escopo Coletar requisitos Definir escopo Criar EAP Verificar escopo Controlar escopo Tempo Definir as atividades Sequenciar as atividades Estimar os recursos das atividades Estimar a dura ç ão das atividades Desenvolver o cronograma Controlar o cronograma Custos Estimar os custos Determinar o or ç amento Controlar os custos Qualidade Planejar a qualidadeRealizar a garantia da qualidade Realizar o controle da qualidade Pessoas Desenvolver o plano de recursos humanos Mobilizar a equipe do projeto Desenvolver a equipe do projeto Gerenciar equipe do projeto Comunica ç ão Identificar as partes interessadas Planejar as comunica ç õesDistribuir informa ç ões Gerenciar expectativas das partes interessadas Reportar o desempenho Riscos Planejar o gerenciamento de riscos Identificar os riscos Realizar a an á lise quantitativa de riscos Realizar a an á lise qualitativa de riscos Planejar respostas aos riscos Monitorar e controlar os riscos Aquisi ç ões Planejar aquisi ç õesConduzir aquisi ç õesAdministrar aquisi ç õesEncerrar aquisi ç ões

25 Case

26 Tipo de estruturas organizacionais  Funcional: A autoridade do gerente de projeto e a disponibilidade de recursos para projetos é baixa ou nenhuma. Quem cuida do orçamento do projeto é o gerente funcional. O gerente de projetos tem dedicação parcial. A equipe administrativa de gerenciamento de projetos tem dedicação parcial.  Projetizada: A autoridade do gerente de projeto e a disponibilidade de recursos para projetos é alta ou total. Quem cuida do orçamento do projeto é gerente de projetos. O gerente de projeto tem dedicação integral. A equipe administrativa de gerenciamento de projetos tem dedicação integral.  Matricial (fraca, balanceada, forte): Um gradiente entre a estrutura funcional e a projetizada, onde a autoridade, disponibilidade de recursos, responsabilidade pelo gerenciamento do orçamento e dedicação do gerente de projetos vai cada vez mais aumentando.

27 Mobilizar a equipe do projeto Processo de confirmação da disponibilidade dos recursos humanos e obtenção da equipe necessária para concluir as designações do projeto e podem ser denominadas em:  acordos de negociação coletiva;  uso de pessoal subcontratado;  ambiente de projeto em estrutura matricial;  relações hierárquicas internas ou externas. Ferramentas  Pré-designação;  Negociação;  Contratação;  Informações sobre o Desempenho do Trabalho.

28 Desenvolver a equipe do projeto Processo de melhoria de competências, interação e ambiente global da equipe para aprimorar o desempenho do projeto, tendo os principais objetivos:  Aprimorar os conhecimentos e habilidades dos membros da equipe para aumentar sua capacidade de concluir as entregas do projeto, reduzir custos/prazos e melhorar a qualidade;  Estimular o sentimento de confiança e consenso entre os membros da equipe;  Criar uma cultura de dinamismo e coesão, aumentando assim a produtividade individual e da equipe.

29 Desenvolver a equipe do projeto Ferramentas  Habilidades Interpessoais  Treinamento  Atividades de Construção da Equipe  Regras Básicas  Agrupamento  Reconhecimento e Recompensas

30 Gerenciar equipe do projeto Processo de acompanhar o desempenho de membros da equipe, fornecer feedback, resolver questões e gerenciar mudanças para otimizar o desempenho do projeto. A equipe de gerenciamento do projeto observa o comportamento da equipe, gerencia conflitos, resolve questões e avalia o desempenho dos membros da equipe. Ferramentas  Observação e Conversas;  Avaliações do Desempenho do Projeto;  Gerenciamento de Conflitos;  Registro das Questões;  Habilidades Interpessoais.

31 IPEM&CC Integra ç ão Desenvolver o termo de abertura do projeto Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto Orientar e gerenciar a execu ç ão do projeto Monitorar e controlar o trabalho do projeto Realizar o controle integrado de mudan ç as Encerrar o projeto ou fase Escopo Coletar requisitos Definir escopo Criar EAP Verificar escopo Controlar escopo Tempo Definir as atividades Sequenciar as atividades Estimar os recursos das atividades Estimar a dura ç ão das atividades Desenvolver o cronograma Controlar o cronograma Custos Estimar os custos Determinar o or ç amento Controlar os custos Qualidade Planejar a qualidadeRealizar a garantia da qualidade Realizar o controle da qualidade Pessoas Desenvolver o plano de recursos humanos Mobilizar a equipe do projeto Desenvolver a equipe do projeto Gerenciar equipe do projeto Comunica ç ão Identificar as partes interessadas Planejar as comunica ç õesDistribuir informa ç ões Gerenciar expectativas das partes interessadas Reportar o desempenho Riscos Planejar o gerenciamento de riscos Identificar os riscos Realizar a an á lise quantitativa de riscos Realizar a an á lise qualitativa de riscos Planejar respostas aos riscos Monitorar e controlar os riscos Aquisi ç ões Planejar aquisi ç õesConduzir aquisi ç õesAdministrar aquisi ç õesEncerrar aquisi ç ões

32 © 2013 JumpEducation

33 Distribuir informa ç ões Processo de colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto, conforme planejado, sendo as técnicas:  modelos de emissor-receptor: realimentação de feedback e barreiras à comunicação;  escolha dos meios de comunicação: situações específicas de quando comunicar por escrito ou oralmente, quando escrever um memorando informal ou um relatório formal e quando comunicar pessoalmente ou por e- mail;  estilo de redação: voz ativa ou passiva, estrutura das frases e escolha de palavras; Ferramentas  Métodos de Comunicação;  Ferramentas de Distribuição de Informações.

34 Distribuir informa ç ões Processo de colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto, conforme planejado, sendo as técnicas:  técnicas de gerenciamento de reuniões: negociação e resolução de conflitos;  técnicas de apresentação: linguagem corporal e planejamento de apoio visual;  técnicas de facilitação: obtenção de consenso e superação de obstáculos. Ferramentas  Métodos de Comunicação;  Ferramentas de Distribuição de Informações

35 Gerenciar expectativas das partes interessadas Processo de comunicação e interação com as partes interessadas para atender às suas necessidades e solucionar as questões à medida que ocorrerem.  aumentar a probabilidade de aceitação do projeto, negociando e influenciando seus desejos para alcançar e manter as metas;  abordar as preocupações que ainda não se tornaram questões;  esclarecer e solucionar as questões que foram identificadas. Ferramentas  Método de Comunicação;  Habilidades Interpessoais;  Habilidades de Gerenciamento.

36 IPEM&CC Integra ç ão Desenvolver o termo de abertura do projeto Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto Orientar e gerenciar a execu ç ão do projeto Monitorar e controlar o trabalho do projeto Realizar o controle integrado de mudan ç as Encerrar o projeto ou fase Escopo Coletar requisitos Definir escopo Criar EAP Verificar escopo Controlar escopo Tempo Definir as atividades Sequenciar as atividades Estimar os recursos das atividades Estimar a dura ç ão das atividades Desenvolver o cronograma Controlar o cronograma Custos Estimar os custos Determinar o or ç amento Controlar os custos Qualidade Planejar a qualidadeRealizar a garantia da qualidade Realizar o controle da qualidade Pessoas Desenvolver o plano de recursos humanos Mobilizar a equipe do projeto Desenvolver a equipe do projeto Gerenciar equipe do projeto Comunica ç ão Identificar as partes interessadas Planejar as comunica ç õesDistribuir informa ç ões Gerenciar expectativas das partes interessadas Reportar o desempenho Riscos Planejar o gerenciamento de riscos Identificar os riscos Realizar a an á lise quantitativa de riscos Realizar a an á lise qualitativa de riscos Planejar respostas aos riscos Monitorar e controlar os riscos Aquisi ç ões Planejar aquisi ç õesConduzir aquisi ç õesAdministrar aquisi ç õesEncerrar aquisi ç ões

37 Conduzir aquisi ç ões Processo de contratação e utilização de fornecedores/parceiros de acordo com as necessidades do projeto  Seleção de propostas de fornecedores (critérios. políticas de compras centralizadas, entre outros);  Negociação;  Assinatura de contrato;  Contratação.

38 Dúvidas? Guilherme Gornati – guilherme.gornati@agenciaclickisobar.com.br

39 Exercício

40 O que vimos hoje  A importância do planejamento do projeto e os impactos na execução;  Papel do Gerente de projetos durante a Fase execução do projeto;  Orientar e gerenciar a execução do projeto;  Metodologia PDCA;  Tipo de estruturas organizacionais;  Gerenciar espectativas;  Conduzir aquisições de fornecedores/parceiros.

41 Dúvidas? Guilherme Gornati – guilherme.gornati@agenciaclickisobar.com.br

42 Obrigado! Guilherme Gornati – guilherme.gornati@agenciaclickisobar.com.br