DACONT 1, 2 e 3 Departamentos de Análise Contábil LISCONTIR ANALICONT CONFORMIDADE DIÁRIA E CONTÁBIL ANÁLISE DE BALANCETES: Matriz de Exame TRANSAÇÃO DETABALAN:

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1 DACONT 1, 2 e 3 Departamentos de Análise Contábil LISCONTIR ANALICONT CONFORMIDADE DIÁRIA E CONTÁBIL ANÁLISE DE BALANCETES: Matriz de Exame TRANSAÇÃO DETABALAN: Detalha Balanço TRANSAÇÃO LISUGSALDO: lista saldo de contas por UG´s TRANSAÇÃO BALANSINT: Demonstrativos de Balanço MÓDULO GERAREL :Equações de balanço ANÁLISES CONTÁBEIS: Manual do Gestos, Manual de Procedimentos de Encerramento de Exercício, etc RELATÓRIO DE ANÁLISE CONTABIL 1 Coordenação de Análise Contábil CACONT Atribuições dos Departamentos

2 RELAÇÃO DAS UG´s DISTRIBUÍDAS NOS RESPECTIVOS DEPARTAMENTOS DE ANÁLISES 2 DACONT 123 RIOPREVEDUCAÇÃOTESOUROSAÚDESEGURANÇAOBRAS 040100180100030100130100160100010100 043400197100030403130900166100020100 043500320100030404133100170100023100 120100320200036100134100173100044100 120200324200036200135300260100045200 123100326100046500135400260400070100 123400330100050100137100261100070200 123401336100053100137200263100080100 123402353100200100140100263200090100 123403370100200900144100266100096100 123404390100210100150100266200100100 123410400100210600154100266400100200 124100403200210700154200310100106100 190100404100215100154300313300110100 196100404300215300154400316100116100 203100404310217100250100317100243100 206100404320217200254100317200243200 220100404330217300256100317300247100 220200404340370200290100230100240400 223200404400999900293100280100244100 226100404500406100296100286500244200 227100404600410100297100300100244300 404700420100 300200246300 437100424100 426100 444100 As UG´s acima fazem parte de 116 órgãos e estes estão distribuídos em 06 tipos de administração:

3 TRANSAÇÕES PARA REALIZAÇÃO DE ANÁLISES 3

4 EQUAÇÕES CONTÁBEIS As equações são criadas pela CGE para alertar ao contador quanto as inconsistências a regularizar e análises de contas. Atualmente o SIAFEM conta com 168 equações ativas. A inatividade de uma equação não significa que não será mais utilizada, podendo voltar a ser ativada. 4

5 CONSULTA EQUAÇÕES CONTÁBEIS As equações são criadas através da transação >INCEQ e podem ser consultadas através da transação >CONEQ. Estas divide-se em 2 (dois) tipos de equações: Equação tipo 1 – Análise Demonstra as equações que deverão ser objeto de análise contábil pelas Assessorias de Contabilidade Analítica ou equivalentes, a fim de sanar possíveis irregularidades. Equação tipo 2 – Inconsistências Demonstra as inconsistências contábeis resultantes de lançamentos indevidos ou transitórios no sistema e que deverão ser objeto de regularização antes do encerramento mensal, pois dependendo da conta que gerou a inconsistência, a não regularização pode comprometer, por exemplo, os demonstrativos exigidos pela Lei de Responsabilidade Fiscal – LRF. Estas equações estão em permanente processo de aperfeiçoamento, visando à expansão do controle, pela inclusão de novas situações e adequação às novas contas e rotinas de contabilização. 5

6 CONSULTA EQUAÇÕES CONTÁBEIS Equação tipo 1 – Análise Função: Compara o saldo de contas iguais em um mesmo período. Significa que a conta está sujeita a analise, pois em algum momento deverá ter seu saldo zerado. No exemplo da conta 112191100 – Royalties do Petróleo a Receber, existe uma periodicidade de recebimento que deverá ser observada. 6 A informação “12” significa saldo atual/final

7 CONSULTA EQUAÇÕES CONTÁBEIS Equação tipo 2 – Inconsistências 1)Função: Compara o saldo de contas iguais em períodos diferentes. Significa que a conta não deve apresentar saldo. No exemplo da conta 211199801/02 – Consignatários à Classificar(Pessoal e Fornecedores), não poderá haver consignações pendentes de classificação. 7 A informação “00” significa saldo inicial (de abertura do exercício)

8 CONSULTA EQUAÇÕES CONTÁBEIS Equação tipo 2 – Inconsistências 2) Função: Compara o saldo no final do período (mês 12), deduzidos os pagamentos, baixas e inscrições (transferências) com o saldo no início do período (mês 00). Significa que o saldo da movimentação das contas do 2º termo deverão estar igual ao saldo do 1º termo. No exemplo da conta 212160400 – Sentenças Judiciais – Precatórios - TJ, o saldo final das sentenças deduzidos dos pagamentos, baixas e inscrições no período deverá ser igual ao saldo no inicio do exercício. 8 Contas de baixas e inscrições. Conta que registra os pagamentos

9 CONSULTA EQUAÇÕES CONTÁBEIS Equação tipo 2 – Inconsistências 3) Função: Compara o saldo de contas distintas no mesmo período. Significa que o somatório dos saldos das contas do 1º termo deverão ser iguais ao somatório dos saldos das contas do 2º termo. No exemplo, compara o somatório dos saldos das contas 193290302/04 – Disponibilidade Financeira (Por FR) com o somatório dos saldos das contas 111130000/115120300/0400/115150300/115160000 - Aplicações Financeiras (Por domicílio bancário). 9

10 LISCONTIR A transação “LISCONTIR – Lista Conta com Irregularidades” consiste no acompanhamento diário das operações realizadas no SIAFEM. Sua estrutura é composta por equações vinculadas ao mês de lançamento e ao grupo de contas contábeis, de forma a proporcionar, ao órgão central, o acompanhamento das práticas contábeis realizadas pelos órgãos usuários do sistema. 10

11 Sem preenchimento: lista todas as UG´s Com preenchimento: informar o nº da UG Pode-se informar uma equação específica. LISCONTIR 11

12 Lista de todas as UG´s que apresentam inconsistêncas e/ou análises. Selecionar uma UG ou mais. LISCONTIR 12

13 Tipo de Equação UG selecionada Nº da Equação As equações de Inconsistências apresentam diferenças a regularizar. Neste caso, trata-se de alguma consignação não classificada. LISCONTIR 13

14 Tipo de Equação A UG pode estar dependendo de orçamento p/ empenhar e liquidar a despesa de encargos ou o Contador não observou o principio da competência. As equações de Análises não apresentam diferenças Equação selecionada Saldos em JANEIRO/11 Esta equação de ANÁLISE informa ao contador do órgão que algumas provisões ainda não foram realizadas. LISCONTIR 14

15 Após o fechamento mensal relacionamos as UG´s que apresentam contas com saldos inconsistentes e solicitamos a devida regularização. LISCONTIR 15

16 Principais objetivos: 1.Disponibilizar aos Contadores ferramenta de controle das análises dos balancetes mensais; 2.Aprimorar a análise contábil dos Órgãos e Entidades da Administração Pública Estadual; 3.A reduzir a ocorrência de inconsistências e facilitar a prestação de contas; 4.Evitar que as inconsistências nos registros contábeis distorçam as informações prestadas nos relatórios da Contadoria Geral do Estado, 5.Trazer maior confiabilidade e eficiência ao trabalho do Contador através da análise do balancete. ANALICONT 16

17 Consiste no exame analítico das contas, devendo ser efetuado após o fechamento mensal a fim de ratificar seus registros contábeis e descrever informações relevantes. ANALICONT 17

18 ANALICONT A – ANALISADA N – NÃO ANALISADA Permite selecionar uma ou várias contas. 18

19 ANALICONT 19

20 Situa ç ão da Conta Analisada: SCT – ANALISADA SPD – SEM PENDENCIA STD – COM AMPARO DOCUMENTAL TD - EXTRATO BANCÁRIO BC - NÃO EXIGE TP - NÃO EXIGE Para o status “SEM PENDÊNCIA” não permite preenchimento do histórico 1 – SEM PENDÊNCIA 2 – COM PENDENCIA ANALICONT 1 – ANALISADA 2 – NÃO ANALISADA 20

21 ANALICONT 21

22 O CONTADOR DECREVE AS OUTRAS SITUAÇÕES NÃO PREVISTAS NA RELAÇÃO DE TIPO DE PENDÊNCIA Somente pedirá histórico para TP 13 (outras pendências) ANALICONT 22

23 Esta transação permite uma visualização individualizada, ou seja, por UG e a situação de análise em que se encontra cada conta contábil (consulta por parte da C.G.E.). As UG´s também utilizam esta transação, porém visualizam somente as suas informações. Exemplo em que a U.G. não realizou as análises: ANALICONT 23

24 Exemplo em que a U.G. realizou as análises. ANALICONT Esta coluna está sem preenchimento pelo fato do campo SPD ser 1 (sem pendência). 24

25 Transação que permite a visualização da situação de todas as UG´s, possibilitando a C.G.E. solicitar aos órgãos que se encontram na situação “PENDENTE” que efetuem as análises contábeis. ANALICONT 25

26 Somente é possível efetuar o ANALICONT com o mês fechado; Uma vez confirmado o status de análise de todas as contas, o sistema bloqueará o mês para análise; Os procedimentos de análise através do Módulo “ANALICONT” deverão ser realizados pelos “CONTADORES” dos Órgãos da Administração Direta ou Entidades da Administração Indireta, até o último dia útil do mês subsequente; o Módulo “ANALICONT” somente estará disponível no perfil dos Contadores dos Órgãos e Entidades. ANALICONT 26

27 CONFORMIDADES É a transação em que os Assessores de Contabilidade Analítica das UG´s ratificam os atos de gestão orçamentária, financeira e patrimonial e se responsabilizam pelos correspondentes fatos contábeis e demonstrativos deles decorrentes. 1 – Conformidade Diária 2 – Conformidade Contábil 27

28 O registro da conformidade diária é efetuado pela UG´s através da Transação >UGCONFORME, informando que os lançamentos contábeis estão corretos, com ou sem restrição. 1 - CONFORMIDADE DIÁRIA 28

29 CONFORMIDADE DIÁRIA 29

30 CONFORMIDADE DIÁRIA 30

31 Através desta transação a C.G.E. acompanha a situação das UG´s. CONFORMIDADE DIÁRIA 31

32 É uma transação (MENSAL) efetuada pelas UG´s informando se há ou não alguma restrição, ou seja, alguma observação relevante. 2 - CONFORMIDADE CONTÁBIL 32

33 Esta conformidade é acompanhada pela C.G.E. CONFORMIDADE CONTÁBIL 33

34 Conformidade Diária: Realizada por um servidor designado das Assessorias de Contabilidade Analíticas (exceto o contadores dos órgãos e entidades); Efetuada no dia seguinte; Deve estar atualizada (Pré-requisito para inscrição dos Restos a Parar). Conformidade Contábil: Somente está disponível no perfil dos contadores dos órgãos e entidades; Efetuada após o fechamento mensal; Deve estar atualizada (Pré-requisito para inscrição dos Restos a Parar). 34

35 BALANCETE Para que possamos efetuar as análises nas diversas contas utilizamos, dentre outras, a transação BALANCETE. Com esta transação na tela podemos detalhar uma conta e verificarmos os lançamentos efetuados. 35

36 BALANCETE Abertura por “Domicílio Bancário” da conta contábil 111129916 - BANCO ITAÚ S/A,, onde: 341 – nº do banco 05673 – Agência 0040052 – C/C 36 Podemos pedir para detalhar do dia 01 de JANEIRO do exercício corrente ao dia atual.

37 Nesta tela podemos pedir para visualizar o documento ou o espelho contábil. BALANCETE 37

38 VISUALIZAÇÃO DO DOCUMETNTO BALANCETE 38

39 VISUALIZAÇÃO DO ESPELHO CONTÁBIL BALANCETE 1 2 3 4 - A utilização do evento 550505 registrou a entrada do recurso financeiro na conta MOVIMENTO. 4 A utilização do evento 560845 efetuou os seguintes registros contábeis: 1 – Registro da disponibilidade financeira na conta movimento (Conta de Compensado/Controle); 2- Saída de disponibilidade financeira da conta de aplicação (Conta de Compensado/Controle); 3 - Registro da saída do recurso financeiro da conta de APLICAÇÃO FINANCEIRA. 39

40 DETABALAN Esta transação disponibiliza diversas opções consultas. Tipos de Administração: Em branco: Apresentará o saldo consolidado de todas as UG´s. Consultar por UG Sim : Apresenta o saldos anteriores e finais das classes ATIVO, PASSIVO, DESPESAS, RECEITA, VARIAÇÕES ATIVAS e PASSIVAS, desde que a conta não seja preenchida. 40

41 DETABALAN CONSULTA POR TIPO DE ADMINISTRAÇÃO 41

42 DETABALAN CONSULTA POR UG 42

43 DETABALAN CONSULTA POR TIPO DE CLASSE Utilizamos esta opção do DETABALAN para verificarmos os saldos dos balanços e realizarmos cruzamentos de saldos entre os demonstrativos. (veremos as planilhas posteriormente) 43

44 LISUGSALDO Esta transação permite listar todas as UG´s que apresentam saldo na conta solicitada, bem como podemos pedir para detalhar até o nível de visualização do documento de origem do registro contábil. 44

45 LISUGSALDO 45 Somente estas UG´s apresentam saldo nesta conta até o mês de JUN/11.

46 LISUGSALDO 46 Solicitamos o detalhamento da linha no período de JANEIRO A JUNHO.

47 LISUGSALDO 47

48 LISUGSALDO 48

49 BALANSINT É uma transação que permite consultar Balanços e Demonstrativos previstos na Lei 4.320/64 e Lei 6.404/76 que servirão para a prestação de contas dos Órgãos e Entidades estaduais. Após o fechamento mensal, confrontamos os totais em cada demonstração contábil para verificarmos o equilíbrio entre eles. Caso apresente diferenças são analisadas as rubricas do Balanço com as inconsistências e providenciamos a correção da fórmula deste grupo através da transação ALTGERAREL do módulo GERAREL que veremos posteriormente. Geralmente as diferenças são provocadas por registros contábeis em contas novas, ou seja, em contas recém criadas no plano de contas e que ainda não foram incluídas nos respectivos grupo(s) do(s) demonstrativo(s) disponível(eis) no BALANSINT. 49

50 BALANSINT 50 Podemos consultar por UG ou por Tipo de Administração cada Balanço ou Demonstrativo. CONSULTA POR UG

51 BALANSINT 51 CONSULTA POR TIPO DE ADMINISTRAÇÃO

52 BALANSINT 52 Demonstração das Variações Patrimoniais apresentando igualdade entre os saldos totais

53 Através da transação ALTGERAREL efetuamos as alterações na equação de balanço. BALANSINT EQUAÇÕES DO BALANÇO 53

54 Este módulo permite que os balanços e demonstrativos contábeis sejam criados de acordo com a estrutura do plano de contas, possibilitando a definição dos títulos e equações que conterão as contas contábeis exigidas para cada item do balanço. Estas equações servirão de base para composição das linhas dos Balanços e Demonstrativos Contábeis, apresentados pela transação BALANSINT. As atualizações das equações refletem imediatamente nos saldo apresentados na transação BALANSINT, possibilitando desta forma uma maior agilidade para acertos e ajustes dos balanços. GERAREL 54

55 GERAREL 55

56 GERAREL Este código serve para indicar que o ITEM acima será impresso na mesma linha: Exemplo: Para que apareça no Balanço Financeiro o item DESPESAS CORRENTES ao lado das RECEITAS CORRENTES basta preencher neste campo o nº do item das RECEITAS CORRENTES. 56

57 GERAREL 57

58 GERAREL SD – Saldo Devedor SC – Saldo Credor S – Saldo + indica que o saldo das conta será adicionado. - Indica que será subtraído. As equações servem para todos os meses do exercício. O sistema calculará o saldo até o mês informado, que neste caso é o 13. 58

59 GERAREL 59

60 GERAREL 60

61 GERAREL Parte do GERAREL da D.V.P. 61

62 ALTGERAREL ALTERA EQUAÇÕES DO BALANÇO GRUPO CONTIDO NA D.V.P. DO BALANSINT GERAREL 62

63 Através dessa transação efetuamos as alterações na equação de balanço. GERAREL ALTGERAREL ALTERA EQUAÇÕES DO BALANÇO 63

64 64 O que é C/C 999 ? Ao efetuar um determinado registro contábil o contador, por não possuir o nº do CNPJ, CPF ou outro C/C específico, efetua o registro sem esta informação. Ao efetuar este registro o SIAFEM insere automaticamente o C/C 999. Mensalmente extraímos do sistema um relatório atualizado com o saldo das contas contábeis que se encontram nesta situação e solicitamos aos órgão que providenciem a regularização. ANÁLISE DAS CONTAS CONTÁBEIS COM O C/C 999

65 Através de um outro banco de dados do SIAFEM, denominado RELAT, extraímos um arquivo, em formato texto, contendo todas as contas com o C/C 999 que apresentam saldo. 65 ANÁLISE DAS CONTAS CONTÁBEIS COM O C/C 999

66 66 ARQUIVO EM FORMATO TXT (BLOCO DE NOTAS) ANÁLISE DAS CONTAS CONTÁBEIS COM O C/C 999

67 67 PARTE DO ARQUIVO “.TXT” CONVERTIDO PARA PLANILHA DE EXCEL Demonstraremos nos próximos slides o registro contábil que originou este saldo. ANÁLISE DAS CONTAS CONTÁBEIS COM O C/C 999

68 68 ANÁLISE DAS CONTAS CONTÁBEIS COM O C/C 999 TELA DEMONSTRANDO SALDO NA CONTA CONTÁBIL COM O C/C 999 Solicitamos o detalhamento da linha 02 no período de JANEIRO A ABRIL.

69 69 ANÁLISE DAS CONTAS CONTÁBEIS COM O C/C 999 TELA APRESENTANDO O REGISTRO CONTÁBIL Pedimos para detalhar o documento (NL)

70 70 ANÁLISE DAS CONTAS CONTÁBEIS COM O C/C 999 NOTA DE LANÇAENTO EM QUE CONTADOR NÃO INFORMOU UM C/C ESPECÍFICO Ausência do C/C

71 VERIFICAÇÃO DOS SALDOS DE BALANÇO Após o encerramento do mês no SIAFEM confrontamos os saldos totais de cada demonstrativo gerado pelo sistema. Caso hajam diferenças procedemos as análises, por Tipo de Administração e por Unidade Gestora. Cabendo lembrar que este procedimento é imprescindível para a elaboração dos demonstrativos no final do exercício. 71

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73 MAIO/11 (Preencher somente as células sem cor) R$ DIFERENÇAS 1 SALDO DO DISPONÍVEL NO BALANÇO PATRIMONIAL 8.967.683.932,45X SALDO PARA O EXERCÍCIO SEGUINTE DO- BALANÇO FINANCEIRO 8.967.683.932,45 - 2 SALDO DO DISPONÍVEL PARA O EXERCÍCIO SEGUINTE DO BALANÇO FINANCEIRO 8.967.683.932,45X FLUXO DE CAIXA - DISPONIBILIDADE PARA EXERCÍCIO SEGUINTE 8.967.683.932,45 - 3 RECEITAS ORÇAMENTÁRIAS DO BALANÇO FINANCEIRO 24.020.410.987,74X RECEITAS ORÇAMENTÁRIAS NO DVP 24.020.410.987,74 - 4 DESPESAS ORÇAMENTÁRIAS NO BALANÇO FINANCEIRO 21.525.218.479,89X DESPESAS ORÇAMENTÁRIAS NO DVP 21.525.218.479,89 - 5 FLUXO CAIXA: CAIXA GERADO PELAS ATIVIDADES OPERACIONAIS (-) COTAS/ REPASSES/ SUBREPASSES/ /TRANSF. CREDITOS DBITOS e INGRESSOS EXTRA ORÇ. 23.192.686.958,65X RECEITAS CORRENTES NO DVP 23.192.686.958,65 - 6 F.CAIXA: CAIXA GERADO PELAS ATIV. INVESTIMENTO (2) + CAIXA GERADO PELAS ATIV. FINANCTO (3). 827.724.029,09X RECEITAS CAPITAL NO DVP 827.724.029,09 - 7 DIVIDA FLUTUANTE DO BALANÇO FINANCEIRO (DESPESA) 4.727.905.745,07X PAGAMENTOS - DEMONST. DIVIDA FLUTUANTE 4.727.905.745,07 - 8 PASSIVO FINANCEIRO DO BALANÇO PATRIMONIAL 3.740.691.694,22X SALDO FINAL DA DIVIDA FLUTUANTE 3.740.691.694,22 - 9 FLUXO DE CAIXA - TRANSFERENCIAS RECEBIDAS 2.393.456.414,37X BALANÇO FINANCEIRO - TRANSF. CORRENTES 2.393.456.414,37 - 10 FLUXO CAIXA: TRANSF. INTERNAS REC. (-) RECEITAS INTRA CONTR. AO rpps (-)REC. INTRA CONV. RECEB (-) REC. INTRA SERVIÇOS (-) OUTRAS REC.INTRA 20.461.118.711,78X BALANÇO FINANCEIRO: INTERFER. ATIVAS 20.461.118.711,78 - CRUZAMENTO ENTRE OS SALDOS DOS DEMONSTRATIVOS 73

74 CONTINUAÇÃO 11 BALANÇO FINANCEIRO: INTERFER. ATIVAS - MOVIMENTOS DE FUNDOS PROPRIOS ( INDEPENDENTES DA EXECUCAO ORCAMENTARIA no grupo INTERFERENCIAS ATIVAS) 20.461.118.711,78X INTERFERENCIAS ATIVAS - DVP 20.461.118.711,78 - 12 BALANÇO FINANCEIRO: INTERFERENCIAS PASSIVAS - MOVIMENTOS DE FUNDOS PROPRIOS ( INDEPENDENTES DA EXECUCAO ORCAMENTARIA no grupo INTERFERENCIAS PASSIVAS) 20.461.118.711,78X INTERFERENCIAS PASSIVAS - DVP 20.461.118.711,78 - 13 FLUXO CAIXA: TRANSF. INTERNAS REC. (-) RECEITAS INTRA CONTR. AO rpps (-)REC. INTRA CONV. RECEB (-) REC. INTRA SERVIÇOS (-) OUTRAS REC.INTRA 20.461.118.711,78X INTERFERENCIAS ATIVAS - DVP 20.461.118.711,78 - 14 SALDO DO DISPONÍVEL - BALANÇO PATRIMONIAL Lei 6.404/76 8.967.683.932,45X SALDO DO DISPONÍVEL NO BALANÇO PATRIMONIAL 8.967.683.932,45 - 15 RESULTADO DO EXERC. - DRE 1.263.712.382,14X RESULTADO DO EXERC. - BALANÇO PATRIMONIAL 1.263.712.382,14 - 16 RECEITAS CORRENTES - BALANÇO FINANCEIRO 23.192.686.958,65X FLUXO DE CAIXA: REC. DERIVADAS + ORIGINÁRIAS+TRANSF. RECEBIDAS + RECEITAS INTRA CONTR. ao RPPS + REC. INTRA CONV. RECEB + REC. INTRA SERVIÇOS + OUTRAS REC. INTRA 23.192.686.958,65 - 17 RECEITAS DE CAPITAL - BALANÇO FINANCEIRO 827.724.029,09X FLUXO DE CAIXA: CX GERADO PELA ATIV. INVEST. + CX GERADO PELA ATIV. FINANCIAMENTOS 827.724.029,09 - CRUZAMENTO ENTRE OS SALDOS DOS DEMONSTRATIVOS 74

75 Os usuários do Sistema Integrado de Administração Financeira para Estados e Municípios – SIAFEM têm a sua disposição diversas opções de consultas para melhor desempenhar sua atividade contábil e de controle, como por exemplo, as “Normas e Orientações” e os “Manuais” que estão disponíveis no sítio da Contadoria Geral do Estado - CGE no site da Secretaria de Estado de Fazenda – SEFAZ. FONTES DE AUXÍLIO AOS ASSESSORES DE CONTABILIDADE ANALÍTICA E AOS ANALISTAS DE CONTROLE INTERNO 75

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