Implantação do Sistema AJURI nas empresas distribuidoras da ELETROBRÁS

AJURI - Sistema de Gestão Comercial de Energia Elétrica É o sistema de gestão comercial de energia elétrica padronizado pela ELETROBRÁS para uso em suas empresas distribuidoras de energia

AJURI - Sistema de Gestão Comercial de Energia Elétrica A nova versão do sistema é resultado da parceria entre a ELETROBRÁS e sua subsidiária ELETRONORTE que o desenvolveu

AJURI – Histórico AJURI é um termo usado pelos nativos da área do Rio Negro, na Amazônia, que significa ajuntamento de pessoas com um determinado fim cooperativista reunião quando se quer realizar o corte da juta, ou a construção de uma oca, ou ainda qualquer trabalho que necessite de muita gente.

O AJURI integra as atividades da gestão comercial das empresas distribuidoras de energia elétrica. Suporta os processos empresariais de faturamento de consumo e serviços de energia, arrecadação financeira, bem como o atendimento a consumidores GESTÃO DE ORDENS DE SERVIÇOS GERÊNCIA EQUIPAMENTO MEDIÇÃO FATURAMENTOS ARRECADAÇÃO GERÊNCIA DE INSPEÇÕES ATENDIMENTO A CLIENTES RECUPERAÇÃO FATURAMENTO COBRANÇA

SIST. GESTÃO EMPRESARIAL (ERP) SIST. TÉCNICO O AJURI se integra aos sistemas existentes (ERP, Distribuição e bancos) Conve niados Bancos / Arreca dadores Eletrobrás SIST. GESTÃO EMPRESARIAL (ERP) ANEEL COMERCIAL FINANÇAS Emprega dos Consumi dores Faturamento Arrec. bancos Arrec. por natureza Medição Faturamento Contabilidade Geral e de Custos CT-Pagar Adm.CC Fluxo Caixa Tesouraria COMERCIALIZ. Atendimento Arrecadação REC. HUMANOS Planej.Ec Fin. CT-Receber Mercado Orcamento Empr. Financ. Adm. Pessoal Folha Pgto SIST. TÉCNICO (distribuição) Orcam / Custos de Obras Orcam. Manut. Comercializ. de Energia Reclamações retorno Adm.Tempo Benefícios Dsv.Pessoal ENGENHARIA ADM. MATERIAIS Planej. Manut. Planej. Obras Req, Itens Estudos e Projetos Gestão de Obras Compras Contratos Bens/Serviços Vende dores Energia MAE Planejamento da Expansão. Operação Estoque. Licitação Fornece dores Terceiros Manutenção

AJURI - Sistema de Gestão Comercial de Energia Elétrica O sistema é de fácil utilização, possuindo menus explicativos. Opera em ambiente windows e tem funcionalidades disponíveis na internet para uso pelos consumidores e profissionais das empresas

AJURI – Histórico 1996 – A ELETRONORTE inicia o desenvolvimento do AJURI. Usa como base a experiência no sistema INHAGATU que operava em ambiente de grande porte 1998 – iniciada a operação do módulo de faturamento / arrecadação na BOAVISTA ENERGIA 1999 – iniciada a operação dos módulos de faturamento / arrecadação na MANAUS ENERGIA 2000/2002 – ampliação das funcionalidades na BOAVISTA e MANAUS ENERGIA 2003 - iniciada a operação na CEAM – todos os módulos Jan/2004 – ELETROBRÁS inicia estudos para a modernização de processos e sistemas nas suas empresas distribuidoras Ago/2004 – ELETROBRAS cria Grupo de Estudo para avaliar AJURI (RES-610/2004) Out/2004 – É estabelecida a parceria ELETROBRAS – ELETRONORTE para manter e implantar o sistema AJURI Out/2004 – ELETROBRAS cria Grupo Executivo para implantar o sistema (RES-811/04))

Modernização de Processos e Sistemas nas distribuidoras No contexto de gestão e acompanhamento das suas empresas distribuidoras para viabilizar a modernização de processos de negócio ìdentificou-se ser fundamental modernizar a infra-estrutura tecnológica e de sistemas de informação. As principais recomendações e prioridades definidas, nesse segmento, foram: Implantar / modernizar infra-estrutura de rede e de telecomunicações; Implantar / modernizar sistema de gestão comercia l Avaliar aderência do sistema de gestão comercial AJURI; Implantar / modernizar sistema de gestão administrativo-financeiro Implantar / modernizar sistema técnico;

Em resumo: O cenário nas empresas distribuidoras Perdas e Inadimplência elevadas Novas Regras Setor Aberto Competitivo Sistemas e Processos a aprimorar Atendimento Regulação ANEEL Infra-estrutura Tecnológica a modernizar Melhoria no Atendimento ao Consumidor Capacitações a aprimorar Melhoria do Resultado Financeiro Modernização de Processos e Sistemas

Avaliação do grau de aderência do AJURI (RES-610/2004) Realizada em agosto / setembro 2004 Escopo Avaliar as funcionalidades, processos e dados suportados pelo sistema AJURI para atendimento a CEAL, CEPISA, CERON, ELETROACRE Metodologia Avaliação do uso do AJURI nas empresas CEAM, MESA e BOAVISTA que já adotavam o sistema; comparação das funcionalidades com os requisitos de negócio das empresas, estudo técnico das funcionalidades existentes (122 foram avaliadas); verificação das operações do sistema na CEAM / MESA. geração de um relatório de Necessidades de Melhorias no AJURI e o prazo para efetivação dessas melhorias; participação de profissionais de negócio e de tecnologia da informação de todas as empresas distribuidoras e da ELETROBRÁS; Avaliação da plataforma tecnológica das empresas identificando quais as necessidades de melhorias para viabilizar o uso do AJURI ( infra-estrutura tecnológica de Manaus como referência) Obs- a maioria dos integrantes do grupo de trabalho já havia participado de avaliaçoes de sistemas de gestao comercial existentes no mercado durante o ano de 2003 e 2004

Resultado da Avaliação: Grau de Aderência / Grau de Impacto do AJURI Cerca de 90% das 122 funcionalidades avaliadas atendem às necessidades das empresas (fatias verde e azul) Na CERON e CEPISA, 44% dessas funcionalidades atendem e superam às equivalentes em seus sistemas (fatia verde) Apenas 10% das funcionalidades foram ajustadas para que o sistema pudesse ser adotado pelas empresas, num total de18 melhorias consideradas obrigatórias e investimento de 850 homens / hora (fatia vinho).

Padronização do AJURI (RES - 811 / 2004) Adoção de um sistema comercial único (AJURI) para as distribuidoras Benefícios identificados: Padronização de normas de segurança, processos operacionais, gerenciais e de auditoria; Racionalização dos custos de implantação, manutenção e operação; Compartilhamento de experiências e recursos com redução do risco de interrupção Estratégia definida: Implementação imediata das 18 melhorias obrigatórias no sistema AJURI; Implantação imediata do sistema AJURI iniciando-se pela CEAL Constituição de um Grupo de Trabalho (GT-AJURI) coordenado pela ELETROBRÁS: planejar, acompanhar e supervisionar os projetos de implantação do sistema; propor a estrutura, atribuições e as regras de funcionamento do Comitê Gestor do AJURI sob a coordenação da ELETROBRÁS com representação das empresas desenvolvedoras e usuárias do AJURI deve: garantir a sua operação e evolução, bem como a adoção de uma versão única

Os projetos de implantação do AJURI nas Empresas

A Disciplina de Implantação do AJURI – DIA, criada pela ELETROBRÁS, estabelece como o projeto deve ser desenvolvido A DIA estabelece: Coordenação Projeto Direção Equipe Comercial TI Qualidade e Acomp. (GE) uma estrutura formal de projeto definindo seus papéis e responsabilidades Rede e Servidor de Rede Servidor Especif / Comp / Inst Melhorias Sistemas Processos Programas Dados / Interface Especif / Prgm / Test Treinamento Usu.negocio + TI Teste Integrado Migrar Dados Paralelo Operação definitivo Usuário Final HARDWARE SOFTWARE + PROCESSOS PEOPLEWARE Estabilização um conjunto de atividades e o seu inter-relacionamento para execução no decorrer do projeto cada atividade é conceituada bem como os produtos esperados após sua conclusão. Modelos pré-definidos são apresentados Veja a seguir os detalhes

Estrutura do Projeto Coordenação Projeto Direção Equipe Comercial TI CEAL - Joaquim (Presidente) ELB – Representante da Dir. Administração CEAL (Comercial) - Eronildes ELN (TI) - Eduardo Lima CEA(Comercial) - Edson (Gerente de Faturamento) Usuãrios-chave de Faturamento + Arrecadação + Atendimento + Finanças CEAL - Fredman ELN - Paulo Mello Coord. TI - Claudio Magalhães (ELB) Coord. Comercial - ELB Qualidade e Acomp. (GE) A DIA prevê a definição de uma estrutura formal para gerenciamento do projeto de implantação do AJURI ...

Papéis e Responsabilidades ... onde cada um tem definido qual o seu papel, bem como as suas responsabilidades no desempenho das atividades do projeto

A Disciplina de Implantação do AJURI - DIA Fases Atividades A DIA estabelece as FASES e e as ATIVIDADES a serem realizadas pelos integrantes do projeto.

Produtos na DIA Cada atividade e seus produtos associados são definidos e conceituados, facilitando o entendimento e a gestão do projeto.

Entenda como se desenvolvem as macro-atividades de projeto Rede e Servidor de Rede Servidor Especif / Comp / Inst Melhorias Sistemas Processos Programas Dados / Interface Especif / Prgm / Test Treinamento Usu.negocio + TI Teste Integrado Migrar Dados Teste Paralelo Operação Migrar definitivo Usuário Final HARDWARE SOFTWARE + PROCESSOS PEOPLEWARE Estabilização É realizado o TREINAMENTO DE USUARIOS de negócio e de TI. Profissionais do Grupo Eletrobrás realizam MELHORIAS no SISTEMA AJURI decorrente de avaliação promovidas pelos usuários da empresa. São identificadas AJUSTES NOS PROCESSOS da empresa. É iniciada a LIMPEZA DE DADOS existentes e a elaboração dos PROGRAMAS DE MIGRAÇÃO DE DADOS para o AJURI. Enquanto isso, a infra de telecomunicação e rede estão sendo adquiridas Os dados são migrados para realização do TESTE INTEGRADO. Eventuais ajustes são realizados Nova migração de dados é realizada para o TESTE PARALELO. Realizadas comparações com o sistema atual, incluindo operações de fechamento mensais. Eventuais ajustes são realizados. O treinamento de usuários finais é realizado pelos usuários-chave de negócio e consultores do Grupo Eletrobrás Concluídos os testes, é executado o Plano de Entrada em Operação com a MIGRAÇÃO DEFINITIVA DOS DADOS e início da operação do sistema.

Cronograma-base para implantação do AJURI O cronograma-base é definido conforme com as atividades de projetos estabelecido na Disciplina de Implantação do AJURI – DIA. Na fase de Preparação do Projeto ele é customizado de acordo com a realidade da empresa

A ELETROBRÁS traçou a estratégia para execução dos projetos de implantação, com base na DIA. Veja a situação atual. CEAL – oito meses de projeto – início operação em JUL/05 – estabilização de 2 meses concluída CERON – sete meses de projeto – início operação NOV/06 – estabilização de 2 meses concluída CEPISA – onze meses de projeto – início operação JUL/06 – estabilização de 3 meses sendo concluída ELETROACRE – inicio de projeto previsto para OUT/06: está sendo reavaliada nova data.

As empresas distribuidoras do Grupo Eletrobrás Anotações: ______________________________________________________________ _________________________________________________________ . O AJURI está em operação em 6(seis) das 7(sete) empresas distribuidoras da ELETROBRÁS. Existe uma única versão para todas as empresas – customizações são negociadas

As empresas distribuidoras do Grupo Eletrobrás Anotações: ______________________________________________________________ _________________________________________________________ . O AJURI é acessado remotamente e on-line pela ELETROBRÁS a partir da sua sede no Rio de Janeiro, onde informações são consolidadas e analisadas ....

As empresas distribuidoras do Grupo Eletrobrás Anotações: ______________________________________________________________ _________________________________________________________ . .. E pela equipe de suporte do sistema da ELETRONORTE, que a partir de Brasília, realiza as atividades de suporte técnico e desenvolvimento de melhorias

Capacidade de processamento TOTAL Capacidade de processamento O AJURI atualmente processa com segurança e rapidez, cerca de 2,6 milhões de consumidores 41 milhões de registros por ano

Os custos do projeto AJURI

Investimentos Totais por Empresa (B) – Cenário com a contratação de sistema junto a terceiros, individualmente pelas empresas (C) – Cenário com a contratação de sistema junto a terceiros, pela ELETROBRÁS (D) – Cenário realizado com a adoção do sistema AJURI A adoção do AJURI resultou numa economia de R$ 14,7 milhõoes.

Participação nos Investimentos por Empresa Os maiores investimentos foram realizados na CEPISA, onde havia maior defasagem da infra-estrutura tecnológica.

Investimentos por Natureza / Empresa

Participação das naturezas nos totais

Estrutura de Suporte Técnico

Sub-Comitê Gestor do AJURI - SGA Coordenação Geral Coordenador Geral ELB – área de TI) ELN – área de TII Define estratégias Homologa prioridades Coordenador TI Área de TI - ELB Área de TI - ELN Coordena desenv. melhorias Grupo de TI (SGA-TI) Grupo de Usuários (SGA-GU) Coordenador Comercial ELB/ - GE- Comercial do COAGE) Representantes das empresas (GE- Comercial do COAGE) Propõe / Define prioridades Define especificação melhorias Equipe TI - ELB Equipe TI - ELN O SGA coordena a política de evolução funcional e tecnológica do sistema AJURI, de acordo com as diretrizes definidas pela ELETROBRÁS, os requisitos dos processos de negócio das empresas usuárias do sistema, as disponibilidades tecnológicas existentes, de modo a prover maior agilidade no atendimento ao cliente, confiabilidade das informações, segurança operacional e gerencial.

Equipes de Suporte Suporte Funcional Suporte TI Informações Gerenciais Profissionais de negócio das diversas empresas (registrados no Portal) Grande sinergia – disseminação das melhores práticas Suporte TI As melhorias são implementadas na ELETRONORTE - Brasília Disseminação de conhecimento nas empresas onde já se despontam profissionais Núcleos locais em Porto Velho e Manaus Informações Gerenciais Planejado e Coordenado pela ELETROBRÁS – Rio de Janeiro

Portal AJURI No Site da ELETROBRÁS os usuários do AJURI podem acessar diversos serviços através do PORTAL AJURI Central de Atendimento para registro de solicitações de melhoria ao sistema Serviços de consultoria Documentação Notícias

Central de Atendimento AJURI As empresas, através do seu Relator, registram suas solicitações na CAA, classificando sua severidade (Fatal, Critico, Normal, etc) e anexando sua especificação; O Grupo de Usuários define a prioridade da solicitação; O Grupo de TI desenvolve a solução especificada e a disponibiliza para teste da empresa solicitante

Central de Atendimento AJURI Cada relator pode acompanhar o status da sua solicitação através de telas gerenciais que dão acesso aos detalhes dos andamentos

Central de Atendimento AJURI - CAA Gestores do Grupo de TI possuem instrumentos diversos para acompanhar e promover a gestão eficiente das solicitações em andamento. No exemplo acima, verifica-se o status do andamento X o grau de severidade.

Projetos de Modernização em andamento Ampliação de Relatórios Gerenciais no sistema atual Padronização de Processos de Negócio Novos processos e normas Vinculação sistema x procedimentos Sistema AJURI GERENCIAL Base gerencial centralizada Acesso de todas as empresas Visão estratégica / histórica Disponibilização de indicadores Estudo para modernização da tecnologia Sistema AJURI GERENCIAL

Implantação do Sistema AJURI nas empresas distribuidoras da ELETROBRÁS

Previsão de Novos Profissionais

Outros Projetos Término em junho / 2007

Principais Recomendações Elaborar um Plano de Informática em consonância com a política da Holding. Padronização de processos e sistemas nas empresas distribuidoras ganhos de escala na aquisição de tecnologias ( incluindo sistemas); compartilhamento de tecnologias e experiências; diminuição de custos de treinamento; uniformização de indicadores de gestão; Adoção, sempre que possível, de soluções próprias e já em operação; Modernização da infra-estrutura tecnológica; rede, servidores, micros, tele; Capacitação dos profissionais de Negócio e de TI

Sistemas Existentes

A avaliação em números 56 melhorias a serem incorporadas no AJURI 18 melhorias obrigatórias

Melhorias Obrigatórias

Economia de Custos

Cotação de Custos - Aquisição por Lote Estratégia de Pregão por Lote Redução de Custo média = 19% maior = 30% menor = 9%

Orcamento da Modernização da Infra de TI

Participação das naturezas nos totais

Investimentos Totais por Empresa

Investimentos Totais por Empresa

Investimentos por Natureza / Empresa