Portal de Compras Cesan

Autores:Roberto Dias Tacla Leandro Rezende de Abreu Maria José Paixão Fernandes Rosane Carneiro Pinto Lopes Unidade:Divisão de Licitação / Gerência de Logística Chefia imediata: Leandro Rezende de Abreu Genivaldo Cotta Portal de Compras da Cesan

Problema Encontrado Processos Licitatórios até meados de 2003: Eram trabalhosos, burocráticos, dispendiosos e morosos; Usavam recursos ultrapassados e pouca tecnologia. Para aquisição dos editais de licitação: Leitura diária de jornais para acesso aos avisos de licitação; Obtenção nos escritórios de atendimento de guia para pagamento do custo do edital em rede bancária; Aquisição do edital em papel na Divisão de Licitação da Cesan em Carapina; Elaboração da proposta de preços pelo fornecedor em modo texto.

Fase de julgamento das propostas: Conferência e validação de todos os preços das propostas dos participantes; Digitação de todos materiais/serviços/preços no sistema para cada fornecedor participante; Divulgação do resultado de cada fase por fax para todos os fornecedores. Consequências: Excesso de burocracia com grande demanda de tempo e volume de trabalho, exigindo dispendiosos recursos funcionais e financeiros tais como: impressão, fotocópias, preparação e montagem dos editais, envio de fax etc, além do desperdício de papel.

Oportunidade percebida O Decreto nº 1178-R, de 03/07/2003 dispôs: A obrigatoriedade dos órgãos e empresas do Estado, de realização de licitações para aquisição de bens de pequeno valor e serviços comuns, pela internet, na forma de pregão eletrônico. Posteriormente, também os casos de Dispensa Eletrônica passaram a ser realizadas neste sistema. Foi criado um grupo multifuncional de empregados da Cesan intitulado “Grupo de Melhorias” encarregado de estudar e propor melhorias nos processos licitatórios. Já estando Pregão e Dispensa na internet, percebeu-se a necessidade de criação de uma solução tecnológica que contemplasse a divulgação dos editais e documentos das licitações das demais modalidades, Concorrência, Tomada de Preço, Carta Convite etc.

Solução adotada Implantação do “Portal de Compras da Cesan” em 2004 com os módulos interno, para uso dos empregados do setor de Licitações e externo, para acesso dos fornecedores e público em geral. Implantação da “Proposta Eletrônica de Preços” em 2008 com as ferramentas CPEP, para uso dos empregados do setor de Licitações e PEP para uso dos fornecedores na elaboração das suas propostas de preços.

Objetivos do Portal de Compras: Agilizar, racionalizar e desburocratizar as atividades inerentes aos processos licitatórios, reduzindo custos, prazos e preços, assim como mão-de-obra para trabalhos que não agregam valor, tais como: impressão e reprodução de cópias de editais, anexos e adendos, envio de fax e digitação de propostas de preços no Sistema; Atribuir transparência aos atos da Cesan, facilitando aos fornecedores, cidadãos, empregados e órgãos de controle, o acesso a todas licitações, aos requisitos para participação e a aquisição por download ou por automático, dos editais, anexos e projetos e todos documentos gerados em cada fase da licitação, como: atas, avisos de resultado, cartas circulares, erratas, extratos, cópias dos contratos, termos aditivos, dentre outros;

Objetivos do Portal de Compras: Aumentar a abrangência e a competitividade das licitações da Cesan; Fornecer ferramentas para elaboração de proposta de preços; Divulgar instruções, regulamentos e legislação relacionada com o processo licitatório; Facilitar a comunicação entre os fornecedores e a Cesan; Racionalizar o processo de cadastramento das empresas no sistema de Cadastro de Fornecedores; Agilizar a obtenção de certidões negativas obrigatórias através de links para acesso direto às páginas de instituições públicas; Permitir à Comissão de Licitação o acesso às informações dos interessados que baixaram editais; Diminuir o fluxo de fornecedores nas dependências da CESAN;

Metodologia Utilizada: A maioria foi software livre. Os softwares proprietários já estavam disponíveis na Cesan: Linguagem PHP para geração de conteúdo dinâmico na web; Sistema gerenciador de banco de dados MySQL; Linguagem SQL para acesso à banco de dados relacional; Linguagem HTML para montagem de páginas da web; Linguagem JavaScript para tratamento de dados dos computadores clientes; Servidor web HTTP APACHE para o processamento de páginas no servidor do Portal;

Metodologia Utilizada: Software de desenvolvimento para web dreamweaver, para montagem das páginas HTML, dos scripts PHP, dos comandos do MySQL e dos scripts em Javascript; Software de edição de imagens Fireworks da Macromedia, para o tratamento de imagens, menus, ícones, texto em imagens etc; Software editor de textos BrOffice para gerar os arquivos dos editais e demais documentos no formato PDF utilizado obrigatoriamente no Portal; Software de desenvolvimento e compilador Delphi, para o desenvolvimento dos programas “PEP” e “CPEP”; Utilização de arquivos compactados no formato ZIP para os projetos das licitações de serviço e engenharia.

Resultados e conclusão Conectividade e transparência. Qualquer cidadão com acesso à internet pode acompanhar as aquisições da CESAN; Agilidade entre as fases dos processos com conseqüente redução dos prazos; Incremento na credibilidade em relação aos processos, contribuindo para a melhoria da imagem da Cesan perante a sociedade; Com a redução de trabalho possibilitou o reaproveitamento de funcionários em outras atividades da Empresa e a utilização do espaço físico excedente para outros fins; Com a eliminãção das fotocópias dos Editais houve uma redução enorme do consumo de Papéis contribuindo assim para a conservação do Meio Ambiente;

Aumento da Competitividade nas licitações da CESAN.

Futuro: Divulgação dos documentos referentes aos Pregões e Dispensas Eletrônicas no Portal ao invés do sistema do Banco do Brasil. Implantação de ferramenta que possibilite ao fornecedor encaminhar a documentação digitalizada através do Portal de Compras. Desenvolvimento de um sistema próprio para processamento das licitações eletrônicas integrado com o Portal de Compras e com o sistema ERP/SAP.

Aprendizado: O Portal possibilitou revisar a forma como eram desempenhadas as atividades, assimilar e divulgar conhecimentos de informática, culminando na implementação de uma moderna administração com tecnologia da informação, desenvolvendo a cultura de negociação de preços e de praticar atividades que agregam valor ao trabalho. A constatação de que é possível o uso de softwares livres apresentando excelentes resultados e benefícios para a empresa e que a abrangente divulgação de informações contribui decisivamente para a transparência e melhoria da imagem da empresa perante a sociedade.

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