COMPRAS E ALMOXARIFADOS Tecnologia em Qualidade GESTÃO DE SUPRIMENTOS COMPRAS E ALMOXARIFADOS

ETAPAS TÍPICAS DA GESTÃO COMPRAS E ALMOXARIFADOS Tecnologia em Qualidade GESTÃO DE SUPRIMENTOS ETAPAS TÍPICAS DA GESTÃO COMPRAS E ALMOXARIFADOS FUNÇÃO DE CADA ETAPA GESTÃO DE ESTOQUES COMPRAS GESTÃO DO RECEBIMENTO Garantir que não se adquira o que não é necessário. Garantir que se compre de fornecedores qualificados e em condições ideais. Garantir que sejam aceitos somente produtos com qualidade comprovada e que esta qualidade seja mantida, enquanto o produto estiver em estoque.

FLUXOGRAMA TÍPICO DA GESTÃO DE ESTOQUES Tecnologia em Qualidade GESTÃO DE SUPRIMENTOS FLUXOGRAMA TÍPICO DA GESTÃO DE ESTOQUES Emite requisição de materiais para o Almoxarifado Identifica a necessidade de Materiais ou Produtos USUÁRIO Consulta saldo disponível no próprio setor Estoque suficiente ou adequado ? Sim Utiliza Produto do próprio setor, estima consumo Não ALMOXARIFADO Consulta saldo disponível no Almoxarifado Estoque suficiente ? Sim Não Entrega Produto solicitado ao requisitante Dá baixa da saída do produto no sistema de controle Avalia a condição de preservação do produto em estoque Atingiu o ponto de reposição ? Sim Não Aguarda novas movimentações de estoque Emite “Solicitação de Compras” para o Setor de Compras (URGÊNCIA) Aguarda a chegada dos Produtos solicitados (NORMAL)

FLUXOGRAMA TÍPICO DA GESTÃO DE COMPRAS Tecnologia em Qualidade GESTÃO DE SUPRIMENTOS FLUXOGRAMA TÍPICO DA GESTÃO DE COMPRAS SETOR DE COMPRAS Processa a Coleta de preços ou processo licitatório 1 Recebe informações e compara com os últimos preços Define fornecedor vitorioso no processo de Concorrência Preço Condições técnicas Qualificação Prazo entrega Avalia regime do processo de aquisição Urgente / Normal Solicita a Autorização para a aquisição, junto à Diretoria Produto Crítico para Qualidade ? Não Consulta cadastro de fornecedores Aptos ao fornecimento Sim Define requisitos / especificações técnicas a serem atendidos 1 Avalia quais são os fornecedores qualificados a fornecerem Qualificação Inicial dos Fornecedores Reavaliação de Qualificados Listagem de Qualificados e Aptos a fornecerem Emite Ordem de Compra ou de Fornecimento para Fornecedor Diligencia os prazos de entrega dos produtos Emite (Cópia) Ordem de Compra ou de Almoxarifado

FLUXOGRAMA TÍPICO DA GESTÃO RECEBIMENTO Tecnologia em Qualidade GESTÃO DE SUPRIMENTOS FLUXOGRAMA TÍPICO DA GESTÃO RECEBIMENTO 3 Dá baixa na Ordem de Compra ou Fornecimento e arquiva Armazena o produto na localização e sob condições adequadas Prepara ou atualiza a Tabela de proteção dos Produtos Avalia periodicamente a condição de armazenamento do Produto Realiza os Inventários cíclicos do Almoxarifado Dá entrada do Produto no Sistema de Controle de Estoques Conforme política de estoque Segrega o Produto em local de “Produtos rejeitados” 2 Emite relatório de Não-conformidade RNC Envia a cópia para Setor de Compras para Tratamento do ALMOXARIFADO Produto recebido (no Prazo) ? Não Informa Setor de Compras para acelerar entrega Sim Recebe Cópia Ordem de Compra ou Fornecimento Ordena por data de entrega proposta e diligencia os prazos Avalia necessidade de abertura de RNC - Relatório de Não-conformidades Realiza conferência e Inspeção de Recebimento Aprovado 2 3

DETALHAMENTO DAS ETAPAS DE GESTÃO Tecnologia em Qualidade GESTÃO DE SUPRIMENTOS DETALHAMENTO DAS ETAPAS DE GESTÃO GESTÃO DOS ESTOQUES ETAPA 1 Emite requisição de materiais para o Almoxarifado Identifica a necessidade de Materiais ou Produtos USUÁRIO Consulta saldo disponível no próprio setor Estoque suficiente ou adequado ? Sim Utiliza Produto do próprio setor, estima consumo Não CUIDADOS Evitar a aquisição do que não é necessário; Manter pequeno controle de consumo para subsidiar aquisições sem desperdício; Estimar consumo para próximo período evitando que estoque termine e gere situações emergenciais; Divulgar, a todos os setores, a importância do controle interno de estoques. Identificar tecnicamente o produto, com maior riqueza possível de detalhes (Código ou Especificação completa); Padronizar sistema de registro de requisições. HAVENDO NECESSIDADE DE REQUISIÇÃO

GESTÃO DE SUPRIMENTOS DETALHAMENTO DAS ETAPAS DE GESTÃO Tecnologia em Qualidade GESTÃO DE SUPRIMENTOS DETALHAMENTO DAS ETAPAS DE GESTÃO GESTÃO DOS ESTOQUES ETAPA 1 MODELO TÍPICO DE REQUISIÇÕES Solicitação de movimentação de estoque Requisição Devolução Nº Tipografado Logo XYZ Item Descrição Código Unid Qtde Data: ___/___/___ Requisitante: Almoxarife: Recebido por: X 16 05 2004 01 Caneta esferográfica traço médio em cor Azul 100.003.000.017 Cx 01 02 Papel sulfite branco, tamanho A4, gramatura 75 g 100.005.000.179 Mil 02 03 Régua plástica 30 cm, transparente 100.003.000.039 Unid 02 04 Solvente plástico incolor, à base de Querozene 100.001.000.004 L 01 José Carlos Gomes Jésus André José carelos Gomes Vamos exercitar a definição de especificações para compra

DETALHAMENTO DAS ETAPAS DE GESTÃO Tecnologia em Qualidade GESTÃO DE SUPRIMENTOS DETALHAMENTO DAS ETAPAS DE GESTÃO GESTÃO DOS ESTOQUES ETAPA 2 Consulta saldo disponível no Almoxarifado Estoque suficiente ? Sim Não Entrega Produto solicitado ao requisitante Dá baixa da saída do produto no sistema de controle Avalia a condição de preservação do produto em estoque Emite requisição de materiais para o ALMOXARIFADO ATIVIDADES IMPORTANTES Manter atualizado o controle de entradas e saídas de produtos, permitindo estimar consumos médios; Manter registro das requisições para rastreabilidade; Exigir informações completas na requisição, evitando mal entendidos (codificação ou especificação completa); Dar saída dos produtos no sistema de controle, assim que é efetuada a entrega, evitando acúmulos; Avaliar em que condições o produto entregue está, quanto às condições de armazenamento ou prazo de validade (evitando entrega de produto com desvios).

DETALHAMENTO DAS ETAPAS DE GESTÃO Tecnologia em Qualidade GESTÃO DE SUPRIMENTOS DETALHAMENTO DAS ETAPAS DE GESTÃO GESTÃO DOS ESTOQUES ETAPA 3 Atingiu o ponto de reposição ? Sim Não Aguarda novas movimentações de estoque Emite “Solicitação de Compras” para o Setor de Compras (URGÊNCIA) Aguarda a chegada dos Produtos solicitados (NORMAL) Dá baixa da saída do produto no sistema de controle Estoque suficiente Entrega Produto solicitado ao requisitante As compras em regime de Urgência são exceções, nunca regra; As compras em regime normal só são possíveis com efetivo controle de estoque; As “solicitações de compra” devem ser registradas em modelo padronizado, seja informatizado ou não; Os pontos de reposição devem ser fixa- dos para todos os produtos com giro conhecido (planejamento de estoque). Regra para definição de pontos de reposição (Consumo médio/mês + Consumo no prazo de reposição) X 1,2 (Estoque mínimo) (Estoque máximo, numa política de 3 meses) (Consumo médio/mês + Consumo no prazo de reposição) X 3 (Volume a ser adquirido) (Estoque máximo - Estoque mínimo)

GESTÃO DE SUPRIMENTOS DETALHAMENTO DAS ETAPAS DE GESTÃO Tecnologia em Qualidade GESTÃO DE SUPRIMENTOS DETALHAMENTO DAS ETAPAS DE GESTÃO GESTÃO DOS ESTOQUES ETAPA 3 EXERCITANDO CÁLCULO DE PONTOS DE REPOSIÇÃO (para política de 3 meses) Produto Consumo mensal Prazo Reposição Estoque mínimo Estoque máximo Adquirir Canetas esferográficas Adesivo líquido Toner da Impressora Kit Controle de água 58 unid. 200 mL 2 unid. 22 unid. 1 semana 2 semanas 45 dias 60 dias 87 Unid. 360 mL 6 Unid. 80 Unid. 218Unid. 900 mL 15 Unid. 198 Unid. 131Unid. 540 mL 11 Unid. 118 Unid. Cálculo: Mínimo [58 + (58/4)] x 1,2 = (58 + 14,5) x 1,2 = 87 Unidades Máximo [58 + (58/4)] x 3 = (58 + 14,5) x 3 = 217,5 = 218 Unidades Volume a ser adquirido - Estoque Máximo - Estoque Mínimo = 131 Unidades

DETALHAMENTO DAS ETAPAS DE GESTÃO GESTÃO DE COMPRAS - ETAPA 1 Tecnologia em Qualidade GESTÃO DE SUPRIMENTOS DETALHAMENTO DAS ETAPAS DE GESTÃO GESTÃO DE COMPRAS - ETAPA 1 Avalia regime do processo de aquisição Urgente / Normal Solicita a Autorização para a aquisição, junto à Diretoria Produto Crítico para Qualidade ? Não Consulta cadastro de fornecedores Aptos ao fornecimento Sim Define requisitos / especificações técnicas a serem atendidos 1 Avaliar quais são os fornecedores qualificados a fornecerem As aquisições somente devem ocorrer de forma planejada; Verificar regime, identificando caminhos mais curtos; Não iniciar processo de compras sem autorização; Não adquirir produtos críticos de fornecedores não qualificados; Fornecedor crítico - Qualificação Fornecedor não-crítico - Cadastramento Definição de especificações para aquisição: Dados completos e inequívocos; Uso de similares, para facilitar; Especificação tecnicamente correta; Usar especificações técnicas para exclusões; Informar requisitos de inspeção.

DETALHAMENTO DAS ETAPAS DE GESTÃO GESTÃO DE COMPRAS - ETAPA 2 Tecnologia em Qualidade GESTÃO DE SUPRIMENTOS DETALHAMENTO DAS ETAPAS DE GESTÃO GESTÃO DE COMPRAS - ETAPA 2 Enviar questionário de avaliação inicial do Sistema de Gestão da Qualidade Preencher Ficha de Qualificação de fornecedores e classificá-los quanto ao resultado Manutenção da Qualificação Manter a avaliação atualizada anualmente, com a re-avaliação; Manter lista atualizada de fornecedores Qualificados e Cadastrados Qualificação Inicial dos Fornecedores Reavaliação de Qualificados Listagem de Qualificados e Aptos a fornecerem Avaliar quais são os fornecedores qualificados a fornecerem

GESTÃO DE COMPRAS - ETAPA 2 Qualificação dos fornecedores GESTÃO DE SUPRIMENTOS Tecnologia em Qualidade GESTÃO DE COMPRAS - ETAPA 2 Qualificação dos fornecedores +

DETALHAMENTO DAS ETAPAS DE GESTÃO GESTÃO DE COMPRAS - ETAPA 3 Tecnologia em Qualidade GESTÃO DE SUPRIMENTOS DETALHAMENTO DAS ETAPAS DE GESTÃO GESTÃO DE COMPRAS - ETAPA 3 Utiliza mecanismo mais adequado ao processo da empresa (Coleta ou processo licitatório); Envia solicitação de cotação ou aviso de concorrência; Rastrea propostas enviadas e solicitações de compra. Define vencedor conforme propostas enviadas; Processa a Coleta de preços ou processo licitatório 1 Recebe informações e compara com os últimos preços Define fornecedor vitorioso no processo de Concorrência Preço Condições técnicas Qualificação Prazo entrega ?

GESTÃO DE COMPRAS - ETAPA 3 Tecnologia em Qualidade GESTÃO DE SUPRIMENTOS GESTÃO DE COMPRAS - ETAPA 3

DETALHAMENTO DAS ETAPAS DE GESTÃO GESTÃO DE COMPRAS - ETAPA 4 Tecnologia em Qualidade GESTÃO DE SUPRIMENTOS DETALHAMENTO DAS ETAPAS DE GESTÃO GESTÃO DE COMPRAS - ETAPA 4 Emite para cada coleta aprovada, sua Ordem de Compra ou Ordem de Fornecimento; As Ordens de Compra ou de Fornecimento devem apresentar: Todas as especificações do produto Métodos de Verificação no recebimento Prazos de entrega e condições comerciais Estas Ordens devem respeitar as condições apresentadas nas propostas vencedoras do processo de concorrência Cópias das Ordens de Compra ou Ordens de Fornecimento devem ser enviadas apara almoxarifado responsável pelo recebimento. Emite Ordem de Compra ou de Fornecimento para Fornecedor Diligencia os prazos de entrega dos produtos Emite (Cópia) Ordem de Compra ou de Almoxarifado Define fornecedor vitorioso no processo de Concorrência Preço Condições técnicas Qualificação Prazo entrega

GESTÃO DE COMPRAS - ETAPA 4 GESTÃO DE SUPRIMENTOS Tecnologia em Qualidade GESTÃO DE COMPRAS - ETAPA 4 FORNECEDOR CÓPIA ALMOXARIFADO

DETALHAMENTO DAS ETAPAS DE GESTÃO GESTÃO DE RECEBIMENTO - ETAPA 1 Tecnologia em Qualidade GESTÃO DE SUPRIMENTOS DETALHAMENTO DAS ETAPAS DE GESTÃO GESTÃO DE RECEBIMENTO - ETAPA 1 Produto recebido (no Prazo) ? Não Informa Setor de Compras para acelerar entrega Sim Recebe Cópia Ordem de Compra ou Fornecimento Ordena por data de entrega proposta e diligencia os prazos Avalia necessidade de abertura de RNC - Relatório de Não-conformidades Realiza conferência e Inspeção de Recebimento Aprovado 2 3 Toda Ordem de compra deve estar de posse do responsável pelo almoxarifado, para conferência; Manter as Ordens de Compras “em aberto” em sequência cronológica de previsão de chegada; Para entregas parciais, registrar na própria cópia as quantidades recebidas e aprovadas; Produtos aguardando inspeção devem ser separa- dos dos aprovados e mantidos identificados até o término das inspeções; Para entregas em atraso, informar Setor de Compras para diligenciamento; Realizar a inspeção de recebimento, registrando no própria cópia de Ordem de Compra os resul- tados da inspeção;

GESTÃO DE RECEBIMENTO - ETAPA 1 GESTÃO DE SUPRIMENTOS Tecnologia em Qualidade GESTÃO DE RECEBIMENTO - ETAPA 1 Exemplo de registros INSPEÇÃO DE RECEBIMENTO Data:___/___/___ NF.:____________ AP RJ NA Itens a avaliar Prazo de entrega Embalagem Quantidade OC x NF Prazo de Validade Qualidade do produto Aprovado Rejeitado Recebido por: Registrar na OC desvios encontrados ou

DETALHAMENTO DAS ETAPAS DE GESTÃO GESTÃO DE RECEBIMENTO - ETAPA 2 Tecnologia em Qualidade GESTÃO DE SUPRIMENTOS DETALHAMENTO DAS ETAPAS DE GESTÃO GESTÃO DE RECEBIMENTO - ETAPA 2 Segrega o Produto em local de “Produtos rejeitados” 2 Emite relatório de Não-conformidade RNC Envia a cópia para Setor de Compras para Tratamento do Produto Aprovado ? Não Sim 3 TRATAMENTO DAS NÃO-CONFORMIDADES DE RECEBIMENTO Separar os produtos rejeitados dos “Aprovados” e dos que estão “Aguardando Inspeção” (ver modelos de placas, crachás, etc.); Emitir relatório de Não-conformidade - RNC, identificando claramente o problema encontrado; A responsabilidade pelo RNC é do Almoxarifado (onde se encontrou a não-conformidade) Entregar cópia do RNC, para setor de compras, para o tratamento junto ao fornecedor A medida em que for sendo tratado, o RNC deve estar sendo preenchido pelo setor de Compras e Almoxarifado Produtos somente podem deixar a área de produtos Rejeitados após solução.

GESTÃO DE RECEBIMENTO - ETAPA 2 GESTÃO DE SUPRIMENTOS Tecnologia em Qualidade GESTÃO DE RECEBIMENTO - ETAPA 2 EXEMPLO DE CRACHÁS MATERIAL REJEITADO 10mm 10 mm 20mm 200mm

DETALHAMENTO DAS ETAPAS DE GESTÃO Tecnologia em Qualidade GESTÃO DE SUPRIMENTOS DETALHAMENTO DAS ETAPAS DE GESTÃO 3 Dá baixa na Ordem de Compra ou Fornecimento e arquiva Armazena o produto na localização e sob condições adequadas Prepara ou atualiza a Tabela de proteção dos Produtos Avalia periodicamente a condição de armazenamento do Produto Realiza os Inventários cíclicos do Almoxarifado Dá entrada do Produto no Sistema de Controle de Estoques Aprovado ? Não Sim 2 GESTÃO DE RECEBIMENTO - ETAPA 3 A entrada no sistema de controle de estoque deve ser imediatamente após término das inspeções de recebimento; Encerrar a Ordem de Compra (arquivamento); Armazenar o produto na localização física definida no sistema de controle; Seguir as orientações da tabela de preservação; Avaliar as condições de estoque e inventários cíclicos rotineiramente.

GESTÃO DE RECEBIMENTO - ETAPA 3 SISTEMA DE LOCALIZAÇÃO FÍSICA GESTÃO DE SUPRIMENTOS Tecnologia em Qualidade GESTÃO DE RECEBIMENTO - ETAPA 3 SISTEMA DE LOCALIZAÇÃO FÍSICA A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 A B C D E F 1 2 CODIFICAÇÃO PARA SISTEMA BLOCO / LADO / PRATELEIRA / POSIÇÃO C - 2 - B - 7 ÁREA PARA PRODUTOS AGUARDANDO INSPEÇÃO ÁREA PARA PRODUTOS REJEITADOS

GESTÃO DE RECEBIMENTO - ETAPA 3 TABELA DE PRESERVAÇÃO DOS PRODUTOS GESTÃO DE SUPRIMENTOS Tecnologia em Qualidade GESTÃO DE RECEBIMENTO - ETAPA 3 TABELA DE PRESERVAÇÃO DOS PRODUTOS

GESTÃO DE RECEBIMENTO - ETAPA 3 AVALIAÇÃO DA PRESERVAÇÃO GESTÃO DE SUPRIMENTOS Tecnologia em Qualidade GESTÃO DE RECEBIMENTO - ETAPA 3 AVALIAÇÃO DA PRESERVAÇÃO INVENTÁRIO CÍCLICO

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