Infraestrutura em eventos de grande porte: gestão e operacionalização FELIPE CINTRA BRAGA IX ENCONTRO NACIONAL DE CERIMONIAL UNIVERSITÁRIO 29 DE JUNHO DE 2016

O que é a infraestrutura de um evento?  Tudo aquilo que é base para um evento;  Relação dialógica com a programação, especialmente em eventos complexos.

Como sei se meu evento é de grande porte? Depende.

Principais elementos de influência para o planejamento da infraestrutura Objetivos do evento Público-alvo Local, data e horário Programação Recursos Financeiros Recursos Humanos Transporte

Checklist (Pré-evento 1) Agendamento (dos locais/espaços, dos serviços de suporte, etc.) Comunicação externa (alteração do trânsito, necessidade de segurança extra, estacionamento de veículos etc.) Materiais aos participantes (pastas, blocos, materiais de orientação, placas de homenagem etc.) Avaliação (elaboração de instrumento de coleta de dados dos participantes)

Checklist (Pré-evento 2) Serviços logísticos (hospedagens, passagens, transfers, alimentações etc.) Serviços audiovisuais (projeção, sonorização, transmissão, foto e filmagem) Serviços de estrutura (tendas, stands, palco, cadeiras, praticável etc.) Internet

Checklist (Pré-evento 3) Serviços de mão-de-obra terceirizada (tradução, limpeza, segurança, ambulatório, recepção etc.) Serviços de decoração (flores, malha, iluminação, toalhas, passadeira etc.) Paramentos (canudos para diplomas, borla para outorga, becas e capêlo) Licenças/documentação (Alvará Bombeiros, Alvará Jogos e Diversões, ECAD, ARTs projeto etc.)

Checklist (Execução 1) Equipe do evento Limpeza (salas, materiais de higiene, foyer etc.) Sinalização e decoração (placas, flores, programação por espaço, faixas, prismas, bandeiras etc.) Teste dos equipamentos (transmissão, sonorização – músicas necessárias estão preparadas? - e projeção)

Checklist (Execução 2) ARTs montagem/construção Mobiliário (reserva de cadeiras no auditório, mesas de receptivo, tendas, painéis, estandes etc.) Alimentação (serviço na sala VIP, bebidas e comida) Avaliação (aplicação do formulário de satisfação)

Checklist (Pós-evento 1) Limpeza (salas, reposição dos materiais de higiene, foyer etc.) Sinalização e decoração (retirar: placas, flores, programação dos espaços, faixas, prismas, bandeiras etc.) Estrutura física (desmontagem: mesas de receptivo, tendas, painéis, estandes etc. – observar prazos, em especial, quando espaço físico locado) Devolução de equipamentos locados (rádios, computadores, projetores, impressoras etc.)

Checklist (Pós-evento 2) Elaboração do Relatório do Evento (aspectos financeiros/legais, prestação de contas para patrocinadores) Avaliação final do evento (tabulação dos formulários de satisfação, consecução dos objetivos do evento, propostas de melhoria)

Algumas “regras de ouro”  O combinado não sai caro  O bom é inimigo do ótimo  Cuide primeiro do elefante, depois da formiga  O pior vai acontecer

Dúvidas? Considerações?

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