SISTEMA FLEXIS 2011 EAControle

Objetivos Agilizar processos de indexação, digitação e custódia de documentos, integrado a uma estrutura segura e robusta. Controlar, através de ferramentas visuais, a área de produção de imagens de documentos e custódia. Controlar o conjunto de execução dos processos de indexação de imagens e digitação de documentos, através de uma ferramenta visual (workflow) Apresentação FLEXIS – 2011 - pág.: 02 de 18

Objetivos Acompanhar a situação das tarefas e a produção de digitadores e supervisores. Controlar a guarda e preservação de acervos, com praticidade e eficácia na localização de documentos e informações. Permitir ao cliente a visualização de imagens e dados indexados através de um aplicativo de consulta desktop e internet. Apresentação FLEXIS – 2011 - pág.: 03 de 18

FLEXIS - Gerenciamento Total da Informação Digitalização, Organização, Indexação e Edição de Imagens Utilizando scanners de alta produção, adequados a cada tipo de trabalho, os documentos são digitalizados através de um software de captura de imagens. A utilização de uma ferramenta capaz de visualizar, organizar e indexar as imagens é primordial em um birô. FLEXIS é um poderoso instrumento para isso. Com ele é possível digitalizar, organizar, criar campos para indexação e edição de imagens e indexar qualquer volume de documentos, com rapidez e segurança. É possível, ainda, com o sistema FLEXIS indexar imagens automaticamente utilizando OCR para leitura de código de barras. O produto final é uma base de dados e imagens formato FLEXIS, que armazena as imagens dos documentos de forma compactada em qualquer mídia, com o programa de pesquisa, impressão e exportação dos dados ou imagens (FLEXIS Visualizador). Apresentação FLEXIS – 2011 - pág.: 04 de 18

FLEXIS - Gerenciamento Total da Informação Controle de Qualidade: Para garantir 100% de qualidade no processo de digitalização e indexação é realizada dupla digitação, com controle de conferência. Gravação em Mídias Óticas: FLEXIS consolida a indexação em tamanhos padrões de CDs e DVDs, facilitando o gerenciamento de volumes dessas mídias. Usando um gravador de CD e o software FLEXIS, é possível gravar todas as imagens e informações de indexação em forma de bases de dados consultáveis. Apresentação FLEXIS – 2011 - pág.: 05 de 18

Processo de Indexação 1ª. Fase : Obtendo imagens As imagens podem ser obtidas de várias maneiras, entre elas: Scanners Profissionais Microfilmes Microfichas Lâminas Imagens criadas digitalmente Apresentação FLEXIS – 2011 - pág.: 06 de 18

2ª. fase: Cadastros Cliente Serviços Título Documental ou Assunto(custódia) Descritores dos documentos Inserção de banco de dados de apoio Apresentação FLEXIS – 2011 - pág.: 07 de 18

3ª. fase: Criação de Lotes Inserir Imagens digitalizadas no diretório criado para o cliente/serviço/título. Gerar Lotes Apresentação FLEXIS – 2011 - pág.: 08 de 18

4ª. fase: Indexações Digitadores iniciam a primeira indexação do lote Digitadores iniciam a segunda indexação do lote Supervisor procede o batimento das indexações e possíveis correções Supervisor decide pendências em documentos levantadas nas indexações * Indexações podem ser feitas automaticamente com o reconhecimento de códigos de barras nas imagens Apresentação FLEXIS – 2011 - pág.: 09 de 18

5ª. fase: Consolidação e Exportação Arquivos em base de dados menores são gerados para cada serviço do cliente. Mídias são gravadas com a base de dados, as imagens e um aplicativo para visualização. Mídia é enviada para o cliente final. Dados são enviados para internet. Apresentação FLEXIS – 2011 - pág.: 10 de 18

6ª. fase: Cliente consulta imagens Mídia é importada no cliente para o aplicativo visualizador. Cliente consulta dados de digitação, imagens e dados de custódia em um banco de dados local. Cliente consulta os mesmos dados em um site da internet. Apresentação FLEXIS – 2011 - pág.: 11 de 18

Processo Geral da Indexação Controle do andamento das tarefas pelo supervisor Cadastro do Cliente Segunda Indexação Desempate Exportação para mídia Cadastro de Serviço, Título Documental e Descritores para o documento Controle de Exceções Primeira Indexação Envio da Mídia e do Visualizador para o cliente Imagens são inseridas na pasta do cliente Envio das informações para a internet Lotes são criados Apresentação FLEXIS – 2011 - pág.: 12 de 18

Controle de Custódia Controle de caixas separadas por galpão, ruas, módulos e prateleiras. Impressão automática de etiquetas para as caixas. Alocação inteligente das caixas, de acordo com o espaço disponível nos módulos. Movimentação de caixas. Localização imediata de caixas por cliente ou conteúdo. Cálculo de preço das movimentações solicitadas pelo cliente. Dados disponíveis para consulta via internet. Apresentação FLEXIS – 2011 - pág.: 13 de 18

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Benefícios do negócio Redução dos custos de armazenamento e recuperação. Aumento na produtividade dos empregados, através de acesso rápido e fácil às informações. Opções flexíveis para processamento e indexação, permitindo soluções personalizadas sem o custo da programação particular. Relatórios de digitalização predefinidos para histórico de digitalização/ indexação e desempenho de usuário. Instalações dimensionáveis para acomodar qualquer quantidade de documentos ou exigências de localização remota. Apresentação FLEXIS – 2011 - pág.: 16 de 18

Público alvo Empresas que digitalizam, indexam e guardam os documentos em seus próprios depósitos. Birôs de digitalização e guarda de documentos. Bibliotecas virtuais. Empresas interessadas em diminuir a quantidade de papel armazenado e circulante em suas dependências. Apresentação FLEXIS – 2011 - pág.: 17 de 18

FLEXIS A tecnologia FLEXIS enfatiza o tratamento de documentos gerados em papel, digitalizados e indexados para futuras consultas. O FLEXIS é um sistema de controle de produção para grandes volumes de imagens sendo indexadas ou digitadas. GED A maioria das empresas tem uma imensa quantidade de documentos que surgem de forma eletrônica. São documentos em Word, Excel, desenhos de engenharia, e-mails. Para controlar essas informações digitais, eletrônicas ou não, usa-se o conceito de Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Os sistemas de GED não são simplesmente sistemas de gerenciamento de arquivos. Eles implementam categorização de documentos, tabelas de temporalidade, ações de disposição e controla níveis de segurança. Apresentação FLEXIS – 2011 - pág.: 18 de 18