Margarete Moraes MMP Consultoria e treinamento 30/06/2008 O estado da arte da gestão de documentos em instituições de saúde – avanços e desafios Margarete Moraes MMP Consultoria e treinamento 30/06/2008

Conceito de Prontuário - evolução “Documentação constituída de formulários padronizados, destinados aos registros da assistência ao paciente” Ministério da Saúde “Conjunto de documentos produzidos no contexto da atividade hospitalar e deve ser, impreterivelmente, elaborado para cada paciente” Código de Ética Médica

Conceito de Prontuário - evolução “Documento único constituído de um conjunto de informações, sinais e imagens registradas, geradas a partir de fatos, acontecimentos e situações sobre a saúde do paciente e a assistência a ele prestada, de caráter legal, sigiloso e científico, que possibilita a comunicação entre o os membros da equipe multiprofissional e a continuidade do cuidado ” CFM 1638/2002

Hoje: Prontuário do Paciente ou Prontuário Eletrônico do Paciente Justificativa: PP é um sistema de informações multidisciplinar, onde as informações contidas pertencem ao paciente

Sistema de Informação hospitalar Processos secundários (Internação) Informações Gerenciais Informações Gerenciais Processos primários (Assistenciais) Processos secundários (Farmácia) Processos secundários (Faturamento) Processos secundários (Auditoria de Contas) Informações Gerenciais Institucionais

Conceito de Arquivo Médico - evolução Local de Guarda de prontuário médicos Gestor do Sistema de Informação do Paciente Ser gestor do sistema de informação do paciente pressupõem quebrar muros e aplicar a gestão e técnicas arquivísticas em todo processo: da produção do PP até sua destinação final.

Gestão documental do PP multimídias Suporte - avanços Papel Papel/microfichas Papel/microfichas/Digitalização Papel/microfichas/Digitalização/PEP Grande desafio hoje Gestão documental do PP multimídias

Suporte – antigos e novos mitos Papel – Sistema de PP manual não é eficiente Microfilme – Alternativa nº 1 para diminuir grandes massas documentais

Suporte – antigos e novos mitos Digitalização – Dependendo do custo, ora alternativa nº1 ora nº 2 para diminuir grandes massas documentais PEP – Solução definitiva para o sistema de gestão de informação do paciente

Suporte – Problemas e tendências Papel Avaliação e seleção Administração de espaço (hospital de 120 leitos cresce em média 3 metros lineares somente para PP de internação) Realidade de muitas instituições de saúde ainda por muito tempo Passivo para ser administrado no futuro a médio prazo (pelo menos 20 anos)

Suporte – Problemas e tendências Microfilme Ausência de tratamento técnico antes de microfilmagem (entra lixo/sai lixo) Processamento fora do especificado na lei comprometendo o caráter legal da migração Diminuição do uso Passivo para ser administrado no futuro a médio e longo prazos (não pode ser eliminado) Digitalização – Idem

Suporte – Problemas e tendências PEP Legalidade recente e controversa Alto custo (relatório do governo americano publicado no The New England Journal of Medicine em Junho de 2008: 82% dos médicos que usam PEP afirmam que houve melhoria de eficiência, mas metade dos médicos de consultório não usam porque não podem comprar o produto) Sistemas mal implantados O profissional do AM não participa da implantação do PEP Equipes não preparadas Processo inevitável

O movimento de acreditação e a gestão de documentos Dados do sistema de saúde brasileiro Operadoras de saúde (MG) já começam remunerar de forma diferente os serviços acreditados Apoio incondicional do Ministério da Saúde ao movimento de acreditação, portanto o movimento não é só dos serviços privados

2004 - ONA 33 hospitais acreditados ONA 20 no nível 1; 11 no nível 2; 2 no nível de excelência (nível 3), ambos em Minas Gerais. Nenhum hospital no Rio de Janeiro Fonte: ONA – 25/06/2004

270% de aumento no número de hospitais 2008 - ONA 90 hospitais acreditados ONA 24 no nível 1; 39 no nível 2; 27 no nível de excelência (nível 3) 270% de aumento no número de hospitais Fonte: ONA – 27/06/2008

Modelos Internacionais JCI – Joint Commission International (EUA) – 9 Hospitais CCHSA – Canadian Council on health Services Accreditation (Canadá) – Traduzido em 2007

Impactos da acreditação na gestão documental Gestão documental como um processo institucional, medido através de indicadores de desempenho e monitorado periodicamente; Qualificação obrigatória da equipe, não só nas técnicas arquivísticas, mas também em ferramentas gerenciais;

Impactos da acreditação na gestão documental Quebra de muros do Arquivo Médico. Trabalho totalmente integrado com equipes assistenciais; Satisfação do cliente interno e externo como uma das medidas de desempenho do arquivo médico e do processo de gestão documental; Obrigatoriedade do cumprimentos dos requisitos legais.

Outras questões impactantes... E-governo na saúde – Nº de identificação único/Registro único Lei de defesa do consumidor Maior rigor nas auditorias das contas médicas, tanto por parte do governo como por parte das operadoras de saúde Maior nível de informação do paciente Processos jurídicos Reclamações

Legislação Prazo de Guarda Até 1989 – Múltiplas orientações CFM 1331/1989 – Guarda permanente (revogada) CFM 1639/2002 – 20 anos para papel e permanente para digitalizado/PEP/Microfichas (revogada) CFM 1821/2007 – Confirma a 1639 + PP digitalizado em sistema nível de segurança 2 pode eliminar papel. PEP em nível de segurança nível 2 não precisa registro em papel.

Problemas com as determinações de prazo de guarda e suporte 116 produtos de registro de saúde auto-declarados na fase 1, que não se sabe ainda se corresponde ao nível 1 de segurança postulada pelo CFM 1821/2007. Nenhum produto foi auditado; “Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde” não foi utilizado para certificar nenhum produto, assim todos estão ilegais;

Realidade sobre prazo de guarda e suporte Instituições com PEP “ilegal” e não mantendo registro em papel; Instituições que ainda não haviam se adaptado a CFM 1331/89 e foram beneficiados com a CFM 1639/2002 Equívocos de interpretação sobre os 20 anos: “a partir do último registro, para a preservação dos prontuários dos pacientes em suporte de papel, que não foram arquivados eletronicamente em meio óptico, microfilmado ou digitalizado.”

Saldo – mais avanços CONARQ - Criação da Câmara Técnica de Arquivos Médicos Início de diálogo entre CONARQ e CFM Obrigatoriedade das Comissões de Revisão de Prontuário em todos os estados – CFM 1638/2002 Obrigatoriedade da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos em todas as unidades que prestam assistência médica – CFM 1821/2007

Questões a serem resolvidas Conclusão das prescrições da CFM 1821/2007 Avaliação e seleção (tabela de temporalidade do PP) Efetivação das comissões de avaliação de documentos Definição da destinação dos PP permanentes dos hospitais públicos Oferta de capacitação na área Disseminação da gestão documental integrada e processual Instituições de saúde sem Arquivos Médicos organizados

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