Gerência de Projetos de TI 11 Gerência de Projetos de TI 11. Aquisição Márcio Moreira & Adriano Graziosi http://si.lopesgazzani.com.br/docentes/marcio/

Aquisições Grupo de Processo Processo Planejamento Planejar as aquisições Execução Realizar as aquisições Controle Administrar as aquisições Encerramento Encerrar as aquisições

Gerência de aquisições Administrar & Encerrar Contratado Qualificados Fornecedores Processos de compras de produtos ou serviços necessários ao projeto, supridos por equipes fora do projeto Incluem a administração do contrato Documentos: NDA, RFP, Proposta, Contrato, Ordem de Compra, Pedido, etc.

Planejar as aquisições - processo

Planejar as aquisições Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas Linha de base do escopo Documentação dos requisitos Acordos de cooperação Registro dos riscos Decisões contratuais sobre riscos Requisitos de recursos das atividades Cronograma do projeto Estimativa dos custos das atividades Linha de base do desempenho de custos Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais Análise de fazer ou comprar Opinião especializada Tipos de contratos Plano de gestão das aquisições Declarações do trabalho das aquisições Decisões de fazer ou comprar Documentos da aquisição Critérios para seleção de fontes Solicitações de mudanças Missão: Decidir o que comprar ou fazer, detalhar a abordagem (como), quando e quem pode fornecer e solicitar as propostas dos fornecedores Linha base do escopo: DE, EAP e Dicionário da EAP Documentos de requisitos: Informações relevantes para aquisições Acordos de cooperação: Parcerias já existentes

Planejar as aquisições - entradas Registro dos riscos: Riscos que demandam alguma aquisição Decisões contratuais sobre riscos: Seguros, garantias, serviços, etc. que demandam aquisição Requisitos de recursos das atividades: Recursos, equipamentos, movimentação, etc. Cronograma, Estimativa dos custos das atividades e Linha de base do desempenho de custos: Quando vamos precisar e quanto temos para gastar Fatores ambientais da empresa: Reputação de fornecedores, condições normais de aquisição, requisitos específicos e situação do mercado

Planejar as aquisições - técnicas Análise de fazer ou comprar: Pode ser feito pela equipe? É melhor comprar? Comprar, alugar, financiar ou fazer um leasing? Tipos de contrato: Com preço fixo (global ou empreitada, escopo fechado): Preço Fixo Garantido (PFG) Preço Fixo com Incentivo de Remuneração (PFIR) Preço Fixo com Ajuste Econômico do Preço (PF-AEP) Custos Reembolsáveis (custo + serviço administração): Custo Mais Remuneração Fixa (CMRF) Custo Mais Remuneração de Incentivo (CMRI) Custo Mais Remuneração Concedida (CMRC) Tempo & Material (TM ou Time & Material): Menos recomendado, pois o pagamento é por tempo (horas/dias) e despesas

Planejar as aquisições - saídas Plano de gestão das aquisições Incluem orientações para: Tipos de contratos, gestão de riscos, critérios e métodos de avaliação, gestão de contratos e de fornecedores, documentos padronizados, restrições, premissas, cronograma de aquisições, identificação de fornecedores pré-qualificados, etc. Declarações do trabalho das aquisições: Documento contendo as informações necessárias para uma boa aquisição, ou seja, conhecimento do escopo para uma precificação e entrega adequada Documentos da aquisição: NDA, DT, RFP, proposta, minuta de contrato, etc.

Planejar as aquisições - saídas Critérios de seleção de fontes: Objetivos: São desenvolvidos e usados para classificar ou avaliar as propostas dos fornecedores. Podem ser: Custo total do ciclo de vida (TCO: Total Cost of Ownership) Garantia, preço, prazo, etc. Capacidade financeira, de produção e interesse Subjetivos: Nível de entendimento da necessidade Capacidade técnica Nível de risco Abordagem de gerenciamento Abordagem técnica Tamanho e tipo da empresa Desempenho passado dos fornecedores Referências Direitos de propriedade e propriedade intelectual

Realizar as aquisições - processo

Realizar as aquisições Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas Plano de gestão do projeto Documentos de aquisição Critérios para seleção de fontes Lista de fornecedores qualificados Propostas de fornecedores Documentos do projeto Decisões de fazer ou comprar Acordos de cooperação Ativos de processos organizacionais Reuniões com licitantes Técnicas de avaliação de propostas Estimativas independentes Opinião especializada Publicidade Pesquisa na Internet Negociação das aquisições Fornecedores selecionados Adjudicação do contrato de aquisição Calendários de recursos Solicitações de mudanças Plano de gestão do projeto atualizado Documentos do projeto atualizados Missão: Obter respostas de fornecedores, selecionar um fornecedor e realizar a contratação (incluindo os contratos) Documentos do projeto: Entradas:Registro de riscos e Decisões contratuais sobre riscos Saídas: Requisitos, Matriz de Rastreabilidade e Registro de Riscos

Realizar as aquisições - técnicas Reuniões com licitantes: Esclarecimentos de dúvidas com todos os concorrentes igualmente Técnicas de avaliação de propostas: Revisão das propostas, aplicando os critérios de avaliação para determinar o fornecedor selecionado Estimativas independentes: O comprador pode (deve) fazer, ou contratar, uma estimativa independente de custo do que está sendo adquirido Publicidade: Pode ser utilizada para ampliar a lista de fornecedores e/ou cumprir com obrigações legais Pesquisa na Internet: Para itens de prateleira é uma ótima opção. Mas, não deve ser utilizada para itens específicos e/ou complexos

Realizar as aquisições - técnicas e saídas Negociação das aquisições: Os detalhes da aquisição devem ser negociados até que seja possível assinar um contrato com os termos negociados Os termos podem incluir: responsabilidades, tratamento de mudanças, direitos de propriedade, pagamentos, preços, formas de pagamento, etc. Em negociações complexas, o GP não deve ser o principal negociador e elas normalmente requerem aprovação da alta administração Saídas: Fornecedores selecionados: Fornecedores escolhidos e contratados

Realizar as aquisições - saídas Adjudicação do contrato de aquisição (contrato): A negociação deve ser formalizada num contrato, que deve considerar todos os documentos do NDA à minuta Quando a contratação não é imediata, a adjudicação garante ao fornecedor o direito de fornecer o produto ou serviço alvo da negociação Plano de gestão do projeto atualizado: Linha base do escopo, de custos e do cronograma Plano de gestão de aquisições Documentos do projeto atualizados: Documentos de requisitos, matriz de rastreabilidade e registro de riscos

Administrar aquisições - processo

Administrar as aquisições Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas Documentos de aquisição Plano de gestão do projeto Contrato Relatórios de desempenho Solicitações de mudanças aprovadas Informações sobre desempenho Sistema de controle de mudanças no contrato Análise de desempenho das aquisições Inspeções e auditorias Sistema de pagamentos Administração de reivindicações Sistema de gestão de registros Documentação da aquisição Ativos de processos atualizados Solicitações de mudanças Plano de gestão do projeto atualizado Missão: Gerenciar as relações de aquisição, monitorar o desempenho do contrato e fazer as mudanças e correções necessárias Sistema de controle de mudanças no contrato: As mudanças aprovadas devem ser implementadas nos documentos de aquisição e isto requer um certo processo incluindo aprovações Análise de desempenho das aquisições: Avaliação do progresso das entregas do fornecedor, na qualidade, prazo e custos que foram combinados. O propósito desta avaliação é quantificar a capacidade realização do trabalho e de entrega do fornecedor

Administrar as aquisições - técnicas Inspeções e auditorias: Se o contrato permitir, o cliente pode fazer inspeções e auditorias nos processos produtivos do fornecedor Sistema de pagamentos: Os pagamentos combinados devem ser feitos e registrados Administração de reivindicações: Reivindicações são mudanças contestadas pelo cliente ou pelo fornecedor. Representam disputas que devem ser resolvidas preferencialmente por negociação Se não for possível negociar, devemos seguir os procedimentos previstos para disputas no contrato Sistema de gestão de registros: Método utilizado pelo GP para registrar as questões

Administrar aquisições - saídas Ativos de processos atualizados: Correspondência (formalização de ações contratuais) Cronogramas de entregas x pagamentos Documentação da avaliação do desempenho do fornecedor Plano de gestão do projeto atualizado: Plano de gestão de aquisições Linha de base do cronograma

Encerrar as aquisições - processo

Encerrar as aquisições Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas Plano de gestão do projeto Documentação de aquisição Auditorias de aquisições Acordos negociados Sistema de gestão de registros Aquisições encerradas Ativos de processos atualizados Missão: Finalizar as aquisições do projeto ou fase verificando se todo o trabalho e as entregas são aceitáveis Auditorias de aquisição: Realizar uma auditoria final para encerramento da aquisição Pode incluir uma análise do processo de aquisição para melhorar os ativos de processos Funciona como lições aprendidas das aquisições Este processo verifica o produto, a verificação do escopo é feita no final do monitoramento e controle

Encerrar as aquisições - saídas Acordos negociados: Todas as reivindicações pendentes devem ser resolvidas, preferencialmente por negociação, se necessário envolvendo mediação e arbitragem, se ainda assim não resolver o caminho judicial é necessário Aquisições encerradas: Comunicação formal que o contrato foi cumprido e está encerrado Ativos de processos atualizados: Arquivamento dos documentos das aquisições Aceitação das entregas Documentação das lições aprendidas

Plano de Gestão do Projeto Disciplina Integração Escopo Tempo Custos Qualidade Recursos Comunicações Riscos Aquisições Fatores Ambientais Ativos de Processos Planejar Aquisições Desenvolver o Termo de Abertura Planejar Comunicações Criar a WBS Definir o Escopo Coletar os Requisitos Definir as Atividades Plano Gestão Projeto Desenvolver Plano de RH Desenvolver Cronograma Estimar as Durações Estimar os Recursos Seqüenciar Atividades Planejar Qualidade Determinar Orçamento Estimar Custos Planejar as respostas a riscos Realizar a análise quantitativa dos riscos Realizar a análise qualitativa dos riscos Identificar os riscos Planejar Gestão de Riscos

Exemplos de questões 1) Durante qual parte do processo de aquisições a negociação da aquisição ocorre? A. Planejar as aquisições. B. Encerrar as aquisições. C. Administrar as aquisições. D. Realizar as aquisições. 2) Uma negociação importante com um subcontratado em potencial está agendada para o dia seguinte, quando você descobre que há uma boa chance de que o projeto seja cancelado. O que você deve fazer? A. Não gastar muito tempo na preparação para as negociações. B. Cancelar as negociações. C. Só negociar os itens principais. D. Adiar as negociações. Resposta: D e D

Obrigado!