Reuniões de Trabalho

Reuniões As reuniões permitem a um grupo de pessoas com um interesse ou objectivo comum aproveitar eficazmente as capacidades e ideias dos participantes e chegar a um consenso relativamente á tomada de decisões.

As Finalidades das Reuniões são: A dar e/ou a recolher informações; A apresentar resultados; A resolver problemas; A tomar decisões; A convencer, levar a aceitar uma proposta/uma ideia/um produto/ um serviço.

Tipos e espécies de Reuniões Quanto á perioridade: - Periódicas – diárias, semanais, mensais, anuais; - Pontuais – análise de projectos, incidentes críticos, etc.

Quanto ao âmbito: - de grupo restrito; - de plenário. Quanto á natureza: - Privadas; - Públicas.

Quanto aos objectivos: - Assembleias Gerais; - Reuniões de Administração; - Reuniões de Conselho Fiscal; - Reuniões de Direcção; - Reuniões de Departamento/Sector; - Reuniões de Vendedores; - Reuniões de Negócios; - “Briefrings”; - “Workshops”.

Assembleias Gerais Assembleia é um conjunto de pessoas que, reunidas em nome próprio, ou actuando como representantes de outrem, têm competência legal para discutir os problemas que lhe são próprios e sobre eles emitir paracer.

Interlocutores Os participantes de uma reunião devem ser objectivos, dinâmicos e disciplinados; ter iniciativa, confiança em si mesmos e espírito aberto; mostrar prudência e criatividade, isto para prender a atenção dos ouvintes; despertar interesse e convencer os receptores.

Compete ao Director Definir o problema; Dar inicio á discussão; Estimular, dirigir e manter a disciplina; Certificar-se de que tudo é bem compreendido e nada é omitido; Fazer as súmulas necessárias; Elaborar a síntese final.

Regras base de uma Reunião O trabalho deve ser organizado, dirigido e controlado. Os participantes devem falar um de cada vez; Devem ser respeitadas as normas básicas e evitar ferir as sensibilidades dos outros; Convém evitar juntar pessoas com um passado de grandes choques pessoais;

Deve-se falar com simplicidade e objectividade, evitando palavras abstratas e esquemas coomplicados; Ao mostrar os dispositivos, deve-se fazer uma pausa para dar tempo ás pessoas de os ler, e este deve ser retirado após a sua utilização; Deve-se estabelecer a situação de interacção para aumentar o êxito da reunião.

Local de Trabalho O local deve ser adaptado ao tipo de reunião (distribuição dos espaços, mesas e cadeiras, suportes lo logísticos). As condições de iluminação, temperatura, arejamento e climatização devem ser apropriadas ás circunstancias.

Documentação A documentação necessária a uma reunião depende necessariamente das finalidades com que esta é realizada e do teor da Agenda/ Ordem de trabalhos. Convém assim, distribuir aos participantes os documentos de consulta e informativos.

Tomada de Notas A tomada de notas é essencial no trabalho so Secretariado, especialmente na preparação das reuniões e no seu decurso. Deve ser feita de forma clara, esquematizada e sem frases.

As notas que se tomam durante uma reunião Das presenças e ausências, convindo anotar os atrasos e as saídas antes do final da reunião; Da hora de inicio e de fim da reunião; Dos assuntos abordados e das decisões tomadas; Das deligências a efectuar na sequência da reunião.

Actas Os assuntos tratados numa reunião ou assembleia são registados em livro próprio, podendo as decisões tomadas ser dadas a conhecer através de comunicados internos ou publicados na imprensa.

Elementos a constar na Acta Natureza da reunião; Dia, mês, ano e local da sua realização; Hora de inicio e encerramento; Identificação do presidente da reunião; Membros presentes e ausentes; Enumerações sequencial dos assuntos abordados e das propostas, alterações e/ou decisões tomadas em relação a cada um; Em caso de votação, o resultado respectivo e a declaração de voto, quando solicitada.

FIM Trabalho realizado por: Sara Gonçalves n.º16.