Sharepoint SGS DO BRASIL

O que é SharePoint ? sharepoint O SharePoint é uma plataforma de colaboração ideal para viabilizar a intranet e extranet de qualquer empresa que permite criar e implantar inúmeras de soluções.

Qual é a função SharePoint ? Gerenciar e administrar o conteúdo corporativo, equilibrando, ao mesmo tempo, a experiência do usuário em relação a diretivas e processos. Responder às necessidades corporativas em constante transformação tomando decisões controladas por dados. Ajudar os usuários a localizar o conteúdo, as informações e as pessoas de que precisam com a pesquisa de empresa.

Importante !!! sharepoint A SGS está migrando todos os TeamSites para o novo SharePoint365. Caso o link em que está acessando esteja bloqueado para qualquer tipo de edição, acesse a página inicial do site clicando no botão “Home” ou “Início”. Se existir a seguinte mensagem abaixo seguida do link, significa que este site foi migrado e que a partir de então deve-se utilizar o link que é apresentado.

Importante !!! sharepoint Antes de acessar o SharePoint, devemos nos lembrar que se trata de uma ferramenta criada pela Microsoft e seu uso deverá ser feito através do navegador Internet Explorer. Na SGS recomendamos o uso do navegador Internet Explorer. O novo SharePoint 365 funciona com os seguintes navegadores:

Identificando o tipo de endereço sharepoint Identificando o tipo de endereço Atualmente dividimos todos os TeamSites ( Sites ) do SharePoint em três categorias: SharePoint365, Intranet e Extranet. Endereços Extranet e SharePoint365 podem ser acessados de fora da rede da empresa; já a Intranet necessita de ser acessado dentro da rede da empresa, seja dentro da empresa ou conectado a uma VPN A diferença entre eles pode ser notada conforme destacada nos endereços a seguir: SharePoint365 – https://sgs.sharepoint.com/sites/br-cbe-teamsite Intranet – http://brsites01.sgs.net/sites/BR-OGC Extranet – https://share.sgs.com/sites/br-fin-pr

sharepoint Acessos Toda e qualquer modificação a ser executada dentro do SharePoint dependerá dos acessos que o perfil do colaborador possuir Por padrão, todos colaboradores que possuem um e-mail, possuem acessos de leitura para qualquer site Intranet; isto se deve a existência de um grupo de usuários chamado “NT AUTHORITY\Authenticated Users”

sharepoint Acessos Somente usuários com administrador podem gerenciar acessos aos demais usuários e determinados endereço. Esta operação é feita através do botão “Configurações” , localizado na parte superior a direta do site.

Acessos sharepoint Lista Padrão de Permissões de acessos: Controle Total – Tem controle total. Design – Pode exibir, adicionar, atualizar, excluir, aprovar e personalizar. Colaboração – Pode exibir, adicionar, atualizar e excluir. Leitura – Apenas de exibição Estas permissões podem ser concedidas a usuário e/ou grupos de usuários e em diferentes endereços.

Acessos sharepoint O que pode ter o acesso modificado? Tudo ! É possível modificar o acesso a qualquer momento; tanto de um usuário quanto o de qualquer biblioteca ou de todo o TeamSite. Por padrão qualquer lista de biblioteca herda acessos de seu TeamSite, ou seja, caso o acesso de um usuário ao TeamSite seja alterado, o acesso do mesmo usuário à uma biblioteca que herda seus acessos será automaticamente modificado. No entanto, também é possível fazer com que uma biblioteca possua suas próprias permissões de acessos; independente de seu TeamSite. Isso fará com que os acessos editados em seu TeamSite não afete os acessos na biblioteca em questão. Por este motivo, quando um chamado solicitando acesso ao SharePoint é aberto ao IT, o atendente questiona o tipo do acesso, para quem, e o link a ser liberado o acesso.

Gerenciando o Site sharepoint Tudo no TeamSite pode ser alterado em qualquer momento, inclusive suas definições clicando no botão “Configurações” e selecionar “Configurações do site”. O mesmo vale para as definições de uma biblioteca. Tudo que é apresentado na tela de Definições varia conforme o acesso do usuário, mas é nesta tela onde é feito o gerenciamento de acessos, alertas, e etc.

Alterando o idioma do Site sharepoint Alterando o idioma do Site Na tela de configurações do site, localizar a opção “Configurações de Idioma” ou “Language Settings”.

Alterando o idioma do Site sharepoint Alterando o idioma do Site Na tela de configurações de idioma, seleciona o idioma desejado, clique no botão “OK” e aguarde até que as alterações sejam concluídas.

Exportar dados de uma lista para o Excel sharepoint Exportar dados de uma lista para o Excel Para exportar os dados de uma lista para o Excel, deve-se clicar na guia “LISTA” e no menu de opções clicar em “Exportar para Excel”.

Como modificar o design? sharepoint Como modificar o design? O usuário que possua a permissão necessária, pode modificar o design do TeamSite no SharePoint utilizando WebParts. Para isso deve-se acessar o botão “Configurações” e selecionar “Editar Página” ou clicar diretamente no botão “Editar Página” ; isso fará com que o Site seja exibido no modo de edição de página.

Salvar ou descartar modificações do design sharepoint Salvar ou descartar modificações do design Sempre que desejar salvar ou cancelar uma modificação de algum componente de design, por exemplo Web Part, deve-se acessar a guia “FORMATAR TEXTO” e clicar nas opções de salvamento e selecionar a opção “Salvar” ou “Parar a edição”, conforme sua necessidade.

Criando uma nova Web Part sharepoint Criando uma nova Web Part No modo de edição de página, clica na guia “Inserir”, e selecione “Web Part”. Serão listas as Categorias e respectivas Partes. Selecione-as conforme desejado e então clique no botão “Adicionar

Modificando uma Web Part sharepoint Modificando uma Web Part Criada a WebPart, ela será exibida na página principal do TeamSite no topo da lista. O local pode ser alterado clicando e segurando o clique no nome da Web Part e movendo a mesma para o local desejado. A Web Part exibirá o nome do item selecionado no momento da criação. Também poderá ser exibida as propriedades da WebPart no botão editar da mesma e em seguida “Modificar Web Part compartilhada”. Na parte a direita da tela será exibida a lista de propriedades da webpart e ao terminar de personalizar suas preferências, clicar no botão Aplicar.

Criando uma biblioteca sharepoint Criando uma biblioteca Para criar uma biblioteca, o usuário precisará ter permissão de acesso para tal operação, conforme vimos anteriormente. Com o devido acesso, o usuário deverá clicar no botão “Configurações” e selecionar a opção “Conteúdo do site”.

Criando uma biblioteca/lista sharepoint Criando uma biblioteca/lista A nova página carregará todas as bibliotecas, listas e demais conteúdos existentes no site. Para criar uma nova biblioteca ou lista deve-se clicar no botão “+ Novo”

Propriedades da biblioteca sharepoint Propriedades da biblioteca Uma vez selecionada, será apresentada a tela de propriedades da biblioteca. Após preenchido os dados, clicar no botão “Criar”.

Editar uma biblioteca já criada sharepoint Editar uma biblioteca já criada Ao acessar biblioteca, deve-se acessa-la e clicar no botão “Configurações” e selecionar “Editar Página”.

Editando a biblioteca sharepoint Na tela de gerenciamento da biblioteca é possível: Criar, editar e/ou excluir colunas Excluir a biblioteca Alterar a ordem das colunas Alterar as permissões de acesso por usuário e ou grupo à esta biblioteca Alterar as propriedades da biblioteca

Inserindo nova coluna na biblioteca sharepoint Inserindo nova coluna na biblioteca Na tela de gerenciamento da biblioteca, selecionar “Criar Coluna”

Editando uma coluna na biblioteca sharepoint Editando uma coluna na biblioteca Na tela de gerenciamento da biblioteca, selecionar clica no nome da coluna desejada

Propriedades da coluna sharepoint Propriedades da coluna Tanto na criação quanto na edição de uma coluna, o formulário de dados é o mesmo; fazendo-se necessário inserir o nome da coluna, selecionar o tipo de dados desta nova coluna e clicar em “OK”.

Criando um novo arquivo na Biblioteca sharepoint Criando um novo arquivo na Biblioteca Para criar um novo documento diretamente no SharePoint basta clicar no botão “+ Novo” e selecionar o tipo de documento a ser criado, digitar o documento e salva-lo. O SharePoint irá carregar o tipo de documento definido no momento da criação da biblioteca.

Carregando um novo arquivo na Biblioteca sharepoint Carregando um novo arquivo na Biblioteca Para carregar um documento diretamente no SharePoint basta clicar no botão “Carregar” e selecionar o que deve ser carregado; se um arquivo ou uma pasta. Ao selecionar a opção desejada, será aberta uma janela para selecionar o arquivo a carregar.

Editar/Excluir um documento de uma Biblioteca sharepoint Editar/Excluir um documento de uma Biblioteca Para executar uma ação sobre um arquivo de uma biblioteca basta apenas selecionar o documento clicando na marcação anterior ao nome do item.

Excluir um documento de uma Biblioteca sharepoint Excluir um documento de uma Biblioteca No caso da exclusão de registro será solicitada a confirmação da operação.

Editar um documento de uma Biblioteca sharepoint Editar um documento de uma Biblioteca No caso da edição de registro deve-se selecionar o item desejado e abrir o painel de detalhes e clicar no botão “Editar tudo”.

Editar um documento de uma Biblioteca sharepoint Editar um documento de uma Biblioteca Ao carregar o formulário com as informações do documento, deve-se editar as mesmas desejadas e clicar no botão “Salvar”.

sharepoint Dúvidas ?

Sharepoint Thiers Barizon Information Technology System Analyst   SGS do Brasil E-mail: Thiers.Barizon@sgs.com