Workshop para implantação de biblioteca digital de teses e dissertações na Universidade Metodista de São Paulo e na Universidade Presbiteriana Mackenzie 25 a 26 de abril de 2006 maffia@ibict.br

BDTD A Biblioteca Digital de Teses e Dissertações (BDTD), um dos projetos do programa Biblioteca Digital Brasileira (BDB), objetiva: integrar os sistemas de informação de teses e dissertações existentes no país; permitir a busca e recuperação de documentos de teses e dissertações produzidos no Brasil ou produzidos por brasileiros no exterior; atender as demandas de informação de gestores de C&T. geração de produtos tais como, indicadores de uso e produção de teses e dissertações (eletrônicas ou não) no Brasil.

Breve histórico 2001 (janeiro) – Discussão e avaliação, com especialistas de organismos nacionais, sobre a implantação de uma biblioteca digital de teses e dissertações 2002 (abril) – Implantação do Consórcio Brasileiro de Teses e Dissertações e definição do modelo da BDTD 2002 (Dezembro) – Lançamento oficial da BDTD pelo então Ministro da Ciência e Tecnologia 2003 (maio) – Implantação de projeto piloto da BDTD em 4 universidades (UCB, UFF, UnB, UFC) 2004 – até o momento – Transferência das tecnologias para as IES e treinamento no seu uso

Como funciona a BDTD A BDTD utiliza o modelo dos Arquivos Abertos (Open Archives Initiative OAI) rede distribuída de bibliotecas digitais existência de dois atores principais: provedor de dados Administra o depósito e publicação, expondo os metadados para harvest provedor de serviços Fornece serviços de informação com base nos metadados coletados junto aos provedores de dados

Como funciona a BDTD Modelo distribuído Agregador Instituições de ensino e pesquisa são provedores de dados IBICT é provedor de serviços nacional IBICT é provedor de dados internacional Agregador

Como funciona a BDTD

Padrões DC etd-ms mtd-br Adoção de padrões nacionais e internacionais para garantir interoperabilidade Protocolo OAI-PMH Metadados DC etd-ms mtd-br

Padrão de metadados mtd-br Padrão BRasileiro de Metadados de Teses e Dissertações Objetivos: Identificação e localização das TDEs; Coleta de informação para geração de indicadores; Integração com outros repositórios nacionais de informação de ensino e pesquisa no país.

Esquema Geral de funcionamento Internacional Prov. Serviço (NDLTD) (etd-ms) Nacional Agregador -- (IBICT) (mtd-br) BDTD Local -- (IES) Local

Integração com bibliotecas locais Três níveis: Já possuem BDTD usando tecnologia própria => implementação protocolo OAI-PMH + mtd-br Usam tecnologia do OPAC implementam apontador para o texto completo da tese ou dissertação no sistema do OPAC => conversor Marc21 --> mtd-br Não possuem BDTD => Utilização do sistema TEDE

Sistema de Publicação Eletrônica de Teses e Dissertações TEDE Sistema de Publicação Eletrônica de Teses e Dissertações

Sistema T EDE Desenvolvido para proporcionar a implantação de bibliotecas digitais nas instituições de ensino e pesquisa, e sua integração com a Biblioteca Digital de Teses e Dissertações do IBICT e com a Networked Digital Library of Theses and Dissertation (NDLTD).

Sistema TEDE desenvolvido na linguagem de programação PhP em banco de dados MySQL voltado para Web; camada do protocolo OAI-PMH que permite imediata exposição dos metadados para coleta automática; padrão Mtd-Br.

Pacotes para provedores de dados O Ibict, repassa, gratuitamente, um pacote contendo: Sistema TEDE; documentação do sistema; manuais operacionais e de usuário; metodologia de implantação de uma bdtd local; treinamento.

Requisitos para o repasse formal do TEDE instituição pública de ensino e pesquisa, mantenedora de programas de pós-graduação reconhecidos pelo MEC/CAPES; compromisso institucional de promover e viabilizar as ações necessárias para a implantação da biblioteca digital com as teses e dissertações defendidas no âmbito da instituição, utilizando o software distribuído pelo Ibict (Sistema TEDE);

Requisitos repasse formal do TEDE compromisso institucional de integrar a biblioteca digital de teses e dissertações local à BDTD nacional; compromisso de participar do treinamento, para o qual a instituição deverá arcar com as despesas de deslocamento e hospedagem de equipe técnica a treinar ou a ser treinada;

Requisitos repasse formal do TEDE instituir equipe composta por profissionais de informação e técnicos de informática que se responsabilizará pela implantação e operação da biblioteca digital de teses e dissertações local; manter conexão permanente com a Internet para garantir o acesso à biblioteca digital de teses e dissertações local, como também para viabilizar a coleta automática de metadados periodicamente pelo Ibict, com vistas a alimentar a BDTD nacional.

Pacotes para provedores de dados Para utilizar esse serviço, duas ferramentas estão disponíveis para download http://tedesite.ibict.br com aplicações específicas: TEDE Modular - requer infra-estrutura de integração entre o curso de Pós-graduação, o autor da tese e a biblioteca da instituição, no processo de publicação eletrônica da tese ou dissertação (TDE). O sistema possui funções específicas para cada etapa do processo de publicação da TDE. TEDE Simplificado - possibilita a publicação da TDE, diretamente pela biblioteca, com a autorização do autor da tese ou dissertação.

TEDE Modular Publicação da TD Início Pós Autor Biblioteca Sistema TEDE

Autor Biblioteca TEDE Simplificado Publicação Início da TDE Sistema TEDE

Interface de busca

Panorama da BDTD 25 instituições integradas a BDTD 24 repositórios em produção no processo de harvesting 17 usam TEDE 5 usam tecnologia própria 2 usam o Nou-Rau (Unicamp) 1 usa tecnologia OPAC (arquivo) 13 repositórios em teste de harvesting 12 utilizando TEDE

Panorama atual da BDTD

A BDTD além de possibilitar o acesso integrado às teses e dissertações brasileiras, proporciona as seguintes vantagens: registro e disseminação local da produção de teses e dissertações, uma vez que o repositório fica hospedado nos servidores das IES; interoperabilidade, uma vez que a BDTD utiliza padrões nacionais e internacionais; qualidade na descrição das teses e dissertações, permitindo a geração de relatórios e indicadores importantes para a avaliação dos programas de pós-graduação; visibilidade nacional e internacional em função da alta interoperabilidade da bdtd local; baixo custo no investimento de infra-estrutura.

Equipe BDTD: Hélio Kuramoto – coordenador geral de Projetos Especiais do IBICT Sueli Maffia – coordenadora técnica Daniela Alves – responsável pelo harvesting Gabriel Mathias – responsável geral pelo Protocolo OAI-PMH (harvester) Marcio Rosa – responsável pelo TEDE Maria Ines Rufino Marcos Sigismundo

OBRIGADA. Sueli Maffia coordenadora técnica da BDTD tel OBRIGADA ! Sueli Maffia coordenadora técnica da BDTD tel.: 61 3217-6338 e-mail: maffia@ibict.br

instituições de ensino e pesquisa Metodologia para Implantação de Bibliotecas Digitais de Teses e Dissertações nas instituições de ensino e pesquisa

Introdução Objetivo: apresentar proposta dos procedimentos a serem seguidos pelas instituições de ensino e pesquisa na implantação das bibliotecas digitais locais de teses e dissertações, utilizando o Sistema TEDE. Proposta tem por base a experiência na implantação de quatro projetos-piloto nas universidades: UFF, UCB, UnB e UFC que testaram o sistema TEDE assim como ajudaram a avaliar os instrumentos e metodologias de repasse adotadas pelo Ibict.

Plano de implantação deve ser adaptado à situação individual de cada instituição. abrange as seguintes atividades: capacitação de técnicos que serão responsáveis pela implantação da bdtd local; ações de sensibilização a serem desenvolvidas no âmbito da instituição receptora do sistema TEDE; preparação do ambiente computacional para operação do sistema TEDE; formação de equipes; implantação de projeto-piloto; elaboração de projeto e implantação da bdtd local.

Plano de implantação: Capacitação Dois tipos de atividades de capacitação são previstos nesta metodologia: Capacitação, pelo Ibict, de pelo menos dois técnicos da instituição receptora do sistema TEDE; Repasse do treinamento de utilização do sistema TEDE a outros técnicos no âmbito da instituição.

Plano de implantação: Capacitação Programa de Capacitação: Material distribuído: Programação do treinamento Instruções para o uso do sistema 1o. dia: Apresentação da filosofia do sistema e do fluxo de operação, enfatizando: Objetivos do projeto-piloto; Trabalho cooperativo; Papel da pós-graduação, autor e biblioteca no processo de publicação eletrônica de teses e dissertações;

Plano de implantação: Capacitação Programa de capacitação: Primeira fase do treinamento Objetivo: Familiarização dos treinandos com os procedimentos necessários para a publicação eletrônica de uma tese ou dissertação. Requisito: Os treinandos deverão ter em mãos uma TDE. Estes poderão trabalhar isoladamente ou em grupos de, no máximo, três pessoas. Atividade: Nesta fase o instrutor estará demonstrando, passo a passo, um módulo por vez, seguido de realização de exercício prático do módulo demonstrado, pelos treinandos.

Plano de implantação: Capacitação Programa de capacitação: Segunda fase do treinamento Objetivo: Simular uma situação real, onde cada treinando exercerá um papel de todos os atores envolvidos na publicação de uma TDE. Requisito: os treinando deverão ter em mãos uma TDE. Sugere-se que nesta fase os treinandos trabalhem individualmente para que possam ter experiência na operação do sistema. Continuação da simulação e avaliação do treinamento

Plano de Implantação: Ações de sensibilização Sugerem-se as seguintes atividades de sensibilização: realizar palestras e workshops para divulgação da bdtd; produzir folder, baner e outros materiais impressos que esclareçam sobre a finalidade e importância do projeto e a necessidade da interação entre os setores da universidade; utilizar a rede interna da universidade para veiculação de textos de sensibilização; utilizar a página da BDTD nacional para acesso a metadados e/ou a textos completos provenientes dos diversos provedores e sua integração internacional.

Plano de Implantação: Preparação do ambiente computacional A instalação e operação do Sistema TEDE, requer a preparação do ambiente computacional conforme “Manual de Instalação de Ambiente Computacional para a Implantação do Sistema TEDE”. (caso haja necessidade, técnicos do Ibict estarão à disposição, via lista de discussão para apoiar esta instalação).

Plano de Implantação: Formação de equipe O Ibict sugere que a instituição receptora do sistema crie dois grupos de trabalho: 1. Comitê de implantação com o objetivo estratégico de difusão do projeto no âmbito da universidade deve contar com representantes de cursos de pós-graduação, bibliotecas, pró-reitorias; deve desenvolver um plano estratégico de implantação da BDTD em nível da universidade e acompanhar seu desenvolvimento.

Plano de Implantação: Formação de equipe 2. Uma equipe técnica: que se responsabilizará pela operação do pacote e treinamento local, quando novos cursos de pós-graduação e bibliotecas associadas a estes se incorporarem ao projeto. Deverá contar com, pelo menos: dois representantes de bibliotecas (técnicos de informação) na operação do pacote; dois técnicos de informática - apoio em eventuais problemas de infra- estrutura; um coordenador do comitê de implantação; dois representantes do curso de pós-graduação (este somente se for adotado o Tede Modular);

Plano de Implantação: Implantação do projeto piloto O projeto de implantação do piloto deverá ter as metas claramente definidas: definir os programas de pós-graduação que serão incluídos na fase piloto (sugere-se a indicação de no máximo dois cursos de pós- graduação) definir a equipe a ser treinada; desenvolver o programa de treinamento. sala contendo um micro para cada pessoa, ou para cada duas. não deverá exceder 10 pessoas. o treinamento terá teor prático e cobrirá todos os módulos do TEDE.

Plano de Implantação: Implantação do projeto piloto O projeto de implantação do piloto deverá ter as metas claramente definidas: importante que a instituição tenha disponível, para o treinamento, os seguintes materiais: cerca de 10 teses ou dissertações, em formato pdf, para serem utilizadas como exemplos; projetor de tela de computador; arquivo em formato jpeg contendo o logo da instituição; rede interna conectada à Internet;

Plano de Implantação: Implantação do projeto piloto O projeto de implantação do piloto deverá ter as metas claramente definidas: desenvolver formulário de avaliação do treinamento (modelo em anexo) desenvolver programa de marketing; planejar atividades para a sensibilização dos administradores, corpo docente e alunos dos cursos selecionados, quanto a importância da publicação de teses e dissertações eletrônicas; acompanhar e avaliar as atividades do projeto-piloto;

Plano de Implantação: Implantação do projeto da bdtd local Uma vez testado o sistema TEDE e os fluxos operacionais durante o projeto-piloto, o comitê de implantação e a equipe técnica deverão iniciar ações para a expansão da abrangência da bdtd no âmbito da instituição de ensino e pesquisa. Para tal, sugere-se: desenvolver o projeto de implantação da bdtd local, considerando o resultado da avaliação do projeto-piloto; definir o responsável pela administração do sistema; planejar as metas para o crescimento da bdtd local; planejar a incorporação gradativa de outros cursos de pós-graduação. A implantação, de uma só vez, de um número muito grande de cursos pode congestionar o processo, torná-lo moroso e comprometer o sucesso na implantação da bdtd local;

Plano de Implantação: Implantação do projeto da bdtd local elaborar o cronograma detalhando quais os cursos que serão contemplados em cada fase da implantação; definir estratégia de treinamento para os novos participantes da bdtd local; definir o texto relativo à autorização do autor para a publicação eletrônica de sua tese ou dissertação. criar infra-estrutura de apoio ao aluno/autor na conversão de sua tese ou dissertação em formato a ser publicado (PDF); articulação com o Ibict, via lista de discussão a ser criada, visando o apoio à instituição de ensino e pesquisa na implantação da bdtd local.

Dúvidas mais frequentes na alimentação dos metadados Titulação: Deverá ser informada indicando o grau e a área Exs: Mestre em Medicina Doutor em Geografia Biblioteca Depositária Sigla da Biblioteca Depositária deverá ser a do CCN/COMUT Assunto O metadado assunto somente deverá ser informado quando necessário, ou seja, para acrescentar algum termo importante que enriqueça a indexação. Jamais deve ser repetido (ou seja, termo em palavra chave e o mesmo termo em assunto) e, quando informado mais de um assunto, deve ser separado por ponto e vírgula, é a mesma orientação do TEDE para a inclusão das palavras chaves.

Dúvidas mais frequentes na alimentação dos metadados Autor/Contribuidor (orientador, membros de banca) Deverá ser informado o nome completo em ordem direta, sem a designação do título.     Ex.: Maria Inês Rufino Antenor Pasqual e não Prof. Doutor Ante Em relação as informações dos membros da banca e co-orientador, deverão ser sempre informados quando presentes na tese, ou quando informados pelo autor no termo de autorização. Número de chamada É o número de classificação da tese, ou seja, o número de localização da tese na estante da biblioteca. Só será informado se houver também o exemplar impresso. Abstract/kew word Deverão ser sempre informados quando presentes na tese

Dúvidas mais frequentes na alimentação dos metadados Link Lattes Deve-se, sempre que possível incluir a informação, pois a BDTD busca a integração com os repositórios nacionais para oferecer, aos usuários, produtos e serviços agregados. Para obter a informação, seja do autor, seja dos contribuidores, basta clicar no link Lattes do TEDE que será remetido a Plataforma Lattes do CNPq no formulário específico. Busque o autor ou contribuidor, acesse o currículo do mesmo e copie o endereço para o campo Lattes do TEDE. Para copiar o endereço, clic em exibir, barra de ferramenta e depois barra de endereço. PDF  Não incluir: ◦arquivo somente com referência bibliográfica. ◦arquivo faltando página de rosto ◦arquivo somente para considerações finais.

Dúvidas mais frequentes na alimentação dos metadados Senha máster Possibilita Alterar, Excluir e Restaurar uma tde já publicada na bdtd local. Para tal, localize o autor e proceda a alteração necessária. No caso de “Excluir” ◦ esta modalidade não retira a tese do banco, mas não estará mais disponível para o harvesting, possibilitando assim, a qualquer momento, quando necessário, restaurar a tese. ◦ só poderá ser excluído todo o registro do banco, caso a tese não tenha sido publicada. Dessa forma, antes de publicar na bdtd local, a biblioteca deverá fazer uma revisão criteriosa em todos os metadados com vistas a validade e qualidade da informação que está sendo disponibilizada.

Dúvidas mais frequentes na alimentação dos metadados Importante O banco de dados deverá ser totalmente limpo antes de iniciar o processo de publicação das teses que serão disponibilizadas na BDTD nacional. Para a integração à BDTD nacional A instituição deverá solicitar o teste de harvesting, após a inclusão de 30 teses publicadas na bdtd local.

OBRIGADO!