Cap. 6 – PROCESSOS DE PLANEJAMENTO Plano de Gerenciamento do Projeto Bruna Barbosa Daniela Siqueira Frederico Medeiros Marina Melemendjian Thiago Pellicciari

PLANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO Usado para monitorar e controlar a execução e o encerramento do projeto Detalha como o projeto pretende ser executado e gerenciado: Detalhar escopos Cronograma Plano de custos Plano de qualidade Plano de comunicação Plano de RH Plano de gestão de riscos Plano de suprimentos

PLANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO É o mapa que indica fins e meios para a execução do projeto, enfatizando sua viabilidade: Técnica: conhecimento disponível para execução Financeira: recursos suficientes Estratégica: contribuição positiva do projeto para organização Gerencial: execução é oportuna e apresenta chances de sucesso

Sumário Executivo Uma síntese do Plano de Gerenciamento do Projeto Explicita objetivo, contexto, premissas do planejamento Cria uma narrativa afirmativa, relevando visão estratégica

Sumário Executivo Deve ser SMART: Specific: objetivos específicos como roteiro Measurable: objeto deve ser mensurado para ser valorizado Aligned: deve haver concordância entre envolvidos Realistic: viável em relação aos recursos Time-bound: delimitado no tempo para definir prioridades

Plano de Gestão de Escopos do Projeto Declaração de Escopos do Projeto: Delimita fronteiras e coleta de requisitos do/para o projeto Reúne todas as atividades, produtos e entregas de relatórios por fases da execução Pode ser acompanhado de uma descrição do produto do projeto

Escopo do Projeto Está contido: Gerenciamento do projeto Estudos e informações Detalhamento processos Recrutamento, treinamentos Documentação

Escopo do Projeto – Estrutura Analítica do Projeto Técnica para organizar o escopo do projeto Raciocinar nível por nível, sendo cada ramo coerente com os demais de um mesmo nível Pode se dividir por ordem cronológica, por executores, unidade organizacional, natureza das atividades, etc.

Plano de Gestão de Riscos e Oportunidades do Projeto Riscos são inerentes em qualquer projeto Fornece respostas em termos de estratégias Etapas: Identificação de todos os riscos possíveis (mesmo os improváveis) Análises qualitativas (sempre) e quantitativas (eventuais) para selecionar riscos/oportunidades mais severos

Técnicas para identificar riscos Toró de palpites (brainstorming) Análise crítica da documentação existente do projeto Técnica Delphi Entrevistas Identificação da causa raiz Análise SWOT Análise de cenários (otimista, pessimista e neutro)

Tipos de riscos Riscos externos imprevisíveis Riscos externos previsíveis Riscos internos, não técnicos Riscos internos, técnicos (geralmente controláveis)

Riscos Respostas a riscos negativos: evitar, transferir, mitigar, aceitar Respostas a riscos positivos/oportunidades: explorar, compartilhar, aprimorar, aceitar Estratégia contingencial: criar Planos B

Plano de Gestão da Comunicação do Projeto Tratamento especial dos stakeholders do projeto Veículos (mídias de informação) Reuniões e eventos Veículos específicos do projeto Sala da Estratégia, brindes, selos, lembretes Treinamentos Presenciais ou a distancia

Comunicação Frequência: diariamente, semanal, com previsão ou sem previsão Forma: é preciso planejar Para eventos e reuniões: melhor local, agenda, horário, duração Para documentos: meio impresso ou digital Para treinamentos: limitação de alunos por turma, pré- requisitos, conteúdo

Conteúdo de comunicação nos projetos

Exemplo de Plano de Comunicação

Plano de Gestão da Qualidade do Projeto Diminuir a subjetividade: Escalas de 0 a 10 Qualidade Percebida Vs. Qualidade do Projeto Vs. Qualidade do Produto Qualidade Percebida Satisfação do usuário; fidelidade, reputação; satisfação de patrocinadores e dirigentes; satisfação da equipe do projeto.

Plano de Gestão da Qualidade do Projeto Equipe: rotatividade não planejada, pedidos de desligamento, excesso de horas extra; Decisões: atrasos, revisões frequentes de objetivos e metas; Conflitos entre interessados. Qualidade do Produto Aparência Operação Desempenho

Plano de Gestão da Qualidade do Projeto Dificuldade em criar metas quantitativas; Estratégias (Manual da Qualidade, plano de gestão da qualidade de fornecedores, etc.)

Plano de Gestão das Aquisições do Projeto Aquisições e Suprimentos: vínculos com organizações externas. Necessidade de Planejamento; Estratégias de suprimentos: Terceirização? Parcerias, consórcios, joint venture? Peças de reposição? Amplitude das contratações? Licitação?

Plano de Gestão das Aquisições do Projeto Contratos turn-key: preço global Preço global Vs. Preço unitário. Tarifa horária; contrato por administração; Melhor preço = menor preço?

Plano de Gestão dos Recursos Humanos do Projeto Planejar a equipe do projeto Analisar qual a dedicação e responsabilidade dos integrantes no projeto

Estruturas de organização de pessoas Estrutura vertical – grandes equipes, com hierarquia e grande dedicação ao projeto – ideal para novos projetos e megaprojetos Estrutura horizontal – equipes com pouca dedicação e sem grande relação entre as áreas do projeto – ideal para equipes “confiáveis” Estrutura híbrida – divisão entre núcleo e restante – grau de dedicação variável

Matriz de Responsabilidades

Plano de Gestão de Custos do Projeto Permitir que o projeto seja feito dentro dos limites do orçamento Estimativas: Analogia: comparação com projetos similares Paramétrica: estimativa de cada macroatividade com parâmetros conhecidos (m,m²...) e somando-se todas ao final Composição unitária: custos de cada pacore de trabalho( pessoal , equipamentos..)

É importante que se faça uma reserva de contingência devido às incertezas das previsões A análise econômica do projeto só é feita com precisão a partir da definição do orçamento Plano de Gestão é importante para antever estouros no orçamento e adotar medidas corretivas

Plano de Gestão de Tempos do Projeto Cronograma: principal técnica de programação de trabalho PERT e COM Gerenciam integrando tempo, custo e recursos humanos alocados no projeto Exemplos: MS-Project e Superproject

Plano de Gestão de Tempos do Projeto Vantagens: Usam calendários Filtram atividades principais (priorização) Projetam tendências Replanejamento (simulações, crashing e fast tracking) Avaliam histogramas Exportam e importam dados Compartilham pool de recursos Imprimem cronogramas, histogramas, calendários

Plano de Gestão de Tempos do Projeto Preparo do cronograma Escopo do projeto Prazos Custos Recursos Humanos (conforme a Matriz de Responsabilidade) Sistema calcula prazos e os pontos críticos, acelerando as atividades(fast-tracking) ou compactando (crashing) o cronograma

Plano de Gestão de Tempos do Projeto Durante execução: cronograma evolui para manter as metas determinadas Barra referência Barra revisão Erros freqüentes na elaboração do cronograma: Detalhamento excessivo das atividades Otimismo ao estabelecer a duração das atividades Desprezar o caminho crítico (qualquer variação na execução resulta na variação do prazo global de execução)

Plano de Gestão de Tempos do Projeto 40% somente de atividades críticas Atividades com folga: otimização do cronograma Homogeneizar os custos Reduzir sobrecargas de recursos humanos Evitar épocas inadequadas para execução de atividades

Plano de Gestão de Tempos do Projeto 2 maneiras de dispor atividades em cronogramas: ASAP (As soon as possible): datas programadas mais cedo possível  execução muito precoce ALAP ( As late as possible): datas mais tarde possível  torna todas as atividades críticas Melhor maneira: ASAP e administrar as folgas

Planos complementares Projetos são únicos Somente quem participa se desenvolve Gestão de conhecimento é algo complexo Projeto para implementar e divulgar a cultura

Planos complementares Conhecimento evolui em espiral: Criação Codificação Compartilhamento Apropriação Sistema de gestão de conhecimento deve estimular: Criatividade Inovação Experimentação Gerente precisa estabelecer estratégias para estimular o uso dessas competências

Planos complementares Codificar as formas inovadoras de agir Estratégias para organizar, classificar e registrar o conhecimento codificado – posteriormente, para poder compartilhar Gerentes: é preciso ampliar suas competências Reconhecendo Dar visibilidade Estímulos

Planos complementares Projeto de gestão de conhecimento deve regrar a criação, registro e compartilhamento entre: Organização e parceiros Clientes Fornecedores Consultores Demais interessados no projeto Após concluir a elaboração dos planos complementares, o planejamento está completo. Alinhamento e coerência