Gerência de Projetos de TI 8. Recursos Adriano Graziosi & Márcio Moreira marcio.moreira@pitagoras.com.br http://si.lopesgazzani.com.br/docentes/marcio/

Liderança

Recursos Grupo de Processo Processo Planejamento Planejar a Gestão de Recursos Execução Mobilizar a Equipe do Projeto Desenvolver a Equipe do Projeto Gerenciar a Equipe do Projeto

Gerência de recursos humanos O que é? Conjunto de processos que organizam e gerenciam a equipe do projeto Papéis: Cada pessoa do projeto exerce um papel no projeto Por exemplo: gerente, arquiteto, especialista, etc. Responsabilidades da liderança: Gerenciar e liderar a equipe Influenciar a equipe do projeto Garantir um comportamento ético

Planejar a gestão de recursos

Planejar a gestão de recursos Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas Plano de gestão do projeto Requisitos de recursos das atividades Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais Organograma da empresa e descrição de posições Rede de relacionamento (Networking) Teoria organizacional Opinião especializada Reuniões Plano de gestão dos recursos humanos Missão: Identificar e documentar papéis, responsabilidades, perfis requeridos, relacionamentos e criar o plano de gestão da equipe do projeto Rede de relacionamentos (Networking): Iteração com outras pessoas para melhorar a eficácia do pessoal Incluem correspondências proativas, almoços, informalidade, eventos, etc. Teoria organizacional: Fornece informações sobre como as pessoas, equipes e unidades organizacionais se comportam Pode ajudar a aumentar a produtividade, reduzir o tempo, custo e esforço

Organogramas e descrição de cargos Hierárquico: EAR (Estrutura Analítica dos Recursos) EAO (Estrutura Analítica da Organização) Matricial (matriz de responsabilidades): Formato RACI: Responsible = responsável, Accountable = reporta-se, Consult = consulta, Inform = informa Textual: Descrição textual dos cargos GP Líder 1 Papel 1 Papel 2 Líder 2 Papel 3 Líder 3 Papel 4 Papel 5 Assessor Agente G.Projeto Patrocinador Equipe Usuários Atividade 1 R C A I Atividade 2 - Atividade 3

Plano de recursos humanos Papéis e Responsabilidades: Papel: função da pessoa ou grupo no projeto Autoridade: aplicação de recursos, decisões, aprovações, etc. Responsabilidade: qual a responsabilidade desta função no projeto Competência: conhecimentos, habilidades e atitudes necessárias Organogramas do projeto Plano de gestão do pessoal: Mobilização do pessoal: critérios recrutamento e seleção Calendários dos recursos: disponibilidades e horários Plano de liberação de pessoal: quando e como liberar recursos Necessidades de treinamento: o que e como treinar Reconhecimento e recompensas: critérios objetivos e públicos Conformidade: estratégia para cumprir normas Segurança: políticas de proteção da equipe

Exemplos de questões 1) O que um plano de gerenciamento do pessoal descreve? A. Quando e como os recursos serão adicionados e retirados da equipe. B. Como os recursos serão nivelados. C. Quais recursos serão usados no projeto. D. A organização responsável por cada pacote de trabalho. 2) Uma Estrutura Analítica do Projeto pode ser MELHOR expressa como um auxílio eficaz para comunicação com: A. A equipe B. O gerente de projetos C. O cliente D. As partes interessadas

Mobilizar a equipe do projeto Planejamento Execução

Mobilizar a equipe do projeto Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas Plano de gestão dos recursos humanos Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais Pré-designação Negociação Contratação Equipes virtuais Análises de decisões multicritérios Designações da equipe do projeto Calendários de recursos PGP atualizado Missão: Confirmar a disponibilidade e obter os recursos necessários para conclusão das designações do projeto Considerações: O GP deve negociar e influenciar a obtenção dos recursos necessários Se a mobilização não ocorrer  impactos e até mesmo cancelamento Se não conseguirmos os principais  podemos trabalhar alternativas Técnicas: Pré-designação deve ser respeitada ou negociada Equipes virtuais (trabalhando em outro local) são cada vez mais comuns

Mobilizar a equipe – técnicas e saídas Análises de decisões multicritérios: Considere: disponibilidade, custo, experiência, habilidade, conhecimento, perfil, atitude e fatores internos Saídas: Designações de pessoal: O pessoal designado deve ser registrado nos documentos do projeto incluindo planos, organograma, cronograma, etc. Calendários de recursos: Os calendários dos recursos designados devem ser oficializados PGP atualizado: Normalmente é atualizado o Plano de Gestão de Recursos Humanos Os gaps de competência para os papéis e responsabilidades devem ser levantados

Exemplos de questões 3) Um histograma de recursos inclui quais dois pontos de dados? A. Estimativa de recursos e de tempo. B. Recursos e datas do calendário. C. Atividades e recursos. D. Recursos e utilização. 4) Qual das regras a seguir você deve aplicar a negociações internacionais em seu projeto? A. Você tem seu jeito, eu tenho o meu. B. Não violar qualquer direito humano fundamental básico. C. Sempre aplicar as práticas comerciais de seu próprio país. D. Fazer o que for preciso para gerenciar o projeto com sucesso.

Desenvolver a equipe do projeto

Desenvolver a equipe do projeto Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas Plano de gestão dos recursos humanos Designações da equipe do projeto Calendários de recursos Habilidades interpessoais Treinamento Atividades de construção da equipes Regras básicas Agrupamento (sala de guerra) Reconhecimentos e recompensas Ferramentas de avaliação da equipe Avaliação de desempenho da equipe Fatores ambientais atualizado Missão: Melhorar as competências e interações da equipe para aprimorar o desempenho do projeto Os GPs devem adquirir habilidades de identificar, construir, manter, motivar, liderar e inspirar equipes Plano de Gestão dos Recursos Humanos: Os gaps de competência levantados são o principal insumo deste processo

Desenvolver a equipe - técnicas Habilidades interpessoais (não técnicas ou soft skills): Visa reduzir os problemas e aumentar a cooperação Meios: compreensão de sentimentos, previsão de ações, reconhecimento de preocupações e acompanhamento Habilidades importantes dos GPs: Lideranças, influência, decisão, empatia, criatividade, etc. Teoria X e Y de Douglas McGregor: Teoria X: As pessoas precisam de supervisão constante, pois são incapazes, não assumem responsabilidades e evitam trabalhar sempre que possível Teoria Y: As pessoas são responsáveis e podem orientar seus próprios esforços Regras básicas: Deixe claro o que é esperado das pessoas, isto explicita os valores e direciona o trabalho

Desenvolver a equipe - técnicas Construção da equipes Estágios de Bruce Tuckman Propósito: Formar equipes realmente coesas Etapas da equipe: Formação (Forming): Individualismo e falta de abertura Conflito (Desordem ou Storming): Divergências de pontos de vista Acordo (Normalização ou Norming): Trabalho cooperativo e confiança mútua Desempenho (Performing): Interdependência e resolução de problemas Dispersão (Adjourning): A equipe conclui o trabalho e é liberada Formação Conflito Acordo Desempenho Dispersão

Auto-realização Estima (status) Sociais Segurança Fisiológicas Pirâmide de Maslow e fatores de Herzberg Hierarquia de necessidades humanas Abraham Maslow Frederick Herzberg Crescimento Sobrevivência Auto-realização Estima (status) Sociais Segurança Fisiológicas Resolução de problemas, etc. Própria, dos outros, etc. Amor, relacionamento, etc. Física, saúde, emprego, etc. Respiração, água, comida, etc. Motivação Fatores Higiênicos

Desenvolver a equipe - técnicas e saídas Reconhecimentos e recompensas: Reconhecer e recompensar (premiar) comportamentos desejados satisfazendo valores e traços culturais do indivíduo Teoria das expectativas: Se eu me esforçar terei um bom desempenho. Logo, serei reconhecido e então recompensado Saídas: Avaliação de desempenho da equipe: Medir o desempenho (técnico, de cronograma e de custos) da equipe Evitar o Efeito Halo: Se a pessoa é boa em programação, vai ser boa em análise e gestão? Não necessariamente Fatores ambientais atualizado Aprendizados na administração de pessoal e avaliações

Exemplos de questões 5) O ponto mais alto na hierarquia das necessidades de Maslow é: A. Satisfação fisiológica. B. Sobrevivência. C. Necessidade de associação. D. Estima. 6) O que um plano de gerenciamento do pessoal descreve? A. Quando e como os recursos serão adicionados e retirados da equipe. B. Como os recursos serão nivelados. C. Quais recursos serão usados no projeto. D. A organização responsável por cada pacote de trabalho.

Exemplos de questões 7) Qual teoria motivacional alia-se à idéia de que todos os trabalhadores cabem em um de dois grupos? A. Maslow. B. Deming. C. McGregor. D. Herzberg. 8) Qual teoria motivacional diz que o que motiva as pessoas é o trabalho em si, inclusive coisas como responsabilidade, auto-realização e crescimento profissional?

Gerenciar a equipe do projeto

Gerenciar a equipe do projeto Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas Plano de gestão dos recursos humanos Designação da equipe do projeto Avaliação de desempenho da equipe Registro de questões Relatórios de desempenho Ativos de processos organizacionais Observação e conversas Avaliação de desempenho do projeto Gerenciamento de conflitos Habilidades interpessoais Solicitações de mudança Plano de gestão do projeto atualizado Documentos do projeto atualizado (registro de questões, descrição de papéis e atribuições da equipe) Fatores ambientais atualizado Ativos de processos atualizado Missão: Acompanhar desempenho da equipe, dar feedbacks, resolver problemas ou conflitos e gerenciar mudanças para melhorar o desempenho Observação e conversas: O GP precisa estar iterado do trabalho e das atitudes da equipe Avaliação de desempenho do projeto: Devem incluir feedback, metas individuais e planos de treinamento Habilidades interpessoais do GP: Liderança, influência e tomada de decisão eficaz

Gerenciamento de conflitos Natural, força a busca de alternativas e requer abertura Causas: Cronogramas, prioridades, recursos e opiniões técnicas Focar: Na Questão (+) não na Personalidade, no Presente (+) não no Passado Fatores: Importância, intensidade, posição, prazo e motivação Papel GP: Deixar as partes resolverem ou mediar a resolução Técnicas: Confronto/Solução dos problemas: Examinar alternativas para resolução do problema, requer atitude de troca e diálogo Compromisso/Reconciliação/Negociação: Encontrar soluções que tragam alguma satisfação para os envolvidos (ganha-ganha) Imposição/Força: Forçar um ponto de vista em detrimento dos outros (ganha-perde) Retirada/evitar: Recuar (adiar) na entrada numa situação de conflito efetivo ou potencial Panos quentes/Acomodação: Enfatizar as áreas de acordo e não as diferenças para manter a harmonia

Poderes do gerente de projeto Tipos Fonte Exemplo Avaliação Especialista Alto conhecimento no tema Ele já fez isto mais de 500 vezes, vamos pelo caminho sugerido por ele Melhor Recompensatório Concessão de recompensas Devido a seu desempenho, vou designá-lo para os testes do projeto Referencial Você é uma referência (carisma ou fama) O GP mais respeitado da organização diz: Acho que devemos mudar o template deste documento Bom Formal (legítimo) Cargo ocupado Faça, pois estou no comando Ruim Penalizatório (coersivo) Capacidade de punir Se isto não estiver pronto, você não vai com a equipe para o Havaí Pior

Estilos de gestão e liderança Tipos Descrição Diretivo Diz o que as pessoas devem fazer Facilitador Coordena a participação de outras pessoas Coaching Ajuda a alcançar objetivos Apoiador Fornece apoio no caminho Autocrático Todos devem fazer o que foi dito (top-down) Consultivo Coleta opiniões e serve a equipe (bottom-up) Consultivo/ Consulta a equipe, mas decide e a equipe segue Consensual Decide e resolve problemas em grupo Delegatório Define a meta e deixa as pessoas alcançá-las Tipos Descrição Burocrático Exige o cumprimento de regras Carismático Energiza e incentiva a equipe (gera dependência) Democrático Participativo A equipe participa das decisões Laissez-faire Permite a ação, deixa em paz (não faz, mas gerencia, recomendado com equipes altamente qualificadas) Analítico Coleta fatos com a equipe e toma decisões técnicas Condutor Fornece instruções constantes e conduz à conquistas Influente Foca no trabalho em equipe, desenvolve e toma decisões em equipe

Gerenciar a equipe do projeto - saídas Solicitações de mudança: Mudanças nas designações de pessoal, por decisão ou adequações Plano de gestão do projeto atualizado: Atualização no plano de recursos humanos (gestão de pessoal) Documentos do projeto atualizado: Registro de questões Fatores ambientais atualizado: Avaliações de desempenho e aprendizados das habilidades pessoais Ativos de processos atualizado: Documentação de lições aprendidas O que fizemos de bom? Como podemos melhorar? O que fizemos errado? Como corrigir e evitar? Modelos e atualizações nos processos padrões da empresa

Perfis das pessoas Valores Certinho Lento Alta Performance Desalinhado Produtivo ? Resultados Fonte: CHI08

Exemplos de questões 9) Qual das seguintes técnicas de resolução de conflitos gerará a solução MAIS duradoura? A. Força B. Panos quentes C. Negociação D. Solução de problemas 10) Um projeto tem várias equipes. A equipe C já perdeu vários prazos. Isso fez com que a equipe D precisasse comprimir o caminho crítico diversas vezes. Como líder da equipe D, você deve se reunir com: A. O gerente da equipe D B. Apenas o gerente de projetos C. O gerente de projetos e a administração D. O gerente de projetos e o líder da equipe C

Exemplos de questões 11) Um gerente de projetos tem uma equipe grande composta por pessoas de várias áreas funcionais da empresa. O MELHOR método de obter a cooperação da equipe é usar o poder ____. A. Formal. B. Penalizatório. C. Recompensatório. D. Referente. 12) Você descobriu que um dos membros de sua equipe não foi treinado adequadamente para completar as atividades de projeto atribuídas a ele. Como você trata esta questão? A. Substitui o membro da equipe por alguém mais qualificado. B. Solicita que o treinamento correto seja fornecido e pago pelo gerente funcional. C. Revisa o cronograma para adequá-lo à menor eficácia deste recurso. D. Atua como mentor deste recurso durante o restante deste projeto.

Exemplos de questões 13) Dois membros da equipe estão tendo um grande problema sobre o tipo de hardware que deve ser usado no projeto. Quem deve resolver a disputa? A. Os dois membros e o gerente de projetos. B. O gerente de projetos. C. Gerência. D. Supervisor do sistema. 14) Conflitos em projetos geralmente são causados por: A. Cronogramas, prioridades do projeto, recursos e opiniões técnicas. B. Cronogramas, personalidades, prioridades e recursos. C. Cronogramas, personalidades, prioridades e opiniões técnicas. D. Cronogramas, custo, prioridades e recursos. Respostas: A e A

Referências Sigla Referência CER03 CERTO, Samuel. Administração Moderna. 9ª. ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2003. CHI08 CHIAVENATO, Idalberto. Gestão de Pessoas, 3ª. Ed., Elsevier – Campus, 2008. PRA90 PRAHALAD, C. K., HAMEL, G. A Competência Essencial das Organizações. Harvard Business Review, 1990.

Obrigado!