Gestão de Suprimentos II Gestão de Contratos Dez/13

Conceitos Importância dos Contratos no Custo Total da MCE Fluxo de Gestão de Contratos com Fornecedores Modelo de SM para Contratação e/ou Aditivos Anexos da SM de Contratos : MD e PPU Contrato Padrão da MCE Gestor Administrativo Gestor Técnico Medições Controle Master de Contratos Arquivamento e Encerramento de Contratos

Importância dos Contratos nos Custos Totais da MCE

Fluxo de Gestão de Contratos com Fornecedores

Modelo de SM para Contratação e/ou Aditivos

Anexos da SM de Contratos: MD e PPU Na PPU o solicitante do contrato já faz a estimativa dos itens e quantidades que irão compor o contrato (logicamente o preço unitário só será conhecido após a negociação) No MD o solicitante do contrato trata do escopo, responsabilidades, especificações e demais condições do contrato.

Contrato Padrão da MCE CONTRATO + CEF (Condições Específicas de Fornecimento) + Planilha de Preços compõem o contrato padrão da MCE. Demais formatos de contratos devem ter atenção especial e sempre ter o aval do setor jurídico da MCE.

Gestor Administrativo (GA) Conhece e opera TODO SISTEMA envolvido na Gestão de Contratos Arquiva e mantém seguro todos os documentos e registros dos contratos Orienta o GT (Gestor Técnico) quando este tiver dúvidas. Acompanha os gastos do contrato sempre com foco no PFF e PCO estabelecido em cada Centro de Resultado (OS). Faz interface sobre questões administrativas do contrato com o fornecedor, bem como cobrar obrigações acessórias administrativas do contrato. Garante a “lisura” dos processos de medições observando sempre a correção e coerência entre os seguintes elementos: Evidências dos Fornecimentos e Prestações de Serviços Memória de Cálculo das Medições BM – Documento Final de Sistema Acompanhar processo de aprovação do BM no sistema e liberar o fornecedor para a respectiva emissão da NF-Nota Fiscal.

Gestor Técnico (GT) Conhece cada Contrato do qual é Gestor Técnico e é especialista no objeto do contrato. Conhece de forma geral o processo de Gestão de Contratos da MCE através de Treinamentos Específicos ou por orientação/treinamentos feitos por Analistas e/ou Gestores Administrativos. Somente demanda serviços e produtos do contrato se tiver cobertura orçamentária dos Centros de Resultados(OS). Arquiva e manter seguro todos os documentos e registros técnicos pertinentes ao contrato em especial as Evidências de Fornecimentos e Prestações de Serviços. Trabalha em harmonia com o GA (Gestor Administrativo) nos processos de Medições.

Medições Evidências dos Fornecimentos e Prestações de Serviços: em um processo de medição este é o elemento essencial e do qual decorre os demais passos. A matemática das memórias de cálculo e o formalismo do BM no sistema não impedem que sejam medidos ou pagos por serviços e produtos não fornecidos. Memória de Cálculo das Medições: nem sempre as quantidades e valores lançados nos BM´s são exatamente da forma como são medidos e assim é comum necessidade de memórias de cálculo correlacionando as evidências de fornecimentos com o que é lançado no sistema. BM – Documento Final de Sistema: é o último documento do processo de medição que correlaciona a medição com o seu contrato. É muito importante pois atualiza saldos do contrato , garante coerência com a Planilha de Preços e Quantidades do Contrato além de ter uma checagem final no processo de aprovação. Porém salienta-se que as maiores fraudes nos processos de medição ocorrem nas etapas anteriores.

Controle Master de Contratos É recomendável que o líder de uma operação tenha um controle similar ao abaixo indicado onde possa visualizar o valor ,prazos , saldos e medições mensais dos contratos com fornecedores sob sua liderança.

Recursos Modelos de MD e PPU Equipe Treinada de Gestores Administrativos Relatórios na WEB

Equipe Treinada de Gestores Administrativos Modelos de PPU e MD Estão disponíveis no suprimentos modelos de MD e PPU para os mais diversos tipos de contratações. O solicitante então pode usar estes exemplos / modelos para elaborar o seu mais rapidamente. Equipe Treinada de Gestores Administrativos Ter cultura e bons profissionais para exercer de forma adequada o papel de gestor administrativo de contratos é um grande desafio das organizações. A MCE hoje dispõe destes profissionais na quantidade e qualidade necessária. Relatórios na WEB

Expectativas MCE Ter todos os contratos formalizados , assinados e seus anexos e documentos de medição devidamente arquivados desde a sua solicitação até o encerramento. Ter no mínimo sempre a PPU anexa a SM. Já o MD (Memorial Descritivo) elaborados para as contratações representativas. Que os contratos sejam controlados quanto a VALORES , PRAZOS, QUALIDADE , ANTECIPAÇÃO DE ADITIVOS de forma a ter melhores análises críticas e negociações. Harmonia entre as figuras de GA e GT (Gestores Administrativos e Gestores Técnicos) Garantir medições idôneas pautada por Evidências de Fornecimento / Memórias de Cálculo e BM

Referências e contatos Medições de Serviços de Fornecedores – IT-LOG-SUP-000.00-202 MD – memorial Descritivo – IT-LOG-SUP-000.00-401 Locações de Imóveis – IT-LOG-SUP-000.00-501 Contato(s): Adelmo G. Pellegrino Gerente Corporativo de Compras/Contratação Tel.: +55 71 3183-8915 Cel.: +55 71 9114-7854