Gestão de Protocolo Novembro de 2012

Embasamento Legal Lei Nº 5.427 de 01 de abril 2009 - Estabelece normas sobre atos e processos administrativos; Decreto nº 42.352 de 15 de março de 2010 - Dispõe sobre a informatização de documentos e processos administrativos; Decreto nº 43.897 de 16 de outubro de 2012 - Aprova o Manual de Gestão de Protocolo e Institui a Numeração Única de Protocolo.

Racionalização da produção documental; O que é protocolo? Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. PROTOCOLO Racionalização da produção documental; Uniformização de procedimentos relativos as atividades de controle e tramitação de documentos; Transparência e desburocratização do Estado, bem como dar legalidade a seus atos.

Procedimentos de protocolo Produção Recepção Registro Tramitação Autuação Classificação Controle Expedição

Produção Documental Corresponde a elaboração e criação do documento de arquivo que constituirá elemento de prova, direito e/ou informação. Os documentos devem obedecer ao padrão de estrutura e disposição dos elementos textuais.

Estrutura documental Brasão Hierarquia Local e Data Classificação de sigilo Classificação de celeridade Local e Data Identificador do Documento Origem e Destinatário

Tramitação Consiste na atividade de encaminhamento de documentos e processos entre unidades organizacionais (setores) internas e/ou externas ao órgão. Tramitação Recepção Distribuição Interna Expedição

Registro da Tramitação O registro da tramitação deve ocorrer, preferencialmente, em meio eletrônico. Além de economizar papel, a tramitação é mais rápida e eficaz. Deve-se utilizar o UPO para tramitação eletrônica de documentos e processos. Em tramitação eletrônica, por meio da guia de remessa eletrônica. Em tramitação impressa, por meio da guia de remessa em papel ou por meio do livro de protocolo. ATENÇÃO: As guias de remessa eletrônica, emitidas pelo UPO, não serão impressas, uma vez que a tramitação poderá ser comprovada eletronicamente pelo próprio sistema.

Recepção No momento da recepção é muito importante verificar a integridade dos documentos, isto é: Se o documento está com todas as páginas; Se está rasgado ou faltando informações; Se está com todos os anexos e apensos (nos casos de processos); Se o documento sigiloso está com indício de violação. Se forem identificados indícios de violação ou irregularidades, o servidor não deve receber o documento e dar ciência ao seu superior imediato e ao destinatário

Expedição A expedição consiste na remessa de documentos enviadas para destinatários externos ao órgão. Os documentos sigilosos e pessoais e devem ter tratamento diferenciado, ou seja deve ser acondicionados: No envelope externo não constará indicação de grau de sigilo ou o assunto do documento, constando somente informações sobre o destinatário; No envelope interno será fechado, lacrado e deve indicar: o remetente, o destinatário, o número e a marcação ou carimbo com indicação do grau de sigilo.

Distribuição Interna Compreende o encaminhamento, a circulação e o controle do trâmite do documento no órgão. O encaminhamento também deve ser registrado no UPO por meio de guia de remessa eletrônica. Os procedimentos serão os mesmos da expedição de documentos/processos.

Vista A vista consiste na consulta de processos/documentos para fins de estudo e apreciação. Todos os requerimentos de vista de documentos solicitados com base no Decreto 43.597, de Acesso à Informação, devem ser tratados com prioridade. Se o documento/processo estiver arquivado, a Unidade Protocoladora deve solicitar o desarquivamento.

Cópia É a reprodução de documentos ou de processos para fins de provas. Todos os requerimentos de cópia de documentos solicitados com base no Decreto 43.597 de Acesso à Informação, devem ser tratados com prioridade. O requerente deve pagar taxa equivalente à quantidade de folhas solicitadas e apresentar comprovante. A Unidade Administrativa Protocoladora apenas efetuará as cópias mediante apresentação do comprovante de pagamento (DARJ).

Procedimentos Processuais

Autuação É a abertura do processo administrativo. Autua-se um processo quando a natureza da ação dependa da decisão de duas ou mais pessoas. A autuação será dispensada se a decisão depender de uma pessoa ou caso a tramitação seja simples e breve. Serão admitidas, como exceção, a autuação de cópias autenticadas por servidor público ou reproduções de fax transmitidos fora do âmbito do Poder Executivo Estadual.

NUP = E- SS/PPP.XXXXXX/AAAA Numeração Única NUP = E- SS/PPP.XXXXXX/AAAA NUP = Secretaria (S) + Unidade de Protocolo (P) + sequência numérica (X) + ano de produção (A) 1º Grupo - Alfanumérico, composto por uma letra (E) e dois dígitos (SS). Será determinado por decreto. 2º Grupo - Numérico, composto por três números (PPP). Este Grupo corresponde à Unidade Protocoladora. Será determinado por Portaria do APERJ. 3º Grupo - Numérico. Composto por seis dígitos (XXXXXX). Este Grupo corresponde à faixa numérica. Deverá ser reiniciado a cada ano. 4º Grupo - Numérico. Composto por quatro dígitos (AAAA). Este Grupo corresponde ao ano. Exemplo: E-06/001.000001/2013

Procedimentos para autuação A unidade protocoladora ao autuar um processo deve: Observar se existem processos já autuados do mesmo interessado e do mesmo assunto; Preencher os campos da capa do Processo Administrativo ou inserir etiqueta. O modelo da etiqueta é PIMACO A4250 com 250 e A4350 com 1000. Incluir, após a capa do processo, o TERMO DE ABERTURA seguido pelo documento originador.

Classificação de Precedência É a autuação de documentos que exijam celeridade e prioridade de tramitação; Os documentos receberão o carimbo de classificação Os processos autuados em decorrência do Decreto 43.497 de 16/05/2012, de Acesso à Informação, devem receber o carimbo de grau de precedência. Os documentos com classificação de precedência terão prioridade na autuação. O documento originador deve ser enviado ao protocolo já com a classificação de precedência.

Autuação de documentos com classificação de sigilo Ao autuar ou instruir os documentos com classificação de sigilo, será inserido carimbo padrão correspondente ao grau de sigilo no canto superior esquerdo da capa do processo ou do documento.

Instrução e Numeração de Folhas É a inserção sequencial dos documentos necessários para que um determinado processo cumpra a sua finalidade. As peças processuais que instruírem o processo poderão ser representadas por cópia ou outra forma de reprodução permanente. Os versos das folhas não deverão ser utilizados; Caso a peça processual estiver em tamanho menor que padrão A4, esta será colada em folha de papel branco, inserindo o carimbo da numeração de peças.

Instrução e Numeração de Folhas Nenhum processo poderá ter duas peças com a mesma numeração. A primeira folha do processo será a Capa (folha 1), que não será numerada, nem receberá carimbo ou marcação de instrução processual. Modelo de carimbo de instrução:

Emenda Carmim A Emenda Carmim é o método de retificação de elementos processuais de instrução ou autuação, por meio de utilização de tinta cor Carmim. Se a Unidade Protocoladora constatar, no recebimento do processo, erros ou rasuras nos carimbos de autuação e instrução, deve devolver a origem para correção. Não será utilizada Emenda Carmim na Capa do Processo ou no conteúdo das peças processuais.

Abertura e Encerramento de Volume Cada volume do processo não deverá exceder 200 folhas. Deve-se instruir o Termo de Encerramento de Volume, no último volume, e o termo de Abertura, no volume subsequente. Será vedada a quebra de páginas de documentos a serem instruídas no processo. Só será admitido aumento de 10% do limite de folhas por volume (20 folhas).

Anexação de Documentos Anexação é a inclusão de um ou mais documentos em um processo para fins de estudo e apreciação ou para fundamentar e comprovar as decisões proferidas no processo. A anexação apenas será desfeita a partir do desentranhamento e/ou do desmembramento de peças. Para realizar a anexação a Unidade Protocoladora deve: Assinar e instruir TERMO DE ANEXAÇÃO DE DOCUMENTOS no processo;

Anexação de Documentos Inserir “Folha de indicação de Anexos” após última folha do processo (a folha de indicação de anexos não será instruída e numerada); Incluir anexos (documentos) após a “folha de indicação de anexos”; Inserir carimbo de anexo. Pode-se também utilizar marcação com mesmo conteúdo, no canto superior direito de cada folha do anexo; Modelo de carimbo de anexação:

Juntada Juntada é a união de processos que possuem dependência entre si, sendo os fatores determinantes: interessado comum e mesma matéria. A juntada é definitiva e irreversível. A juntada de processos só poderá ser solicitada pelos setores envolvidos nos processos e efetuada pela Unidade Protocoladora.

Procedimentos para Juntada A unidade protocoladora deve: Verificar se o processo a ser juntado possui mesmo(s) interessado(s) e mesma matéria do processo principal; Assinar e instruir TERMO DE JUNTADA DE PROCESSOS após a última folha do processo principal (processo mais antigo); Retirar a capa do processo a ser juntado (processo mais recente); Inserir folhas do processo juntado após o Termo de Juntada; Inserir carimbo de instrução, ou marcação com mesmo conteúdo, abaixo do carimbo de instrução antigo; Marcar um “X” sobre o carimbo anterior e preencher os campos do novo carimbo, renumerando-o, dando continuidade à sequência da última folha do processo principal; O processo mais recente terá seu trâmite encerrado em decorrência da juntada.

Apensação É a união temporária de um ou mais processos a outro, que possuam matérias semelhantes e/ou complementares (assuntos correlatos); Os processos que forem apensados a outro terão seu trâmite interrompido temporariamente até a sua desapensação. A Unidade protocoladora deve: Verificar se o processo a ser apensado possui matéria ou assunto correlato ao processo principal; Assinar e instruir TERMO DE APENSAÇÃO DE PROCESSOS no processo principal; Inserir processo como apenso do processo principal, sem retirar a capa;

Desapensação A desapensação poderá ocorrer : Quando os envolvidos nos processos solicitarem, após cumprimento do propósito da apensação; No encerramento do processo principal. A unidade Protocoladora deve: Assinar e instruir TERMO DE DESAPENSAÇÃO DE PROCESSOS no processo principal; Nos casos de processos em trâmite, separar fisicamente e enviar o processo apensado para conclusão do seu trâmite; Se o processo apensado tiver procedência distinta do principal, a Unidade Protocoladora deverá encaminhá-lo ao órgão de origem.

Desentranhamento de peças processuais Consiste na retirada de documentos de um processo a pedido de interessado (pessoa física ou jurídica) ou da Administração Pública; O desentranhamento de documento será solicitado mediante: Despacho de solicitação de desentranhamento de documentos; Petição, que será deferida ou indeferia pela autoridade competente; O indeferimento do pedido de desentranhamento deve ser fundamentado.

Procedimentos de Desentranhamento A Unidade Protocoladora deve: Verificar se o requerente é parte interessada no processo; Instruir no processo o despacho ou a petição do requerente; Encaminhar o processo à autoridade responsável pelo órgão para deferimento ou indeferimento; Se o requerimento for deferido pela autoridade, a Unidade Protocoladora deverá instruir o TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS no lugar da peça desentranhada; Se o requerimento for indeferido, dar ciência e vista do processo ao requerente do desentranhamento.

Desmembramento de Peças Processuais Consiste na separação de documentos de um ou mais processos visando à formação de novo processo. O desmembramento de documento será realizado a partir de requerimento de desmembramento de documentos, o qual será deferido ou indeferido pela autoridade competente. O indeferimento do pedido de desmembramento deve ser fundamentado.

Acautelamento A medida acauteladora constitui efeito suspensivo de paralisação do processo até que os possíveis danos ou lesões sejam extintos ou sanados. A Unidade Protocoladora deve: Instruir no processo o requerimento e encaminhá-lo à autoridade responsável pelo órgão para deferimento ou indeferimento. A autoridade responsável deverá emitir despacho deferindo ou indeferindo o acautelamento de processos, justificando em caso de recusa; Se a solicitação for deferida, a Unidade Protocoladora deverá intimar o interessado Após intimação, aguardar 48 horas para promover acautelamento do processo; Instruir o TERMO DE ACAUTELAMENTO DE PROCESSO; Se o requerimento for indeferido, dar ciência e vista do processo ao requerente do acautelamento.

Desacautelamento A Administração Pública poderá desacautelar um processo, a qualquer momento, de ofício ou motivada por solicitação de terceiros. A Unidade Protocoladora deve: Encaminhar requerimento fundamentando à autoridade competente; Instruir no processo o requerimento e encaminhá-lo à autoridade responsável pelo órgão para deferimento ou indeferimento, fundamentando no caso de recusa; A autoridade responsável deverá emitir despacho deferindo ou indeferindo o desacautelamento de documentos; Se o requerimento for deferido, instruir o TERMO DE DESACAUTELAMENTO DE PROCESSOS; Se o requerimento for indeferido, dar ciência e vista do processo ao requerente do desacautelamento.

Extinção e Desistência A administração pública poderá declarar extinto o processo quando exaurida sua finalidade ou quando o objeto da decisão se tornar impossível, inútil ou prejudicado por fato superveniente. A extinção de processos administrativos poderá ocorrer por declaração da própria administração pública ou por desistência das partes interessadas, mediante TERMO DE EXTINÇÃO DE PROCESSO. Os processos extintos não deverão ser reabertos. Para os casos em que houver a necessidade de retomar as ações processuais, as partes interessadas deverão proceder à abertura de novo processo. Quando o processo for declarado extinto, a unidade de protocoladora deve encaminhá-lo para arquivamento, cabendo cumprir o respectivo prazo de guarda constante na Tabela de Temporalidade.

Encerramento de Processos Consiste na finalização do fluxo decisório do processo administrativo e, por conseguinte, no arquivamento no órgão de origem. Somente o órgão originador do processo poderá encerrá-lo. Quando o processo já estiver encerrado seu fluxo decisório, somente poderá ser reiniciado ou alterado mediante reabertura de processo. Preencher, assinar e instruir o TERMO DE ENCERRAMENTO no processo.

Reabertura de Processos Corresponde à reiniciação, revisão ou retomada de seu fluxo decisório e, por conseguinte, ao desarquivamento do processo. A solicitação de acesso ao processo já encerrado e arquivado com fins de vista ou cópia não será considerada reabertura de processos. A reabertura será solicitada apenas pelos setores envolvidos por meio de: Ofício, quando solicitada por órgão externo; ou Correspondência Interna, quando ocorrer no próprio órgão.

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