Trabalho de Gestão da Qualidade Bernardo Quiulas Fabiano Cota Italla Ferreira Maira Sales Priscila Silveira Roberta Borges Victor Monteiro 2014 – Belo Horizonte - MG

Fluxograma de Processo Foi escolhido para elaboração um fluxograma do Processo de Contas a Pagar de uma organização. As interfaces do processo são a Gerência Financeira, a equipe de Contas a Pagar e a equipe de Entrada de Notas Fiscais.

Macro Processo PROCESSO DE CONTAS A PAGAR SAÍDAS ENTRADAS Fechamento do caixa do dia anterior Notas Fiscais lançadas SAÍDAS Notas fiscais lançadas Pagamentos realizados Documentos Arquivados Baixas no sistema realizadas PROCESSO DE CONTAS A PAGAR

Processo

Processo PONTO DE MELHORIA Implantar esta atividade de conferência para garantir que todos os pagamentos planejados sejam realizados Fim

Técnica dos 5 Porques É uma ferramenta simples de resolução de problemas que foi desenvolvida por Taiichi Ono, pai do Sistema de Produção Toyota e consiste em formular a pergunta “Por que” cinco vezes para compreender o que aconteceu (a causa-raiz).  Nada impede, porém, que mais (ou menos) do que 5 perguntas sejam feitas. O número 5 vem da observação de Ono de que esse número costuma ser suficiente para se chegar a causa raiz. Fonte: http://www.apostilasdaqualidade.com.br/os-5-porques-5-why-analise-da-causa-raiz/

Exemplo Causa imediata Bateria do automóvel sem carga. Causa Raiz O transporte se atrasou para fazer a entrega O automóvel não dá partida pela manhã A bateria está sem carga O veículo ficou a noite toda com as luzes acesas O motorista esqueceu de desligar o farol ao estacionar Causa imediata Bateria do automóvel sem carga. Causa Raiz Não verificação do painel após estacionar. Solução Mecanismo à prova de falhas (desligamento automático das luzes ao remover a chave). Ele saiu apressado sem verificar o painel

Técnica dos 5 Porques O método dos “5 Porques” consiste em perguntar “por que” até 5 vezes. O objetivo é ir além dos vários sintomas do problema para identificar a causa fundamental.

Definição das Causas Fundamentais Máquina Método Medida Falta de conhecimento na operação do sistema Falta automação nas atividades Falta de conhecimento do processo Alto nº de pgtos atrasados Falta de supervisor na atividade Baixo grau de instrução da equipe Meio ambiente Mão de obra Matéria Prima

Definição das Causas Fundamentais Máquina Não existe orçamento para melhoria do software este ano Falta automação nas atividades Alto nº de pgtos atrasados

Definição das Causas Fundamentais Falta de treinamento da equipe na operação do sistema Método Falta de conhecimento na operação do sistema Alto nº de pgtos atrasados

Definição das Causas Fundamentais Método Falta de treinamento da equipe no processo de contas a pagar Falta de conhecimento do processo Alto nº de pgtos atrasados

Definição das Causas Fundamentais Alto nº de pgtos atrasados Atraso no processo de contratação de um supervisor Falta de treinamento da equipe de recrutamento Falta de supervisor na atividade Mão de obra

Definição das Causas Fundamentais Tabela de Cargos e Salários desatualizada Alto nº de pgtos atrasados Não é exigido nível mínimo de instrução na contratação Falta de especificação do nível de instrução na descrição de cargos Baixo grau de instrução da equipe Mão de obra

Por que? Por que? Por que? Por que? Por que? Máquina M’s CAUSA IMEDIATA CAUSA SECUNDÁRIA CAUSA TERCIÁRIA CAUSA QUARTENÁRIA CAUSA QUINTENÁRIA CAUSA FUNDAMENTAL Máquina Falta automação nas atividades Não existe orçamento para melhoria do software este ano Método Falta de conhecimento na operação do sistema Falta de treinamento da equipe na operação do sistema Falta de conhecimento do processo Falta de treinamento da equipe no processo de contas a pagar Mão de obra Falta de supervisor na atividade Atraso no processo de contratação de um supervisor Falta de treinamento da equipe de recrutamento Baixo grau de instrução da equipe Não é exigido nível mínimo de instrução na contratação Falta de especificação do nível de instrução na descrição de cargos Tabela de Cargos e Salários desatualizada Por que? Por que? Por que? Por que? Por que?

Por que? Por que? Por que? Por que? Por que? Máquina M’s CAUSA IMEDIATA CAUSA SECUNDÁRIA CAUSA TERCIÁRIA CAUSA QUARTENÁRIA CAUSA QUINTENÁRIA CAUSA FUNDAMENTAL Máquina Falta automação nas atividades Não existe orçamento para melhoria do software este ano Método Falta de conhecimento na operação do sistema Falta de treinamento da equipe na operação do sistema Falta de conhecimento do processo Falta de treinamento da equipe no processo de contas a pagar Mão de obra Falta de supervisor na atividade Atraso no processo de contratação de um supervisor Falta de treinamento da equipe de recrutamento Baixo grau de instrução da equipe Não é exigido nível mínimo de instrução na contratação Falta de especificação do nível de instrução na descrição de cargos Tabela de Cargos e Salários desatualizada Por que? Por que? Por que? Por que? Por que?

PLANO DE AÇÃO PARA “ATACAR” A CAUSA RAIZ PRIORIZADA! PRÓXIMO PASSO: PLANO DE AÇÃO PARA “ATACAR” A CAUSA RAIZ PRIORIZADA!

Proposição de Meta Aderência de 100% dos pagamentos realizados aos pagamentos planejados. MELHOR 100%

Plano de Ação CAUSA O QUE POR QUE QUEM QUANDO ONDE COMO QUANTO Tabela de Cargos e Salários desatualizada Realizar levantamento de todos os cargos ativos na empresa Para que a tabela de cargos e salários esteja atualizada Rita 03/06/2014 a 04/06/2014 Toda empresa Verificando o cargo de todos os colaboradores admitidos R$ 67,50 Enviar email para os gestores com todos os cargos de sua área para serem atualizados 05/06/2014 a 07/06/2014 Enviando um email para cada gestor com a tabela dos cargos referentes a sua equipe R$ 22,50 Realizar levantamento com a equipe sobre as atividades exercidas Gestores 09/06/2014 a 13/06/2014 Reunindo com toda equipe para levantamento das atividades realizadas / cursos / formação R$ 1.312,50

Plano de Ação CAUSA O QUE POR QUE QUEM QUANDO ONDE COMO QUANTO Tabela de Cargos e Salários desatualizada Enviar proposta de descrição de Cargo para RH Para que a tabela de cargos e salários esteja atualizada Gestores 16/06/2014 Toda empresa Enviando um email com a proposta de descrição de cargo da equipe R$ 109,37 Avaliar as propostas de descrição de cargos Kátia (Gerente de RH) 17/06/2014 a 19/06/2014 Analisando todas as propostas e verificando se estão de acordo com a CBO (Classificação Brasileira de ocupações) R$ 350,00 Enviar descrição de cargos para a aprovação da diretoria 20/06/2014 Enviando um email com todas as descrições de cargos e solicitando a aprovação R$ 21,87

Custo do Plano de Ação R$ 2.280,61 CAUSA O QUE POR QUE QUEM QUANDO ONDE COMO QUANTO Tabela de Cargos e Salários desatualizada Avaliar a proposta final de descrição de cargos Para que a tabela de cargos e salários esteja atualizada Diretor de Gestão de Pessoas 21/06/2014 a 24/06/2014 Toda empresa Analisando a descrição dos cargos de acordo com a estratégia da empresa R$ 375,00 Informar as adequações da descrição de cargos Kátia (Gerente de RH) 26/06/2014 Divulgando por email a descrição dos novos cargos para toda a empresa R$ 21,87 Custo do Plano de Ação R$ 2.280,61 Levantamento de Custos baseado em horas trabalhadas.

OBRIGADO!