Guia de Treinamento Fusion ECM Suite – Workflow/BPM

Conteúdo Características Benefícios Introdução ao Workflow/BPM E-forms Dinâmicos E-forms Externos Modelando Formulários Gestão de Workflows Graphical Designer Modelando Processos de Negócio 2

Introdução ao Workflow/BPM

Workflow/BPM - Gerenciador de Processos de Negócio Reduzir custos e aumentar a qualidade dos serviços prestados - Um produto completo para criação, simulação, execução e otimização dos processos de negócios, que possibilita a fácil interação com pessoas, documentos, equipamentos e sistemas. Torna as organizações mais ágeis e eficientes e ainda garante o cumprimento de exigências legais e prazos previstos para os compromissos agendados.

Workflow/BPM - Características Compatível com padrões de mercado do WMC (Workflow Management Coalition). Integração de pessoas, documentos, equipamentos e sistemas. Gerador de Relatórios. Controles de alçadas e escalonamentos. Regras de negócio relacionadas aos processos. Full-Web e colaborativo. Notificações por e-mail e SMS. Formulários dinâmicos e relacionáveis. Decisões automáticas a partir de informações de negócio. Execução de atividades por papéis. 5

Workflow/BPM - Benefícios Aumenta a eficiência do negócio e reduz o tempo na movimentação de tarefas. Interação padronizada com participantes externos da organização (Exemplo: Fornecedores, representantes, colaboradores). Convergência dos sistemas de informação, que facilitam a acessibilidade às informações pelos usuários. Integração com sistemas existentes na organização, reduzindo significativamente o custo total de propriedade. Possibilita o monitoramento e auditoria dos processos de forma transparente. 6

Workflow/BPM - Benefícios Cumprimento de diretrizes e procedimentos operacionais com maior eficiência. Estimula a pró-atividade na realização das tarefas. Elimina o papel na comunicação da organização. Reduz custo e promove agilidade na comunicação entre pessoas, equipamentos e sistemas. Forma os indicadores dos processos e desempenho das atividades.

Modelando Formulários Eletrônicos (E-forms)

Formulários Eletrônicos (E-forms) O Item de menu E-forms permite as seguintes operações: Dinâmicos: Criação de Formulários Dinâmicos. Fontes de Dados: Configuração de Fontes de Dados Externas (Sistemas Legados). Externos: Configuração de E-Forms Externos. Lista: Permite manipulação de E-Forms Externos e Dinâmicos (Inserção/Remoção/Visualização de Dados). 9

E-forms Dinâmicos Disponibiliza as funcionalidades: Novo (s): Permite a criação de novos E-forms Dinâmicos. Pesquisar: Permite pesquisar por um determinado E-form Dinâmico (Edição). Remover: Permite a remoção de E-forms Dinâmicos. 10

E-forms Dinâmicos - Novo (s) Para a criação de um novo E-form, é necessária a configuração das seguintes informações: Nome: Definição do nome do E-Form (não são permitidos caracteres especiais). Título: Definição do título do E-Form. E-Form Pai: Utilizado para estender informações já existentes de outros E-Forms. Campos: Permite a criação de campos que irão compor o E-Form, são exemplos de possíveis campos: - Texto - Numérico - Decimal - Usuário Fusion - E-Form Dinâmico - E-Form Externo - Outros 11

E-forms Dinâmicos - Novo (s) 12

E-forms Dinâmicos - Adicionando Campos Para a criação de campos em E-Forms são necessárias as seguintes informações: Ordem de Exibição: Ordem em que o campo será exibido em formulários e Grids. Nome: Nome do E-Form. Título do E-Form: Permite que os valores das variáveis do campo a ser criado sejam visualizados como título de exibição em atividades, resumos de Grid, etc. Visível: Define se o campo será visível para usuários do sistema. Editável: Define se será permitido que o campo seja editado pelo usuário. Editável na Criação: Define se será permitido que o usuário edite o campo apenas na criação de um novo item. Indexável: Define se o campo será utilizado como valor Indexável para buscas efetuadas pela função pesquisar. Filtrável: Define se o campo estará presente em filtros de busca. 13

E-forms Dinâmicos - Adicionando Campos Obrigatório: Define se o campo será obrigatório. Visível em Tabela: Define se o campo será visível em Grids do produto. Ajuda de Campo: Permite a inserção de um texto de ajuda para o correto preenchimento do campo por parte do usuário. Regras de Interface: Permite a criação de regras lógicas de interface para que o campo seja desabilitado ou escondido, variando de acordo com alguma informação pré-definida por um usuário. Máscara: Permite a inserção de máscaras para delimitar valores inseridos nos campos (validação). Exemplo máscara para CEP --[00000]-[000]. Exibição Expandida: Permite que o valor do campo apareça expandido caso o E-Form do campo seja selecionado por algum outro E-Form de nível superior. Tipo do Campo: Define qual será o tipo de campo (texto, numérico, decimal, data, etc.), esta informação habilita algumas outras informações específicas que variam de acordo com cada um dos tipos existentes de campos. 14

E-forms Dinâmicos - Adicionando Campos Definindo as Informações Gerais do Campo 15

E-forms Dinâmicos - Adicionando Campos Definindo Regras de Interface do Campo 16

E-forms Dinâmicos - Adicionando Campos Definindo Informações Específicas do Campo (Tipo Texto) 17

E-forms Dinâmicos - Adicionando Campos Após definidos todos os campos que irão compor o formulário deverão ser aplicadas as configurações através do botão aplicar. Após aplicadas as configurações, é possível distribuir os campos criados no E-Form em abas de visualização na opção Abas. 18

E-forms - Fontes de Dados O item Fontes de Dados do menu E-Forms permite a criação/ configuração/edição de fontes de dados externas (sistemas legados). 19

E-forms - Fontes de Dados Para a definição de uma nova fonte de dados é necessário o cadastro das seguintes informações: Nome: Nome definido para a nova fonte de dados externa (não é permitido o uso de caracteres especiais. Login: Login da fonte de dados externa. Senha: Senha da fonte de dados externa. Host: Endereço da fonte de dados externa. Base de Dados: Nome da fonte de dados externa. 20

E-forms - Externos Após definidas as fontes de dados externas é possível modelar/definir E-Forms Externos, através do item Externos do menu E-Forms. Para a criação de um novo E-Form Externo são necessárias as seguintes informações: Nome: Nome do E-Form Externo. Título: Título do E-Form Externo. Tabela Externa: Definição da tabela Externa (busca a fonte de dados externa previamente definida). Após definidas estas informações, devem-se aplicar as configurações, para que sejam carregados os campos externos. Após todos os campos externos carregados e a chave primária definida, deve-se selecionar o botão “OK” para efetivar a criação do E-Form Externo. 21

E-forms - Externos Criando um novo E-form Externo. 22

E-forms - Externos Localizando a Tabela Externa através do item Pesquisar. 23

E-forms - Externos Selecionando a Tabela Externa. 24

E-forms - Externos Exibição de Todos os Campos da Tabela Externa após Aplicadas as Configurações. 25

E-forms - Lista O item lista do menu E-Forms permite a manipulação (visualização/ inserção/remoção/edição) de itens dos E-Forms Dinâmicos e Externos. 26

E-forms - Lista Exemplo: Inserção de um Novo Item em um E-Form Dinâmico. 27

Modelando Processos de Negócio

Workflow O menu Workflow do módulo Workflow/BPM permite as seguintes opções: Gestão de Workflows: Permite a criação e edição de processos de negócio. Depuração de Processos: Permite a depuração de processos de negócio com o objetivo de identificar problemas de modelagem. Exportar Workflows: Permite a exportação de processos configurados no ambiente para posterior importação e utilização em outro ambiente. Importar Workflows: Permite a importação de processos configurados em outros ambientes. 29

Workflow - Gestão de Workflows O item Gestão de Workflow do menu Workflow possibilita a visualização e inicialização de todos os processos de negócio liberados no sistema. Mas a principal funcionalidade deste menu é a edição e criação de novos processos de negócio (através do item de menu Novo/s). 30

Workflow - Gestão de Workflows Para a criação/edição de um processo de negócio, são necessárias as seguintes informações: Nome: Campo utilizado para a definição do nome do processo. Título: Campo utilizado para a definição do Título do processo. Descrição: Campo utilizado para descrição geral do processo. Categoria: Categoria utilizada para a classificação de processos (organização). Tipo de Processo: Campo para definição da utilização do processo. Pode ser (Usuário, Sistema ou Aprovação). Liberado: Campo utilizado para bloquear o início de processos (útil para processos em construção). Processo Público: Campo utilizado para liberar a consulta a todos os usuários quando informado “Sim”, ou restringir apenas aos participantes do processo quando informado “Não. 31

Workflow - Gestão de Workflows Depuração: Campo utilizado para habilitar a funcionalidade de depuração, após habilitado este campo, os dados de depuração podem ser visualizados no item depuração do menu Workflow. Adapter de Customização: Ponto para customização quando necessário. Nestes casos informa-se o nome da classe Java. Gestores: Campo utilizado para definição do usuário/papel/grupo responsável pela gestão do processo. E-Form: Campo utilizado para a definição do E-Form principal do processo Modelo de Processo (Editar): Permite a edição de processos através da ferramenta GD (Graphical Designer). Fluxos de Trabalho Relacionados: Permite relacionar subfluxos de workflow ao processo. 32

Workflow - Gestão de Workflows Configurando os dados gerais de um novo processo. 33

Workflow - Gestão de Workflows Através da opção Modelo de Processo (Editar) é possível editar o processo de negócio graficamente através do Fusion Graphical Designer (GD). 34

Workflow - Graphical Designer (GD) A área de trabalho do GD é subdividida em duas importantes áreas: Área de visualização do fluxo de processo (à direita). Área de visualização dos formulários (à esquerda). A área de visualização do fluxo de processo permite criar raias de usuários, através do ícone usuários exibido na barra lateral esquerda: 35

Workflow - Graphical Designer (GD) Após criadas as raias que representam os usuários do fluxo de negócio, é possível editar as propriedades da mesma, para esta edição têm-se as propriedades: Geral: Define aspectos gerais da raia, tais como Nome e Descrição. Participantes: Define os participantes que irão compor a raia, estes podem ser do tipo Grupo ou Campo. Para participantes do tipo Grupo, são definidos os grupos de usuários do Fusion que poderão dar início ou assumir uma determinada atividade do processo de negócio (pool de usuários). Para participantes do tipo campo, podem ser definidos campos do tipo usuário, papel ou grupo, estes campos também irão definir qual usuário, grupo ou papel poderá assumir uma determinada atividade. 36

Workflow - Graphical Designer (GD) Aba Propriedades Gerais - Raia de Participantes. 37

Workflow - Graphical Designer (GD) Aba Propriedades Gerais - Raia de Participantes - Opção Grupo. 38

Workflow - Graphical Designer (GD) Aba Propriedades Gerais - Raia de Participantes - Opção Campo. 39

Workflow - Graphical Designer (GD) Depois de definidas as raias com os participantes do processo de negócio é possível inserir através do ícone Atividade, as atividades que irão compor o processo. Clicando duas vezes sobre a atividade é possível visualizar as abas Geral, Execução, Prazo, Execução Múltipla e Consenso, Deadline e E-mail. Geral: Permite definir as propriedades gerais da atividade, tais como nome, descrição e tipos de fluxos de entrada e saída (e/ou). Execução: Permite definir configurações de execução da atividade, tais como gestor da atividade, usuário que deverá executá-la em determinada situação, se existirá fluxo de retorno (sim/não) e outros. Prazo: Permite definir prazos para as atividades sendo estes relativos a período ou a campos do processo. 40

Workflow - Graphical Designer (GD) Execução Múltipla e Consenso: Permite configurar a atividade para ser executada por mais de um usuário. Deadline: Permite definir prazos para a execução da atividade, caso o prazo de deadline seja criado sobre a atividade e a mesma não seja executada no prazo, o fluxo retorna para a atividade anterior. E-mail: Permite configurar se a atividade enviará ou não e-mail. 41

Workflow - Graphical Designer (GD) Aba Propriedades Gerais - Tarefa de Usuário. 42

Workflow - Graphical Designer (GD) Aba Execução - Tarefa de Usuário. 43

Workflow - Graphical Designer (GD) Aba Prazo - Tarefa de Usuário. 44

Workflow - Graphical Designer (GD) Aba Execução Múltipla e Consenso - Tarefa de Usuário. 45

Workflow - Graphical Designer (GD) Aba Deadline - Tarefa de Usuário. 46

Workflow - Graphical Designer (GD) Aba E-mail - Tarefa de Usuário. 47

Workflow - Graphical Designer (GD) Após definida a atividade, faz-se necessário definir os campos do formulário do processo de negócio que irão compor a atividade, estes podem estar na atividade de três formas - visualização, edição e edição obrigatória: 48

Workflow - Graphical Designer (GD) Após definidas as atividades de usuário é necessário definir os fluxos que orquestrarão estas atividades, estes fluxos podem ser definidos através do ícone fluxos, disponível na barra lateral esquerda do GD. Após definidos estes fluxos é possível editá-los clicando sobre os mesmos com o botão direito e acessando o item propriedades do fluxo. 49

Workflow - Graphical Designer (GD) O menu propriedades do Fluxo possui as seguintes abas: Geral: Permite definir as configurações gerais do fluxo tais como nome e definição. Condição: Permite definir os seguintes tipos de condições: Condições Específicas (uma ou mais) que podem levar em consideração um campo ou um valor específico. Condição de Deadline que levará em conta um período pré-definido de execução da atividade (deadline), caso este prazo não seja cumprido pelo usuário o fluxo de deadline é acionado. Contra Condição (senão) que caso nenhuma das condições estabelecidas após uma atividade seja satisfeita, o fluxo segue por este caminho. 50

Workflow - Graphical Designer (GD) Definição de uma condição de fluxo (Específica). 51

Workflow - Graphical Designer (GD) Definição de uma condição de fluxo (Deadline). 52

Workflow - Graphical Designer (GD) Definição de uma condição de fluxo (Senão). 53

Workflow - Graphical Designer (GD) Além de atividades de usuário o GD permite também a criação dos seguintes tipos de atividades: Atividades de Sistema (Adapters): Permite a execução de algum processamento específico do processo de negócio por parte do sistema, tal como a cópia de um determinado campo para outro durante a execução do processo, inserção de um valor específico em um dado campo, ou até mesmo criação de uma classe Java que execute um processamento mais complexo durante a execução do processo. Atividades Roteadoras: Não executam nenhuma função específica no fluxo, são utilizadas para fim de organização, sincronização e distribuição de atividades no processo de negócio. 54

Workflow - Graphical Designer (GD) Atividades de Sistema (Adapters) - Definição de um adapter do tipo cópia de campos através da aba adapter no item propriedades da tarefa: 55

Workflow - Graphical Designer (GD) Atividades de Sistema (Adapters) - Configuração de cópia de campos. 56

Workflow - Graphical Designer (GD) Atividades Roteadora - Definição de uma atividade roteadora do tipo saída (E) a partir de uma condição senão do fluxo de entrada (OU): 57