Informação Empresarial Simplificada A obrigação de prestação de contas [Nome do Formador] Direcção-geral dos Registos e do Notariado Abril de 2007

Plano de Sessão Aspectos gerais da obrigação de prestação de contas. Particularidades no preenchimento dos formulários da IES relativos à prestação de contas.

Informação Empresarial Simplificada I. Aspectos gerais da obrigação de prestação de contas Abril de 2007

A prestação de contas O registo da prestação de contas continua a ser facto sujeito a registo obrigatório nos termos previstos na legislação do registo comercial (Cfr. Art. 3.º n.º 1 al. n), 15.º/2 e 42.º CRCom). Com o DL 8/2007, de 17/1, a prestação de contas é uma das obrigações integradas na IES.

A prestação de contas Estão sujeitas à obrigação de prestar contas: As sociedades comerciais e civis sob a forma comercial; As sociedades anónimas europeias; Os EIRLs; Empresas Públicas; As representações permanentes de sociedades com sede no estrangeiro.

A prestação de contas Continuam a não ter de prestar contas: As associações; As fundações; Os comerciantes em nome individual; As cooperativas; Os agrupamentos complementares de empresas; Os agrupamentos europeus de interesse económico. Nota: Sem prejuízo de terem de entregar a IES para efeitos fiscais.

A prestação de contas Documentos: O registo da prestação de contas, bem como o registo de prestação de contas consolidadas, consiste no depósito, por transmissão electrónica de dados e de acordo com os modelos oficiais previstos em legislação especial, da informação constante dos seguintes documentos (art. 42.º/1 CRCom): Acta de aprovação das contas do exercício e da aplicação dos resultados, ou decisão judicial, ou acta da deliberação de aprovação das contas consolidadas do exercício, de onde conste o montante dos resultados consolidados; Balanço, demonstração de resultados e anexo ao balanço e demonstração de resultados ou Balanço consolidado, demonstração consolidada dos resultados e anexo; Certificação legal de contas ou das contas consolidadas; Parecer do órgão de fiscalização, quando exista; Declaração da sociedade participada em como as contas foram enviadas à participante. Os modelos aprovados condensam a informação contida nestes documentos.

A prestação de contas Documentos: A sociedade deve disponibilizar aos interessados, sem encargos, no respectivo sítio da Internet, quando exista, e na sua sede, cópia integral dos seguintes documentos: Relatório de gestão; Certificação legal de contas; Parecer do órgão de fiscalização, quando exista.

A prestação de contas Taxa: O registo da prestação de contas pressupõe o pagamento de uma taxa (a ser fixada em portaria). A submissão dos dados das prestações de contas gera automaticamente uma referência Multibanco para o pagamento da taxa devida, a qual pode ser utilizada nas caixas Multibanco ou em home-banking.

A prestação de contas Taxa: O não pagamento da taxa devida no prazo fixado determinará que os dados não sejam disponibilizados ao MJ e, em consequência, que não se considere cumprida obrigação da prestação de contas. O incumprimento da obrigação de registar pode dar lugar à aplicação de uma coima, por exemplo, entre 150,00€ e 750,00 €, para uma sociedade com capital superior a 5.000,00€.

A prestação de contas Taxa: Quando se trate de entidade da Zona Franca da Madeira a referência de Multibanco é gerada mas a entidade não deve proceder ao correspondente pagamento, uma vez que o registo de prestação das suas contas beneficia de gratuitidade emolumentar. No entanto, esta referência deve ser impressa e guardada porque será necessária para aceder à certidão permanente de registo comercial.

A prestação de contas Prazo: A IES é apresentada anualmente, nos seis meses posteriores ao termo do exercício económico. Data: A data de apresentação da IES, para efeitos de cumprimento da obrigação legal de proceder ao depósito das contas, corresponde à data do pagamento da taxa devida.

Aplicação da lei no tempo: A prestação de contas Aplicação da lei no tempo: A IES aplica-se às obrigações legais que respeitem a exercícios económicos que se tenham iniciado em 2006, bem como aos subsequentes.

A prestação de contas Relativamente à prestação de contas do exercício económico iniciado em 2006, enquanto não for possível apresentar a IES, o despacho do Director-Geral dos Registos e do Notariado n.º 4/2007 fixou os seguintes procedimentos: As Conservatórias do Registo Comercial devem rejeitar os pedidos de depósito de prestação de contas em suporte papel relativos ao exercício económico iniciado no ano de 2006 devendo, contudo, continuar a aceitar os pedidos de depósito em papel relativos a exercícios anteriores. As Conservatórias do Registo Comercial devem aceitar os pedidos de depósito de prestação de contas de exercício económico iniciado em 2006 apenas e só quando entregues em simultâneo com o pedido de registo de facto que determine o cancelamento da matrícula. Nota: esta orientação deixará de ter aplicação a partir do momento que entre em exploração a aplicação da IES.

Informação Empresarial Simplificada II. Particularidades no preenchimento dos formulários da IES relativos à obrigação de prestação de contas Abril de 2007

Tipo de Declaração

Tipo de Declaração Na «1.ª Declaração», em que sejam entregues os anexos da prestação de contas, é sempre efectuado o registo da prestação de contas (desde que seja paga a respectiva taxa dentro do prazo). Nas «Declarações de substituição» o facto registado é a actualização da prestação de contas (que não dá lugar ao pagamento de emolumentos, excepto nas situações em que ainda não tenha sido paga a taxa da prestação de contas ou em que a 1.ª declaração tenha sido entregue com a indicação de que as contas não foram aprovadas).

Situação da Empresa

Situação da Empresa A prestação de contas apenas é efectuada nas situações 1, 2 e 3 (Em actividade, Fim de Actividade e Dissolvida). Na situação 4 (Liquidada) o registo de prestação de contas apenas é realizado se o registo da liquidação da sociedade ainda não estiver efectuado.

Deliberação de aprovação das contas Apenas estão sujeitas a registo comercial as contas aprovadas. Se for assinalado o campo «contas não aprovadas» a IES apresentada não permite o cumprimento da obrigação de registo de contas.

Deliberação de aprovação das contas Se a IES tiver sido apresentada seleccionando o campo «contas não aprovadas» deve proceder-se ao envio de uma nova IES (declaração de substituição) logo que as contas se mostrem aprovadas, só então se considerando cumprida a obrigação de prestação de contas.

Deliberação de aprovação das contas Deve indicar-se a data de aprovação das contas. Se estas foram aprovadas por unanimidade ou por maioria. Qual a percentagem, correspondente ao capital social, por que foram aprovadas.

Deliberação de aprovação das contas Deve indicar-se se a deliberação está correctamente devidamente titulada, isto é, se a respectiva acta foi lavrada no livro de actas, observando os requisitos que o art. 63.º CSCom prevê. Deve identificar-se qual a modalidade em que foi tomada a deliberação.

Relatório de Gestão Parecer da Fiscalização Certificação Legal das Contas

Relatório de Gestão É necessário assinalar se foi elaborado o relatório de gestão e as contas do exercício e se os respectivos documentos foram assinados por todos os membros da gerência /administração. Nos casos de recusa da assinatura, nos termos do art. 65.º/3 do CSCom os motivos têm de ser consignados no documento. Na IES deve indica-se se a recusa de assinatura foi justificada.

Parecer da Fiscalização Há que indicar se a sociedade tem ou não órgão de fiscalização (Cfr. art. 262/2 do CSCom). Nas sociedades que possuam órgão de fiscalização, têm de preencher-se as indicações relativas ao parecer do órgão de fiscalização. Note-se que a prestação de contas, para estas sociedades, pressupõe a existência do parecer do órgão de fiscalização.

Certificação Legal das Contas Nas sociedades em que tenha de haver certificação legal das contas, nos termos da lei, devem ser preenchidos os campos respectivos. Se forem assinalados os campos 24, 25 e 27 («com reservas», «com opinião adversa» e «escusa de opinião») tem de se preencher o campo A850, indicando os motivos invocados pelo ROC (Cfr. art. 72.º/4 do CRCom).

Empresas públicas No que respeita às empresas públicas, nos termos do n.º 3 do art. 42.º CRCom, a informação respeitante à deliberação da assembleia geral é substituída pela informação referente aos despachos de aprovação do ministro das Finanças e da tutela e as respeitantes à certificação legal das contas é substituída pela referente ao parecer da Inspecção-geral de Finanças.

Após a prestação de contas através da IES… É realizado de forma automática, sem intervenção da conservatória, o registo da prestação de contas. É disponibilizada de forma electrónica e automática uma certidão permanente, devendo aceder ao respectivo código de acesso em www.portaldaempresa.pt É efectuada e pode ser imediatamente consultada a publicação do registo da prestação de contas em www.mj.gov.pt/publicacoes

Acesso à Informação da Prestação de Contas Base de Dados das Contas Anuais A informação constante da IES que respeita ao cumprimento da obrigação prevista na alínea c) do n.º 1 do artigo 2.º consta da Base de Dados das Contas Anuais (BDCA), da titularidade do IRN, I. P.

Acesso à Informação da Prestação de Contas A BDCA é de acesso público: Na internet em www.portaldaempresa.pt Nas conservatórias - Em suporte electrónico - Em suporte de papel Consulta à base de dados nos termos, condições e custo a definir em portaria do ministro responsável pela área da justiça.

Informação Empresarial Simplificada OBRIGADA PELA VOSSA ATENÇÃO dgrn@dgrn.mj.pt Abril de 2007