Unidade Gestora de Sistemas Departamentais - UGSD Coordenadoria de Processos e Sistemas - CPS Superintendência de Gestão da Informação – SGI SEFAZ - MS

Índice Objetivo Histórico Funcionalidades Estrutura Organizacional Controle de Permissão Níveis de Permissões para CI e CE (Perfil) Níveis de Permissões para Ofício (Perfil) Tipos de Documentos Ações

CI&OFÌCIO Objetivos O Sistema de CI&OFÍCIO tem como objetivos a criação, o gerenciamento e o trâmite de documentos oficiais utilizados entre órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual.

CI&OFÌCIO Histórico A versão inicial foi construída em 2002, com a finalidade de atender a necessidade de resolver problemas relacionados a: Agilidade e controle na tramitação de documentos; Controle de acesso e sigilo; Busca eficiente e Padronização dos documentos. Sua implantação ocorreu em alguns órgão, entre eles estão SAD, AGIOSUL, SEGOV, SEFAZ e PGE. A partir de 2013 iniciou-se um processo de melhorias, visando atender novas funcionalidades e controles. Esta nova versão será disponibilizada para todos os órgãos do Governo de MS.

Funcionalidades CI&OFÌCIO Faz a tramitação dos documentos através do controle hierárquico, com base na estrutura organizacional do poder executivo do estado de Mato Grosso do Sul; Permite a padronização dos documentos; Disponibiliza o histórico mostrando a data e o local por onde o documento tramitou; Permite anexar vários arquivos de até 20MB cada um; Oferece a opção de confidencialidade; Permite a organização dos documentos através de pastas pessoais; Permite ao usuário trabalhar em mais de uma unidade organizacional; Permite a elaboração de rascunho, possibilitando revisão do documento ou um trabalho colaborativo; Facilita a busca de documentos; Permite enviar um documento a um grupo de destinatários; Possui integração com os sistemas SGEO e GSI, que serão apresentado a seguir.

Estrutura Organizacional CI&OFÌCIO Estrutura Organizacional SGEO – Sistema de Gestão de Estrutura Organizacional O SGEO é utilizado para manter o cadastro de todas as secretarias e órgãos pertencentes ao governo de MS, assim como o nome dos seus respectivos gestores. O sistema de CI&Ofício possui integração com o SGEO, e isto possibilita a tramitação dos documentos.

Controle de Permissão CI&OFÌCIO GSI – Sistema de Gestão de Segurança Integrada O GSI é utilizado para gerenciar a permissão dos usuários a vários sistemas. O sistema de CI&Ofício possui integração com o GSI, dessa forma é realizado o controle de acessos e permissões. O controle ocorre através dos níveis de permissões, denominados de Secretário, Secretário Substituto, Elaborador, Visualizador, Gestor, Nível 3, Nível 2, Nível 1, que serão detalhados a seguir.

Níveis de Permissões para CI e CE (Perfil) CI&OFÌCIO Níveis de Permissões para CI e CE (Perfil) Gestor – Possui autorização máxima para executar todas as ações (funcionalidades) disponíveis no sistema. Nível 3 – Possui as mesmas permissões do gestor, exceto para documentos confidenciais. Atribuído ao usuário substituto do gestor. Nível 2 – Permite ao usuário visualizar qualquer documento recebido no departamento onde ele está lotado, exceto os documentos confidenciais. Os documentos elaborados por ele são enviados somente ao gestor da unidade. Nível 1 – Permite ao usuário visualizar somente os documentos repassados para ele.

Níveis de Permissões para Ofício (Perfil) CI&OFÌCIO Níveis de Permissões para Ofício (Perfil) Secretário – Possui autorização máxima para executar todas as ações (funcionalidades) disponíveis no sistema. Secretário Substituto – Possui as mesmas permissões do secretário. Atribuído ao usuário substituto do secretário. Elaborador – Permite ao usuário elaborar ofício e envia-lo somente ao Secretário, assim como visualizar os ofícios recebidos. Visualizador – Permite ao usuário somente visualizar ofícios repassados para ele.

Tipos de Documentos CI&OFÌCIO Os diversos documentos tem como base o Manual de Redação Oficial da Presidência da República: Comunicação Interna (CI): É a comunicação enviada para um departamento do mesmo órgão, permitindo cópia para uma pessoa ou grupo de destinatários. Comunicação Interna Circular (CI Circular): É a comunicação enviada para vários departamentos do mesmo órgão, permitindo cópia com para uma pessoa ou grupo de destinatários. Comunicação Externa (CE): É a comunicação enviada para outro departamento de mesmo nível hierárquico, pertencente a outro órgão. Oficio: É o documento enviado pela autoridade máxima de cada órgão para a autoridade de outro órgão dentro da Administração Pública Estadual. Ofício Circular: É o documento enviado pela autoridade máxima de cada órgão para a autoridade de outros órgãos dentro da Administração Pública Estadual, assim como para Pessoa Física ou Jurídica, fora da Administração Pública Estadual. Ofício Externo: É o documento enviado pela autoridade máxima de cada órgão para pessoa física ou jurídica fora da Administração Pública Estadual.

Ações CI&OFÌCIO O sistema disponibiliza as seguintes ações: Elaborar um documento ou rascunho; Enviar ao gestor ou a outro destinatário; Pesquisar um documento através do seu número, ou por data, ou assunto; Responder ao remetente ou a todos os envolvidos; Visualizar documentos ainda não lidos, ou que já foram respondidos, repassados ou enviados; Repassar um documento diretamente para uma ou mais pessoas do departamento, ou para outro departamento; Imprimir um documento caso haja necessidade; Arquivar documentos, movendo-os para pastas; Para assistir ao vídeo de cada ação citada, acesse o endereço www.wiki.cioficio.ms.gov.br

Fim!