Fusion ECM Suite Case EADCon

Agenda O Contexto do ECM O Projeto (GED/Workflow) - Objetivos O projeto - Premissas GED - Visão de Negócio – Abordagem GED - Taxonomia GED - Tipos Documentais Workflow – Abordagem Workflow – Integração Projeto – Visão de ROI Cronograma e riscos Os próximos passos Referências

Contexto de ECM Fonte: EMC 80% da informação da empresa é não estruturada Informação não gerenciada inibe produtividade e inovação:  40% do tempo perdido na busca  70% dos casos a informação é simplesmente recriada  60%-80% das pessoas simplesmente não encontra as informações que precisam Fonte: EMC

Projeto - Objetivos Realizar a automação dos fluxos de documentos de entrada e de saída da EADCon; Minimizar custos de logística com o envio em papel de documentos as instituições credenciadas; Ganho em agilidade no tramite de documentos principalmente referentes a matrícula e posteriormente a todos os documentos de entrada e saída; Gerar capacidade probatória para os documentos sendo tramitados em formato eletrônico Início efetiva das estratégias de ECM no contexto da EADCon

Projeto - Premissas As alterações referentes ao sistema acadêmico ficam sob responsabilidade da EADCon; Priorizar inicialmente as funcionalidades referentes a matrícula, visto que atualmente é o ponto de maior gargalo Utilizar o contexto da FAEL para início das operações no novo modelo Utilizar o Project Server da EADCon para realizar os apontamentos e acompanhamento do projeto

GED – Visão de Negócio - Abordagem Definir as taxonomias: tabela de conteúdo, precisa e intuitiva que permite aos usuários encontrar mais depressa a informação que necessitam, apresentando um mapa contextual dos resultados da pesquisa (organizando a informação relacionada por “mesmo tema”, “mesmo conceito”, etc.) Definir as tipologias: Identificar os tipos documentais e seus meta-dados relacionados, com o objetivo de realizar a sua correta indexação e sua devida correlação com a taxonomia Ferramental: Configurar a ferramenta de gestão documental Neomind Fusion ECM Suite para representar a realidade documental da EADCon

GED - Taxonomia  Taxonomia Sugerida:

GED – Tipos Documentais Para cada tipo de documento: Segurança Taxonomia Template Tipologia Não considerado: Temporalidade Arquivamento Legado Ciclo de Vida Obs: Tipos em vermelho relacionados a matrícula

Workflow - Abordagem Definir os fluxos de trabalho: Realizar a definição dos fluxos de trabalho que irão rotear a informação e os documentos pela EADCon Definir os formulários e integrações: Identificar e especificar dentro de cada atividade x alçada as informações necessárias para realizar o seu trabalho tanto do ponto de vista de dados, documentos e informações provindas de outros sistemas Ferramental: Configurar a ferramenta de gestão de processos Neomind Fusion ECM Suite para representar a realidade dos processos de negócio da EADCon

Workflow - Abordagem Fluxos de trabalho (Validação e Guarda Documentos):

Workflow – Abordagem - Integração Interface de envio de documentos (Referente a atividade de entrega pendente):

Workflow - Abordagem Fluxos de trabalho (Notificação Externa):

Workflow – Abordagem - Integração Interface de Recebimento Documentos (Referente a atividade de Receber requeriment): Sistema Acadêmico integrado ao Neomind Fusion ECM Suite

Visão de ROI

Referências utilizadas Glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos – CTDE Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística ISAD-G – Norma Geral internacional de descrição arquivística ISDF – Norma internacional para descrição de funções Norma Brasileira de descrição arquivística Padrões AIIM de taxonomia e definições Taxonomy and Content Classification – Delphi Group ISO 15489-1 e ISO/TR 15489-2

Perguntas?

Obrigado! rodrigo.abrantes@neomind.com.br