Gerenciamento de Projetos Web Training Program – 08 e 09 de agosto de 2014 Melhores Práticas, Processos, Ferramentas e Técnicas

Prof. Alexandre Bessa

Apresentação Prof. Alexandre Bessa Formado em comunicação na ECA-USP e pós-graduação em economia na FIPE, é gerente de marketing de produtos com experiência em projetos de comunicação, branding e economia. Trabalha há 15 anos em empresas de mídia interativa, atuando em comunicação integrada para aquisição, retenção e engajamento do público alvo. Nesse período, realizou projetos com clientes como DaimlerChrysler, Ambev, Claro, Coca-Cola e Banco Real. Montou lojas online para Claro (2003) e para Electrolux (2005). No Yahoo!, foi responsável pelo Yahoo! Mail na América Latina, no qual além de responder pelos KPIs do produto, conduziu a comunicação para transição de plataformas de e abriu frentes de aquisição de novos usuários em Cybercafes. Hoje trabalha na filial brasileira da Amazon, na qual fez o lançamento da Loja Kindle no Brasil; no dia a dia, é responsável pelas métricas e por criar campanhas e promoções para ativar e manter clientes.

Recordando... Relacionamento entre as Fases de Gestão do Projeto As fases do projeto se inter-relacionam e cabe ao gerente do projeto definir claramente o início e fim de cada fase

Grupo de processos I I P P E E M&C C C I = Iniciação P = Planejamento E = Execução M&C = Monitoramento & Controle C = Encerramento

IPEM&CC Integra ç ão Desenvolver o termo de abertura do projeto Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto Orientar e gerenciar a execu ç ão do projeto Monitorar e controlar o trabalho do projeto Realizar o controle integrado de mudan ç as Encerrar o projeto ou fase Escopo Coletar requisitos Definir escopo Criar EAP Verificar escopo Controlar escopo Tempo Definir as atividades Sequenciar as atividades Estimar os recursos das atividades Estimar a dura ç ão das atividades Desenvolver o cronograma Controlar o cronograma Custos Estimar os custos Determinar o or ç amento Controlar os custos Qualidade Planejar a qualidadeRealizar a garantia da qualidade Realizar o controle da qualidade Pessoas Desenvolver o plano de recursos humanos Mobilizar a equipe do projeto Desenvolver a equipe do projeto Gerenciar equipe do projeto Comunica ç ão Identificar as partes interessadas Planejar as comunica ç õesDistribuir informa ç ões Gerenciar expectativas das partes interessadas Reportar o desempenho Riscos Planejar o gerenciamento de riscos Identificar os riscos Realizar a an á lise quantitativa de riscos Realizar a an á lise qualitativa de riscos Planejar respostas aos riscos Monitorar e controlar os riscos Aquisi ç ões Planejar aquisi ç õesConduzir aquisi ç õesAdministrar aquisi ç õesEncerrar aquisi ç ões

O que é executar? “Executar o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto para satisfazer as especificações do mesmo”

Iniciação I I P P E E M& C C C Processos realizados neste Grupo* Orientar e gerenciar a execu ç ão do projeto Realizar a garantia da qualidade Mobilizar a equipe do projeto Desenvolver a equipe do projeto Gerenciar equipe do projeto Distribuir informações Gerenciar expectativas das partes interessadas Conduzir aquisi ç ões * Segundo o Diagrama da Rita Mulcahy

IPEM&CC Integra ç ão Desenvolver o termo de abertura do projeto Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto Orientar e gerenciar a execu ç ão do projeto Monitorar e controlar o trabalho do projeto Realizar o controle integrado de mudan ç as Encerrar o projeto ou fase Escopo Coletar requisitos Definir escopo Criar EAP Verificar escopo Controlar escopo Tempo Definir as atividades Sequenciar as atividades Estimar os recursos das atividades Estimar a dura ç ão das atividades Desenvolver o cronograma Controlar o cronograma Custos Estimar os custos Determinar o or ç amento Controlar os custos Qualidade Planejar a qualidadeRealizar a garantia da qualidade Realizar o controle da qualidade Pessoas Desenvolver o plano de recursos humanos Mobilizar a equipe do projeto Desenvolver a equipe do projeto Gerenciar equipe do projeto Comunica ç ão Identificar as partes interessadas Planejar as comunica ç õesDistribuir informa ç ões Gerenciar expectativas das partes interessadas Reportar o desempenho Riscos Planejar o gerenciamento de riscos Identificar os riscos Realizar a an á lise quantitativa de riscos Realizar a an á lise qualitativa de riscos Planejar respostas aos riscos Monitorar e controlar os riscos Aquisi ç ões Planejar aquisi ç õesConduzir aquisi ç õesAdministrar aquisi ç õesEncerrar aquisi ç ões

Orientar e gerenciar a execu ç ão do projeto  Realizar o trabalho definido no Plano de Gerenciamento do Projeto  Executar as atividades do projeto;  Criar entregas do projeto;  Implementar os padrões e os métodos planejados no plano de gerenciamento do projeto;  Disponibilizar informações sobre o projeto: cronograma, custo, qualidade, etc.;  Emitir solicitações de mudanças;  Implementar as mudanças aprovadas;  Gerenciar as diversas interfases do projeto, técnicas e organizacionais;  Coletar e documentar as lições aprendidas; Ferramentas  Opinião Especializada;  Sistema de Informações do Gerenciamento de Projetos.

Exemplos de entrega  Construção: wireframe, layout, HTML, ambiente de homologação e produção, entre outros.  Social Media: estratégia de presença, textos de Social Ad, fan page, posts, entre outros;  Campanha: storyboard, plano de mídia, planilha de especificação, cronograma de mídia, Checking, relatório de mídia, entre outros;  Data Inteligence: KPI’s, Planilha de Tag’s, Relatórios, entre outros.

Exemplos de Ferramentas de Gestão de Projetos  Colaboração: Basecamp, Google Docs, Sugar Sync, Evernote, Dropbox, entre outras;  Resource Management : Blueprintlog, 10000ft, entre outras;  Timesheet : Tsheets, Harvester, entre outras;  Portifolio Project Management : AtTask, EPM Microsoft, Clarity, ActiveCollab, entre outras;

IPEM&CC Integra ç ão Desenvolver o termo de abertura do projeto Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto Orientar e gerenciar a execu ç ão do projeto Monitorar e controlar o trabalho do projeto Realizar o controle integrado de mudan ç as Encerrar o projeto ou fase Escopo Coletar requisitos Definir escopo Criar EAP Verificar escopo Controlar escopo Tempo Definir as atividades Sequenciar as atividades Estimar os recursos das atividades Estimar a dura ç ão das atividades Desenvolver o cronograma Controlar o cronograma Custos Estimar os custos Determinar o or ç amento Controlar os custos Qualidade Planejar a qualidadeRealizar a garantia da qualidade Realizar o controle da qualidade Pessoas Desenvolver o plano de recursos humanos Mobilizar a equipe do projeto Desenvolver a equipe do projeto Gerenciar equipe do projeto Comunica ç ão Identificar as partes interessadas Planejar as comunica ç õesDistribuir informa ç ões Gerenciar expectativas das partes interessadas Reportar o desempenho Riscos Planejar o gerenciamento de riscos Identificar os riscos Realizar a an á lise quantitativa de riscos Realizar a an á lise qualitativa de riscos Planejar respostas aos riscos Monitorar e controlar os riscos Aquisi ç ões Planejar aquisi ç õesConduzir aquisi ç õesAdministrar aquisi ç õesEncerrar aquisi ç ões

Realizar a garantia da qualidade Processo de auditoria dos requisitos de qualidade e dos resultados das medições de controle da qualidade para garantir que sejam usados os padrões e definições estabelecidos.  Melhoria contínua (PDCA, Sesis Sigma, entre outros);  Métricas da Qualidade (desempenho dentro do prazo, controle do orçamento, freqüência de defeitos, taxa de falha, disponibilidade, confiabilidade e cobertura de testes); Ferramentas  Auditorias da Qualidade;  Análise de Processos;

Realizar a garantia da qualidade PDCA  Desenvolvido por Walter Shewhart em 1930, pioneiro no Controle Estatístico de Processos  Posteriormente foi aperfeiçoado e difundido (1950) por W. Edwards Deming  Provê um modelo para melhoria de processos  Abordagem que trata de o como se deve melhorar nos processos

Ciclo PDCA

 Planeje melhorar suas operações encontrando as coisas que estão erradas e busque idéias de solução  Execute as mudanças propostas para resolver os problemas em uma pequena escala para não despender esforços desnecessários

Ciclo PDCA  Valide se suas ações tem dado os resultados esperados e se suas atividades conduzem a estes resultados  Aja para implementar as mudanças caso os resultados se mostremsatisfatórios

IPEM&CC Integra ç ão Desenvolver o termo de abertura do projeto Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto Orientar e gerenciar a execu ç ão do projeto Monitorar e controlar o trabalho do projeto Realizar o controle integrado de mudan ç as Encerrar o projeto ou fase Escopo Coletar requisitos Definir escopo Criar EAP Verificar escopo Controlar escopo Tempo Definir as atividades Sequenciar as atividades Estimar os recursos das atividades Estimar a dura ç ão das atividades Desenvolver o cronograma Controlar o cronograma Custos Estimar os custos Determinar o or ç amento Controlar os custos Qualidade Planejar a qualidadeRealizar a garantia da qualidade Realizar o controle da qualidade Pessoas Desenvolver o plano de recursos humanos Mobilizar a equipe do projeto Desenvolver a equipe do projeto Gerenciar equipe do projeto Comunica ç ão Identificar as partes interessadas Planejar as comunica ç õesDistribuir informa ç ões Gerenciar expectativas das partes interessadas Reportar o desempenho Riscos Planejar o gerenciamento de riscos Identificar os riscos Realizar a an á lise quantitativa de riscos Realizar a an á lise qualitativa de riscos Planejar respostas aos riscos Monitorar e controlar os riscos Aquisi ç ões Planejar aquisi ç õesConduzir aquisi ç õesAdministrar aquisi ç õesEncerrar aquisi ç ões

Case

© 2013 JumpEducation “...be water my friend” Bruce Lee

Tipo de estruturas organizacionais  Funcional: A autoridade do gerente de projeto e a disponibilidade de recursos para projetos é baixa ou nenhuma. Quem cuida do orçamento do projeto é o gerente funcional. O gerente de projetos tem dedicação parcial. A equipe administrativa de gerenciamento de projetos tem dedicação parcial.

Tipo de estruturas organizacionais  Matricial (fraca, balanceada, forte): Um gradiente entre a estrutura funcional e a projetizada, onde a autoridade, disponibilidade de recursos, responsabilidade pelo gerenciamento do orçamento e dedicação do gerente de projetos vai cada vez mais aumentando.

Tipo de estruturas organizacionais  Projetizada: A autoridade do gerente de projeto e a disponibilidade de recursos para projetos é alta ou total. Quem cuida do orçamento do projeto é gerente de projetos. O gerente de projeto tem dedicação integral. A equipe administrativa de gerenciamento de projetos tem dedicação integral.

“Um escritório de projetos (Project Management Office, PMO) é um corpo ou entidade organizacional à qual são atribuídas várias responsabilidades relacionadas ao gerenciamento centralizado e coordenado dos projetos sob seu domínio.” Principais atribuições  Gestão de Projetos Estratégicos;  Sistema de Gerenciamento de Projetos;  Gestão de Projetos Estratégicos;  Prioridades e Recursos;  Decisões de Negócios em Novos Projetos;  Planejamento Estratégico de Projetos;  Interface com Alta ADM e Stakeholders;  Revisões, avaliações e auditoria de Projetos;  Conhecimento e Capacitação em Gerência por Projetos. Project Management Office © 2013 JumpEducation

Mobilizar a equipe do projeto Processo de confirmação da disponibilidade dos recursos humanos e obtenção da equipe necessária para concluir as designações do projeto e podem ser denominadas em:  acordos de negociação coletiva;  uso de pessoal subcontratado;  ambiente de projeto em estrutura matricial;  relações hierárquicas internas ou externas. Ferramentas  Pré-designação;  Negociação;  Contratação;  Informações sobre o Desempenho do Trabalho.

Desenvolver a equipe do projeto Processo de melhoria de competências, interação e ambiente global da equipe para aprimorar o desempenho do projeto, tendo os principais objetivos:  Aprimorar os conhecimentos e habilidades dos membros da equipe para aumentar sua capacidade de concluir as entregas do projeto, reduzir custos/prazos e melhorar a qualidade;  Estimular o sentimento de confiança e consenso entre os membros da equipe;  Criar uma cultura de dinamismo e coesão, aumentando assim a produtividade individual e da equipe.

Desenvolver a equipe do projeto Ferramentas  Habilidades Interpessoais  Treinamento  Atividades de Construção da Equipe  Regras Básicas  Agrupamento  Reconhecimento e Recompensas

Gerenciar equipe do projeto Processo de acompanhar o desempenho de membros da equipe, fornecer feedback, resolver questões e gerenciar mudanças para otimizar o desempenho do projeto. A equipe de gerenciamento do projeto observa o comportamento da equipe, gerencia conflitos, resolve questões e avalia o desempenho dos membros da equipe. Ferramentas  Observação e Conversas;  Avaliações do Desempenho do Projeto;  Gerenciamento de Conflitos;  Registro das Questões;  Habilidades Interpessoais.

IPEM&CC Integra ç ão Desenvolver o termo de abertura do projeto Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto Orientar e gerenciar a execu ç ão do projeto Monitorar e controlar o trabalho do projeto Realizar o controle integrado de mudan ç as Encerrar o projeto ou fase Escopo Coletar requisitos Definir escopo Criar EAP Verificar escopo Controlar escopo Tempo Definir as atividades Sequenciar as atividades Estimar os recursos das atividades Estimar a dura ç ão das atividades Desenvolver o cronograma Controlar o cronograma Custos Estimar os custos Determinar o or ç amento Controlar os custos Qualidade Planejar a qualidadeRealizar a garantia da qualidade Realizar o controle da qualidade Pessoas Desenvolver o plano de recursos humanos Mobilizar a equipe do projeto Desenvolver a equipe do projeto Gerenciar equipe do projeto Comunica ç ão Identificar as partes interessadas Planejar as comunica ç õesDistribuir informa ç ões Gerenciar expectativas das partes interessadas Reportar o desempenho Riscos Planejar o gerenciamento de riscos Identificar os riscos Realizar a an á lise quantitativa de riscos Realizar a an á lise qualitativa de riscos Planejar respostas aos riscos Monitorar e controlar os riscos Aquisi ç ões Planejar aquisi ç õesConduzir aquisi ç õesAdministrar aquisi ç õesEncerrar aquisi ç ões

Distribuir informa ç ões Processo de colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto, conforme planejado, sendo as técnicas:  modelos de emissor-receptor: realimentação de feedback e barreiras à comunicação;  escolha dos meios de comunicação: situações específicas de quando comunicar por escrito ou oralmente, quando escrever um memorando informal ou um relatório formal e quando comunicar pessoalmente ou por e- mail;  estilo de redação: voz ativa ou passiva, estrutura das frases e escolha de palavras; Ferramentas  Métodos de Comunicação;  Ferramentas de Distribuição de Informações.

Distribuir informa ç ões Processo de colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto, conforme planejado, sendo as técnicas:  técnicas de gerenciamento de reuniões: negociação e resolução de conflitos;  técnicas de apresentação: linguagem corporal e planejamento de apoio visual;  técnicas de facilitação: obtenção de consenso e superação de obstáculos. Ferramentas  Métodos de Comunicação;  Ferramentas de Distribuição de Informações

Gerenciar expectativas das partes interessadas Processo de comunicação e interação com as partes interessadas para atender às suas necessidades e solucionar as questões à medida que ocorrerem.  aumentar a probabilidade de aceitação do projeto, negociando e influenciando seus desejos para alcançar e manter as metas;  abordar as preocupações que ainda não se tornaram questões;  esclarecer e solucionar as questões que foram identificadas. Ferramentas  Método de Comunicação;  Habilidades Interpessoais;  Habilidades de Gerenciamento.

IPEM&CC Integra ç ão Desenvolver o termo de abertura do projeto Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto Orientar e gerenciar a execu ç ão do projeto Monitorar e controlar o trabalho do projeto Realizar o controle integrado de mudan ç as Encerrar o projeto ou fase Escopo Coletar requisitos Definir escopo Criar EAP Verificar escopo Controlar escopo Tempo Definir as atividades Sequenciar as atividades Estimar os recursos das atividades Estimar a dura ç ão das atividades Desenvolver o cronograma Controlar o cronograma Custos Estimar os custos Determinar o or ç amento Controlar os custos Qualidade Planejar a qualidadeRealizar a garantia da qualidade Realizar o controle da qualidade Pessoas Desenvolver o plano de recursos humanos Mobilizar a equipe do projeto Desenvolver a equipe do projeto Gerenciar equipe do projeto Comunica ç ão Identificar as partes interessadas Planejar as comunica ç õesDistribuir informa ç ões Gerenciar expectativas das partes interessadas Reportar o desempenho Riscos Planejar o gerenciamento de riscos Identificar os riscos Realizar a an á lise quantitativa de riscos Realizar a an á lise qualitativa de riscos Planejar respostas aos riscos Monitorar e controlar os riscos Aquisi ç ões Planejar aquisi ç õesConduzir aquisi ç õesAdministrar aquisi ç õesEncerrar aquisi ç ões

Conduzir aquisi ç ões Processo de contratação e utilização de fornecedores/parceiros de acordo com as necessidades do projeto  Seleção de propostas de fornecedores (critérios. políticas de compras centralizadas, entre outros);  Negociação;  Assinatura de contrato;  Contratação.

Exercício

O que vimos hoje  A importância do planejamento do projeto e os impactos na execução;  Papel do Gerente de projetos durante a Fase execução do projeto;  Orientar e gerenciar a execução do projeto;  Metodologia PDCA;  Tipo de estruturas organizacionais;  Gerenciar espectativas;  Conduzir aquisições de fornecedores/parceiros.

Dúvidas?

Obrigado! Prof. Alexandre Bessa