Administrando projetos com MS Project – Unidade III Uma visão prática Helene Kleinberger Salim helene@inf.puc-rio.br

Voltando ao exercício, detalhe os subprojetos em atividades Planejamento e Projeto da Rede Início do projeto Definição dos requisitos técnicos Projeto funcional Descrição dos aspectos técnicos Revisão e aprovação do Projeto Projeto Contratado

Estime a duração das atividades Planejamento e Projeto da Rede 1d? Início do projeto 1d Definição dos requisitos técnicos 5d Projeto funcional 10d Descrição dos aspectos técnicos 5d Revisão e aprovação do Projeto 5d Projeto Contratado 0d Planejamento e Projeto da Rede Início do projeto Definição dos requisitos técnicos Projeto funcional Descrição dos aspectos técnicos Revisão e aprovação do Projeto Projeto Contratado

Estime a duração das atividades 1,5,10,5,5,0 – não estime a atividade 1, será calculada depois

Duração 0 significa um “marco” ou dependência externa Preparação da Instalação Aquisição dos equipamentos Prototipação do sistema Pré-configuração e teste Preparação do local da rede Pronto para instalar

Duração 0 significa um “marco” ou dependência externa, deve ser a última atividade de um bloco.

Detalhando a segunda grande tarefa 8. Preparação da Instalação 1d? 9. Aquisição dos equipamentos 10d 10. Prototipação do sistema 15d 11. Pré-configuração e teste 5d 12. Preparação do local da rede 15d 13. Pronto para instalar 0d Preparação da Instalação Aquisição dos equipamentos Prototipação do sistema Pré-configuração e teste Preparação do local da rede Pronto para instalar

Obtemos algo assim Atribuir durações 10,15,5 15, 0 Preparação da Instalação, será calculada quando subordinarmos seu detalhamento

Simplificando, para manter o exercício visível numa página / tela 14. Instalação 1d? 15. Instalação física do local da rede 10d 16. Documentação das ligações 5d 17. Instalação completa 0d Instalação Instalação física do local da rede Documentação das ligações Instalação completa Durações 10, 5 e 0, não lançar dados em Instalação, deixe 1d?

E finalmente! 18. Pós-instalação 1d? 19. Orientação usuário e suporte inicial 20d 20. Revisão pós-instalação 5d 21. Aceitação formal do sistema 1d 22. Entrega para operação da rede 0d Pós-instalação Orientação usuário e suporte inicial Revisão pós-instalação Aceitação formal do sistema Entrega para operação da rede É usual que a última atividade de cada bloco seja um marco que identifica seu término, geralmente envolvendo processos externos ao projeto.

O que se deve ter agora: Note a barra da tarefa mais longa, define a duração do projeto Ainda vai ser necessário sequenciar as subtarefas

Fazer uma atividade ser iniciada ao término da outra: Zoom Note a seta que indica a dependência entre as tarefas A vinculação das tarefas também pode ser feita duas a duas, usando a tecla Ctrl, conforme sua real dependência

Vinculando as atividades resumo: Tarefa resumo Exercício 12

Analisar as tarefas resumo Os subprojetos podem esconder seu detalhamento usando o símbolo + ou – que precede seu nome. Marcando a opção de exibir a tarefa resumo do projeto, aparece a linha no topo, com totais calculados pelo MS Project.

Analisar as tarefas resumo

Finalmente sabemos que o projeto leva 112 dias, de 14/02 a 25/07.

Escala de tempo Procure apresentar o cronograma em uma página – mude a escala, pela barra Zoom + / – ou use o formulário Timescale, obtido pelo botão direito no “mouse” sobre a mesma. Até 3 níveis

Informações sobre a tarefa Há diversas maneiras de se atingir um mesmo conjunto de informações e efetuar operações sobre os dados; cada uma procura cobrir os procedimentos usuais dos programas concorrentes, facilitando a migração entre os mesmos; por exemplo: Task, Information sobre a tarefa corrente Duplo clique na tarefa corrente Shift + F2 na tarefa corrente procure nas outras visões . . .

Formulário Informações sobre a Tarefa - Geral O progresso das atividades vai ser registrado em % concluída

Formulário Informações sobre a Tarefa - Predecessoras Em princípio, ela começa quando a anterior acaba

Formulário Informações sobre a Tarefa – Tipo de dependência O ícone corrente vincula tipo Término a Início Lag - Latência – indica a quantidade de unidades de tempo que a tarefa pode adiantar ou retardar vinculada ao término ou início (conforme o tipo) da predecessora.

Ajustes nas dependências Logo após o início da atividade 9 de Aquisição dos equipamentos, com sua entrega parcial, pode ser iniciada a seguinte, de Prototipação; Então a relação de dependência não é apenas Término-a-início, pois a tarefa 10 pode começar a 50 % do tempo dela, antes do seu término. Note que a duração total do projeto diminuiu 5 dias.

Ajustes nas dependências Logo após o início da atividade 9 de Aquisição dos equipamentos, com sua entrega parcial, pode ser iniciada a seguinte, de Prototipação; Isto também se indica mudando o tipo para Início-a-início e no campo Lag, + 5 dias. Note que a duração total do projeto diminuiu 5 dias.

Ajustes nas dependências Outra maneira de indicar a possibilidade de Prototipação com a entrega parcial, pode ser manter Término-a-início, podendo acontecer - 5 dias antes de seu término. Note que a duração total do projeto também passou de 112 para 107 dias, pois em ambos casos passamos a realizar tarefas em paralelo. Exercício 13

Prototipação começa 5 dias depois de começar Aquisição.

Registrar datas de início e fim de uma tarefa significa realizar trabalho nela Para dispensar os cálculos do MS Project sobre uma tarefa, ou ela é do tipo Manual ou já terá sido iniciada.

Visualize a impressão do gráfico de Gantt Retire a legenda, coloque cabeçalhos... Ajuste a escala de tempo mantendo o gráfico em uma página!

Exibir o Diagrama de Rede View Network Diagram Esta representação pode conter ou não as atividades detalhadas

Exibir o Diagrama de Rede View Network Diagram Para arrumar a seu gosto, permita o posicionamento manual e aponte para o canto da caixa até mudar o ponteiro.

Colocando restrições externas As restrições exigem uma data associada, que controla a data de início ou término da tarefa. Essas restrições são úteis quando a sua agenda precisa levar em consideração fatores externos, como a disponibilidade de equipamentos ou recursos, prazos, etapas de contratos e datas de início e término para a obtenção de recursos e aprovações. Procure indicar essas restrições como MARCOS, de duração zero, pois seus recursos são externos.

Não altere as datas de início e término calculadas, inclua uma tarefa de duração zero e vincule as dependentes. Inserimos uma tarefa da qual o teste depende, mas cuja realização está fora deste projeto e colocamos um comentário a esse respeito. Quando as especificações chegarem, registra-se a data e as tarefas dependentes são liberadas

Note as dependências do teste – da Prototipação e da chegada da especificação A recepção da especificação do teste pode acontecer a partir do início da Preparação da Instalação

Tarefas cuja responsabilidade não está dentro do projeto devem ser bem identificadas Use a formatação das fontes, coloque comentários

Coluna / Inserir / Meu Prazo (Deadline) Manter o controle de sua data de término, sem bloquear a agenda com uma restrição inflexível, ou seja, quando a data de início ou término é inserida no lugar da calculada. Marque uma coluna e tecle Insert Escolha o item.

Coluna / Inserir / Meu Prazo (Deadline) Sobre o cabeçalho da coluna, botão direito do “mouse”, selecione Coloque um título em português e marque Best Fit. O deadline é a data em que você quer terminar, não confundir com a resultante do planejamento.

Efeito de Prazo Final no gráfico Folga Planejamento com folga Atraso

Formatar estilo da barra A seta verde pode ter sua aparência trocada em Bar Styles

Concluir os ajustes de durações, dependências “técnicas”, datas de início (ou fim) do projeto Após esse planejamento, que chamamos de requisitos, vamos “salvar” o que já fizemos; Nas próximas unidades designaremos pessoas para as atividades, estabeleceremos nova linha de base (contrato) e passaremos a acompanhar o andamento do projeto. Exercício 14

Salvar arquivo como Linha de Base