Documentação de sistemas / processos Metodologia de Gestão de Projetos

A documentação A documentação gerada a partir dos processos registra todas as definições e decisões do projeto, guardando toda a sua história, ao longo de suas fases do ciclo de vida estabelecido. Os documentos devem trazer a informação em formato recuperável, indexado e de acordo com alguma metodologia / regra de armazenamento.

Por que a aversão a documentar? Cultura Medo de controle e responsabilização Cultura do improviso (jeitinho) Orientação para o produto e não, o processo Heroísmo para consertar em vez de planejar Estimativas de prazo e custo impostas, não realistas Pressão de tempo e não, boas práticas Fracassos anteriores, informações desatualizadas Falta de integração entre diversos criadores e potenciais usuários da documentação.

Fase de levantamento Agendas e atas de reuniões Registros de entrevistas Relatórios de acompanhamento / progresso Plano preliminar do projeto / escopo Cronograma inicial do projeto Orçamento básico do projeto Mapa do projeto (project charter)

Fase de levantamento Lista indexada de documentos Responsabilidades, patrocinadores e envolvidos Identificação de riscos Controle de mudanças Aceite de produtos da fase Lista de copiados Lista indexada de documentos

Planejamento Novas versões dos documentos de levantamento Continuidade dos relatórios de acompanhamento e progresso Work Breakdown Structure e atividades Diagrama de rede Matriz de responsabilidades Plano de gerenciamento da qualidade

Planejamento Relatórios de avaliação do(s) clientes, auditoria e patrocinador(es) Solicitações de mudanças Razões para o atendimento ou recusa Plano de gerenciamento de riscos Plano de gerenciamento da comunicação Outros documentos correlatos

Construção / Implementação / Desenvolvimento / ... Novas versões dos documentos de levantamento e planejamento Continuidade dos relatórios de acompanhamento e progresso Revisões no Plano de gerenciamento de riscos Resultados da fase A discutir – segregar os documentos planejamento, controle e demais da administração dos projetos ou mantê-los nas fases do seu ciclo de vida?

Encerramento Aceite dos clientes, patrocinadores e demais envolvidos Comunicação do fechamento do projeto, encerramento de contrato Relatórios de avaliação Solicitações e especificações para a próxima versão do projeto Indicadores de qualidade a acompanhar Roteiro e material da apresentação final

Processo Manutenção e exposição de painéis no escritório de gerenciamento do projeto Atualização da base de dados de conhecimento do projeto Divulgação e coleta de informações sobre os projetos Monitoramento Atualizações do plano de trabalho Reuniões periódicas com os participantes do projeto Análise e discussão dos planos, interdependências e riscos. Comunicação