Baseado na experiência da GEAL- Gerência de Apoio Logístico Manual do Programa 5’S Em busca de qualidade de vida para o colaborador! Baseado na experiência da GEAL- Gerência de Apoio Logístico

SUMÁRIO Organograma.................................................... O que é 5’S ...................................................... O que significa cada senso ............................. Benefícios esperados....................................... Fatores críticos de sucesso ............................. Passos para a Implantação.............................. Os 10 mandamentos do 5’S ............................

O que é 5’S? O 5s é um Programa de Qualidade que trata da arrumação, da ordem, da limpeza, do asseio e da autodisciplina do trabalho e do trabalhador, buscando promover uma melhoria na organização através de consciência e responsabilidade de todos, tornando o ambiente de trabalho mais agradável, seguro e produtivo. Foi desenvolvido com o objetivo de transformar as atitudes das pessoas e os ambientes, gerando melhor qualidade de vida aos trabalhadores, redução de custos e de desperdícios, e aumento da produtividade.

O que é 5’S? Surgiu no Japão na década de 1950 e foi aplicado após a 2ª Grande Guerra, com a finalidade de reorganizar o país quando este vivia a chamada crise da competitividade. A adoção do Programa 5s foi um dos grandes fatores da recuperação das empresas japonesas e da implantação da Qualidade Total no país. Hoje o 5s é adotado em um vasto número de empresas e organizações como parte de seus programas de qualidade e gestão.

O que é 5’S? O NOME 5S PROVÉM DE CINCO PALAVRAS DO IDIOMAS JAPONÊS, INICIADAS COM A LETRA ‘‘S’’: SEIRI: Senso de utilização; SEITON: Senso de organização; SEISO: Senso de limpeza; SIKETSU: Senso de saúde; SHITSUKE: Senso de autodisciplina.  

O QUE SIGNIFICA CADA SENSO? UTILIZAÇÃO: Separar o necessário do desnecessário. Ao separar aquilo que é realmente necessário ao trabalho daquilo que é supérfluo, ou desnecessário, conseguimos melhorar a arrumação e dar lugar ao novo. O que for desnecessário deve ser descartado ou disponibilizado para alguém que esteja precisado. Lema: Separar o que utilizamos e descartar o que não usamos

O QUE SIGNIFICA CADA SENSO? ORGANIZAÇÃO: Colocar cada coisa em seu devido lugar. Agora que o desnecessário foi descartado, deve-se arrumar o que é importante. Significa deixar tudo em ordem. Os materiais devem ter seu lugar específico. Os usados a todo momento devem ficar mais próximos dos que são usados esporadicamente para que seja possível encontrá-los facilmente sempre que necessário. Assim, evita-se o desperdício de tempo e energia. Lema: Sempre deixar tudo em ordem.

O QUE SIGNIFICA CADA SENSO? LIMPEZA: limpar e cuidar do ambiente de trabalho. Significa manter tudo limpo, agora que você já tirou tudo que era desnecessário e deixou tudo em ordem, é preciso manter a limpeza do ambiente, dos materiais e dos equipamentos. Lema: Melhor que limpar é não sujar.

O QUE SIGNIFICA CADA SENSO? SAÚDE: tornar saudável o ambiente de trabalho. Significa zelar pela saúde e higiene. Não adianta mantermos o local de trabalho limpo se não cuidarmos de nossa higiene pessoal. A saúde também é observada pelo bem estar e bom relacionamento entre os funcionários e colaboradores. Melhorando a qualidade de vida do trabalhador, melhora-se também a qualidade do trabalho. Lema: Ambiente saudável, trabalhador saudável.

O QUE SIGNIFICA CADA SENSO? AUTODISCIPLINA: fazer do 5’S um hábito, torná-lo um modo de vida e trabalho. Significa mais do que apenas seguir com disciplina as normas estabelecidas. É um estágio avançado no qual o comprometimento das pessoas é de fundamental importância. Com autodisciplina o cumprimento do programa fica mais fácil, e o 5’S, em si, mais eficiente e otimizado. Lema: A manutenção do Programa 5s depende do compromisso de cada um.

Benefícios Esperados Quando foi idealizado, na década de 50, o Programa 5’S esperava apenas tratar da arrumação e padronização física do ambiente de trabalho. Mas aqui na GEAL conseguimos ver que ele não para por ai, e que suas contribuições podem ser enormes. O 5’S é uma ferramenta de gestão, muito mais ampla do que pode parecer. Vários foram os benefícios identificados com a sua utilização. Focando a redução dos desperdícios, de tempo, espaço e energia, o programa também impulsiona a participação efetiva de todos, possibilitando o surgimento de um ambiente propício a criatividade, inovações e críticas. O local de trabalho se transforma num local de aprendizado constante e de reestruturação de práticas e procedimentos.

Benefícios Esperados Ele possibilita o gerenciamento, monitoramento, aprendizado e a atuação em todos os tipos de problema encontrado. Os gargalos e problemas detectados podem, e devem, entrar na lista de avaliação periódica para incitar e incentivar a busca da solução. Nesse caso ele age como um catalisador no desenvolvimento de melhores práticas e ações. Por seguir uma rotina de avaliações regulares, possibilita o acompanhamento de todas as evoluções e não evoluções dos problemas detectados.

Benefícios Esperados Podemos destacar aqui na GEAL algumas práticas e procedimentos que experimentaram evoluções marcantes: Eliminação do desperdício; Organização do espaço; Racionalização do tempo; Redução do stress nas pessoas; Padronização de processos;

Benefícios Esperados Melhoria da qualidade no trabalho; Melhoria das relações humanas; Incremento da eficiência; Incentivo à inovação; Autodisciplina.

Fatores críticos de sucesso Alguns fatores devem ser observados e analisados friamente antes do início da implementação do programa. Fatores esses que são de vital importância para o funcionamento perfeito do Programa 5’S, nos seus desdobramentos, necessidades, anseios e objetivos.

Fatores críticos de sucesso Engajamento das lideranças no programa; A alta liderança deve comprar a idéia base do 5’S, pois eles serão os incentivadores e mediadores do projeto. É neles que os servidores devem se espelhar e buscar auxilio e motivação. Existência de gestão participativa; É de extrema importância a participação da força de trabalho nos processos decisórios e procedimentos gerais. Só quando o colaborador se sente útil e participando ativamente das decisões que ele se compromete com a mudança e melhoria dos procedimentos.

Fatores críticos de sucesso Estratégias de mobilização da equipe; A mobilização e motivação da equipe é fundamental para o sucesso da implementação do programa. Ele depende igualmente de todos os funcionários, sem exceção. Essa motivação tem que ser renovada e enfatizada a cada etapa. Revisões periódicas do programa; Praticando revisões e aprimoramentos periódicos no programa objetivando o aumento do nível de exigência, se consegue maior apoio da equipe, pois essa vê que seu esforço está valendo a pena com resultados práticos e plausíveis.

Passos para a Implantação Seguindo a metodologia de fácil entendimento, um passo a passo de implantação do Programa 5’S foi criado, mantendo a ordem das etapas experimentadas na GEAL. Esse passo a passo tem o objetivo de auxiliar a implementação do 5’S em sua empresa/organização.

Passos para a Implantação Criação da comissão de implantação - esta equipe será responsável pela elaboração da metodologia de implantação do programa na organização e deverá se reunir periodicamente. Esta comissão tem como função: 1.1 Elaborar a metodologia de implantação do programa; 1.2 Mapear a área onde será implantado o programa ( será implantado em toda organização, em parte da organização ou em setores específicos); 1.3 Treinar a equipe para que a mesma esteja bem entendida dos 5 sensos e do objetivo do programa. O treinamento pode ser feito através de literatura específica, visitas a outras instituições que já implantaram o programa 5s, cursos, etc.;

Passos para a Implantação 1.4 Determinar a divisão, entre a comissão, das seguintes tarefas: Redigir as atas das reuniões; Recolher e arquivar as avaliações; Apresentar os resultados para os gerentes.

Passos para a Implantação Reunião com Gerentes: definida a metodologia, a Comissão de Implantação deve se reunir com os gerentes para explicar a eles o programa, sua forma de implantação, e focos de melhoria. 2.1 Gerentes devem indicar a nomeação de um funcionário líder em cada uma das unidades/gerências da empresa/organização, para facilitar o desenvolvimento do programa. 2.2 Criação e definição dos participantes, um de cada gerência, da Comissão de Qualidade 5’S;

Passos para a Implantação Funções do Líder: Os líderes serão responsáveis por facilitar a implementação do programa na unidade que fizerem parte, tirando dúvidas dos funcionários, incentivando a participação efetiva de cada um, solucionando problemas, buscando melhorias, fazendo ajustes, motivando a equipe etc. É interessante que o líder seja uma pessoa carismática, comunicativa, proativa, parcial e, sobretudo, que tenha bom relacionamento com os colegas.

Passos para a Implantação É importante lembrar que os líderes serão também os próprios “Avaliadores 5’S”. Eles serão responsáveis por avaliar as outras unidades da empresa/organização, uma unidade diferente a cada mês, tendo como base o “Formulário Padrão de Avaliação e Acompanhamento” do Programa 5s

Passos para a Implantação A Comissão de Qualidade 5’S, será composta pelos líderes definidos pelos gerentes. Ela tem papel crucial nas avaliações dos sensos e na validação dessas avaliações. Será responsável por padronizar os critérios adotados pelos avaliadores/líderes para o julgamento dos requisitos do Formulário de Avaliação; fiscalizar, avaliar e então validar as avaliações realizadas e posteriormente apresentar ao chefe/gerente geral o que foi discutido e acordado. É importante lembrar que o gerente poderá levantar novos pontos a serem discutidos e novos questionamentos, que serão analisados e podem vir a ser mudados ou revisados.

Passos para Implantação 3.1 Atribuições da Comissão: Ser comprometida com o programa; Eleger um líder para ser o coordenador da Comissão; Criar uma agenda permanente de reuniões da Comissão; Agir como facilitadora e multiplicadora para o envolvimento dos trabalhadores no programa; Ser responsável pela manutenção do programa na unidade e na empresa/organização;

Passos para a Implantação Ser capacitada para disseminar os conceitos do programa a todos os trabalhadores; Elaborar com a ajuda dos gerentes/chefes o “Formulário Padrão de Avaliação e Acompanhamento” do Programa 5s; (colocar link para exemplo do formulário) Apresentar os resultados apurados nas avaliações para a empresa/organização, propondo as ações de melhoria; Avaliar como está a manutenção do programa 5s; Fiscalizar, educar e validar a avaliação; Estimular a continuidade da auto-disciplina do programa 5s.

Passos para a Implantação 3.2 Cronograma mensal da Comissão de Qualidade: Toda 1ª (primeira) semana do mês: A Comissão deve inspecionar as unidades de trabalho para avaliação da ordem mantida do 5S, utilizando o “Formulário Padrão de Avaliação”, lembrando que os líderes/avaliadores devem utilizar um sistema de rodízio de unidades inspecionadas, a cada mês uma unidade diferente;

Passos para a Implantação Toda 2ª (segunda) semana do mês: A Comissão deve se reunir para apuração dos resultados das avaliações realizadas nas unidades. Deve-se discutir e equiparar os critérios utilizados em cada avaliação, e se necessário revisar alguma pontuação ou item que causou dúvida/questionamento, para então validar todas as avaliações realizadas. Outra tarefa nessa semana é a preparação dos relatórios/materiais para apresentação ao gerente/chefe geral na semana seguinte.

Passos para a Implantação Toda 3ª (terceira) semana do mês : Nessa semana deve ser feita uma reunião com o chefe/gerente geral da empresa ¹, para apresentação dos pontos levantados na semana de validação das avaliações. Nesse momento o gerente tem total liberdade para levantar novos questionamentos e chegar a novos entendimentos com os líderes. O objetivo aqui é evoluir um pouco mais a cada nova reunião, seja na percepção de novos critérios de avaliação, na melhoria dos requisitos avaliados etc.

Passos para a Implantação ¹ Na GEAL essa reunião é feita com um Grupo Gestor e não somente com o gerente geral. Compõem o Grupo os gerentes de todas as unidades da empresa juntamente com o gerente geral. Esse Grupo Gestor se reúne semanalmente para discutir melhorias no Programa, acompanhamento de resultados, novas práticas etc.

Passos para Implantação Toda 4ª (quarta) semana do mês : Com as avaliações já validadas, é nessa semana que irão ocorrer as entregas dos “Certificados de Qualidade”. Eles devem ser colados em local visível em cada uma das unidades/gerências da empresa/organização.

Passos para a Implantação Divulgação do Programa : é necessário que o programa, seus benefícios e objetivos, sejam bem divulgados, para criar expectativa nos funcionários. 4.1 Fixação de cartazes em pontos estratégicos para criar expectativas nos servidores quanto ao conhecimento e implantação do programa; 4.2 Disseminar a nova cultura de mudança; 4.3 Divulgação da data da reunião de lançamento do programa, que tem objetivo de informar toda equipe de trabalho sobre o 5’S, seu funcionamento e como ele será implantado na organização;

Passos para a Implantação Definições e ajustes importantes: 5.1 Definição da área de descarte. Deverá ser definido local para receber o material descartado e também quem será o responsável pela transferência do material para esta área; 5.2 Registrar, com fotos, a situação anterior à aplicação do programa, para posterior comparação e descoberta de melhorias. Isso é muito importante para servir como detalhamento de resultados, para o incentivo da equipe, e manutenção de conquistas.

Passos para a Implantação Aplicação do Formulário de Avaliação aos servidores/funcionários : A idéia é que o próprio Formulário de Avaliação seja preenchido pelos servidores antes da aplicação de cada senso, e após a aplicação dele. Dessa forma pode-se medir o grau de melhoria e modificação alcançado por cada senso e pelo Programa 5’S em si.

Passos para a Implantação Reunião de Lançamento: 7.1 Faz-se a reunião com toda equipe da empresa/organização apresentando o programa 5s e como será a metodologia utilizada. É recomendável que seja um evento bem organizado, que fique guardado na memória da equipe como muito importante, diferente e especial. 7.2 Ao final da apresentação inicia-se a implantação do 1º e 2º Sensos, Utilização e Organização. Sugere-se que a implantação desses Sensos ocorra no período de 15 (quinze) dias.

Passos para a Implantação Implantação Senso a Senso: Deve-se adotar a seguinte dinâmica de aplicação: primeiro uma apresentação do(s) Senso(s) a ser implantado para toda a equipe, explicando tudo o que deve ser feito, os resultados esperados e os caminhos que devem ser seguidos. Depois ocorre a implantação propriamente dita num período de 15 (quinze) dias. Veja aqui as Apresentações Senso a Senso GEAL

Passos para a Implantação Cronograma de Implantação: Sensos 1 e 2, Utilização e Organização – Devem ser apresentados e implantados em conjunto, nos primeiros 15 dias. Sensos 3 e 4, Limpeza e Saúde – Também devem ser apresentados e implantados conjuntamente e também em 15 dias. Senso 5, Autodisciplina – Apresentado e implantado também em 15 dias. Após esses 45 dias ocorrerá a primeira avaliação.

Passos para a Implantação Avaliação dos 5 Sensos: Tem como base o Formulário Padronizado, criado pela Comissão de Qualidade, com os itens a serem avaliados divididos por senso e o detalhamento de cada um dos requisitos, para orientar o avaliador nas características a serem avaliadas; (colocar o link para o exemplo do formulário) Serão dadas notas por cada requisito correspondente a cada senso, de 0 (zero) a 2(dois), quanto aos critérios pedidos e enquadrados nas práticas 5’S. A avaliação não tem objetivo punitivo, mas sim educativo, buscando a melhoria contínua e preparando o ambiente e as pessoas para os próximos desafios da melhoria das práticas de trabalho; Os avaliadores têm como foco orientar e estimular as pessoas da unidade, incentivando-as à melhoria contínua;

Passos para a Implantação Critérios de Pontuação e Certificação: O critério de pontuação tem variação de 0 a 2 pontos, sendo: - Pontuação “0” - Não atende ao padrão 5s; - Pontuação “1” - Atende ao padrão 5s de maneira insuficiente; - Pontuação “2” - Atende ao padrão 5s.

Passos para a Implantação Na soma total da pontuação dos requisitos serão certificados as unidades que atingirem a seguinte pontuação: Pontuação Certificado 70 a 89 % Bronze 90 a 96 % Prata 97 a 100% Ouro * Pontuações menores do que 70 % do total possível não atendem ao padrão 5’S e não recebem nenhum certificado. ( colocar link de certificado)

Passos para a Implantação - Cada unidade que atingir a pontuação estabelecida de acordo com os critérios recebe um certificado de qualidade da auto-disciplina; - Nos certificados serão indicados os alvos de melhoria identificados, até que a pontuação chegue a 100%; - O certificado será afixado em local de fácil visualização na unidade; - Cada unidade recebe o relatório da fiscalização para encaminhamentos/soluções dos problemas detectados;

Os 10 Mandamentos do 5’S Ficarei com o estritamente necessário. Definirei um lugar para cada coisa. Manterei cada coisa no seu lugar. Manterei tudo limpo e em condições de uso. Combaterei as causas de sujeira. Identificarei toda situação de risco.

Os 10 Mandamentos do 5’S Trabalharei com segurança. Questionarei toda norma ou padrão até entendê-lo completamente. Procurarei formas de melhorar meu trabalho. Honrarei todos os compromissos.