Fórum Arquivos Médicos: Gestão e Pesquisa Científica UNICAMP Legislação arquivística e documentos médicos Paulo Elian Câmara Setorial de Arquivos Médicos-Conarq Casa de Oswaldo Cruz / Fiocruz outubro de 2005

1. Considerações preliminares: O tema dos Arquivos Médicos não é novo para a comunidade arquivística nacional: os congressos brasileiros realizados desde a década de 1970; disciplina nos cursos de graduação das universidades  há uma certa tradição em nossa arquivística voltada sobretudo para as práticas voltadas ao tratamento dos arquivos produzidos a partir da assistência à saúde.  Não estamos criando um novo objeto na área dos arquivos, mas tratando deste mesmo objeto sob um novo contexto político, técnico-científico, cultural e social  antigas e novas questões como o direito à informação, o exercício da cidadania, a proteção à vida privada, a ética, a bioética,

as tecnologias da informação, o documento eletrônico, o sistema único de saúde, os processos de trabalho, e as profissões profundas transformações. O estabelecimento de planos e ações com relação a estes arquivos, concebidos nos marcos de uma Política Nacional de Arquivos e de uma Política Nacional de Informação em Saúde é extremamente relevante por estas questões acima apontadas, mas também por uma “agenda clássica”. A retomada e o fortalecimento do papel do Estado na concepção, planejamento e implementação destas políticas é requisito indispensável.

2. Breve histórico da constituição da Câmara Setorial de Arquivos Médicos do Conarq e dos trabalhos realizados: - 1998: reunião na Fiocruz para tratar da situação dos arquivos médicos a partir de uma agenda do Ministério da Saúde sob o impacto do quadro encontrado nos hospitais federais do RJ  proposta de encaminhar ao CONARQ documento solicitando criação de comissão especial com a finalidade de estudar e propor diretrizes e normas no que se refere à organização, guarda, preservação, destinação e acesso aos documentos integrantes de arquivos de instituições médico-hospitalares.

- proposta acolhida pelo plenário do CONARQ em 2000, resultou na criação do Grupo de Trabalho sobre Arquivos Médicos em abril de 2001.  estabelecimento de uma agenda de prioridades: extenso levantamento bibliográfico e legislativo; definição do conceito de prontuário e seu conteúdo mínimo; definição de prazos de guarda e destinação dos prontuários.  definição conceitual do prontuário do paciente, os formulários e outros documentos que dele devem constar.

 documento Considerações e diretrizes para estabelecer a temporalidade e destinação dos prontuários de pacientes: Principais propostas: 1a. - Criação das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos nas instituições de saúde; 2a. - O prontuário do paciente, em qualquer suporte, deve ser preservado pelo prazo mínimo de 20 (vinte) anos, a partir do último registro; 3a. - aponta para o valor secundário aos prontuários, que deve ser observado pelas comissões de avaliação.  documento encaminhado ao CFM para análise e

posterior discussão, acabou instrumentalizando o conselho na edição das resoluções 1.638 e 1.639 de julho de 2002  impasse com a edição de um novo instrumento legal/normativo que apresentava alguns equívocos.  Resolução 1.639 possibilitou a participação de membros do CONARQ nas discussões realizadas pelo CFM e SBIS destinadas à definição de requisitos para certificação de sistemas de guarda e manuseio de prontuários eletrônicos.  Nesse contexto nossa intervenção foi balizada pelo documento Definição de diretrizes para a gestão arquivística de prontuários de pacientes em qualquer suporte(analógico ou digital).

 retomada do documento Considerações e diretrizes permitiu a reformulação da proposta original e a elaboração de uma nova que originou a Resolução n. 22 do CONARQ de 30/06/2005 que dispõe sobre as diretrizes para a avaliação de documentos em instituições de saúde.  “filosofia” da Resolução n.22

3. Agenda política e técnica: Introduzir o tema da gestão dos arquivos e documentos médicos na agenda de discussões da Política Nacional de Informação e Informática em Saúde; Incorporar aos programas do Ministério da Saúde voltados à modernização do SUS, ações e projetos com foco na gestão da informação e dos arquivos; Introduzir o tema dos recursos humanos e das ações de capacitação de pessoal para atuar nos serviços de arquivos e documentação médica, nas discussões que o correm no campo da saúde (Secretaria de Gestão do Trabalho e Educação Permanente/MS; Plano de Carreira do SUS)

Retomar a interlocução com a área médica, especialmente os conselhos federal e regionais; Garantir a participação do CONARQ no processo de certificação dos sistemas de guarda e manuseio do prontuário eletrônico do paciente; Realizar, a partir de parcerias com instituições universitárias, institutos de pesquisa ou hospitais, oficinas regionais de discussão de políticas, diretrizes e ações neste campo; Ampliar o escopo de orientações gerais da Câmara introduzindo os aspectos relacionados à produção, organização, conservação, consulta, controle e acessos aos documentos médicos produzidos e acumulados em instituições de saúde.

Implantar o Censo dos Arquivos Médicos Brasileiros pensado em uma perspectiva muito próxima ao Censo dos Arquivos Brasileiros Públicos e Privados desenvolvido pelo Arquivo Nacional e outras iniciativas semelhantes, que poderá desempenhar um papel central na definição de políticas, diretrizes e ações com relação a estes arquivos. elian@coc.fiocruz.br