Documentos arquivísticos digitais Vanderlei Batista dos Santos Mestre e Doutorando em Ciência da Informação Prolegis / Câmara dos Deputados Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos

O tema desta conversa foi escolhido por quatro motivos: características da profissão da profissão do bacharel em Arquivologia profundamente relacionada à procedimentos formais, regulados em normas e legislação específica; a função institucional é sempre regulamenta: legislação externa e orientação / normas internas; a legislação brasileira que tem reflexo nas atividades arquivísticas é extensa e de difícil acompanhamento quanto à sua atualização; os documentos digitais estão na ordem dos dias dos projetos de leis em debate no Congresso Nacional.

Legislação arquivística Produção, formato e conteúdo e manutenção de documentos relacionados às atividades da instituição; questões de sigilo e acesso controlado à informações sensíveis – patentes, médicas, finanças, pesquisa...; Direito autoral, respeito à honra e imagem das pessoas; Mudança dos suporte, forma de registro e transmissão dos atos – telefone, e-mail, fax... ; Novas tecnologias aplicadas à gestão de documentos: digitalização, certificação digital, criptografia...

Analisadas 24 incluindo leis, decretos e medida provisória : Legislação em vigor (2005) Analisadas 24 incluindo leis, decretos e medida provisória : 5 (20,8%): documento digital como forma de reprodução e arquivamento de documentos em suporte tradicionais, ou seja, como substituto do microfilme; 5 (20,8%): documento digital é documento de arquivo e serve de prova de uma atividade, portanto passível de avaliação e demais procedimentos técnicos arquivísticos; 6 (25%): têm foco no acesso e no sigilo de documentos digitais; 4 (16,6%): relacionam-se à difusão e à transmissão de dados, englobando padronização de protocolos de comunicação; 4 (16,6%): abrangem a segurança dos sistemas, autenticidade, integridade e certificação digital; 2 (8,3%): buscam abranger crimes eletrônicos.

Legislação em debate– 34 proposições (2005) 38,2% administração (produção, tramitação e avaliação); 35,3% crimes de fraudes (transferência de dinheiro, falsificação de cartões de crédito); 32,2% crimes de difusão obscenidades, injúrias, pedofilia, spams; 29,4% definições; 29,4% crime de acesso e uso não autorizado; 26,5% crimes de sabotagens (destruir equipamentos, alterar ou apagar dados); 23,5% autenticidade de documentos digitas; 20,6% crimes de criação e disseminação de vírus; 11,7% preservação de documentos digitais.

A quem cabe legislar? Órgãos especiais CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA Resolução CFM nº 1.639, de 10 de julho de 2002. Art. 2° - Estabelecer a guarda permanente para os prontuários médicos arquivados eletronicamente em meio óptico ou magnético, e microfilmados. Art. 6º - Autorizar, no caso de digitalização dos prontuários, a eliminação do suporte de papel dos mesmos, desde que a forma de armazenamento dos documentos digitalizados obedeça à norma específica de digitalização contida no anexo desta resolução e após a análise obrigatória da CPAD da unidade médico-hospitalar geradora do arquivo.

A quem cabe legislar? Órgãos especiais CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA Resolução CFM nº 1.639, de 10 de julho de 2002. Aprova as “Normas técnicas para o uso de sistemas informatizados para guarda e manuseio do prontuário médico”, dispõe sobre tempo de guarda dos prontuários, estabelece critérios para certificação dos sistemas de informação e dá outras providências Art. 4º - Estabelecer prazo mínimo de 20 (vinte) anos, a partir do último registro para a preservação dos prontuários em suporte de papel. Parágrafo único – Findo o prazo estabelecido no caput, e considerando o valor secundário dos prontuários, a CPAD, (...) deverá elaborar e aplicar critérios de amostragem para a preservação definitiva dos documentos em papel que apresentem informações relevantes (...) médico-científico, histórico e social.

A quem cabe legislar? Órgãos especiais CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA Resolução CFM nº 1.639, de 10 de julho de 2002. Interpretação possível 1: Os prontuários médicos não são permanentes, apenas a amostragem selecionada (Art. 2° e Art. 4°). Esta amostragem de prontuários em papel pode ser microfilmada ou digitalizada (Art. 5° e 6°). Interpretação possível 2: Os prontuários em papel devem ser preservados por 20 anos quando poderão ser substituídos por cópias em microfilme ou digital, de guarda permanente. Porém deverá ser selecionada amostragem.

A quem cabe legislar? Órgãos especiais Comitê Gestor da ICP-Brasil http://www.icpbrasil.gov.br. De 25.09.2001 a 21.10.2004 – Publicou 37 resoluções e uma portaria sobre a concessão e gerenciamento de chaves-públicas no Brasil. Governo Eletrônico http://www.Governoeletronico.gov.br. Até 06.12.2002 – Publicou 14 Resoluções sobre o funcionamento da Internet para transações e divulgação das atividades governamentais e certificação digital. E-ping: Padrões de Interoperalidade do Governo eletrônico: a arquitetura e-PING – define um conjunto mínimo de premissas, políticas e padrões que regulamentam a utilização da TIC no Governo Federal, estabelecendo as condições de interação com os demais poderes e esferas de governo e com a sociedade em geral. E-MAG: Modelo de Acessibilidade de Governo eletrônico - para o desenvolvimento e adaptação dos sítios governamentais, gerando um conjunto de recomendações a serem consideradas para inclusão digital. Portaria 3/07 MP Instituto Nacional de Tecnologia da Informação http://www.iti.gov.br. É a Autoridade Certificadora Raiz da ICP-Brasil.

Se os órgãos técnicos estão normatizando, A quem cabe legislar? Órgãos especiais Se os órgãos técnicos estão normatizando, a quem cabe normalizar??

Aspectos a serem abordados quanto aos doc. digitais Definição: documento eletrônico, assinatura digital, correspondência eletrônica, emissor, receptor, chaves-públicas etc. Administração: modos de criação, organização física e intelectual, avaliação e seleção, interoperabilidade de sistemas etc. Preservação e conservação: garantia de legibilidade, atenção à obsolescência tecnológica, migração de dados e mudança suporte etc.

Aspectos a serem abordados quanto aos doc. digitais Autenticidade: métodos de garantida de não adulteração, identificação do produtor e receptor, trilhas de auditoria etc. Acesso: uso de senhas, privacidade e publicidade de informações etc. Uso: possibilidades de uso e critérios de utilização, direito autoral, validade jurídica do documento, Internet, criminalização de uso indevido ou não autorizado etc.

Lei nº 8.159/91. Todos têm o direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade [...]. (Art. 4º) (= Constituição Federal de 1988, Art. 5º XXXIII) Medida Provisória 2.200-2, de 24 de agosto de 2001. Fica instituída a ICP-Brasili para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras (Art. 1º).

A Lei no 9.983/2000 estabelece alterações no Código Penal (Decreto-Lei nº 2.848/1940) e aborda, com isso, aspectos penais relativos à utilização de documentos eletrônicos. Em seu art. 1º, são acrescidos os seguintes dispositivos, relacionados à adulteração de dados: Art. 313-A. Inserir ou facilitar, o funcionário autorizado, a inserção de dados falsos, alterar ou excluir indevidamente dados corretos nos sistemas informatizados ou bancos de dados da Administração Pública com o fim de obter vantagem indevida para si ou para outrem ou para causar dano: Pena – reclusão, de 2 (dois) a 12 (doze) anos, e multa. [...] Art. 313-B. Modificar ou alterar, o funcionário, sistema de informações ou programa de informática sem autorização ou solicitação de autoridade competente: Pena – detenção, de 3 (três) meses a 2 (dois) anos, e multa.

Lei no 9.983/2000, Art. 2º, define alterações em outros artigos do Código Penal, quanto ao acesso indevido Art. 153 § 1°-A. Divulgar, sem justa causa, informações sigilosas ou reservadas, assim definidas em lei, contidas ou não nos sistemas de informações ou banco de dados da Administração Pública: Pena – detenção, de 1 (um) a 4 (quatro) anos, e multa. Art. 325 § 1° Nas mesmas penas deste artigo incorre quem: I – permite ou facilita, mediante atribuição, fornecimento e empréstimo de senha ou qualquer outra forma, o acesso de pessoas não autorizadas a sistemas de informações ou banco de dados da Administração Pública;

Medida Provisória 2.200-2 Art. 10 Consideram-se documentos públicos ou particulares para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que trata esta Medida Provisória. §1° As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários na forma do art. 131 da Lei n° 3.071, de 1° de janeiro de 1916 – Código Civil. [Art. 131 As declarações constantes de documentos assinados presumem-se verdadeiras em relação aos signatários – Lei n° 3.071/1916 (atual Art. 219, Lei n° 10.406/2002)] §2° O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.

Certificação Digital Assinatura digital: Resultado de uma operação matemática que utiliza algoritmos de criptografia e permite aferir, com segurança, a origem e a integridade do documento. Os atributos da assinatura digital são: a) ser única para cada documento, mesmo que seja o mesmo signatário; b) comprovar a autoria do documento digital; c) possibilitar a verificação da integridade do documento, ou seja, sempre que houver qualquer alteração, o destinatário terá como percebê-la; d) assegurar ao destinatário o “não repúdio” do documento digital, uma vez que, a princípio, o emitente é a única pessoa que tem acesso à chave privada que gerou a assinatura.

Certificação Digital – Criptografia Assimétrica Par de chaves matematicamente relacionadas de maneira unívoca O conhecimento de uma das chaves não possibilita a dedução da outra Portanto, uma das chaves pode tornar-se PÚBLICA (de conhecimento de todos), sem risco de a outra, a PRIVADA (de conhecimento e posse apenas de seu titular), ser deduzida, ainda que com o uso de grande capacidade computacional As chaves podem ser usadas para 4 ações: a) assinatura; b) reconhecimento da assinatura: c) cifragem; d) decifragem.

Certificação Digital – Criptografia Assimétrica Assinatura Digital: autenticidade e integridade Legível - Assinado Cifrado 24140qe,*2ab44u1... Hash (resumo) 24140qe,*2ab44u1... Hash (decifrado) Hash (resumo) Legível Verificado Legível Comparação Chave pública Produtor Chave privada Produtor

Certificação Digital – Criptografia Assimétrica Criptografia: confidencialidade Chave pública Destinatário Chave privada Destinatário Legível Decifrado Cifrado Chaves diferentes

Documento digitalizado e certificado substitui original? Ministério de Justiça Departamento e Justiça, Classificação, Títulos e Qualificação Parecer n° 01/2005 Microfilmagem “O microfilme é o resultado do processo de reprodução em filme (...) [que] poderá ser feita por meios fotográficos ou eletrônicos desde que seja em equipamento que garantam a fiel reprodução e que mantenham os padrões determinados em lei.” “Não é do nosso conhecimento qualquer legislação que atribua valor jurídico à digitalização de documentos.”

Documento digitalizado e certificado substitui original? Consulta ao ITI – 19.Janeiro.2007. Após digitalizar o documento original, certificando a digitalização em conformidade com as normas da ICP-Brasil, o original pode ser eliminado? ESCLARECIMENTO: A resposta é negativa. O documento digitalizado a partir de uma documento original não é legalmente presumido autêntico, pois o documento original pode ter sofrido alterações anteriores ao processo de digitalização. Uma vez digitalizado o documento e certificado no âmbito da cadeia do ICP-Brasil, este não poderá mais sofrer alterações, todavia o documento original, antes da sua digitalização, pode ter sofrido alterações.

Documento digitalizado e certificado substitui original? Consulta ao ITI – 19.Janeiro.2007. .. continuação Em caso de questionamento quanto a integridade e autenticidade do conteúdo posto no documento digitalizado, o interessado só poderá fazer prova destes atributos com a exibição do documento original. (...) presunção de integridade e autenticidade, extraída do art.10 da Medida Provisória de nº 2.200-2, de 24/08/2001, diz respeito a documentos produzidos eletronicamente e assinados digitalmente com certificados emitidos no âmbito da ICP-Brasil.

Documento digitalizado e certificado substitui original? Promoção de Aquisição Gratuita de Software ECM/GED Registro em Cartório com Digitalização (Descarte de documentos originais em papel ou microfilme) “A partir da Digitalização Registrada os documentos eletrônicos também se tornam originais igualmente aos que estão em papel, portanto não havendo mais a necessidade de possuir os mesmos em meio físico, eliminando para sempre qualquer tipo de referente a guarda física dos documentos.” 10.Abril.2007

Documento digitalizado e certificado substitui original? Promoção de Aquisição Gratuita de Software ECM/GED Como fica o papel das instituições arquivísticas depositárias finais do acervo produzido pela administração pública e o fato de que documentos considerados de valor permanente não podem ser eliminados, independente de sua migração para outro suporte (Lei n° 8.159/91).

Lei n° 11.419, de 19 de dezembro de 2006. Dispõe sobre a informatização do processo judicial; altera a Lei n° 5.869, de 11 de janeiro de 1973 – Código de Processo Civil; e dá outras providências. Art. 2o  O envio de petições, de recursos e a prática de atos processuais em geral por meio eletrônico serão  admitidos mediante uso de assinatura eletrônica, na forma do art. 1o desta Lei, sendo obrigatório o credenciamento prévio no Poder Judiciário, conforme disciplinado pelos órgãos respectivos.

Lei n° 11.419, de 19 de dezembro de 2006. Art. 4o  § 2o  A publicação eletrônica na forma deste artigo substitui qualquer outro meio e publicação oficial, para quaisquer efeitos legais, à exceção dos casos que, por lei, exigem intimação ou vista pessoal.

O papel da CTDE Portaria n° 8, de 23 de agosto de 1995. Casa Civil. Arquivo Nacional. Conselho Nacional de Arquivos. Designar ad referendum do plenário do Conselho Nacional de Arquivos (...), para integrarem a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos, criada em reunião plenária do CONARQ de 15 de dezembro de 1994 para propor instrumentos legais, normas e procedimentos técnicos para utilização da Informática nos arquivos, visando à gestão, à disseminação de informação, bem como a definição do valor probatório e a preservação dos documentos eletrônicos. (http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/cam_tec_doc_ele/index.asp#in)

Experiência brasileira E-commerce comprar na internet, transferência e pagamentos bancários etc. Secretaria da Receita Federal Declaração de imposto de renda de pessoas física e jurídica. Presidência da República – Imprensa Nacional Encaminhamento de matérias para publicação no DOU Ordem dos Advogados do Brasil ICP para expedição de identificações digitais para advogados do país. Câmara dos Deputados Assinatura eletrônica para tramitação de proposições; Registro biométrico de votação – uso de impressão digital e senha.

Código Penal brasileiro cobre 95% dos crimes eletrônicos, diz promotor - http://www.módulo.com.br - 16.Mar.2007 Não precisamos criar novas leis e sim adaptá-las para serem equiparadas aos crimes eletrônicos. Obtenção e armazenamento de provas eletrônicas não tem um tratamento específico. Não existe punição legal para quem cria um vírus. Diferença de prazos penais na comparação entre crimes similares, mas com agravantes possíveis com as novas tecnologias Para quem dissemina vírus, a punição é por danos = 1 ano de detenção, “sendo que raramente resulta em prisão”. A calúnia virtual deve ser tratada diferente da tradicional visto que, em um dia, pode ser acessada por milhares de pessoas. (Decision Report, 03.04.07)

Há sigilo legal para mensagens eletrônicas? A empresa “teria” autoridade para acessar e apagar e-mails dos funcionários recebidos por seu sistema de mensagens, no entanto, há o preceito legal de inviolabilidade de correspondência. A saída atual é a formalização do ato. O empregado tem que ser informado de que o e-mail institucional é fiscalizado, portanto não há nada de acesso proibido á empresa. Por outro lado, o empregado deve evitar utilizar o e-mail institucional para tratar de assuntos particulares. No caso da instituição pública, caracteriza, inclusive, uso indevido de recursos públicos.

Vanderlei Batista dos Santos Obrigado! Vanderlei Batista dos Santos vanderlei.santos@camara.gov.br