Gerenciamento do Prazo do Projeto Equipe : Abelardo Lapenda Carina Furtado Emelina Amorim Luiz Calado Maria Eduarda Mariano

O que é Gerenciamento de Prazo Gerenciar processos que asseguram que o projeto será implementado no prazo previsto.

Processos para o Gerenciamento do Prazo Definição das Atividades Seqüenciamento das Atividades Estimativa da Duração das Atividades Desenvolvimento do Cronograma Controle do Cronograma

Ligação entre os Grupos de Processos Inicial Planejamento Controle Execução Finalização

Grupos de Processos Inicial Planejamento Execução Controle Finalização Definição das Atividades Seqüenciamento das Atividades Estimativa da Duração das Atividades Desenvolvimento do Cronograma Execução Controle Controle do Cronograma Finalização

Processo : Definição das Atividades Objetivo Identificar e documentar as atividades que devem ser realizadas para produzir os diversos subprodutos do projeto.

Processo : Definição das Atividades Entradas Estrutura Analítica do Projeto É definido na área de gerenciamento do escopo, que servirá de base para o detalhamento das atividades. Declaração do Escopo É composto pela justificativa, objetivo e sumário da descrição dos produtos e subprodutos. Informações Históricas São informações sobre a execução de projetos anteriores.

Processo : Definição das Atividades Entradas Restrições É qualquer fator que provoque uma restrição no andamento do projeto. Premissas São suposições que passam a ser consideradas como verdadeiras dentro do projeto. Avaliação Especializada É a existência da necessidade de validar determinadas atividades por um grupo ou indivíduo com conhecimento ou treinamento especializado.

Processo : Definição das Atividades Ferramentas e Técnicas Decomposição Significa subdividir os pacotes de trabalho do projeto em componentes menores e mais manejáveis com a finalidade de fornecer melhor controle do gerenciamento. Modelos Lista de atividades de projetos anteriores que servem como modelo ou referência para o novo projeto.

Processo : Definição das Atividades Saídas Lista de Atividades Contém todas as atividades que serão realizadas no projeto. Detalhes de Suporte É um detalhamento da lista de atividades incluindo todas as premissas e restrições. Atualizações na EAP É quando se percebe a falta / correção de algum produto ou subproduto definida na EAP.

Processo : Seqüenciamento das Atividades Objetivo Identificar e documentar as relações de dependências entre as atividades que devem ser seqüenciadas corretamente possibilitando um cronograma realista e viável.

Processo : Seqüenciamento das Atividades Entradas Lista de Atividades Contém todas as atividades que serão realizadas no projeto, com base no EAP. Descrição do Produto Características do produto que influenciam o seqüenciamento. Ex.: Layout físico de uma planta. Dependências Mandatórias - Hard Logic Dependências que envolvem limitações físicas. Ex.: o protótipo deve ser construído antes de ser testado.

Processo : Seqüenciamento das Atividades Entradas Dependências Arbitradas São as definidas pela equipe de gerência do projeto. São definidas com base em:“Melhores práticas” ou aspecto particular que justifique uma seqüência diferente. Dependências Externas Envolvem relacionamento entre atividades do projeto e atividades fora do projeto. Ex.: entrega de produto pelo fornecedor. Marcos Os eventos “marcos” devem estar presentes no seqüenciamento para assegurar que os requisitos sejam atendidos.

Processo : Seqüenciamento das Atividades Ferramentas e Técnicas Método do Diagrama de Procedência (PDM) Método de construção do diagrama de rede que utiliza retângulos para representar as atividades e as conecta por setas que representam as dependências. Tipos de relacionamento de dependência ou precedência: Término / Início Término / Término Início / Início Início / Término INÍCIO A D B E C F FIM

Processo : Seqüenciamento das Atividades Ferramentas e Técnicas Método do Diagrama de Flecha (ADM - Arow Diagramming Method) Método de construção do diagrama de rede que utiliza setas para representar as atividades e as conecta por meio de nós que representam as dependências. Só representa dependência do tipo Término / Início. INÍCIO FIM A F E D C B

Processo : Seqüenciamento das Atividades Ferramentas e Técnicas Método do Diagrama Condicional (CDM) Método de construção do diagrama de rede que permite representar atividades não seqüenciais como “loops” ou desvios condicionados. Ex.: Contingências Modelos de Rede São modelos de rede que podem auxiliar na preparação do diagrama de rede do projeto. São bastante úteis quando o projeto inclui várias características idênticas ou bastante similares. Ex.: Construção do piso de prédios comerciais.

Processo : Seqüenciamento das Atividades Saídas Diagrama de Rede do Projeto (Gráficos de PERT) Representação gráfica do relacionamento lógico entre as atividades do projeto acompanhado de uma descrição sumária da abordagem do seqüenciamento. Atualização da Lista de Atividades A preparação do diagrama de rede do projeto pode revelar situações em que uma atividade deve ser dividida ou mesmo redefinida.

Processo : Estimativa da Duração das Atividades Objetivo Estimar a duração das atividades para entrada no cronograma, a partir das informações do escopo do projeto e dos recursos disponíveis.

Processo : Estimativa da Duração das Atividades Entradas Lista de atividades Contém todas as atividades que serão realizadas no projeto, com base no EAP. Restrições Fatores que limitarão as opções da equipe de gerência do projeto. Ex.: determinação de duração máxima de uma atividade ou quantidade de pessoas por atividade.

Processo : Estimativa da Duração das Atividades Entradas Premissas Fatores considerados certos para os propósitos do planejamento. Dependências que envolvem limitações físicas. Ex.: Pessoa importante para o projeto com disponibilidade incerta, pode ter como premissa o início de sua atividade. Necessidade de Recursos A duração da maioria das atividades é influenciada pelos recursos a ela designados.

Processo : Estimativa da Duração das Atividades Entradas Capabilidade de Recursos Um recurso mais eficaz realiza uma atividade mais rápido. Ex.: delegação das atividades proporcionais a eficácia do recurso. Informações Históricas Busca de estimativa baseada em dados históricos e na experiência da equipe do projeto. Riscos Identificados Os riscos identificados e a análise de sua influência na duração das atividades.

Processo : Estimativa da Duração das Atividades Ferramentas e Técnicas Avaliação Especializada Especialistas ou informações especializadas históricas devem ser usados sempre que possível. Estimativa por Analogia (top_down) Utiliza-se durações de atividades anteriores ou similares para determinar a duração de uma atividade futura. São confiáveis quando as atividades anteriores são semelhantes de fato e os indivíduos que preparam estas estimativas têm conhecimento necessário.

Processo : Estimativa da Duração das Atividades Ferramentas e Técnicas Duração Estimadas Quantitativamente Quantidades a serem executadas para cada categoria específica de trabalho. Definidas conforme o esforço multiplicadas pela taxa unitária da produtividade. Ex.: metros / hora ; horas / desenho. Tempo de Reserva (Contingência) Incorporação adicional de tempo que pode ser adicionada a duração da atividade. Pode ter um valor fixo ou proporcional ao tempo.

Processo : Estimativa da Duração das Atividades Saídas Estimativa de Duração das Atividades Avaliações quantitativas da quantidade mais provável de períodos de trabalho que será requerida para se completar uma atividade. Devem sempre incluir uma indicação da faixa de variação dos possíveis resultados. Ex.: 2 semanas +/- 2 dias. Bases para a Estimativa As premissas feitas na elaboração das estimativas devem ser documentadas.

Processo : Estimativa da Duração das Atividades Saídas Atualização da Lista de Atividades Acréscimo e desfragmentação de atividades devem ser atualizadas na lista de atividades.

Processo : Desenvolvimento do Cronograma Objetivo Determinar datas de início e fim das atividades.

Processo : Desenvolvimento do Cronograma Entradas Diagramas de Rede do Projeto Representação gráfica do relacionamento lógico entre as atividades do projeto. Estimativas de Duração das Atividades Avaliações quantitativas da quantidade mais provável de períodos de trabalho que será requerida para se completar uma atividade. Necessidades de Recursos Análise dos recursos designados às atividades.

Processo : Desenvolvimento do Cronograma Entradas Descrição do Quadro de Recursos Conhecimento do quadro de recursos : quais, em que tempo e quais padrões. Calendários Identificam os períodos nos quais o trabalho será considerado. Afetam todos os recursos (horários diferentes).

Processo : Desenvolvimento do Cronograma Entradas Restrições Limitam e restringem as opções da equipe de gerenciamento do projeto. Principais restrições : Datas impostas (Início/Fim) “não começar mais cedo que” “não terminar mais tarde que”. Eventos chaves ou marcos principais - o patrocinador do projeto, cliente, marco ou outra parte envolvida podem exigir a conclusão de certos resultados em uma determinada data.

Processo : Desenvolvimento do Cronograma Entradas Premissas Fatores considerados certos para os propósitos do planejamento. Adiantamento e Atrasos Atividades dependentes podem requerer tratamentos de adiantamento e atrasos. Plano de Gerenciamento de Risco Descreve a análise qualitativa e quantitativa do controle e monitoração dos riscos.

Processo : Desenvolvimento do Cronograma Entradas Atributos da Atividade Os atributos mais importantes para a seleção e classificação das atividades planejadas são : Quem (responsabilidade) Onde (área geográfica) Tipo da atividade (sumário ou detalhe)

Processo : Desenvolvimento do Cronograma Ferramentas e Técnicas Análise Matemática Cálculo de datas teóricas de início e término de todas as atividades sem considerar as limitações. Técnicas de Análise Matemática : CPM – Critical Path Method Baseado na seqüência lógica especificada e em uma duração estimada única. GERT – Graphical Evaluation and Review Technique Tratamento probabilístico para a estimativa de uma duração das atividades. PERT – Program Evaluation and Review Technique Usa rede seqüencial e estimativa de duração por média ponderada.

Processo : Desenvolvimento do Cronograma Ferramentas e Técnicas Compressão da Duração Procura alternativas para reduzir o prazo do projeto sem alterar seu escopo, usando técnicas, tais como : Colisão - busca compressão para minimizar o aumento do custo, analisando compensação de custo e prazo. Caminho Rápido - paraleliza as atividades. Simulações Considera múltiplas opções de duração : Diferentes grupos de premissas Resultados prováveis Condições adversas

Processo : Desenvolvimento do Cronograma Ferramentas e Técnicas Heurística de Nivelamento dos Recursos Utilização de recursos de forma mais eficaz e produtiva buscando reduzir as atividades do cronograma preliminar. Softwares de Gerência de Projeto Possibilitam uma avaliação das alternativas do cronograma. Estrutura de Codificação Códigos associados às atividades que permitem: classificação e extração

Processo : Desenvolvimento do Cronograma Saídas Cronograma do Projeto Apresenta datas de início/término para cada atividade, apresentando-se em diversos formatos: Diagrama de Rede Gráfico de Barras Gráficos de Marcos Detalhes de Suporte Documentação de todas as premissas e restrições identificadas.

Processo : Desenvolvimento do Cronograma Saídas Plano de Gerência do Cronograma Define como as mudanças no cronograma serão gerenciadas. Atualização da Necessidade de Recursos Atualização do nivelamento dos recursos podem ter um efeito significativo nas estimativas preliminares quanto à necessidade de recursos.

Processo : Controle do Cronograma Objetivo Consiste em manipular os fatores que geram mudanças no cronograma, registrar as alterações e gerenciar as mudanças reais, quando e como elas ocorrem.

Processo : Controle do Cronograma Entradas Cronograma de Projetos Para cada atividade do projeto, está incluso no mínimo as datas de início de término esperado. Relatórios de performance (desempenho) Fornecem informações sobre o desempenho do cronograma. Podem alertar à equipe sobre problemas que podem aparecer no futuro. Ex: data que foram alcançadas conforme planejamento ou não.

Processo : Controle do Cronograma Entradas Requisições de Mudança Podem ocorrer de vária formas, tipo:oral ou escrita,direta ou indiretamente, etc.... Essas mudanças podem alterar o cronograma para mais ou para menos. Plano de Gerência de Cronograma Este plano está descrito no processo de saída do Desenvolvimento do cronograma. Define como as mudanças serão gerenciadas. É um elemento auxiliar no plano geral do projeto

Processo : Controle do Cronograma Ferramentas e Técnicas Sistema de Controle de Mudança do Cronograma Define os procedimentos pelos quais o cronograma do projeto pode ser mudado. Podem mudar os papeis de trabalho, os sistemas de acompanhamento ou mesmo níveis de aprovação, tudo isso é necessário para autorizar uma mudança. Medição de Desempenho As técnicas usadas para medição de desempenho, são muito importantes que podem decidir se a variação do cronograma merece uma ação corretiva.

Processo : Controle do Cronograma Ferramentas e Técnicas Planejamento Adicional Quando ocorrem mudanças no projeto(quase sempre) é necessário que o cronograma das atividades novas ou Revisadas seja atualizado(mudanças nas estimativas de duração). Software de Gerência de Projeto É uma ferramenta útil para acompanhar as datas planejadas X datas reais e prever os efeitos das mudanças.

Processo : Controle do Cronograma Ferramentas e Técnicas Análise de Variações Esta análise é um elemento chave para o controle do prazo. Tanto as datas de inicio/fim prevista/reais quanto as folgas, são componentes vitais para a avaliação do desempenho do prazo do projeto.

Processo : Controle do Cronograma Saídas Atualizações do Cronograma Qualquer modificação nas informações do prazo, é considerada uma atualização no cronograma. Essas modificações podem ou não requerer ajustes maiores no plano geral do projeto e quando ocorrem graves mudanças é necessário um replanejamento. Ações Corretivas É qualquer ação feita para compatibilizar o desempenho futuro do projeto com o plano do projeto. São importantes porque elas tem que garantir a conclusão do projeto no prazo ou com o mínimo de atraso possível.

Processo : Controle do Cronograma Saídas Lições aprendidas A causas das variações e os “porquês” das ações corretivas devem ser documentadas porque servirão de conhecimento para o curso do projeto ou futuros projetos da organização.