NOÇÕES DE ARQUIVÍSTICA E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS HISTÓRICOS AULA IV DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA

CONCEPÇÃO: CACILDA MAESIMA – CDPH/DH/UEL EDSON JOSÉ HOLTZ LEME - CDPH /DH/UEL JOSÉ MIGUEL ARIAS NETO – DH/UEL

DESCRIÇÃO “Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentos para a elaboração de instrumentos de pesquisa”. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005, p.67)

INSTRUMENTO DE PESQUISA “Obra de referência, publicada ou não, que identifica, localiza, resume ou transcreve, em diferentes graus e amplitudes, fundos, grupos, séries e peças documentais existentes num arquivo permanente, com a finalidade de controle e de acesso ao acervo.” (Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996, p.45)

“Meio que permite a identificação, localização ou consulta a documentos ou a informações neles contidas. Expressão normalmente empregada em arquivos permanentes”. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005, p.108). O processo da descrição consiste na elaboração de instrumentos de pesquisa que possibilitem um encontro satisfatório entre o documento e o pesquisador/usuário.

TIPOS DE INSTRUMENTOS DE PESQUISA Guias; Inventários; Catálogos; Catálogo seletivo; Índices.

GUIA “Instrumento de pesquisa que oferece informações gerais sobre fundos e coleções existentes em um ou mais arquivos”. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005, p.102)

“...tem por finalidade dar uma visão de conjunto dos serviços de arquivo de modo a permitir ao pesquisador saber quais são seus recursos, a natureza e o interesse dos fundos que ele abriga, os instrumentos de pesquisa de que dispõe, quais as fontes complementares”. (Bellotto, 1991)

INVENTÁRIO “Instrumento de pesquisa em que a descrição exaustiva ou parcial de um fundo ou de uma ou mais de suas subdivisões toma por unidade a série, respeitada ou não a ordem da classificação” (Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996)

“...são, pela ordem hierárquica dos níveis de classificação, os instrumentos de pesquisa que se seguem ao guia. Eles buscarão dar um quadro sumário de um ou mais fundos ou coleções. O objetivo é descrever as atividades de cada titular, as séries integrantes, o volume de documentos, as datas-limite e os critérios de classificação e ordenação.” (Ancona Lopes, 2000)

CATÁLOGO “Instrumento de pesquisa em que a descrição exaustiva ou parcial de um fundo ou de uma ou mais de suas subdivisões toma por unidade a peça documental, respeitada ou não a ordem de classificação”. (Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996)

CATÁLOGO SELETIVO “Catálogo que toma por unidade documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos ou arquivos, segundo um critério temático”. (Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996)

ÍNDICE “Relação sistemática de nomes de pessoas, lugares, assuntos ou datas contidos em documentos ou em instrumentos de pesquisa, acompanhados das referências para sua localização”. (Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996)

CATÁLOGOS E ÍNDICES “... Constituem-se em instrumentos voltados para a localização específica de unidades documentais. O catálogo dará continuidade à descrição da série iniciada com o inventário, detendo-se, agora, em cada documento, respeitando ou não a ordenação destes dentro da série.” (Ancona Lopes, 2000)

RELAÇÃO DE CADA TIPO DE IP E O NÍVEL DA DESCRIÇÃO NIVEL BASE DA DESCRIÇÃO INSTRUMENTOS Instituição Conjuntos documentais amplos Guia Fundos, Grupos e Coleções Séries Inventário Unidades documentais Catálogo Unidades documentais selecionadas pertencentes a uma ou mais origens Assunto Recorte temático Catálogo Seletivo Índice

DESCRIÇÃO MULTINÍVEL “Descrição que, levando em consideração a estrutura de organização de um acervo, permite a recuperação das informações dos documentos que o integram em diferentes níveis, do mais genérico ao mais específico, estabelecendo relações verticais e horizontais entre eles.” (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005, p.67)

ISAD(G) INTERNATIONAL STANDARD ARCHIVAL DESCRIPTION (GENERAL) Propõe padronizar a descrição arquivística a partir de uma estruturação multinível, isto é: do geral ao particular, inserindo cada item da descrição na estrutura geral do fundo de arquivo, em uma relação hierárquica. (Ancona Lopes, 2000)

SISTEMA MULTINÍVEL Permite descrever unidades ou conjuntos documentais sem o risco de perda de sua relação orgânica com o fundo do qual faz parte, desde que sua classificação obedeça ao princípio da proveniência.

“... por pretender ser internacional, aplicável a todos os tipos de materiais arquivísticos, utilizável tanto em sistemas manuais quanto automatizados de descrição, tem um alto grau de generalidade, definindo apenas a macroestrutura da descrição, deixando a definição quanto a procedimentos específicos para outras esferas de decisão, nacionais ou institucionais.” (BRASIL. CONARQ, 2006, p.8)

NOBRADE NORMA BRASILEIRA DE DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA Objetivo: “consiste na adaptação das normas internacionais à realidade brasileira, incorporando preocupações que o Comitê de Normas de Descrição do Conselho Internacional de Arquivos (CDS/CIA) considerava importantes, porém, de foro nacional.” (BRASIL. CONARQ, 2006, p.9)

Estabelece, no Brasil, diretivas para a descrição de documentos arquivísticos, em consonância com as normas ISAD(G) e ISAAR(CPF), no intuito de facilitar o acesso e o intercâmbio de informações em nível nacional e internacional. A NOBRADE é aplicável em todas as fases etárias do arquivo. (BRASIL. CONARQ, 2006, p.10)

PRESSUPOSTOS BÁSICOS: RESPEITO AOS FUNDOS E A DESCRIÇÃO MULTINÍVEL Princípios adotados: “Descrição do geral para o particular – com o objetivo de representar o contexto e a estrutura hierárquica do fundo e suas partes componentes; Informação relevante para o nível de descrição – com o objetivo de representar com rigor o contexto e o conteúdo da unidade de descrição;” (BRASIL. CONARQ, 2006, p.10)

“Relação entre descrições – com o objetivo de explicitar a posição da unidade de descrição na hierarquia; Não repetição da informação – com o objetivo de evitar redundância de informação em descrições hierarquicamente relacionadas.” (BRASIL. CONARQ, 2006, p.11)

ESTRUTURA Área de identificação, onde se registra informação essencial para identificar a unidade de descrição; Área de contextualização, onde se registra informação sobre a proveniência e custódia da unidade de descrição; Área de conteúdo e estrutura, onde se registra informação sobre o assunto e a organização da unidade de descrição; (BRASIL. CONARQ, 2006, p.18)

Área de condições de acesso e uso, onde se registra informação sobre o acesso à unidade de descrição; Área de fontes relacionadas, onde se registra informação sobre outras fontes que têm importante relação com a unidade de descrição; Área de notas, onde se registra informação sobre a unidade de descrição que não tenha lugar nas áreas anteriores;

Área de controle da descrição, onde se registra informação sobre como, quando e por quem a descrição foi elaborada; Área de pontos de acesso, onde se registra os termos selecionados para a localização e recuperação da unidade de descrição.

Cada elemento de descrição apresenta: Título; Objetivo; Regra(s) geral(is) aplicável(is); Comentários, em que são fornecidas informações sobre a importância e o funcionamento do elemento de descrição; Procedimentos, que detalham a(s) regra(s) geral(is); Exemplos ilustrativos de maneiras de uso do elemento e de interpretação de sua(s) regra(s)

ELEMENTOS DE DESCRIÇÃO Dos 28 elementos de descrição disponíveis, 7 são obrigatórios, a saber: Código de referência; Tìtulo; Data(s); Nível de descrição; Dimensão e suporte; Nome(s) do(s) produtor(es); Condições de acesso (somente para descrições em níveis 0 e 1).

NÍVEL DE DESCRIÇÃO Acervo da entidade custodiadora 0,5 Acervo da subunidade custodiadora 1 Fundo ou coleção 2 Seção ou grupo 2,5 Subseção ou subgrupo 3 Série 3,5 Subsérie 4 Dossiê ou processo 5 Item documental

NOTAÇÃO “Identificação das unidades de arquivamento, feita através de números, letras ou combinação de números e letras, para permitir sua localização nos depósitos”. (Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996)

“Código de identificação que permite a ordenação ou localização das unidades de arquivamento. Também chamado cota. Se em vigor e formulado de acordo com a Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística – ISAD(g), equivale a código de referência.” (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005, p.125)

EX: GUIA PARCIAL DO ACERVO DO CDPH ________________________________________ Cód. De Referência: BR CDPH ABRA Título: Associação Brasileira de Reforma Agrária. Data(s) crônicas: 1967-1997 (produção) Nível de descrição: (1) Fundo Dimensão e suporte: bibliográficos: 50,5 m; filmográficos: 2 fitas VHS; iconográficos: 140 cartazes, 16 slides; textuais: 18 m; tridimensionais: 1 objeto cerimonial. Nome do Produtor: Associação Brasileira de Reforma Agrária. Condições de acesso: Sem restrição de acesso.

EX: VERBETE NÍVEL (5) – ITEM DOCUMENTAL Cód. de Referência: BR NA, RIO Q6.LEG.ADM, MGU. 1032/3 Título: Relação nominal dos presos políticos recolhidos à Fortaleza da Conceição, Niterói, por ordem do Ministro da Guerra. Autor: Otávio Gonçalves da Silva Destinatário: Bibiano Sérgio Macedo da Fontoura Costallat, Ministro da Guerra. Data(s): [Rio de Janeiro – RJ] Data: 9/3/1984 Dimensão e suporte: 3f.; 3p. ms./avulso (BRASIL. CONARQ, 2006, p.92)

ANÁLISE DOCUMENTÁRIA É uma importante etapa do processo de descrição. Constitui-se num “conjunto de procedimentos efetuados com o fim de expressar o conteúdo de documentos, sob formas destinadas a facilitar a recuperação da informação”. (CUNHA, 1987)

Na análise documentária identificamos dois tipos de representação: Condensação intensiva do texto original, que evidencia a informação específica, particularizada. Ex: Resumos (síntese do documento original);

2. Linguagem documentária, que é um código comutador, cuja função é “a normalização das unidades significantes ou conceituais presentes no texto original, a partir de elementos que constituem, de alguma forma, uma condensação das áreas de assunto” (LARA, 1993), ou seja, normalizar a extração das palavras-chaves, dos descritores. Assim, não corre-se o risco de perder as informações, devido ao emprego desregrado de sinônimos, sem as respectivas remissivas e controle de vocabulário. Ex: Tesauros, vocabulários controlados, etc.

INDEXAÇÃO Processo pelo qual se relacionam de forma sistemática descritores ou palavras-chave que permitem a recuperação posterior do conteúdo de documentos e informações. (Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996)