Dep. Ciências Contábeis (UFPE) Dep. Sistemas de Informação (UMinho) Sistemas ERP: Um enfoque sobre a utilização do SAP R/3 em contabilidade e custos Aldemar A. Santos Dep. Ciências Contábeis (UFPE) Claus Kaldeich Dep. Sistemas de Informação (UMinho) Eduardo Dória Silva Luiz Gustavo Cordeiro

Sistemas ERP: Um enfoque sobre a utilização do SAP R/3 em contabilidade e custos Tópicos 1 Introdução 2 Os sistemas integrados de gestão empresarial (ERP) 3 O sistema integrado SAP R/3 4 A utilização do Sistema SAP R/3 na área contábil-financeira 4.1 Módulos do software 4.2 Módulos contábeis-financeiros 5 Conclusões 6 Discussões

Sistemas ERP: Um enfoque sobre a utilização do SAP R/3 em contabilidade e custos Introdução Elementos conceituais de sistemas integrados de gestão empresarial, os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) ... A importância da gestão dos dados (banco de dados) em virtude do aumento da complexidade em função de exigências cada vez maiores de mais dados e informações exatas. Os componentes contábeis-financeiros e de custos (módulos FI/CO) do sistema SAP R/3, responsáveis por controles, cálculos e mensurações de custos/lucro de produtos. Algumas questões nas empresas sobre aplicações do sistema SAP R/3 relacionadas ao FI/CO que podem ajudar na busca de soluções. Conclusões / Discussão

Parte 1 – Coneitos e definições Sistemas ERP: Um enfoque sobre a utilização do SAP R/3 em contabilidade e custos Parte 1 – Coneitos e definições Sistemas ERP Integração é a ligação conjunta de informação e processos de setores distintos da organização, que pode ocorrer entre diferentes funções ou entidades operacionais [Davenport 1998]. Um sistema ERP implementa a integração de informação e processos do negócio., que representa as atividades da organização. Uma transação em um sistema ERP é um conjunto de processos instantâneos que atualizam outros processos, de forma automática. Um software ERP permite que diferentes unidades da organização tenham acesso a informações de diferentes transações do negócio. Os ERPs podem produzir benefícios quantitativos e qualitativos, tais como, maior produtividade, eficiência, satisfação do usuário/cliente, rapidez de tomada de decisão, redução de custos, controle gerencial, inovação tecnológica (Holland 1999; Esteves, Carvalho e Santos 2002).

Sistemas ERP: Um enfoque sobre a utilização do SAP R/3 em contabilidade e custos Sistemas ERP Convergência. Necessidade de um ou mais módulos implementar convergência de dados dos demais módulos / sub-módulos. Unicidade de funções, operações, processos. Qual o nível aceitável de redundância de funções, operações, processos e que módulos executarão essas ações? O que consiste a padronização de processos de negócios ... Partilha dos dados. Critérios de determinação sobre que módulos podem fazer operações sobre dados e como esses são partilhados no ERP. Integridade e confiabilidade de bases de dados. Que operações devem iniciar e terminar transações sobre base de dados de forma a manter a integridade dos dados/informação?

Sistemas ERP: Um enfoque sobre a utilização do SAP R/3 em contabilidade e custos Sistemas ERP Visões. Possibilidade de extrair, combinar e apresentar diferentes partes dos dados de varias bases de dados da organização. Interação e portabilidade. Representa interfaces, comunicação e processos entre sistemas heterogêneos para intercâmbios com outras plataformas de sistemas /dados. Flexibilidade. Que custo gera a adaptação de um sistema a mudanças de realidades organizacionais, fiscais, econômicas, mercadológicas, sociais, etc. Eficiência, coerência, utilização. Refere-se aos tempos de respostas do sistema (recursos de rede de dados, servidor, cliente, etc.).

Sistemas ERP: Um enfoque sobre a utilização do SAP R/3 em contabilidade e custos Conceito de integração / processos

Sistemas ERP: Um enfoque sobre a utilização do SAP R/3 em contabilidade e custos Conceito de execução de processo sobre base de dados integrada Dados #1 Dados #4 Dados #3 Dados #2 Convergência de dados Visão de um processo envolvendo módulos diferentes. Por exemplo: cáculo de custos de produto Processo

Sistemas ERP: Um enfoque sobre a utilização do SAP R/3 em contabilidade e custos Estrutura conceitual de sistema ERP

Sistemas ERP: Um enfoque sobre a utilização do SAP R/3 em contabilidade e custos Estrutura de sistema ERP Unid. Org. 1 Unid. Org. 2 … Unid. Org N Transferência de dados Informações / Decisões Sistema de Gestão / Nível de Decisão Sistema Integrado de Gestão ERP Predominância do ERP

Parte 2 – Elementos de software ERP Sistemas ERP: Um enfoque sobre a utilização do SAP R/3 em contabilidade e custos Parte 2 – Elementos de software ERP Arquitetura em camadas Cliente / Servidor do sistema SAP R/3 Camada de Banco de dados: leitura / gravação de dados de aplicações Camada de Aplicação: entrada e saída de dados de usuários Camada de Apresentação: comunicação com o usuário

Sistemas ERP: Um enfoque sobre a utilização do SAP R/3 em contabilidade e custos Principais ferramentas do sistema SAP R/3   Dicionário de dados e objetos. Biblioteca de programas reutilizáveis e módulos de funções especiais (Remote Call Function, que podem ser utilizadas em interações com o Access, Excel, Lotus, OLE e outros recursos de software). Programas utilitários para acesso a dados, programas de comunicação e interfaces gráficas.

Sistemas ERP: Um enfoque sobre a utilização do SAP R/3 em contabilidade e custos Principais ferramentas do sistema SAP R/3   Recursos para desenho de telas por usuários (screen painter). Facilidades de cesso a bases de dados por meio de comandos SQL. Repositório central R/3 para armazenamento de objetos ABAP/4 (módulos, telas, dicionário, modelos de dados, autorizações de acesso). Ferramentas de teste de programas ABAP/4 (podem não alterar as bases de dados reais).

Sistemas ERP: Um enfoque sobre a utilização do SAP R/3 em contabilidade e custos Principais módulos do sistema SAP R/3 AM (Asset Management): Gestão de ativos fixos SD (Sales and Distribution): Vendas e distribuição MM (Materials Management): Gestão de materiais PP (Production Planning): Planejamento da produção PS (Project Systems): Gestão da manutenção IS (Industry Specific Solutions): Soluções setoriais QM (Quality Management): Gestão da qualidade PM (Pant Maintenance): Gestão de projetos WF (Workflow Management): Comunicação da informação FI (Financial Accounting): Contabilidade financeira CO( Controlling): Gestão de custos/lucros QM PM HR SD MM PP SISTEMA R/3 CLIENTE / SERVIDOR (ABAP/4) FI CO AM PS WF IS

Sistemas ERP: Um enfoque sobre a utilização do SAP R/3 em contabilidade e custos Módulos contábeis-financeiros: Contabilidade Financeira (FI) e Controlling (CO)

Sistemas ERP: Um enfoque sobre a utilização do SAP R/3 em contabilidade e custos Relacionamento dos módulos FI-CO Contabilidade Financeira (FI) Enfoque contábil-financeiro: Empresa Áreas de negócios Contabilização de ativos Controlling (CO) Enfoque custo- rendimento: Centros de custos Custos de produto Margem de lucro Projetos Reconciliação de resultados

Sistemas ERP: Um enfoque sobre a utilização do SAP R/3 em contabilidade e custos Método ABC (Activity-Based Costing) cálculo de custos / lucros (FI) Dados contábeis-financeiros Centros de Custos Custos de produtos Processos, Atividades

Conclusões Sistemas ERP: Um enfoque sobre a utilização do SAP R/3 em contabilidade e custos Conclusões Níveis de benefícios e valor acrescentado de sistema ERP.

Conclusões Sistemas ERP: Um enfoque sobre a utilização do SAP R/3 em contabilidade e custos Conclusões Muitas necessidades são implementados nos ERPs, outras não, porque a inclusão de estruturas de todo o negócio inviabilizariam os produtos, tecnicamente e comercialmente (exemplo: o projeto da IBM que precedeu o SAP R/1). Elementos do SAP R/3 foram apresentados para ilustrar funcionalidades e potencialidades dos ERPs, principalmente, em relação aos módulos FI/CO de gestão de dados contábeis-financeiros. Os aspectos teóricas sobre os quais se baseiam os sistemas ERP são importantes à arquitetura dos produtos: ajudam a explicar 'filosofais e modelos' que estão embutidos nestas ferramentas de software.

Conclusões Sistemas ERP: Um enfoque sobre a utilização do SAP R/3 em contabilidade e custos Conclusões Em relação à convergência, os módulos FI/CO são os principais componentes dessa função no SAP R/3, pois concentram dados dos processos de toda a organização. Aplicações de monitoração, simulação e controle do CO, supridas com dados do FI mais informações externas permitem estabelecer fortes mecanismos de controle funcional nas empresas, o que ajuda o trabalho de empregados e gestores. Logo, o FI/CO são instrumentos essenciais de apoio à gestão do negócio.

Conclusões... Fim Sistemas ERP: Um enfoque sobre a utilização do SAP R/3 em contabilidade e custos Conclusões... Fim Sistemas ERP estão mudando a tecnologia das organizações e as próprias relações comerciais. O foco de sistema ERP pode levar a empresa pensar no redirecionamento do negócio. Pode ajudar a empresa a tornar-se mais competitiva e assim responder melhor às pressões do mercado, descobrir oportunidades, flexibilizar configurações de produtos, reduzir estoques e fortalecer relações comerciais com acionistas, clientes e fornecedores (Sweat, 1998).

DISCUSSÃO ... NOTA: Sistemas ERP: Um enfoque sobre a utilização do SAP R/3 em contabilidade e custos DISCUSSÃO ... NOTA: Este artigo foi incluído como o Cap. 6 do livro INFORMÁTICA NA EMPRESA, Editora Atlas, 3a. Edição, 2003.