ARQUIVO CENTRAL SISTEMA DE ARQUIVOS DA UNICAMP ENCERRAMENTO E TRANSFERÊNCIA DE PROCESSOS OFICINA 2/2001

Objetivos da Oficina n Dirimir dúvidas mais freqüentes com relação:  a autuação/série  ao trâmite  ao encerramento  a conservação de processos.

Autuação/Série n Conjunto de documentos gerados ou recebidos para o cumprimento da mesma ação, atividade ou função. –Exemplos: Aquisição de Material de ConsumoAquisição de Material de Consumo –Reúne documentos de diversas espécies e gêneros para a o cumprimento da ação de comprar materiais de consumo (assuntos: material de escritório, de limpeza, gêneros alimentícios...) Movimento Financeiro de AlmoxarifadoMovimento Financeiro de Almoxarifado

Autuação/Série n A cada série documental tem associado um prazo de arquivamento e o tipo de destinação final  permite o gerenciamento das eliminações e dos recolhimentos ao Arquivo Permanente

Trâmite n Ato de registrar no Sistema de Protocolo a circulação/empréstimo de processos entre as unidades/órgãos através de:  encaminhamento  recebimento

Trâmite - objetivos n Requisitar processos n Controlar entrada e saída de processos do órgão n Examinar a sequência de andamento de processos pelos diversos órgãos n Evitar problemas de extravio (sindicância)

Encerramento (IN - SIARQ nº002/01) n Despacho que atesta que as decisões e providências esperadas em relação a ação, atividade ou função objeto, tenham sido todas tomadas e registradas à luz da documentação disponível até o momento.

Encerramento (IN - SIARQ nº002/01) n Deve ser expresso na última folha do último volume em curso através da lavratura de termo apropriado: Ex.: "Processo Encerrado - Arquive-se"

Encerramento n Movimentação: Poderão ser registrados despachos e juntados documentos recebidos tardiamente, que não altere o contexto das decisões já tomadas e registradas (ratificações). Poderão ser registrados despachos e juntados documentos recebidos tardiamente, que não altere o contexto das decisões já tomadas e registradas (ratificações).

Encerramento n Reativação: o processo poderá ser reativado quando da necessidade de novas providências e juntadas de documentos, formalizado através de ato. o processo poderá ser reativado quando da necessidade de novas providências e juntadas de documentos, formalizado através de ato. Despacho: Despacho: "O presente processo foi considerado reativado nesta data tendo em vista....(motivo). Data, Unidade/Órgão, carimbo e assinatura do responsável." "O presente processo foi considerado reativado nesta data tendo em vista....(motivo). Data, Unidade/Órgão, carimbo e assinatura do responsável."

Quem deve encerrar? n Cabe ao responsável pela ação objeto do processo, da Unidade/Órgão de procedência efetuar o encerramento dos mesmo através de despacho apropriado; n Exceto no caso que tratem de ações sujeitas a normatização centralizada num órgão da Reitoria (DGA, DGRH, SG...).

Quando encerrar no Sistema? n O operador do Sistema de Protocolo deverá registrar a data constante no despacho do responsável pelo processo;  Entrar nos menus Regularização e Encerramento;  Utilizar a opção “Encerra” e preencher.

Quando encerrar no Sistema? n Poderá ainda registrar a data constante na Tabela de Datas de quitação das contas pelo T.C.E. para as seguintes séries documentais: –Recursos Orçamentários:  Aquisição de Material de Consumo (04)  Movimento Financeiro de Almoxarifado (53)  Adiantamento/Prestação de Contas/Suprimentos (21)

Por que Encerrar no Sistema? n Permitir o gerenciamento das transferências entre os arquivos ativos, semi-ativos/encerrados e o Central n Permitir o gerenciamento da contagem dos prazos de arquivamento para eliminação ou recolhimento ao Arquivo Permanente/Siarq

Transferência n Ato de encaminhar os documentos de um arquivo para outro,após o despacho de encerramento. Entre: o Arquivo Ativo e o Semi-Ativo / Encerrado da Unidade/Órgãoo Arquivo Ativo e o Semi-Ativo / Encerrado da Unidade/Órgão o Arquivo Semi-Ativo/Unidade Órgão e o Arquivo Central/SIARQo Arquivo Semi-Ativo/Unidade Órgão e o Arquivo Central/SIARQ

Transferência n No Sistema de Protocolo Ato que registra a incorporação dos processos encerrados ao Arquivo Intermediário do Arquivo Central/SIARQ para a guarda.Ato que registra a incorporação dos processos encerrados ao Arquivo Intermediário do Arquivo Central/SIARQ para a guarda.

Finalidades da Transferência n Otimizar o acesso aos arquivos de uso muito freqüente; n Otimizar espaços para entrada de novos documentos; n Separar os documentos vigentes de uso pouco freqüente; n Facilitar a Avaliação para efeitos de eliminação e/ou para guarda permanente (uso de Tabelas de Temporalidade de Documentos).

Conservação n Manter as capas de processo em ordem n Trocar sempre que for necessário n Não usar grampo para fixar relações de remessa n Não escrever ou colar recados ou lembretes n Evitar o uso de fitas adesivas

Conservação n Amarrar os pacotes de processos com fitas apropriadas n Evitar deixar os pacotes e o malote em qualquer lugar para aguardar o transporte n Procurar entregar em mãos ao mensageiro/malote

Dúvidas???? fone: