Arquivo Conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência de exercício de atividades específicas, bem como por uma pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Tipologias das Entidades de Preservação Documental Arquivo Documentos acumulados organicamente no decorrer das funções desempenhadas por pessoas ou instituições. Órgão receptor, documentos seriados, mas únicos. Tem finalidades administrativas, jurídicas e sociais podendo ser também científicas e/ou cultural; Referencia conjuntos de documentos

Biblioteca Possui documentos originados das atividades culturais, reunido artificialmente em torno de seu conteúdo, sob forma de coleções; Órgão colecionador – define quais documentos deseja ter em seu acervo e os adquire por compra, doação ou permuta; Tem acervo formado por documentos multíplos, isto é, com muitos exemplares, produzidos por diversas fontes; Tem finalidade educativas, científicas e culturais; Tem sua organização baseada em sistemas predeterminados e universais; Referencia documentos isolados

Centro de documentação Entidade híbrida Mista Deve realizar o processamento técnico de seu acervo, segundo a natureza que custodia.

Museu Possui objetos tridimensionais originados das atividades humana ou da natureza, reunidos artificialmente, sob forma de coleções, em torno de seu conteúdo ou função; É órgão colecionador; Tem acervo constituído por documentos únicos, produzidos por diversas fontes geradoras; Tem finalidade recreativas, educativas, culturais e científicas; testemunha uma época ou atividade; Referencia peça a peça.

Tipos de Arquivos Arquivo morto: MORTO (Aurélio): Que morreu, defunto, falecido, (...) inerte, insensível, (...) extinto, apagado, (...) esquecido,(...) sem brilho, sem expressão, inexpressivo, (...)sem préstimo, inútil (...).

Arquivos Correntes Contêm documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam de consultas freqüentes.

Arquivos Intermediário Contêm documentos que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Arquivos Permanente São os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

A Política Nacional de Arquivos Brasil A Lei de Arquivos: 8.159, de 8 de janeiro de 1991 Marco jurídico de importância para o país, viabilizando a implementação de políticas arquivísticas

O Documento de arquivo Afinal, o que é um documento?

No senso comum, o documento costuma ser entendido como tudo aquilo que possa, registrar (e atestar) o cumprimento de deveres do indivíduo, enquanto cidadão, ou mesmo servir como garantia de direitos; e, em geral, documento também costuma estar identificado a documento escrito. ( Gonçalves, 1998)

Para um historiador, praticamente tudo poderá vir a ser considerado documento,desde que forneça informação sobre algum problema sujeito a investigação histórica.

Exemplo: Uma camiseta poderá ser considerada um documento de cultura material, informando sobre a industria de malhas ou sobre moda. Um disco poderá informar sobre a industria fonográfica, a produção musical ou os padrões estéticos vigentes numa determinada época

Aquilo que para maior parte das pessoas, no seu dia-a-dia, não é documento, pode ser transformado em documento por um historiador, em função de seu interesse de pesquisa

O historiador enxerga mais do que um valor primário nestes materias.... A camiseta não é algo apenas para vestir; O disco não é apenas algo para ouvir.

DOCUMENTO InformaçãoSuporte

Para que a informação possa ser lida em outro momento e/ou em outro lugar, é necessário registrá-la. É o registro que confere à informação um caráter menos volátil, mais permanente, e mais portátil.

O registro garante a permanência da informação no tempo e sua portabilidade no espaço

Documento Arquivístico É todo registro de informação original, único e autêntico que resulta da acumulação em processo natural por uma entidade produtora no exercício de suas competências, funções e atividades, independentemente de seu suporte ser o papel,o filme,a fita magnética, o disco ótico ou qualquer outro.

Gestão Documental conjunto de medidas e rotinas que tem por objetivo a racionalização e eficiência na produção, tramitação, classificação, avaliação, arquivamento, acesso e uso das informações registradas em documentos de arquivo. (Dicionário de Terminologia Arquivística SP, 1996) A informática é uma ferramenta muito importante para a gestão! Os documentos digitais são uma evolução natural de seu uso!!

Organização de Documentos O senso comum e o empirismo pedem passagem....

Na Ufla observa-se a formação de dois grandes acervos: os arquivos montados nos setores de trabalho e as massas documentais acumuladas.

É comum a manutenção pelos setores do seu próprio arquivo. Eles atuam autonomamente no que se refere à organização dos documentos.. A autonomia, neste caso, é menos em relação à articulação entre os setores do que a métodos diferenciados. Percebe-se que a metodologia para o tratamento dos registros documentais se reproduz por várias seções, divisões, departamentos e diretorias. Trata-se de uma tradição sedimentada na administração pública brasileira que, provavelmente, venha sendo utilizada há várias décadas.

Encontra-se ainda, nesses mesmos conjuntos, uma quantidade significativa de documentos duplicados. Isso pode ser resultado da ausência de um gerenciamento da reprografia e da falta de confiança nos métodos de classificação utilizados

Os métodos utilizados oscilam entre: A fragmentação dos dossiês de assunto; O arquivamento por espécie documental; Por ato de recebimento ou expedição; Pela numeração etc. As correspondências, por exemplo, são dispostas por suas variantes (ofício externo, ofício interno, circular, memorando etc.) ou em recebidas e expedidas. Os processos são ordenados numericamente. Os outros tipos são classificados pelos nomes a eles atribuídos, tais como: projetos, relatórios, atas, pareceres etc.

O método empregado, quase sempre, não está consolidado em um plano preestabelecido. A denominação dos dossiês e dos conjuntos documentais é criada aleatoriamente e, muitas vezes, dissociada dos elementos que representam. O caráter mnemônico desses títulos nem sempre é respeitado.

Por outro lado, não significa que os métodos empíricos e improvisados pelos quais os setores de trabalho organizam seus documentos não funcionem. Eles são suficientes para atender às principais necessidades Paradoxalmente, esses métodos não garantem que o arquivamento e a busca à informação contida nos arquivos sejam acessíveis a todos Em cada setor, o funcionário responsável pela documentação imprime uma característica própria ao método, o que impossibilita a sua operação por outras pessoas A ausência daquele dificulta ou, às vezes, impede a recuperação da informação.

A melhoria das condições de organização dos arquivos só é lembrada quando se procura uma informação e esta não é encontrada; Os documentos não são eliminados, mas também não são tratados de forma técnico- científica; Os arquivos acumulados nos setores de trabalho são, em muitos casos, grandes conjuntos documentais.

A fetichização dos documentos dificulta a sua eliminação. Não há instrumentos de gerenciamento dos prazos de guarda, responsáveis pela destinação dos documentos. São, em geral, utilizadas metodologias equivocadas e distanciadas dos preceitos defendidos pela Arquivologia contemporânea. Na verdade, são construções de difícil aplicação. As eliminações, assim, são resultado do descaso e das condições de armazenamento e de acondicionamento.

Mesmo utilizando uma forma de tratamento dos documentos fundamentada no senso comum, que se tornou uma tradição burocrática da administração pública brasileira, os arquivos ativos funcionam; Geralmente, para os gestores imediatos é possível localizar os documentos mais importantes para as atividades cotidianas. Trata-se de um modo personalizado. A ausência desses funcionários normalmente inviabiliza essa tarefa.

Classificação e Ordenação Tanto a classificação quanto a ordenação estão a serviço da organização dos documentos. Do ponto de vista arquivístico, convém que ambas estajam articuladas, para que a organização possa resultar eficiente.

Objetivo da Classificação É,basicamente, dar visibilidade às funções e às atividades do organismo produtor do arquivo, deixando clara as ligações entre documentos. A classificação é geralmente traduzida em esquema no qual a hierarquia entre as classes e subclasses aparece representada espacialmente.

Esse esquema é chamado plano de classificação

A ordenação Seu objetivo básico é facilitar e agilizar a consulta aos documentos, pois, mesmo no que se refere a uma mesma atividade, e em relação a um mesmo tipo documental, os documentos atingem um volume significativo.

A adoção de um ou mais critérios de ordenação para uma série documental permite evitar,em princípio, que, para a localização de um único documento, seja necessário a consulta de dezenas ou centenas de outros.

Resumindo... Classificação – tipos documentais; considera a forma e as razões que determinaram sua existência ( como e por quê foram produzidos) Ordenação – tipos documentais; considera o ponto de vista das consultas que lhes foram feitas ( numericamente, cronologicamente, alfabeto,geográfico)

É possível classificar sem ordenar? Sim, mas o acesso aos documentos torna- se difícil É possível ordenar sem classificar ? Tal organização não é suficiente para informar sobre os vínculos da documentação com o organismo produtor

Nenhum documento de arquivo pode ser plenamente compreendido isoladamente e fora dos quadros gerais de sua produção, A classificação torna-se condição para a compreensão plena dos documentos de arquivo tanto da perspectiva de quem os organiza como de quem os consulta.

Por outro lado, o acesso bem sucedido à documentação está associado, entre outros fatores, à sua localização rápida e precisa, algo que depende da conveniente ordenação dos documentos.

Plano de Classificação da UFLA Atividades-meio Atividades-fim

010ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO 020GESTÃO DE PESSOAS 030GESTÃO DE RECURSOS MATERIAIS E OBRAS 040GESTÃO PATRIMONIAL 050GESTÃO FINANCEIRA060GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES070GESTÃO E ATIVIDADES AUXILIARES

Solicitação para participação em eventos no país ( série documental ) Atividade: Participação em eventos no país Aperfeiçoamento, Treinamento e Desenvolvimento ( Subfunção ) 020GESTÃO DE PESSOAS

100GRADUAÇÃO 110Politicas e Planejamento de Cursos 111Fomentação e implementação de Política de Ensino 112Criação e Extinção de Cursos 113Autorização, Reconhecimento e Credenciamento 114Avaliação Institucional do Ensino de Graduação 115Controle de Cursos 116Adaptação.Reformulação Curricular 117Planejamento Acadêmico (Curriculo Pleno) 118Elaboração de Planos de Estudos 119Planejamento, Coordenação e Supervisão das Atividades Didático-Cietíficas

200PÓS - GRADUAÇÃO 210Politicas e Planejamento de Cursos 211Fomentação e implementação de Política de Ensino 212Criação e Extinção de Cursos 213Reconhecimento e Credenciamento 214Submissão à Avaliação Externa 215Controle de Cursos 216Planejamento Acadêmico 217Reformulação Curricular 218Elaboração de Planos de Estudos 219Implatação de Linhas de Pesquisas

300PESQUISA

400Extensão e Cultura 410Planejamento de Atividades em Extensão e Cultura 411Desenvolvimento de Políticas de Extensão (Atividade) 412Divulgação (Atividades)

500Assuntos Estudantis e Comunitários

Obrigado pela atenção e pela paciência. Inaldo Nascimento Conceição Arquivista Arquivo Central / Proplag