Common Assessment Framework CAF Estrutura Comum de Avaliação A experiência da Secretaria Geral do Ministério da Justiça

Sumário As razões que levaram à utilização da CAF O processo de auto-avaliação e as técnicas utilizadas para envolver os colaboradores Os obstáculos encontrados e as formas de os ultrapassar O impacto da CAF na SGMJ

Sumário As razões que levaram à utilização da CAF O processo de auto-avaliação e as técnicas utilizadas para envolver os colaboradores Os obstáculos encontrados e as formas de os ultrapassar O impacto da CAF na SGMJ

As razões que levaram à utilização da CAF 2001/2002 – reorganização orgânica e estabilização da estrutura Nova lei orgânica Alteração profunda de Competências Estrutura Meios 2003 – Ano da Formação 2004 – Ano da Qualidade A qualidade é uma forma de fazer melhor o que se faz, não é um exercício académico sobre a forma ideal de fazer.

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O processo de auto-avaliação (1/3) Decisão de usar a CAF surgiu naturalmente na sequência do projecto traçado para a Secretaria-Geral É um processo adaptado à Administração Pública, que permite conhecer melhor a organização apreender conhecimentos externos e partilhar o que a organização faz bem, numa base de entendimento estabilizada/bem balizada

O processo de auto-avaliação (2/3) Inicio em Abril de 2003 – formação de um elemento do MJ, no âmbito do projecto de formação desenhado pela DGAP Foi objecto de maturação ao nível da direcção de topo, até ser apresentado aos restantes dirigentes em reunião de direcção especifica para o efeito, em Outubro de 2003

O processo de auto-avaliação (3/3) Aos dirigentes foram apresentados: A metodologia CAF As linhas de orientação a adoptar internamente O cronograma de trabalhos Foi criado o núcleo agregador de informação

DESCRIÇÃO DAS ACTIVIDADES (1/4) Datas 1 Divulgar a realização e importância da auto-avaliação; Explicar a CAF; Constituir a Equipa de Auto-avaliação; Agendar a Reunião com os Responsáveis pelos Departamentos da SG, para a realização de Entrevistas. 2 de Dezembro 2 Pesquisa documental (Lei Orgânica; Planos e Relatórios de actividades; Plano de formação; Balanço social, etc.). 3 Selecção e congregação das informações pertinentes à auto-avaliação, extraídas da pesquisa documental. 3 a 9 de Dezembro 4 Delinear a actuação da Equipa de Auto-avaliação no âmbito da CAF. 5 de Dezembro

DESCRIÇÃO DAS ACTIVIDADES (2/4) Datas 5 Concepção dos Instrumentos de trabalho, tais como, entrevistas, questionários, check-list e grelhas de avaliação. 10 a 15 de Dezembro 6 Apoio à Equipa de Auto-avaliação na concepção e aferição dos seus instrumentos de análise organizacional, pelo modelo da CAF; Orientação da sua intervenção na auto-avaliação; calendarização da sua actuação. 12 a 15 de Dezembro 7 Realização presencial de entrevistas aos Responsáveis dos Departamentos da SG, estruturadas segundo os critérios definidos pela CAF. 17 a 19 de Dezembro 8 Realização de um pré-teste para verificar a adequação dos instrumentos ao que se pretende analisar com a auto-avaliação. 22 e 23 de Dezembro

DESCRIÇÃO DAS ACTIVIDADES (3/4) Datas 9 Preenchimento dos questionários por todos os funcionários da SG, com o apoio de um elemento do núcleo agregador. 5 a 7 de Janeiro 10 Análise quantitativa dos questionários através do tratamento estatístico. 10 a 13 de Janeiro 11 Análise qualitativa das respostas às entrevistas e aos questionários, através do método de análise de conteúdo. 14 a 16 de Janeiro 12 Congregação dos resultados das análises quantitativa e qualitativa. 19 a 23 de Janeiro

DESCRIÇÃO DAS ACTIVIDADES (4/4) Datas 13 Concepção do relatório onde se apresentarão os resultados quantitativos, as apreciações qualitativas, a pontuação e as grandes conclusões. 21 a 27 de Janeiro 14 Entrega do relatório à Direcção para validação do seu conteúdo. 28 de Janeiro 15 Entrega do relatório definitivo. 29 de Janeiro 16 Apresentação dos resultados e apreciações da auto-avaliação. 30 de Janeiro

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Obstáculos encontrados e formas de ultrapassar (1/2) Envolvimento das pessoas: Cepticismo quanto à utilidade do trabalho Dúvidas quanto ao anonimato Criação da equipa de auto-avaliação: Voluntariado Designação dos elementos Concepção/utilização de instrumentos: Guia da DGAP – terminologia diferenciada da habitualmente usada na AP portuguesa, v.g. “competências” Questionários adaptados - pré-teste

Obstáculos encontrados e formas de ultrapassar (1/2) Critério 6 “Resultados orientados para os cidadãos / clientes” Instrumentos de notação Desenho de novos instrumentos – próximo processo de auto-avaliação Avaliação quantitativa Dificuldade de aplicação Resultados incompletos por via do critério 6 Apresentação dos resultados e objectivos de melhoria

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O impacto da CAF na SGMJ Plano de melhoria Reuniões de direcção para debate dos resultados e sugestão de medidas calendarizadas Divulgação completa aos funcionários Desenvolvimento de instrumentos de avaliação da satisfação dos clientes Adaptação dos questionários a todos os critérios e redução do número de perguntas Monitorizar os progressos e repetir a auto-avaliação