GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS Política de Preservação Digital

Objetivo Despertar para a importância do desenvolvimento de ações, que visem manter a qualidade e a garantia de segurança necessária ao tratamento dado às informações arquivísticas em nossa instituição

Qual a motivação? Essas informações são, fundamentalmente, de caráter arquivístico e, portanto, de natureza: Orgânica Singular Comprobatória

Política de Gestão dos Documentos de Arquivo no TCU Prover as diversas unidades organizacionais de instrumentos capazes de transformar os documentos arquivísticos em uma reserva informacional, para apoio às atividades de controle externo e administrativas cotidianas, nas tomadas de decisão e no registro da trajetória do Tribunal e de sua relação com a sociedade civil.

Benefícios da gestão documental Identificação dos valores documentais Agilidade na recuperação da informação Gestão do Conhecimento Preservação

Dispositivos legais para a gestão documental Constituição “Art. 5º. Inciso XXXIII – todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade.” (...) Código Civil

Dispositivos legais para a gestão documental Lei nº 8.159/91, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. (...) “Art. 1º. É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura.”

Dispositivos Legais para a gestão documental “Art.25º. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social” Res. Conarq 20/2004. Inserção dos documentos digitais de órgãos públicos em programas de gestão arquivística Res. Conarq 24/2006. Diretrizes para a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais Res. Conarq 25/2007. Modelos de Requisitos para Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos, e-Arq Brasil

Dispositivos legais para a gestão documental Normas internas: Portaria TCU nº 108/2005, alterada pela Portaria TCU nº 101/2008, que dispõe sobre a gestão documental no âmbito do TCU Normativos relacionados a segurança e tratamento da informação institucional

Passos de uma política de preservação digital Formação de equipe multidisciplinar/interdisciplinar Elaboração da política de preservação digital Preparação da infra estrutura e ambiente Implantação da política Revisão e adaptação periódica

Estudos relevantes OAIS (Open Archival Information System) Interpares (Internacional Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems) MoReq (Modelo de Requisitos para a gestão de arquivos eletrônicos) CTDE/Conarq (Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos) GDAE/UNICAMP (Grupo de Trabalho para a Padronização de Procedimentos Técnicos para a Preservação e Acesso de Documentos Arquivísticos Eletrônicos) Dirks (Designing and Implementing Recordkeeping Systems)

Conclusão dos Estudos A gestão e a preservação de documentos arquivísticos digitais devem estar fundamentadas em: Políticas e normas corporativas de gestão de documentos Planos estratégicos de preservação Ambiente tecnológico específico (sistema e repositório)

Os dez mandamentos da preservação digital “Manterás uma política de preservação Não dependerás de hardware específico Não dependerás de software específico Não confiarás em sistemas gerenciadores como única forma de acesso ao documento digital Migrarás seus documentos de suporte e forma periodicamente Replicarás os documentos em locais fisicamente separados

Os dez mandamentos da preservação digital (cont.) Não confiarás cegamente no suporte de armazenamento Não deixarás de fazer backup e cópias de segurança Não preservarás lixo digital Garantirás a autenticidade dos documentos digitais” (Humberto Celeste Innarelli)

Modelo de referência OAIS Define os componentes funcionais básicos presentes num sistema de arquivo com responsabilidade de preservação Interfaces internas e externas Caracteriza os objectos digitais manuseados Determina a terminologia a utilizar no contexto da preservação Desenvolvido pelo Consultative Commitee for Space Data Systems (CCSDS) Grupo responsável por estabelecer normas para os dados produzidos por agências espaciais Aprovado como uma norma ISO em Janeiro de 2002 (ISO 14721) Lavoie, B.F. The Open Archival Information System Reference Model: Introductory Guide, Digital Preservation Coalition, Dublin, USA, 2004. OAIS - Open Archival Information System Open – desenvolvido de uma forma aberta Archival Information System – Organização de pessoas e sistemas responsáveis por preservar informação e torna-la disponível à comunidade de utilizadores interessados (designated community) Consultative Committee for Space Data Systems Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS) - Blue Book. National Aeronautics and Space Administration, Washington, January 2002.

OAIS OAIS (archive) Consumidor Gestão Reference Model for an Open Archival Information System (ISO 14.721:2003, ABNT NBR 15.472:2007) OAIS (archive) Produtor Consumidor ISO 14721:2003 specifies a reference model for an open archival information system (OAIS). The purpose of this ISO 14721:2003 is to establish a system for archiving information, both digitalized and physical, with an organizational scheme composed of people who accept the responsibility to preserve information and make it available to a designated community. This reference model addresses a full range of archival information preservation functions including ingest, archival storage, data management, access, and dissemination. It also addresses the migration of digital information to new media and forms, the data models used to represent the information, the role of software in information preservation, and the exchange of digital information among archives. It identifies both internal and external interfaces to the archive functions, and it identifies a number of high-level services at these interfaces. It provides various illustrative examples and some "best practice" recommendations. It defines a minimal set of responsibilities for an archive to be called an OAIS, and it also defines a maximal archive to provide a broad set of useful terms and concepts. The OAIS model described in ISO 14721:2003 may be applicable to any archive. It is specifically applicable to organizations with the responsibility of making information available for the long term. This includes organizations with other responsibilities, such as processing and distribution in response to programmatic needs. Sistema Aberto de Arquivamento de informações (SAAI) ABNT 15472:2007 Gestão Sistema Aberto de Arquivamento de informações (SAAI) ABNT 15472:2007

O Modelo OAIS SIP – pacote de submissão de informação :: SIP – PACOTE DE SUBMISÃO DE INFORMAÇÃO [é o Pacote de Informação que entregue pelo Produtor a um OAIS para construção de um ou mais AIP, Pacote de Arquivamento de Informação] :: AIP- PACOTE DE ARQUIVAMENTO DE INFORMAÇÃO [ é o pacote de informação que será objeto de preservação] :: DIP- PACOTE DE DISSEMINAÇÃO DE INFORMAÇÃO [é o Pacote de Informação derivado de um ou mais AIP, recebido pelo Consumidor em resposta a uma requisição dirigida ao OAIS] SIP – pacote de submissão de informação AIP – pacote de arquivamento de informação DIP – pacote de disseminação de informação

Desafios Conclusão dos ajustes no Sistema Corporativo para implementação do controle automático da temporalidade documental Gestão do Legado Elaboração e implantação de uma política de preservação digital

Obrigada! Serviço de Gestão Documental - Seged Maria Aparecida Vieira isc_seged@tcu.gov.br (61)3316-5806