Gerenciamento do Tempo

Luciana Alves Campêlo luciana.campelo@pmipe.org.br lcampelo@tvjornal.com.br Graduada em Comunicação Social MBA em Marketing Diretora de Eventos do PMI (Project Manager Institute) Chapter Pernambuco Produtora Executiva e gerencio projetos e eventos na TV Jornal

Principais projetos realizados: Projetos na área televisiva/comercial: Eventos: Carnaval, Páscoa, São João, Semana Santa, Natal e etc. Teledramaturgia ( Santo por Acaso/ Cruzamentos Urbanos). Programa Interativo/ Nordeste Mais.

O que é Gerência de Tempo? Garantir que o projeto termine no prazo desejado

Por que gerenciar o tempo? Projetos fora do prazo geram insatisfação, aumentam os custos e a tensão da equipe

Processos da Gerência do Tempo Definição das atividades Seqüenciamento das atividades Estimativa de Recurso das Atividades Estimativa de Duração das Atividades Desenvolvimento e Controle do Cronograma

Definição das atividades É o processo responsável por identificar e documentar as atividades específicas que devem ser executadas para produzir os resultados identificados na EPA(WBS).

Definição das atividades Pacotes de Trabalho São as entregas no nível mais baixo da estrutura analítica do projeto EAP (WBS). Identificar atividades Decompor os pacotes de trabalho em atividades Que trabalho (atividades) deve ser feito para gerar cada pacote de trabalho?

Decomposição das atividades

Exemplo:

Seqüenciamento das Atividades Processo responsável por documentar e identificar as dependências lógicas entre as atividades

Lista de Atividades Lista de todas as atividades que serão realizadas no projeto Deve ser organizada como uma extensão da WBS garantindo a execução do escopo Cada atividade deve conter uma descrição para que não exista falta de entendimento

Relações de Precedência Método do diagrama de precedência(MDP) Término a Início (TI) A atividade A deve ser concluída para que a B inicie Início a Início (II) A atividade A deve iniciar para que a B inicie Início a Término (IT) A atividade A deve iniciar para que a B termine Término a Término (TT) A atividade A deve terminar para que a B termine

Exemplo

Método do Diagrama de Setas (MDS)

Tipos de Dependência entre as atividades Dependências obrigatórias Ex.: O alicerce de uma casa deve ser construído antes das paredes. Dependências arbitradas Ex.: Dependências ditadas pela equipe/ Melhores práticas Dependências Externas Ex.: Testes podem depender da disponibilidade de hardware

Estimativa de Recursos da Atividade Processo responsável por estimar os recursos ( pessoas, materiais) envolvidos para todas as atividades

Estimativa de Recursos da Atividade Determinar tipos de recursos e quantidades que são necessários para executar a atividade. Tipos de recursos: Mão de obra (pessoas) Ferramentas/equipamentos Materiais

Tipos de Atividades - Recursos Duração fixa Duração independe da quantidade de recursos Orientada a recursos (ou orientada a esforço) Duração inversamente proporcional a quantidade de recursos empregados

Duração = Esforço / Qtd Recursos Quantidade de trabalho empregado para realizar uma atividade; Aplicável a mão de obra; Útil quando existe base de métricas de projetos anteriores; Esforço = Qtd de Recursos x horas trabalhadas na atividade Exemplo: 10 pessoas trabalhando 8 horas por dia durante 8 dias = 640 Homem-Horas (esforço) Duração = Esforço / Qtd Recursos

Estimativa de Duração da Atividade Processo responsável por estimar o tempo de duração para todas as atividades

Vários fatores influenciam esta estimativa: Recursos Escopo Grau de risco Quantitativo físico da tarefa Natureza da tarefa Histórico de projetos anteriores

Tipos de estimativas de duração Estimativa análoga Utiliza como base estimativas de atividades semelhantes realizadas no passado. Para dar certo é preciso que: Atividades sejam muito parecidas O responsável pela estimativa tenha domínio sobre o problema Estimativa Paramétrica As atividades podem ser estimadas tomando como base a quantidade. Análise das Reservas ( reserva para contingências) É a famosa “gordurinha” no cronograma

Duração das Atividades

Desenvolvimento do Cronograma Processo responsável por determinar as datas de início e fim de todas as atividades

Como montar o cronograma? Estabelecer o calendário Indica o tempo (dias úteis e carga horária) disponível para a realização do trabalho do projeto. Calendário do projeto Calendário de recursos Alocar Recursos Precisamos saber que recursos estarão disponíveis para o projeto, quando e de que maneira. Nas organizações que trabalham com pool de recursos temos o quadro de disponibilidade de recursos físicos.

Representações Usuais do Cronograma Tabela com datas iniciais e finais das atividades Gráfico de barras (Gantt) Diagrama de marcos

Tabela com datas

Gráfico de Gantt

Cronograma de marcos

Exemplo - Matriz de Responsabilidades Responsável pela operação Responsável pelo controle Deve ser consultado Deve ser informado Responsável pela aprovação

Matriz de Responsabilidades

Matriz de Responsabilidades

Literatura recomendada: Gerenciamento do Tempo em Projetos. Autores: André B. Barcaui; Danúbio Borba; Ivaldo M. da Silva; Rodrigo B. Neves.

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