Como Fazer e Usar Fluxogramas

O Que é um Fluxograma Introdução: O Fluxograma é uma maneira gráfica de visualizar as etapas de um processo. Existem muitos estilos que podem ser usados para desenhar um fluxograma. Não há uma maneira certa ou errada de mostrar a informação. O verdadeiro teste de um fluxograma é o entendimento daqueles que o executa.

O Que é um Fluxograma Objetivo: Representar graficamente uma atividade ou processo, provendo informações essenciais para o entendimento de sua seqüência e interface. Benefícios: Permite uma melhor compreensão do conjunto, fornecendo explicações mais claras do que conteúdo expresso em forma de texto, facilitando a fixação de limites especificados e etapas consideradas críticas dentro do processo descrito.

Onde usar um Fluxograma Fluxogramas são utilizados para identificar (mapear) graficamente: processos produtivos processos administrativos processos analíticos processos de validação processos de compras processos de logística oportunidades de melhoria dentro de um processo já existente

Fluxograma x Texto Leia o texto abaixo sobre o trajeto que um trabalhador brasileiro faz para chegar ao trabalho: “João é um trabalhador brasileiro como outro qualquer: acorda cedo todos dias para trabalhar. Porém, é muito difícil para João chegar no trabalho. Ele mora muito distante do “Centro da Cidade” onde fica seu trabalho. Às 05:00 h ele pega o trem na estação de Gramacho, faz baldeação no terminal da Leopoldina e vai até a estação Central do Brasil. Na Central do Brasil, João pega o ônibus da Linha 497 (Cosme Velho) que passa às 05:35, para então chegar ao escritório onde é office-boy. Se João perder o ônibus de 05:35, só consegue pegar outro às 05:50. Antes de chegar ao escritório, João para no Bar do Zé para tomar um pingado (café com leite) e comer um pão com manteiga na chapa. Mas não se esqueçam, se João perder o ônibus de 05:35 ele não toma café. Só depois desta verdadeira maratona João chega ao trabalho”.

Fluxograma x Texto Observe agora o fluxograma abaixo: N S João acorda cedo Pega o ônibus da linha 497 05:35? Pega o ônibus da linha 497 05:50 Não para no Bar do Zé N pega o trem Estação Gramacho S pede um pingado e um pão com manteiga na chapa Não toma café Chega no Cosme Velho faz baldeação na Estação Leopoldina Para no Bar do Zé desce na Central do Brasil João chega ao trabalho no horário João chega ao trabalho atrasado

Fluxograma x Texto Com relação aos dois slides anteriores, qual você acha que permite um melhor entendimento, assimilação e fixação da informação?

Simbologia Para Elaborar Fluxogramas Início/Fim O símbolo início/fim marca o ponto do início ou do fim de um processo. Usualmente contém as palavras “Início” ou “Fim”. Ação ou Processo Um retângulo pode representar uma única etapa (“adicionar duas xícaras de farinha”) ou um sub-processo inteiro (“fazer um pão”) dentro de um processo maior. Documento Um documento ou relatório impresso.

Simbologia Para Elaborar Fluxogramas Decisão Um ponto de decisão ou de ramificação do processo. Linhas representando diferentes decisões emergem de pontos diferentes do diamante. Entrada/Saída (Input/Output) Representa o material ou informação entrando ou saindo do sistema/processo, como uma solicitação (entrada) ou um produto/resposta (saída). Conector Indica que o fluxo continua onde um símbolo igual (contendo a mesma letra dentro) aparece. Linha de fluxo Indica a sequência das etapas e a direção do fluxo.

Simbologia Para Elaborar Fluxogramas Linha de fluxo Indica a sequência das etapas e a direção do fluxo. Atraso (Delay) Indica um atraso no processo. Fusão (Merge) Indica uma etapa onde dois ou mais sub-processos se tornam um somente Ordena (Collate) Indica uma etapa que coloca a informação em um formato padrão.

Simbologia Para Elaborar Fluxogramas Organiza (Sort) Indica uma etapa que organiza uma lista de itens em uma seqüência ou em um critério pré-determinado. Sub-rotina Indica uma seqüência de ações que executam uma tarefa específica que está inserida em um processo maior. Essa seqüência de ações poderia ser descrita em detalhes em um fluxograma separado. Laço (Loop) Manual Indica uma seqüência de comandos que irão se repetir até serem interrompidos manualmente.

Simbologia Para Elaborar Fluxogramas Laço (Loop) Limite Indica o ponto onde um laço (loop) deve ser parado. Armazenamento de Dados Indica a etapa onde os dados são armazenados. Banco de Dados (Database) Indica uma lista de informações com uma estrutura padrão que possibilita buscas e ordenações. Exibição (Display) Indica uma etapa onde as informações são exibidas.

Etapas Para Elaborar Fluxograma Familiarizar os integrantes do processo com os símbolos do fluxograma; Fazer um “brainstorm” dos processos principais. Fazer perguntas como: “O que realmente acontece a seguir?”, “É necessário tomar uma decisão antes da próxima etapa?”, ou “Quais aprovações serão necessárias antes da próxima etapa?”; Desenhe o fluxograma em papel e mostre às pessoas relevantes; Faça uma análise do fluxograma, levando em conta ítens como: Tempo por evento (tente reduzir o tempo do ciclo); Repetição de processos (evitar o re-trabalho); Duplicação de esforços (elimine ações que estão no fluxo sem uma razão aparente); Tarefas que agregam valor contra tarefas que não agregam valor.

Etapas Para Elaborar Fluxograma Fique atento aos seguintes pontos: Cuidado para não mapear todos os detalhes e esquecer a visão geral. Os objetivos de primeiro plano organizam o seu mapeamento do processo. Além disso, muitas etapas no processo podem torná-lo lento. Quando um fluxograma exibe excesso de informações uma pessoa não pode captá-las de uma só vez. Tente apresentar uma visão da realidade, destacando a importância de uma etapa sobre outra. Cuidado para não focar somente no executor do processo e esquecer-se do “cliente”. Determinando como agregar valores aos resultados, agrega-se valor ao “cliente”. Ao mapear os processos, tenha em mente que deve saber como medir os resultados. Ferramentas de mapeamento e medição de desempenho devem caminhar junto com os processos. “Comprar” as idéias de outros pode não ser a melhor opção. Envolva todo o seu pessoal no processo para definir o mapeamento, problemas e soluções.

Fluxograma Básico Início Um fluxograma básico identifica o ponto de início e o ponto final do processo, a seqüência de ações do processo e as decisões ou ramificações ao longo do mesmo. Decisão Ação SIM Não Ação Decisão Não Ação SIM Final

Exercício Prático Mapear o processo de sua rotina diária de segunda-feira Visualize-o num fluxograma: Está de fácil entendimento? As informações estão claras? As informações retratam a realidade do processo? A assimilação e fixação da informação no fluxograma estão em conformidade?