PROJETO PROCESSO DIGITAL ECM - Visão prática CASA CIVIL Governo do Estado do Rio de Janeiro

Agenda ECM – Visão Prática Diferenças GED x ECM Oracle ECM Suite O que é ECM? Diferenças GED x ECM Oracle ECM Suite Oracle ODC (Digitalização) Oracle UCM (Gerenciamento de Conteúdo) Oracle BPM (Gerenciamanto de Workflow) Oracle URM (Gerenciamento de Registro) WCM (Ferramenta de Portal) Aspectos Legais e Assinatura Digital A oracle tem produtos para todas as fases do ciclo de vida de uma informação, desde a criação a até a publicação e retenção

O que é ECM? A oracle tem produtos para todas as fases do ciclo de vida de uma informação, desde a criação a até a publicação e retenção

A Explosão da Informação Documentos, Imagens, Voz, Video, Email … A oracle tem produtos para todas as fases do ciclo de vida de uma informação, desde a criação a até a publicação e retenção

Fato Cerca de 80% do conteúdo gerado NÃO é estruturado, ou seja, não possui um sistema integrado de gestão. A oracle tem produtos para todas as fases do ciclo de vida de uma informação, desde a criação a até a publicação e retenção

Exemplos O arquivo de sua empresa aumenta com o acúmulo de papel? Como se desfazer desses documentos? Como organizar esses documentos? Como digitalizar esses documentos? O contas a pagar/receber do seu ERP está integrado com a digitalização das notas fiscais? Os departamentos da sua empresa tem controle de versão sobre os projetos? Controle de acesso sobre esses documentos? Acesso via web sem “client” específico? Como o seu departamento de TI gerencia os projetos? Versionamento, check-in, check-out, … A oracle tem produtos para todas as fases do ciclo de vida de uma informação, desde a criação a até a publicação e retenção

Como você mantém sua propriedade intelectual? A sua empresa está em conformidade em relação a retenção de documentos com a legislação e regulamentações? SOX Contabilidade Auditorias Você consegue buscar informações de todos os tipos de uma única maneira? Você consegue construir um portal/extranet/internet de forma rápida disponibilizando informação de forma segura? Como você mantém sua propriedade intelectual? Como você gerencia seus “ativos digitais”? Multimídia Materiais de treinamento Informações médicas… A oracle tem produtos para todas as fases do ciclo de vida de uma informação, desde a criação a até a publicação e retenção

Papel, e-mail, documentos, web sites, multimídia, etc O que é ECM? Enterprise Content Management são as tecnologias, ferramentas e métodos usados para: Capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdo em um empresa (Ciclo de Vida) No nível mais básico, as ferramentas e estratégias de ECM possibilitam o gerenciamento de qualquer informação não estruturada em uma organização Papel, e-mail, documentos, web sites, multimídia, etc A oracle tem produtos para todas as fases do ciclo de vida de uma informação, desde a criação a até a publicação e retenção

Entendendo sobre ECM Gerenciando Conteúdo em todo seu cliclo de vida Publicar Criar Indexar Armaz. Reter Limpar Buscar Distribuir Versionar Capturar Gerenciar Aplica controles e suporte adequado a cada fase da vida: Criar: criar & capturar documentos Gerenciar: gravar, versionar, indexar, gerenciar documentos Distribuir c/ segurança: cleanse, filtrar, manejar direitos de acesso Publicar: publicar para Web, visualizar, pesquisar documentos Reter para compliance: declarar, classificar, arquivar, reter A oracle tem produtos para todas as fases do ciclo de vida de uma informação, desde a criação a até a publicação e retenção

Entendendo sobre ECM Distribuindo o conteúdo por toda a empresa CONTRIBUIDOR TIPO DE CONT. Audio Video CAD files MS Office HTML pages Flash Multimedia Graphics Images JSP / ASP XML Email CONTRIBUI VIA Web browser Desktop application Windows folders HTML form Programmatic integration FORMATO XML HTML WML HDML PDF Native JPEG TIF GIF WBMP DELIVERY/API Web services SOAP WSDL COM JAVA EJB HTTP FTP ICE RSS feeds CONSUMIDOR Internet Extranet Intranet Applications Wireless Disconnected Repository E CM Individual Project A oracle tem produtos para todas as fases do ciclo de vida de uma informação, desde a criação a até a publicação e retenção Repositories

Benefícios - ECM Minimizar o risco e dar controle ao ciclo de vida do conteúdo Compartilhar conteúdo por toda empresa Eficiência nos processos – eliminar redundâncias Automatizar processos – roteamento, conversão, captura Melhora comunicação Aumenta a eficiência dos colaboradores Melhora o processo de criação e reutilização dos ativos corporativos Reduz custos – entrega, impressão e armazenamento A oracle tem produtos para todas as fases do ciclo de vida de uma informação, desde a criação a até a publicação e retenção

Diferenças GED x ECM A oracle tem produtos para todas as fases do ciclo de vida de uma informação, desde a criação a até a publicação e retenção

GED Vs ECM GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos ECM Digitalização e integração tímida com alguns processos de negócio Departamental Necessidade de mais recursos: Segurança Web Retenção ECM GED + Novas tecnologias para novas necessidades Corporativo , Solução única para toda a organização Conceito Moderno, Arquiterua orientada a serviços Orientado ao processo de negócio Tentar mostrar que ECM é mais do que digitalizar documentos e guardar Qual publico?

Oracle ECM Suite A oracle tem produtos para todas as fases do ciclo de vida de uma informação, desde a criação a até a publicação e retenção

Oracle ECM Suite ODC - Oracle Document Capture Publicar Criar Indexar Armaz. Reter Limpar Buscar Distribuir Versionar Capturar Gerenciar ODC - Oracle Document Capture UCM - Universal Content Management  BPM - Business Process Management BPEL - Process Manager WCM - Web Content Management IRM - Information Rights Management URM - Universal Records Management A oracle tem produtos para todas as fases do ciclo de vida de uma informação, desde a criação a até a publicação e retenção

Oracle ODC (Digitalização) A oracle tem produtos para todas as fases do ciclo de vida de uma informação, desde a criação a até a publicação e retenção

ODC – Oracle Document Capture Oracle ECM Suite ODC – Oracle Document Capture Modulo da solução responsável por digitalizar e capturar documentos, de forma distribuída com o Distribuited Document Capture ou centralizada com o Document Capture. Principais Características: Compressão Digitalização Distribuída Digitalização Centralizada Reconhecimento Automático de Caracteres Tratamento de Imagens Capture Crie Enfatizar na segurança

ODC – Oracle Document Capture Oracle ECM Suite ODC – Oracle Document Capture Interface do ODC Tela de digitalização e indexação dos documentos que serão anexados ao processo. A oracle tem produtos para todas as fases do ciclo de vida de uma informação, desde a criação a até a publicação e retenção

Oracle UCM (Gerenciamento de Conteúdo) A oracle tem produtos para todas as fases do ciclo de vida de uma informação, desde a criação a até a publicação e retenção

Oracle ECM Suite Gerenciamento de Conteudo UCM - Universal Content Management Gerenciamento de Conteudo Gerenciador unificado de conteúdo, tem como objetivo servir como repositório de todos os conteúdos não estruturados da organização (documentos, vídeos, imagens e etc.) Principais Características: Checkin Checkout Versões Aprovação Publicação Indexação x Pastas Pesquisas por indexadores Crie Indexar Armazene Busque Versione Gerenciar Enfatizar na segurança

UCM - Universal Content Management Oracle ECM Suite UCM - Universal Content Management Interface padrão do UCM – Menu Superior: Menu de acesso as pesquisas de documentos e processos, novo armazenamento, configuração para Registro, alteração do perfil, logoff do sistema e Ajuda. Enfatizar na segurança

UCM - Universal Content Management Oracle ECM Suite UCM - Universal Content Management Interface padrão do UCM – Menu Lateral: Menu de acesso as funcionalidades da ferramenta, tais como: tarefas atribuídas para os usuários, pesquisas salvas, conteúdos recuperados, navegação pelo plano de classificação, pesquisa, etc ... Enfatizar na segurança

Oracle ECM Suite UCM - Universal Content Management Interface padrão do UCM: Exibição de resultados de pesquisa, campos de inclusão, etc ... Enfatizar na segurança

UCM - Universal Content Management Oracle ECM Suite UCM - Universal Content Management Incluindo um novo conteúdo no UCM (check-In) : 1° Passo: Navegue até o tipo documental cadastrado no plano de classificação para inserir um novo documento. Enfatizar na segurança

Oracle ECM Suite UCM - Universal Content Management Incluindo um novo conteúdo no UCM (check-In) : 2° Passo: Clique no tipo documental Enfatizar na segurança 3° Passo: Selecione a opção CheckIn de Novo Item de Conteúdo

UCM - Universal Content Management Oracle ECM Suite UCM - Universal Content Management Incluindo um novo conteúdo no UCM (check-In) : 4° Passo: Informe os indexadores do documento. Dependendo do tipo documental escolhido no plano de classificação, alguns indexadores serão preenchidos de forma automática. Enfatizar na segurança

Oracle ECM Suite UCM - Universal Content Management Incluindo um novo conteúdo no UCM (check-In) : Tela de visualização dos indexadores do documentos. Tela de confirmação do checkIn do documento. Enfatizar na segurança

Oracle ECM Suite UCM - Universal Content Management Incluindo um novo conteúdo no UCM (check-In) : Tela de visualização dos indexadores do documentos. Tela de confirmação do checkIn do documento. Enfatizar na segurança

UCM - Universal Content Management Oracle ECM Suite UCM - Universal Content Management Recuperando conteúdo (check-out): 1° passo: Clique no link da imagem para exibir as informações do conteúdo Enfatizar na segurança

Oracle ECM Suite UCM - Universal Content Management Recuperando conteúdo (check-out): 2° passo: Clique no link “Ações do conteúdo” opção “CheckOut” Enfatizar na segurança

UCM - Universal Content Management Oracle ECM Suite UCM - Universal Content Management Versão do conteúdo: A cada novo check-in de um documento já existente é criada uma nova versão para o conteúdo Enfatizar na segurança

UCM - Universal Content Management Oracle ECM Suite UCM - Universal Content Management Pesquisa Processo e Documentos: Enfatizar na segurança No menu de Pesquisa selecione o tipo de pesquisa desejado: processo ou documento.

Oracle ECM Suite UCM - Universal Content Management Pesquisa Processo e Documentos: Será listado os indexadores de pesquisa, para a opção selecionada. Enfatizar na segurança

Oracle ECM Suite UCM - Universal Content Management Pesquisa Processo e Documentos: Tela com o resultado da pesquisa. O produto oferece opções de pesquisa para facilitar consulta dos documentos. Enfatizar na segurança

Oracle BPM (Gerenciamanto de Workflow) A oracle tem produtos para todas as fases do ciclo de vida de uma informação, desde a criação a até a publicação e retenção

BPM - Business Process Management Oracle ECM Suite BPM - Business Process Management Gerenciador de processo de negócios, tem como objetivo servir como ferramenta para desenhar, simular e executar processos de negócios. Principais Características: Interface visual e intuitiva Notação BPMN Fluxo orientado a regras de Negócios Regras de Negócios podem ser alteradas por usuários administrativos sem desenvolvimento Fácil Manutenção (Visual) Fácil Integração (Arquitetura SOA) Escalabilidade Gerencie Processos substituem a maioria das aplicações e você pode manter com custos mais baixos. Fluxo visual

Oracle URM (Gerenciamento de Registro) A oracle tem produtos para todas as fases do ciclo de vida de uma informação, desde a criação a até a publicação e retenção

Oracle ECM Suite URM – Universal Records Managements Gerenciamento de Registro Controle os registros de sua organização, defina ciclo de vida e localidades física para a informação. Retenha Limpe Principais Características: Classificação Espécies Comuns Tipos Documentais Temporalidade Grau de Sigilo Arquivos ( Corrente, Intermediário e Permanente ) Trilha de auditoria Busque

URM – Universal Records Managements Oracle ECM Suite URM – Universal Records Managements Plano de classificação : No URM o plano de classificação é representado por hierarquia de pasta. Enfatizar na segurança

URM – Universal Records Managements Oracle ECM Suite URM – Universal Records Managements Regra de descarte : Para cada tipo documental definimos uma regra de descarte para executar as regras de temporalidade do plano de classificação. Enfatizar na segurança

Oracle ECM Suite URM – Universal Records Managements Regra de descarte : Tela com as regras definidas para o tipo documental. Enfatizar na segurança

URM – Universal Records Managements Oracle ECM Suite URM – Universal Records Managements Ciclo de Vida : Todo documento(registro) incluído no URM, segue a regra de descarte definida no agendamento de retenção. Podemos visualizar o ciclo de vida do registro pela opção de menu “Ciclo de Vida” dentro da página de informação do documento. Enfatizar na segurança

URM – Universal Records Managements Oracle ECM Suite URM – Universal Records Managements Ciclo de Vida : Tela com a informação do ciclo de vida do documento. A coluna “Data Calculada” informa a data de processamento da regra pelo sistema e a coluna “Instruções do Descarte” a regra que será executada nessa data. Enfatizar na segurança

URM – Universal Records Managements Oracle ECM Suite URM – Universal Records Managements Aprovações e Informações de Descarte : Os usuários administradores do arquivo, são notificados da execução de uma regra que atingiu a sua data limite. É disparado um workflow para validação da regra antes da sua execução. Enfatizar na segurança

URM – Universal Records Managements Oracle ECM Suite URM – Universal Records Managements Aprovações e Informações de Descarte : Os usuários administradores do arquivo, podem visualizar a regra que será executada e os documentos que fazem parte dela. Enfatizar na segurança

Oracle ECM Suite URM – Universal Records Managements Aprovações e Informações de Descarte : É solicitado a aprovação da regra e o motivo do descarte. Enfatizar na segurança

(Ferramenta de Portal) Oracle WCM (Ferramenta de Portal) A oracle tem produtos para todas as fases do ciclo de vida de uma informação, desde a criação a até a publicação e retenção

WCM - Web Content Management Oracle ECM Suite WCM - Web Content Management O WCM permite criação rápida de sites de conteúdo e redução dramática no custo de manutenção. Principais Características: Edição de Conteúdo WYSIWYG Utiliza o UCM como base possibilitando a utilização de todos os recursos de gerenciamento de conteúdo Permite criação de conteúdo com base em arquivos MS Office. Reutilização de templates Publique Falar de revisões, permissionamento e etc que herda do UCM.

Aspectos Legais e Assinatura Digital A oracle tem produtos para todas as fases do ciclo de vida de uma informação, desde a criação a até a publicação e retenção

Aspectos Legais e Assinatura Digital O que é Certificação Digital ICP-Brasil Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira Legislação Nacional Decretos e instruções normativas que regem o uso da Certificação Digital no Brasil Documento certo para cada atividade Tentar mostrar que ECM é mais do que digitalizar documentos e guardar Qual publico?

Aspectos Legais e Assinatura Digital O arquivo da assinatura digital pode ser recuperado pelas informações do documento. Tentar mostrar que ECM é mais do que digitalizar documentos e guardar Qual publico?

Dúvidas ? Falar de revisões, permissionamento e etc que herda do UCM.