Sistema de Propostas, Contratos e Faturamento PRODAM – Novembro/2015
PRODAM Sociedade de Economia Mista Esfera Poder Clientes Contratos % valor Estado Executivo 63 177 77,43% Judiciário 1 3 0,42% Legislativo 0,04% Federal 0,00% Municipio 4 7 15,72% 2 0,17% OUTROS 75 77 6,20% 146 268 100,00% Propostas emitidas 281 em 2014, 210 em 2015; 22 produtos Faturamento; 2013 2014 2015 (até 26/11) 104.523.772,29 106.199.438,08 83.612.420,00 Cerca de 350 faturas emitidas/mês
Processos comerciais Comercialização Contratos Secretaria ASSJUR Produção Faturamento Financeiro Elabora proposta 2. Imprime e Registra entrega 3. Registra aceite 4. Elabora contrato 5. Emite parecer 6 Atualiza quantidades produzidas 7 Emite faturamento (fixo e estimados) 8. Registra entrega 9. Registra pagamentos 10. Encaminha carta de cobrança 11.Encaminha carta para renovação 12. Imprime e entrega carta 13. Atualiza aditivo
Até Julho/2015 Sistema (somente) de Faturamento Desenvolvido em 89 - em Clipper Não podia mais ser evoluído; Tabela - só de clientes e serviços Consolidações limitadas; Faturas emitidas manualmente no site da Prefeitura; Propostas Notes poucos dados Contratos controlados em planilha; Catálogo não padronizado; Dados do faturamento restrito à área de faturamento; BI para democratizar os dados
Integrado: Propostas Contratos Faturamento; Cadastro de Clientes Novo Sistema Integrado: Propostas Contratos Faturamento; Cadastro de Clientes Contatos com função, telefones e fotos Responsáveis: Analista e apoio Comercial, Analista de contrato e Assistente de faturamento para filtros Categorizados por Setor, Esfera e pode Serviços x produtos padronizados, classificados e parametrizados Contínuos/Não contínuos Definidos/estimativos; Enquadramentos para prefeitura e contábil Percentuais de imposto Parametrização de workflow para Propostas e Contratos; Envio de avisos, por e-mail, de encaminhamentos de Propostas e Contratos; Permite parametrizar avisos: vencimento de contratos, vencimento de propostas, atraso de tramites, etc Cadastro de certidões negativas;
PROPOSTAS Elaboradas e emitidas no Sistema; Etapas: Elaboração avaliação Revisão Emissão Entrega - Aceite ...... Contrato Registro Entrega data e protocolo (acompanhar o andamento) Serviços e itens tabelados; Inserção de anexos; Visualização da proposta
CONTRATOS Gerado a partir de uma proposta; Controle do fluxo: Novo e Renovações; Faturamento a partir do Contrato; Anexo do contrato digitalizado; Pode vincular a um contrato de fornecedor externo; Registro dos aditivos; Registro dos valores estimados Gera aviso de vencimentos; Gestão da cobertura financeira;
Faturamento Faturamento dos contratos com valores fixos; Lançamentos de quantidades dos contratos estimativos (parametrizado e distribuído); Lançamento de créditos; Faturamento dos contratos estimativos; Geração fatura – PMM; Emissão da fatura com certidões e empenhos; Registro entrega fatura; Registro do pagamento; Relatório de faturamentos pendentes
Relatórios Diversos para: Proposta, Contratos, Faturas, Clientes; Gera em PDF ou Planilha
Integrações Com quem Para que Site da Prefeitura Geração e impressão das Notas Eletrônicas Sistema de Contratos do Estado Envio das faturas emitidas, para atesto pelos órgãos Sistema Financeiro do Estado Recebimento dos empenhos e anulações, Liquidações e Ordens Bancária Receita Federal Geração de Arquivo EFD BI Geração de dados do faturamento Sistema de Protocolo do Estado Consulta aos trâmites dos processos de Propostas, Renovação de Contratos e faturas
Benefícios alcançados Agilização do processos: contrato e faturamento; Redução da perda do faturamento; Melhor gestão dos contratos e propostas (andamento, vencimento, etc); Padronização das propostas e contratos; Redução de retrabalho: transcrições proposta contrato faturamento Melhor visualização dos serviços comercializados; Gestão das coberturas financeiras; Melhor gestão do andamento das propostas, renovações e faturas; Condições necessárias para melhorar ainda mais a gestão;
Em andamento Disponibilização de relatórios gerenciais; Melhorias da interface; Automatização do envio de carta de cobrança; Integração como o Sistema de Protocolo do Estado exibição do trâmite do processo
Futuro Automatização do envio de carta de renovação; Gestão de Convênios; Contratos de Fornecedores; Registros de oportunidades de negócio; Geração automática dos volumes dos contratos estimativos; Inclusão de dados para gestão de serviços específicos: links, internet, hospedagem, etc; Controle de serviços não cobrados; Integração com Sistema de Custos – avaliação de rentabilidade;
OBRIGADO
SPCF – Tela Inicial
Clientes
Clientes
Clientes
Tabelas
Serviços
Serviços
Itens de Faturamento
Itens de Faturamento
Parametrização de avisos
Parametrização de avisos
Cadastrar Certidões
Cadastrar Certidões
Propostas
Propostas
Propostas
Propostas
Propostas
Contratos
Contratos
Contratos – controle dos aditivos
Contratos – estimativas
Contratos – Registro de empenhos
Contratos – Registro de empenhos
Contratos – Registro de empenhos
Faturamento - Lançamentos
Faturamento - Lançamentos
Faturamento - Créditos
Faturamento – Gestão das faturas
Faturamento – Registro de entrega
Faturamento – Emissão de faturas
Relatórios
Relatórios
Relatórios